バイト先からのメールに返信するのは緊張する!
今回は、アルバイトの募集に応募したあと、企業担当者から届いた電子メールに対する返信の仕方について解説をします。アルバイトの募集に応募した後、バイト先から届くメールには、面接の日程調整や提出書類についての連絡が多いです。
バイト先からのメールに対しては、必ず返信をするのがマナーですので、忘れず返信するようにしましょう。しかし、アルバイト先の企業にメールを送信するのはどうしても緊張してしまいます。
アルバイト先の企業から届いたメールに対する返信メールの書き方や一般的なマナーとされている事項を、返信する内容ごとに例文を交えながら紹介していきます。実際のバイト先へのメール返信に使用できる具体的な例文を紹介します。
バイトに応募のとき来るメール
アルバイト募集に対して応募を行った後に届くことが多いメールの内容について紹介します。以前は、企業担当者から電話や書面が郵送で届くことが多かったのですが、最近はアルバイト採用でもメールを使用するケースが増えてきています。
メールは手軽に利用できる半面、簡単に返信できることから、きちんとマナーを守らないと先方に対して失礼な印象を与えてしまいがちです。
アルバイト募集先から届くメールの内容はある程度パターンが決まっています。どんな種類のメールが届いたのか、どのような返信をすることを求められているのかを十分に把握し、適切な返信メールの書き方を心がけましょう。
面接日程に関するメール
アルバイト募集に応募した後、バイト担当者から届くメールの内容で多い例の一つ目は、面接の日程に関する事項です。アルバイト採用の際に、面接を実施するケースが大半ですので、その日程を調整する目的で送信されるメールになります。
アルバイト採用の場合、筆記試験が実施されるケースは少なく、たいていは面接のみ実施されることが多いです。バイト採用前の面接日程に関するメールでは、企業側から日程を指定してくるケースと、特に指定なくこちらに希望日程を質問してくるケースがあります。
指定した日程には、よほどのことがない限り必ずアルバイト先に訪問しなければなりません。今後の予定を十分にチェックして、面接を受けられる日程を返信して連絡しないといけません。
選考書類等のメール
アルバイト募集に応募した後、バイト担当者から届くメールの内容で多い例の二つ目は、アルバイト選考に関する提出書類に関するメールです。アルバイト採用に際して必要となる書類について記載されています。
メールにて返信を求めてくるケースと、次回のアルバイト採用面接時に提出すべき書類の連絡のメールを送信されるケースなど、様々なパターンが考えられます。
アルバイト採用側の企業担当者がどんな内容を求めているのか正しく見極めて、返信メールを送信する必要があります。メールへの返信の形式でデータによる書類提出を求められることもあるので、よく文章を読み込みもれなく相手方の要望に応えましょう。
その他応募内容に関するメール
アルバイト募集先から届くメールの内容は、以上のように面接に関する内容と、提出書類に関する内容の2パターンが多いですが、それ以外にアルバイト採用に関する連絡メールが届くことがあります。
アルバイト先からのメールの内容としては様々考えられますが、わざわざメールで連絡してくるということは、重要な内容であることが多いです。アルバイトの選考条件の変更であるとか、採用後の待遇に関することなど、重要な事項であることが多いです。
メールの内容は早めにかつ丁寧に読み込み、正しく返信メールを行うようにしましょう。場合によってはアルバイト募集の中止の内容につながることもあるので、よく内容を読み取り、解釈するようにしましょう。
バイトに応募のとき来るメールへの返信の書き方
続いて、アルバイト募集先から届くメールに対する返信メールの書き方について解説をします。普段ビジネス系のメールを作成しない方にとっては、書き方がわからないという方も多いかもしれません。
いかにアルバイトの採用に関することといっても、きちんとビジネスマナーを守って対応したいところです。内容によっては返信することが特に必要ないと思われることもありますが、マナーとして返信メールは必ず送付するように心がけましょう。
アルバイト採用担当者の側で、メールの内容が伝わったと安心してもらうことができますし、マナーをよく知っているといい印象を持ってもらうことにつなげることも考えられます。
ビジネスマナーを守る
アルバイト募集先から届いたメールに対して返信メールを準備する際の書き方における注意点の一つ目は、ビジネスマナーを守ることがあげられます。アルバイト採用に関するメールの返信といっても、きちんとビジネスマナーを守った書き方を心がけましょう。
返信メールのタイトルは、送信されてきたメールにそのまま返信すべきなので、「Re:」から始まり、先方のメールタイトルが続く形式が望ましいです。返信した時に、どんな内容のメールなのかが一目でわかるためです。
また、ビジネスマナーとして、まずアルバイト先への挨拶から始め、先方のメールに対する返答と続き、最後の挨拶を加え、最後に送信者の情報を記載する書き方が一般的です。
なるべく早く返信する
アルバイト募集先から届いたメールに対して返信メールを準備する際の書き方における注意点の二つ目は、なるべく早く返信することがあげられます。アルバイトに応募した後は、常にメールをチェックし、先方からメールが届いたらできるだけ早く対応しましょう。
メールが届いてから数日間放置するというのは非常にマナーが悪いことで、とても印象が悪くなります。できることならメールを受け取ってから半日中、遅くとも翌日の早い時間帯で返信メールを送信できるようにしましょう。
もちろん、早く返信すべきところですが、ビジネスマナーを守った書き方を心がけるとともに誤字脱字、内容の不備などを起こさないように、送信前によく見返して確認してから返信するよう心掛けましょう。
時間帯を考えて返信する
アルバイト募集先から届いたメールに対して返信メールを準備する際の書き方における注意点の三つ目は、返信する時間帯に注意することです。電子メールは、どんな時間に送信しても相手方に届き、相手方もいつでも閲覧することができます。
とはいえ、ビジネス上のマナーとしては、深夜に返信メールを送信することは失礼に当たると考えるべきです。一般的でない時間帯に送信すると相手方も見過ごしてしまう危険もあります。
メールが届いていたことに気づくのが遅く、夜の時間帯になってしまった場合は、返信メールを送信するのは翌日の早い時間帯にするなど、返信する時間帯に配慮するように気を付けましょう。
バイトに応募のとき来るメールへの返信例文
続いて、アルバイトの募集に応募した後に企業から届くメールに対する返信メールの例文を紹介します。いかにアルバイトの採用といっても、きちんとビジネスマナーを守って読みやすく礼節をわきまえた文章作成を心がけましょう。
アルバイト募集先から届くメールの種類ごとに例文を紹介します。普段ビジネス系のメールを作成しない方は、それぞれのパターンで例文をある程度覚えて、実際に作成する際に参考にすることをおすすめします。
企業から届くメールのうち、多いパターンの事例を踏まえた例文を紹介するので、実践でも利用できる機会が多い内容になります。
面接日程を承諾する場合
アルバイト募集先からの返信メールの例文の一例目は、先方から提案された面接日程に対して承諾する内容の返信メールを送信する状況を想定しています。よほど外せない予定がない場合は、先方からの提案は基本的に了解するようにしましょう。
「御担当者様 お世話になっております。A田B郎と申します。この度はご多忙の中面接の日程を調整いただきありがとうございます。いただいた日程の通り、伺いたく存じますので、何卒よろしくお願い申し上げます。」
複数の日程の中から選択を求められるケースも多いです。明確に間違いなく対応可能な日程を伝えることが重要になります。
面接日程の調整が必要な場合
アルバイト募集先からの返信メールの例文の二例目は、面接日程の調整を希望するケースを想定しています。できるだけ先方からの提案の日程通りに面接を受けるべきですが、どうしても都合が合わないときには日程の調整を希望するメールを返信しましょう。
「ご担当者様 お世話になっております。C山D子と申します。先日ご連絡いただきました面接日程についてですが、大変申し訳ございませんが、近親者の法事がありどうしても外すことができません。つきましては、再度ご都合の良い日程で調整いただけないでしょうか。
こちらの都合で申し訳ありませんが、8月4日の午後からならお伺いすることが可能です。お手数ですが御社内でご検討いただきたくよろしくお願い申し上げます。」
書類を送付する場合
アルバイト募集先からの返信メールの例文の三例目は、採用関連の提出資料の送付を求められたメールに対する返信を想定しています。最近は、メールで必要書類の送付を求めてくる企業も多くなってきています。
「ご担当者様 お世話になっております。E川F夫と申します。先日ご依頼いただきましたアルバイト採用にかかる履歴書を提出させていただきます。
添付のPDFファイルをご参照いただきます様よろしくお願い申し上げます。もし何か不備等ございましたら、お手数ですがご連絡いただきたく、よろしくお願い申し上げます。」
添付忘れ・添付データ形式に注意
アルバイト募集先に、メールで必要書類を添付して送信するケースでよく見受けられる失敗例として、添付するべき資料を添付し忘れたまま送信してしまうケースです。メール本文を作成することに必死になってしまって、添付を忘れるケースが意外に多いです。
また、可能な限り添付データはエクセルやワードではなくPDF形式に変換して送信するようにしましょう。エクセルやワードなどは所定のソフトがないと起動できず、かつ簡単に加工することができます。PDF形式は汎用性があり加工もしづらいので提出形式として適切です。
バイト先のメールに返信した後すべきこと
最後に、アルバイト募集先からのメールに対して返信メールを送信した後するべきことについて解説します。基本的には企業側からの反応を待つことになりますが、重要な連絡メールが来ることもありますので、常にメール受信状況をチェックしましょう。
また、ただ受け身になるばかりではなく、不明な点や疑問に思う点などがあった時には、先方に失礼のない範囲でこちらからアクションを起こすことも問題ありません。丁寧な対応を心がければ、逆に良い印象を先方に持たせることができるかもしれません。
バイト先からの返信を待つ
アルバイト募集先からのメールに対して返信メールを送信した後にすることは、アルバイト先からの返信を待つことです。面接の日程の了承の返答をした後、具体的に来訪するように指示するメールか電話が来るはずです。
また、書類提出の返信メールの後にも内容に不足がある、あるいは手続きを進め、面接の段取りを進めるといった再返信メールが来るはずです。今後の展開となる大事なメールあるいは電話となるので、見逃さないように気を付けましょう。
返信が来ない場合
先方へ返信メールを送信した後、しばらくたっても何もアクションがない場合、不安な気持ちになってすぐにでも先方に連絡を取りたくなるところです。しかし、まずは冷静になって自分が送付した返信メールに不備がなかったか確認することから対処しましょう。
こちら側に問題がなかった場合、応募締め切りから3日経っても連絡がない場合は先方担当者に問い合わせをしてみましょう。この場合、電話で聞いた方が確実に連絡を取ることができるのでメールよりも望ましいです。
こちらから確認したいことがある場合
面接実施に向けて、不明点や疑問点などがある場合は、メールで質問をすることは問題ありませんので、連絡を取るようにしましょう。
ただ、自分で調べれば簡単にわかることや、一般常識的な内容の質問をすることはマナー違反ですので、やめておきましょう。また、質問内容も簡潔にまとめ、先方が回答しやすい形式の書き方を心がけましょう。
面接の準備をする
アルバイト先とのメールなどの事前確認が終われば、あとは面接当日を迎えるための準備をする段階になります。履歴書を当日持参する場合は、忘れず確実に準備をしておきましょう。
また、面接では服装も注意しておく必要があります。ビジネス上最低限のマナーを持ち、正装で臨むように心がけましょう。面接のシミュレーションをしておくことも有効な対策です。志望動機や自分の長所及び短所などは質問されるケースが多い内容です。
バイト先から来るメールには素早く返信しよう
以上、アルバイト応募に募集した際に届くメールに対する返信メールについて紹介しましたがいかがでしたでしょうか。アルバイトの面接の事前準備といえども、ビジネスマナーをしっかりと守り、できるだけ早急に返信できるように例文などを理解し対処しましょう。