欠席メールの送り方!大学・就活・ビジネスシーンで使える例文やマナーを紹介!

欠席メールの送り方!大学・就活・ビジネスシーンで使える例文やマナーを紹介!

授業や会議などを欠席する場合のメールの送り方には気をつけたいところです。特に相手先が就活やビジネスの場合にはその後に与える影響についても考慮しないといけません。そこで今回は欠席メールの例文や返信の仕方などについて紹介します。

記事の目次

  1. 1.欠席メールの送り方を場面毎に解説
  2. 2.欠席メールのメリット・デメリット
  3. 3.欠席メールのシーン毎の例文
  4. 4.欠席メールの送り方~大学~
  5. 5.欠席メールの送り方~就活~
  6. 6.欠席メールの送り方~ビジネス~
  7. 7.欠席メールが必要の無い場合
  8. 8.欠席メールの例文を紹介
  9. 9.シーンに合わせて欠席メールは正しい文章を使おう!

欠席メールの送り方を場面毎に解説

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授業や会議、ミーティングや打ち合わせなど出席が必要な行事を休むときには欠席メールを送ることがあるでしょう。普段気にすることはないかもしれませんが、意外にその文面を相手は見ていたりするものです。

欠席の理由は当然として、申し訳ない気持ちを伝えるとともに、悪い印象を与えないようにしたいものです。そこで今回は、ビジネスや大学、就職活動(就活)などでさまざまなシーンで使うことがある欠席メールの送り方を場面毎に解説します。参考にしてみてください。

欠席メールのメリット・デメリット

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欠席メールの送り方を場面毎に紹介する前に、欠席の連絡をメールで行う場合のメリットとデメリットについて確認しておきましょう。最初に断っておきますが、メールは便利なアイテムです。しかし何でもかんでもメールで処理してしまえばよいというわけではありません。メールを使っていい場面とそうでない場面があることを理解しておくことが大切です。

メールのメリット

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メールのメリットとしては、時間と場所を選ばず送ることができること、伝えにくい内容も文章で伝えられること、細かい内容まで言及できること、返信機能で何度もやりとりできることや記録が残ることが挙げられます。

とりわけ「欠席する」という内容は、場合によっては伝えにくい内容の事柄ですから、口頭で伝えるよりはメールの方が楽と考えている人は多いでしょう。

メールのデメリット

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一方、メールのデメリットとしては、相手がメールを読んだか否かを含め、送った内容がきちんと伝わっているかどうか確認できないこと、文章力が必要なこと、メールを送るのに一定の時間を要することなどが挙げられます。

特に一度の欠席でその後の人間関係やビジネス上の関係が変わることも考えられます。きちんとこちらの考えやニュアンスが伝わる文面を作成する必要があります。

緊急時はメール+電話

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特に相手がメールを確認したのかどうかは重要です。欠席メールを送って相手から返信メールがあればよいですが、そうでない場合相手が読んでいないのではないかと不安になります。したがって、当日の会議や授業など緊急時に欠席を伝える場合には、メールだけでなく電話も合わせて連絡をしておくのが無難です。

「メールを送らせていただいておりますが、本日の会議を欠席させていただきたいと思います。申し訳ございません」といった感じで電話も入れておきましょう。

また、緊急時に限らず、重要な会議やミーティングなどの場合は、メールの送りっぱなしにするのではなく口頭で一言フォローをしておくことも大事な気遣いです。後述するように、就活やビジネスでは「次」を意識して欠席連絡を入れるようにすることが大切です。

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欠席メールのシーン毎の例文

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では、ここからは欠席メールのシーン毎の例文を紹介します。欠席メールには「欠席する旨」「欠席の理由」「お詫び」の3点を盛り込むことが必須です。特に重要なのは「欠席の理由」です。なにはともあれ、相手を納得させるかどうかは理由に掛かっているといっても過言ではないからです。

良いメールに対しては相手からの返信も期待できます。「了解しました」「承知しました」などの返信メールが来ればとりあえずOKということです。

①家庭の事情

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1つ目は、家庭の事情を理由とする欠席メールです。例文「本日の授業は、家庭の事情により欠席させてください。よろしくお願いいたします」のように記載します。「家庭の事情」というのは便利な表現で、これだけでも「身内に何か問題があって大変」との推測を働かせる効果があります。

例文2「本日の授業は、家庭の事情により急遽実家に戻る必要が生じたため、欠席させてください」のように形を変えて送ることも可能です。ところで、具体的にどういう家庭の事情なのか記載しなくてもよいのかという疑問があるかもしれません。

プライバシーに関わることなので、相手もそれほど詮索はしないでしょうが、「親の介護のため」とか「忌引により」のように少し具体化して記載するのもよいでしょう。どの辺りまで具体的に記載する必要があるのかは相手方との関係や欠席する行事の重要性によります。

②体調不良

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次は、体調不良を理由とする欠席メールです。例文「本日の授業は、体調不良により欠席させてください。よろしくお願いいたします」とか、例文2「本日の授業は、高熱を発したため欠席させてください。よろしくお願いいたします」のように記載します。しかし、「家庭の事情」と異なり、「体調不良」だけだと相手方は納得しない場合もあるでしょう。

「体調不良」はある意味自己管理の甘さから来ているといえます。したがって、「体調不良」を理由とする欠席メールの場合は、文章の中に「今後の予防・対処方法」も合わせて記載しておくと納得が得られやすいでしょう。

例えば「今後は体調管理に一層注意してまいります」のような一文を加えておくことが考えられます。

③天候や交通機関の都合

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「天候や交通機関の都合」を理由とする欠席は、ある意味「不可抗力」の世界です。したがって、さらりと欠席の連絡を送ればよいでしょう。例文としては、「本日の授業は、悪天候で電車が運休しているため、欠席させてください」が挙げられます。

ただし、前もって悪天候が予測されている場合には、徒歩や便を早める、前泊するなど別の代替手段を用いることで行事に出席できる場合も考えられます。大学の授業であればともかくも、ビジネスなどではそのような危機管理に対する意識が評価されることもあります。

したがって、不可抗力だからといって、天候や交通機関の都合を安易に理由に挙げて欠席するというのも考えものです。どこまで無理して出席すべき行事であるかについては十分に検討しておいた方がよいでしょう。

④直前の連絡

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天候の場合もそうですが、急遽やむなき事情により、欠席しなければならなくなることもあります。そのような場合、必ずしも相手はメールを確認する時間があるとは限りません。基本的に欠席の連絡は事後ではなく事前に伝えておく必要があるので、このようなケースではメールではなく電話を入れる方がベターです。

一方で、電話も必ずしも相手に伝わるとは限りません。留守番電話にメッセージを残す方法もありますが、電話がダメな場合にはメールで欠席の連絡を入れざるを得ないでしょう。

その場合には、「電話を入れたがつながらなかったこと」「急な連絡で申し訳ないが欠席させていただくこと」を文面に記載しましょう。

承認願の形式で

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「承認願」の形式とは、「欠席します」と記載するのではなく、「欠席させていただけないでしょうか」と承認を求める口調で記載することです。「欠席するのに承認は不要、NOと言われたらどうするんだ」と思われるかもしれませんが、お願いの形式を取ることで相手が持つ印象が変わってきます。

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「承認願」の形式をとるとよい理由がもう一つあります。それは相手からの返信が期待できることです。単に「欠席します」という通知では返信はないかもしれませんが、「いただけませんか」という承認の形式にすると、「わかりました」「了解しました」といった形で返信が期待できます。返信があれば相手が確認したこともわかるので安心です。

例文としては、「欠席させていただけないでしょうか。よろしくお願いします」「申し訳ありませんが、欠席させていただけないでしょうか」のように記載します。

欠席メールの送り方~大学~

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大学の授業、とりわけ講義スタイルでは、欠席の連絡を事前に大学の教員に行うケースは少ないでしょう。大学は基本的に授業に出るも休むも学生の自己責任の世界です。ただし、出席確認を行う授業やゼミなどでは、大学においても欠席の連絡が必要なケースもあるでしょう。ここでは、大学の授業を休む場合の欠席メールの送り方について紹介します。

①件名を書く

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まずはメールの件名を書きます。これは大学メールに限りませんが、件名は意外に重要です。大量にメールを受信する人にとっては、件名でメールを読むか読まないかが決まるといっても過言ではありません。中には件名を見るだけでメールの中身を見ない人もいます。

したがって、わかりやすく簡潔に件名を記載します。何も記載しないと件名は「無題」となってしまいます。迷惑メールと思われて捨てられてしまう可能性もあります。それだけ件名は重要です。

件名の例としては「欠席の連絡」「本日のゼミを欠席させてください」「本日14時からの○○の授業を欠席します(3年××より)」のように記載します。件名を見ただけでどういうメールかわかる程度に記載するのがポイントです。

②メールの頭に宛名・終わりに氏名 

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件名を記載したら、メールの書き出しです。メールの書き出しにはまず宛名を書きます。「○○先生」「○○教授」を記載します。その後、用件をお伝えしたら、最後に氏名を記載しましょう。「○○学部○○学科 甲野太郎」といった形です。

大学生の場合、ビジネスでの経験が少ないので形式的なメールの打ち方もわからないかもしれませんが、文章の書き出しは「お世話になっております」「お世話になります」という言葉から始めるのがマナーです。その後、本題について記載してきます。

③重要な事が伝わる文章

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欠席メールに限った話ではありませんが、メールの文章で何が書いてあるのかわからないとイライラしてくることがあります。重要な事がきちんと伝わる文章を簡潔に書くようにしましょう。大学の欠席メールの場合、重要な事は「欠席すること」と「欠席の理由」「欠席した授業についての対応」です。

「欠席した授業についての対応」とは、欠席した授業の中身の確認方法です。先生に自分のためだけに教えてくれとは頼めませんので、別の方法で授業の中身を習得する必要があります。

「出席した他の大学生のノートで確認する」「先生のほかのコマの授業に出させてもらう」「テキストを読んでおく」などの方法が考えられます。

欠席メールの送り方~就活~

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次は、就活における欠席メールの送り方についてです。大学の場合と異なり、就活の場合は欠席したことの重み(影響)が違います。就活の場合は、学生が不利な立場に置かれています。休んでしまうと就活上不利に扱われるのではないかとの不安が付きまといます。欠席メールについても影響が少なくなるよう神経を使う必要があります。

①企業に対しては細心の注意

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まずは、休むべきかどうかの判断が大事です。就活においてもどうしても休まないといけない場合はあるでしょう。その場合には、それ相応の誠意を持って欠席の連絡をする必要があります。件名をはじめメールの中身について細心の注意を配ります。

その点、メールも一つの方法ですが、電話をするのも効果的です。中々話しにくいことを勇気を持って伝えることは相手方に誠意が伝わる可能性があります。安易にメールで済まそうと考えないことは大事です。

どういう手段を用いるかについては原則に立ち返って、日にちに余裕がある場合はメールでも結構ですが、急な欠席の連絡などは電話で連絡することを考えるべきでしょう。上記のとおり「承認願」の形式で連絡して、相手からの返信を待つのがよいでしょう。

②早めに休む事を伝える

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就活メールで欠席連絡を行う場合は、早めに休むことを伝えるのがベターです。なぜ早めの連絡がよいかというと、先々のスケジュールについてきちんと把握・管理できていることが相手に伝わるからです。

体調不良を理由にする場合に早めに欠席するかどうかを判断するのは難しいケースもありますが、インフルエンザなどに掛かった場合は早々に連絡することも可能です。

また忌引の場合なども早めに連絡することができる理由です。いずれにしても就活において休むことが決まっているのであれば、早めに休むことを伝えるのがよいでしょう。

③休む理由を明確に

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就活の場合において、休む理由は明確に記載すべき事項です。大学の場合は、教員が出席を強制するものではなく、教員が出欠に興味を示さないことがあるので、欠席メールにおいても理由がそれほど重視されない場合があります。

しかし、就活の場合は異なります。就活を休んだだけで採用されなくなるわけではありませんが、きちんと自己管理ができる人かどうか、誠実な人間かどうかを判断する一つの材料にされます。休む理由が何も記載されていないと不誠実な人間と判断されかねません。

④申し訳ない気持ちを伝える

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就活の場合、欠席メールの理由が明確であることのほかに、申し訳ない気持ちをきちんと伝える文面であることにも注意しましょう。企業側も採用活動の一環ではあるものの、就活生のために説明会や面接などの時間を確保しているのです。欠席によりこれら準備の時間が無駄になってしまうこともあるので、お詫びの気持ちを入れておくのが礼儀です。

またここでも、単に「欠席します」ではなく「欠席させてください」という承認願の形式で送るのがよいでしょう。

例文「明日の面接ですが、体調を崩してしまったため欠席とさせてください。せっかくお時間をいただきましたのに、すべて自分の自己管理の甘さが原因でお恥ずかしい限りです。大変申し訳ございません」のように記載します。

欠席メールの送り方~ビジネス~

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次に、ビジネスにおける欠席メールの送り方です。ビジネスの世界では、相手に断りを入れることも結構あります。継続的な関係を築く上では、断り方も上手にならないといけません。ビジネスの世界で最も大事なのは相手との信頼関係です。信頼が損なわれてしまってはいけません。

ビジネスにおける欠席メールでは、これまで培ってきた信頼関係を壊さないよう、上手に断る文面になっているか注意しましょう。

①相手への感謝・気遣いを大切に

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ビジネスメールでは、欠席の連絡をすることだけでなく、誘ってくれたことに対する感謝や気遣いの気持ちを表すことを忘れずに行いましょう。「このたびは、お誘いいただきありがとうございました」「お声掛けいただき感謝申し上げます」のように記載すれば、相手が受ける印象はかなり違います。

②次回に繋がる様な書き方

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「次の機会に参加させていただければと思います」「またお声掛けいただければ幸いです」のように記載して、次回に繋がる様な書き方をしましょう。なによりもビジネスではお互いの信頼関係が継続するかどうかが大事です。ぶしつけな欠席メールのために、商談にもつながりうる貴重な機会が失われてしまうのだけは避けないといけません。

③曖昧な言葉は使わない

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ビジネスでは相手の期待を裏切らないようにしないといけません。参加できるかできないかわからない場合に「行けるかもしれない」などと言って期待を持たせるような言葉を使うのは避けましょう。

期待を持たせると言えば、参加するか欠席するかの連絡をしないまま期限が過ぎるのも問題です。これも相手に「参加するかもしれない」という期待を抱かせます。断るならタイミングも大事です。曖昧な態度を取り続けると相手の信頼を損ないかねません。

欠席メールが必要の無い場合

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欠席メールの送り方について紹介してきましたが、なかには欠席メールを送る必要がない場合もあります。説明会など参加者が多く、メールでやり取りしていて主催者の管理が難しいケースなどではメール自体を送る必要はありません。

このように欠席の場合にどういう方法を取るべきかについては、参加案内で紹介されているはずなのできちんと確認しておきましょう。

ネットで予約キャンセルが完結

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インターネットのホームページやアプリなどで予約キャンセルが可能な催しの場合には、わざわざ欠席メールを送る必要はありません。ボタン一つでキャンセルが可能であり、とても便利です。参加者数などが自動で管理されているパターンで、主に事務の効率化が図られているケースであるといえます。

例外として連絡が来たら早めの返信

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予約キャンセルを行えば通常は何も連絡がありません。あるとしてもキャンセルした旨の自動返信メールが来るくらいです。自動返信メールは機械的に処理されているだけなので何も対応する必要はありません。

一方、自動返信メールではない主催者からのメールが来る場合もあります。めったにありませんが、そのような場合には注意が必要です。中身を確認して早めに返信する必要があります。

欠席メールの例文を紹介

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最後にあらためて欠席メールの例文をシーン別に応じて紹介します。いずれのケースも、承認願の形式にしてメールを受け取った相手からの返信を期待して送る場合の文面です。あくまで標準なので、使えそうなものをコピペして、件名や欠席の理由などは自分なりにアレンジして使ってみてください。

大学の欠席メールの場合

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件名「明日3時限目のゼミを欠席します(3年××より)」例文「○○先生。いつも大変お世話になっております。明日3時限目のゼミですが、部活動の大会と重なっているため、欠席させてください。授業の内容については、○○君から伝達を受けて次のゼミに向けて準備等をさせていただきます。よろしくお願いします。3年××」

就活の欠席メールの場合

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件名「○月○日の面接について」例文「採用担当者様。いつも大変お世話になっております。○月○日に面接させていただく、○○大学3年××です。このたびは面接の時間を取っていただきありがとうございます。しかし、その日家族の具合が悪く、欠席とさせていただけないでしょうか。申し訳ございませんがよろしくお願いいたします。○○大学3年××」

ビジネスの欠席メールの場合

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件名「○月○日の会合の件」例文「○○様。いつも大変お世話になっております。○○商事の××です。標記会合にお誘いいただき感謝いたします。しかしながら、その日は大事な○○と重なってしまったため、欠席させていただけないでしょうか。せっかくお声掛けいただいたのに、申し訳ありません。次の機会を楽しみにしておきます。○○商事××」

シーンに合わせて欠席メールは正しい文章を使おう!

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欠席メールの送り方について紹介しました。さまざまなシーンに応じて記載する文面は変える必要がありますが、いずれにしても相手に悪い印象を与えずに伝える必要があります。欠席メールの送り方一つで人間関係や人生が変わることもありますので、正しい文章を使って、良好な関係を築けるようにしてください。

たけかずや
ライター

たけかずや

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