リマインドメールの意味とは?書き方・例文・返信方法などビジネスマナーを解説!

リマインドメールの意味とは?書き方・例文・返信方法などビジネスマナーを解説!

リマインドメールとは、以前に送付した内容のメールを再度送付する行為の事です。送付した内容についてレスポンスがないときなどに使いますが、リマインドメールを送る際に配慮すべきことがあります。書き方や返信方法などのビジネスマナーについて解説します。

記事の目次

  1. 1.リマインドメールの意味
  2. 2.リマインドメールの書き方
  3. 3.リマインドメールの例文
  4. 4.リマインドメールの返信方法
  5. 5.リマインドに似た表現
  6. 6.リマインドメールはビジネスマナーを守って送ろう

リマインドメールの意味

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今回は、リマインドメールについて解説をします。現在、あらゆる取引において電子メールの使用は欠かせないものになりました。各種重要事項の連絡や情報共有、仕事の依頼などあらゆるビジネスシーンにおいて電子メールは利用されています。

相手方に送付したメールに対し、レスポンスがなかったり要求した内容に対するアクションがとられなかった場合にリマインドメールを送ることがあります。リマインドメールとは、一度送付したメールの内容を再び送付し、再度確認を求めるという意味があります。

リマインドメールは、送る相手やタイミング、内容によっては失礼にあたることも考えられます。リマインドメールを送る際には十分に意味を理解し、相手方に不快感を与えないように配慮する必要があります。リマインドメールの例文やビジネスマナーについて解説をしていきます。

リマインドは「思い出させる・思い起こさせる」

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そもそもリマインドとはどんな意味を持っているでしょうか。リマインドは、「思い出させる・思い起こさせる」という意味合いがあります。メール送付先の担当者が送付したメールに対するレスポンスを忘れていることもあるので、その内容を思い出させる意味合いでリマインドメールを送ることが多いです。

日常生活でも、重要なことを忘れられては困る場合、口頭で再度確認をする意味で以前伝えた内容と同じ内容を伝えることがあります。これと同様のことをメールで行なうのがリマインドメールになります。

リマインドメールの目的

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リマインドメールを送る目的としては、先方に以前に送った要望に対するレスポンスがないときに督促に近い意味合いを持たせることもありますが、ビジネスシーンにおける第一の目的は「仕事をスムーズに進める」ことにあります。重要なイベントを控えているときに、あらためてイベントの詳細を伝えることで予定通りに仕事を進めることにつながります。

ビジネスシーンにおいてリマインドメールを使う目的で多いのが、取引先との打ち合わせや会議の日程を確認するものです。得意先との接待における会食の予定をリマインドすることも多いです。

また、締切が近づいている提出物がある際にもリマインドメールを送付するのが効果的です。締切の数日前にリマインドメールを送ると効果的に締切期日を意識させることができます。

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リマインドメールを送付する適切なタイミングは、送付する内容によって異なりますが、早すぎても遅すぎても効果が無くなってしまいます。例えば、会食の予定をリマインドする際に、会食当日の2週間前に連絡しても再び忘れられる可能性もあります。逆に当日の会食直前に送付しても効果がありません。

会食のリマインドの場合は、当日の2日か3日前に連絡するのが妥当と考えられます。これと同様、提出物締切のリマインドメールにしても、早く送りすぎても効果がないので、やはり数日前に送付するのが適切と考えられます。

リマインドメールの書き方

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ここまでリマインドメールの意味合いについて紹介しましたが、続いてはリマインドメールの書き方について説明をします。ビジネスシーンにおいて利用する機会の多いリマインドメールですが、意外に書き方のマナーを理解していない方が多いといわれています。

リマインドメールは、内容と書き方、タイミングによっては送付先に対し不快感を与えてしまう可能性があることを十分に理解し、先方に失礼のないようにマナーを守って適切に使用することが重要です。

タイトルに「リマインド」は入れない

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多くの方が勘違いしているといわれていることに、タイトルにリマインドという言葉を入れることです。受け取る側の人の感じ方にもよりますが、タイトルに堂々とリマインドと書かれていると、不快に感じてしまう方が結構多いです。「わざわざ言われなくてもわかっている」ととらえられたり、追い立てられているように感じられたりする方がいます。

リマインドメール自体がマイナスのイメージでとらえかねないことに加え、わざわざタイトルに「リマインド」と入っているとさらに不快感を感じさせやすくなる恐れがあります。このため、タイトルにはリマインドの文言は入れておかない方が無難です。

リマインドメールの構成

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リマインドメールを送付する際の基本的な構成について解説します。まずは普段のメールと同様、「いつもお世話になっております。」などのあいさつ文から始めましょう。続いて、リマインドしたい内容を記載していきます。基本的には「5W1H」の構成で文章を構成していく方法がお勧めです。

何をするのか、どこで実施するのか、いつ実施か、またはいつまでに返信がほしいか、参加者は誰か、実施するイベントの目的は何か、移動手段の確認のような内容で攻勢していくと読み易く理解しやすいリマインドメールにすることができます。

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単なるリマインドの目的ではなく、内容によっては返信をしてもらい情報を教えてほしいこともあります。当日のイベントの参加者が確定していない場合など、必ず返信をもらいたいケースの場合は、その旨を確実に明記し、いつまでに返信をしてもらいたいのかを明確にしておくことが重要です。

「~日までに返信をお願いします。」という風に、はっきりと伝えておくことが重要です。先方担当者の上司に当たる方にCCで送信しておくことも有効です。スムーズにイベントを進めるために、必要なことは確実にメールの内容に含めるようにしましょう。

リマインドメールの例文

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ここまで、リマインドメールの書き方について説明しましたが、続いてリマインドメールの例文を紹介していきます。シーンごとに適切な書き方がされるべきリマインドメールの例文をいくつか紹介していきます。ビジネスシーンにおいて、ある程度の例文を知っておくと、いざ自分でリマインドメールを作成する際に戸惑うことが少なくなります。

社外の人向けのリマインドメール

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第一に、社外の方に送るリマインドメールの例文を紹介していきます。社外の方にリマインドメールを送るケースとしては、主に得意先や取引先であることが多いので、特に注意して丁寧な言い方に徹し、相手に不快感を与えないようにしたいところです。

「平素は大変お世話になっております。~~株式会社の~~と申します。御多忙中のところ、失礼いたします。先日連絡させていただきました食事会が近づいてきております。つきましては、すでにお知らせしている内容ではありますが、改めて連絡させていただきます。日時:~~場所:~~何卒よろしくお願い申し上げます。」

以上のような構成が基本的な例文となります。これに、例えば当日参加人数を確認したい場合は、「~~までに当日参加人数をご連絡ください。」と依頼の内容を加えることになります。

上司に対するリマインドメール

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第二に、社内の上司に対してリマインドメールを送信する際の例文を紹介します。社外の得意先と同様、丁寧な書き方を心がける必要がありますが、礼節を重んじるよりは、むしろ伝えたい内容が端的にかつ明確に伝わるような書き方にすることが重要です。

「お疲れ様です。~~課の~~です。先日案内いたしました社内忘年会の日程が近づいてきましたので再度連絡させていただきます。日時:~~場所:~~参加費:~~参加費については当日徴収させていただきますのでご準備お願いします。以上宜しくお願いします。」

同期に対するリマインドメール

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第三に、社内の同期社員に対するリマインドメールを送る際の例文を紹介します。同期への連絡となると、それほど丁寧な書き方に気を付ける必要はありませんが、あまりにくだけすぎるのもビジネスシーンにおいては適切ではありません。内容が伝わりやすい書き方にすることが重要です。

「お疲れ様です。~~課の~~です。忘年会について、先日連絡した通りですが、念のため再度連絡します。日時:~~場所:~~参加費:~~参加費は、当日徴収するので用意しておいてください。以上、当日を楽しみしているのでよろしくお願いします。」

リマインドメールの返信方法

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リマインドメールの例文をいくつか紹介しました。続いては、逆にリマインドメールを受け取ったときに行なう返信についての方法を紹介します。ビジネスシーンにおいては、リマインドメールを受け取るケースも多くあります。その際に正しいマナーで対処できるよう、基本的な返信方法を知っておくと安心です。

必ず返信する

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リマインドメールを受け取ったときには、必ず返信するようにしましょう。リマインドメールは、相手方が親切で送ってくれているという意識を持ちましょう。まずは「丁寧にありがとうございます。」といったお礼の文章からメールを開始するとより良い印象を与えられます。

ただ、リマインドメールの内容が、伝えるべき内容を伝えていない人のみに返信を求めるケースの場合は、むしろ返信しない方がマナーとして良いです。リマインドメールを送った側は、不足している情報を効率よく集めたいと考えているので、すでに情報をもらっている人からのメール返信は逆に煩わしく感じられるかもしれません。

早めに返信する

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リマインドメールを受け取った際には、内容を確認し、できるだけ早く返信するように心がけましょう。送付してくれた相手に対しての印象も非常によくなりますし、情報収集など返信を求めているケースの場合は、たいてい締切が迫っている内容であることが多いので、できるだけ早く情報提供をしておくと送付元の担当者も非常に助かります。

しかし、例えば参加の可否の返信を求めるリマインドメールに対し、まだ決めることができないようなケースもあります。予定が明確になっていないことも多々あります。

この場合も、正確に決まるまで放置するのではなく、「当日の都合が不明なので判明次第連絡します。」といった内容でひとまず返信をしておくことがビジネス上のマナーです。

返信の例文

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リマインドメールを受け取ったときの返信メールの例文を紹介します。「いつもお世話になっております。再度連絡をいただきまして、ありがとうございます。当日の予定について、理解しております。当日の食事会、楽しみにしておりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。」

リマインドメールを送ってくれた親切に対し、感謝の気持ちを述べることが相手に良い印象を与えるポイントとなります。「すでに知っているのに煩わしい」と内心では思うこともあるかもしれませんが、それは心にとどめ、感謝の気持ちを素直に伝えるようにしましょう。

リマインドに似た表現

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リマインドメールに対する返信のことについて紹介しましたが、最後にリマインドに似た意味の言葉について紹介します。リマインドはもともと英語ですが、ビジネスシーンでは一般的に利用されるようになった言葉です。

もともと日本語にもリマインドに似た意味の言葉はもちろんあります。ただ、メールなどでやり取りをする際においてはリマインドという言い方が定着して、広く利用されるようになっています。日本語では、「再確認」という言葉が一番近いと考えられますが、「催促」にも同じようなニュアンスが含まれます。

再確認

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リマインドに似た表現の一つ目は、「再確認」です。再確認には、「再び確認を促すことで思い出させる」という意味合いも含んでいます。そのため、リマインドの言葉をそのまま再確認に置き換えても文章に違和感が生まれずそのまま使えます。

例文を一つ紹介します。「リマインドいただいたおかげで期限に遅れることなく無事提出をすることができました。ありがとうございます。」この文章のリマインドを再確認に変えると「再確認いただいたおかげで期限に遅れることなく無事提出をすることができました。ありがとうございます。」となり違和感がありません。

催促

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リマインドに似た表現の二つ目は、「催促」です。「催促」には「物事を早く行うよう要求したり、促したりすること」という意味があります。リマインドにも同様の意味合いがありますが、ニュアンス上では違いがあります。

リマインドの場合は、特定の事項に対して単純に再確認を行なっている意味合いが強いです。一方、最速の場合は送付した相手方に指示をしているニュアンスが含まれます。特定の事項に対しての回答を要求したり、提出物の督促を要求しているなど、受け取った側は何らかのアクションを強いられることになります。

リマインドメールはビジネスマナーを守って送ろう

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以上、リマインドメールについて紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。リマインドメールの意味合い、書き方及び例文、受け取ったときの返信について、等を紹介してきました。

リマインドメールは非常に便利でイベントなどをスムーズに進めるうえで有効な手段ですが、使い方を誤ると送付した相手方に対し悪い印象を与えてしまいます。今回紹介した書き方や返信方法について読んでいただき、ビジネス上のマナー違反とならないよう気を付けてください。

yokatayama
ライター

yokatayama

サラリーマンとして得た知識と経験でわかりやすい記事を提供していきたいです。インターネット上にあふれる情報は信ぴょう性を確認することが難しいですが、可能な限り正確で時節に応じた内容の文章を提供します。

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