ビジネスメールの返信の書き方・マナーまとめ！状況別の例文や注意点も紹介！

仕事をしている中でどうしても書き方などに慣れずに悩んでしまうことが多いのがビジネスメールの返信です。お礼メールなども含めて非常に様々なマナーがあり、難しく感じてしまう部分が大きいのではないかと思われます。

そこで今回の記事では、ビジネスメールの基本的なマナーや書き方、注意点などについて解説していきます。お礼メールなども含めて、例文も交えながら紹介していくのであまりビジネスメールの返信に慣れていない人も分かりやすい内容となっています。

それではまずこの記事の最初に、ビジネスメールの返信に対する基本的なマナーや注意点、考え方の部分についてお伝えします。

基本的にビジネスメールは受け取ったらできる限り早く返信をするのがマナーです。もちろんすぐに返信できない場合はあるかと思われますが、遅くとも翌日までに返信するのが一つの目安です。

相手方からのビジネスメールが回答するのに時間がかかってしまうような内容であった場合、まずはいつまでに回答できるかを取り急ぎ返信するのが一般的です。その際に、すぐに回答ができない理由なども返信の中に含めておくとビジネスメールの書き方としてはばっちりです。

もちろん、「返信は不要です」とメールに書かれている場合には返信をする必要はありませんが、そうでないという場合は返信をしてマナー違反になるということはまずありません。

メールに対して返信をするかどうかを迷ってしまうのは、例えば情報共有のメールなどがあるかと思われます。基本的にはそのような場合にも返信をしておくことでマナー違反を避けることができます。情報共有に対するお礼として返信するイメージです。

情報共有を目的としたメールであっても、自分がしっかりとそれを受け取って中身を確認したということを伝えるためにはお礼メールを送るのがビジネスメールにおける基本です。特に目上の人からの情報共有の場合は毎回お礼メールを送るのがベターです。

なお、ビジネスメールの場合はプライベートでのメールやLINEと異なり簡潔に必要十分な情報を載せることが求められます。したがって、お礼メールを送る際も簡潔な文章で構いません。

自分が「CC」に指定されたビジネスメールを受け取った場合は返信をする必要はありません。ビジネスメールにおける「CC（Carbon Copy）」はメールの写しという意味で、あくまで参考としての情報共有の意味合いで使われます。

ただし、もちろん自分がCCに入っているメールであっても必要がある場合は返信をしてもマナー違反ではありません。その際に返信する相手は、送信元の人だけでなく他のCCの人も含め全員に返信するのが基本ではありますが、場合によっては送信者のみに返信することもあります。

ビジネスメールにおいてCCに誰を入れるかは注意点の一つです。もちろん返信メールやお礼メールの場合は関係者全員へ送信するのが基本ではありますが、必要以上に多くの人を入れてしまうと不必要なメールでその人たちのメールフォルダが溢れかえってしまいます。

ただでさえ一日に膨大な量が来るのがビジネスメールの特徴でもあります。したがって、できる限りその量を増やさないように配慮するのもマナーのうちです。

また、場合によっては機密性の高い情報であまり多くの人に知られたくはないような内容のメールを書くこともあるかと思われます。そのような際には特に、誰にどのような情報を提供するのかという観点でもCCの送信先を見直すことが求められます。

次に、ビジネスメールにおける返信の書き方について解説していきます。ビジネスメールはオフィシャルなコミュニケーションが求められるため、書き方もそれなりにある程度のマナーや形式を守る必要があります。

書き方における注意点はいくつかありますが、基本となる考え方は「必要十分な情報を簡潔かつ正確に分かりやすく伝える」というものです。

その上で、ビジネスメールの書き方の部分で特に迷いやすい件名と引用について以下で詳しくお伝えします。

ビジネスメールで返信する際に件名は書き換えないのが基本です。「Re:」が増えて件名が読みにくくなった場合は一つに減らすという書き方もあります。

件名を変えないのは、そのことによって元々のメールの履歴や要件などを管理しやすくするためです。相手に返信が届いたときにメールの件名が変わっていると何のメールなのかがわかりにくいことがあります。

なお、メールの件名に送信者の名前が入っている場合であっても、名前に「様」を付けずに返信してもマナー違反ではないという認識が一般的です。ビジネスメールとして、あくまで簡便性を重視した風潮があると言えます。

ビジネスメールに返信する際には、元のメールの文章を引用するとより明快で分かりやすい文章になることが多いです。そのようなときは、引用部分に「>」をつけることでどこが引用部分なのかが一目瞭然となります。

返信メールの引用の例文としては、「＞次回の会議は〇日〇時からでよろしいでしょうか。（改行）承知いたしました。」のようなものがあります。

基本的には返信メールの一部を引用することでより明確かつ簡潔な文章になりやすいのですが、メールの長さや内容によって使い分けるのが一般的です。

ここまではビジネスメールの返信やお礼メールにおける基本的な考え方やマナー、書き方などを紹介してきました。さらに具体的にビジネスメールの返信の書き方を説明するために、ここからは例文を使いながらお伝えしていきます。

今回紹介するのは、「上司にお礼を伝える場合」「取引先からの退職メール」「日程調整メールへの返信」の三つの場合の例文です。いずれも仕事上でよくあるビジネスメールの類であるため、下記の例文をもとにして書き方をマスターしておくことをおすすめします。

まず初めに紹介したいのが「上司にお礼を伝える場合」のビジネスメールの例文です。宛先と冒頭のあいさつ（お疲れ様です、など）を述べた後に、例えば次のようなお礼の書き方があります。

「お忙しい中お時間を取っていただきありがとうございます。おかげ様で○○をすることができました。部長のお心遣いにいつもながら感謝しております。」

これは上司に何かを教えてもらったり手伝ったりしてもらった場合のことを想定しています。感謝の言葉を述べるとともに、上司の忙しさに対する配慮も返信メールの文章に含めるとより丁寧で好印象を与えます。

そして最後に、「今後ともご指導よろしくお願いいたします。」と書き添えるとより感謝が伝わりやすいお礼メールとなります。

上司に限らず、お礼を伝える返信メールではお礼の言葉を伝えるとともに、具体的に何に感謝をしているのかを書くことで気持ちが伝わりやすくなります。

取引先とのやり取りをするようになると、転職や退職などで担当者が入れ替わることもしばしば経験するようになります。特に人の入れ替わりが激しい業界であれば「退職メール」を取引先の人から受け取ることもしばしばです。

社内で退職する人からのメールであれば、自分が返信したいというときであればねぎらいの言葉などを簡潔に記して返信する程度ですが、取引先からの退職の挨拶の場合は返信するのが基本的なビジネスメールのマナーです。

取引先の担当者との引継ぎに関する内容は当然必要ではありますが、それに加えてお世話になったことに対するお礼や今後の活躍を祈る言葉などを添えるのがビジネスメールの返信の仕方として一般的です。

ここでは、お礼や今後の活躍の祈願などを伝えるビジネスメールの例文を紹介します。宛先や冒頭のあいさつなどを述べた後に次のような例文があります。

「ご丁寧な退職のご挨拶を、ご多忙な中いただきありがとうございます。今までのお力添えとご指導に深く感謝申し上げます。○○様の今後のご活躍をお祈りしております。またご縁がありましたらどうぞよろしくお願いいたします。」

返信の最後には、また機会があれば一緒に仕事をしたいという意味合いの言葉も添えるとより丁寧なビジネスメールの文章となります。あまり個人的な思い出を長々と書くのはマナー的にNGですが、一言二言添えるとより気持ちが伝わりやすくなります。

続いて紹介するのは「日程調整メール」に対する返信の例文です。日程調整におけるビジネスメールは、相手もたくさんの返信を受け取るためなるべく簡潔に分かりやすい文章にする必要があります。したがって、以下のように自分から候補となる日時をピックアップしてあげるのがおすすめです。

「日程の調整ありがとうございます。ご連絡いただいた会議についてですが、以下の日時が出席可能となっております。①15日13時以降、②16日14時～16時、③18日15時以降。以上、宜しくお願いいたします。」

この例文のようにして番号を振って日時を提示すると、相手も引用しての返信がしやすいためビジネスメールのやりとりが楽になります。

これまではビジネスメールの返信における注意点や例文について一通り説明してきましたが、ビジネスメールのやり取りをするなかで意外と悩みが多いのが「返信に対してどこまで返信するか」という部分です。

相手もビジネスメールの中では気を使いがちであるため、どうしてもお礼メールの返信が続いてしまってやり取りが冗長になってしまうこともしばしばです。そんなお礼メールの返信における考え方についてここで紹介していきます。

基本的には、お礼メールに対しては返信はしなくても良い、というのが最近のビジネスメールにおける一般的な認識となりつつあります。

というのも、最近では細かい礼儀作法うんぬんよりも利便性であったりお互いの時間コストなどを重視してなるべく無駄なやり取りは避けるべきであるという風潮があるからです。働き方改革などの文脈の中で、長時間働くというライフスタイルが見直されていることも背景にあります。

ただし、中には返信メールに対して「基本的に目下の人が最後にお礼メールを出してやり取りを終えるべき」といった価値観を持っている人も、特にレガシーな業界で働いている場合は多いのが注意点です。

そのような場合は、一般的なビジネスメールのマナーに関わらず返信の返信をしっかりとした方が間違いもなく安心と言えます。

また、普段はラフでカジュアルな職場に勤務しているという人でも、大企業であったりレガシーな業界のクライアントとビジネスメールのやり取りをするという場合は、上記のような点以外にも注意点が多くあるので、実際にやり取りの実績のある先輩などに注意点を聞きながらメールをすることをおすすめします。

また、これまで紹介してきた点以外にもビジネスメールにおける注意点はあります。特に普段LINEなどで友人とやり取りをしている若い世代の方がやってしまいがちなミスもあるので要注意です。

細かい文章の部分や、24時間以内に返信するという点以外にも注意しなくてはいけない「ビジネスメールを送る時間帯」について以下で補足の説明をしていきます。

基本的にビジネスメールというのは相手の就業時間内に送信するのが一般的なマナーです。相手がビジネスメールを私用の携帯に転送しているような場合、通知が来て迷惑になってしまう可能性があります。

もちろん、そのような場合であってもメールを送ったからと言って相手はすぐに返信する義務があるというわけではないのですが、就業時間外に仕事関連の通知を受け取ってしまうと不快に感じるという人も少なからずいます。

特に今は働き方改革などでホワイトな働き方が推奨されている世の中の風潮もあるため、メールを送る時間帯については特に気を付ける必要があります。

今回の記事では、ビジネスメールの返信における基本的なマナーや返信の書き方に例文、注意点などについて解説してきました。ビジネスメールというのは日常的なLINEなどのやり取りと異なり、自分の伝えたい内容を簡潔かつ間違いなく伝えることが要求されます。

それに加えて、ビジネスメールというのは相手への配慮も十分にする必要があります。特に相手からメールを受け取ったときは、相手を待たせないためにもなるべく早く返信をすることを心がけることが重要です。基本的には24時間以内に返信するのがマナーです。

ビジネスメールの返信について基本的なマナーや注意点を押さえることで、仕事がより円滑に進むようになります。少しでも不安な部分があるという人はこの際にしっかりと確認しておくことをおすすめします。