封筒への「書類在中」の書き方を覚えよう!
社会人の方はもちろん、就職活動中の学生の方も封筒に「履歴書在中」などと書いて郵送したことはあるのではないのでしょうか。封筒に「在中」と書く時、どの位置でどのように書いたら良いのか困ったことはありませんでしたか。
重要な書類や金品などを封筒の中に入れて送るときに、「在中」と封筒に書いて郵送します。社会人として働くようになると、書類などを入れた封筒に「在中」と書いて郵送する機会は多くなってきます。封筒に「在中」と書いておくと、先方の担当者の方に渡りやすくなります。
ですので、封筒の中に重要な書類などが入っている場合は、「在中」と書くようにしましょう。今回は封筒に書く「在中」の位置や、何色で書けば良いのかなど、「在中」の書き方のポイントやメリットについてご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
「在中」の意味とは
封筒に書く「在中」が表す意味とは何でしょうか。「在中」は、「ざいちゅう」と読みます。在中の意味とは、中に書類や金品などが入っていることを指します。
封筒の中に何が入っているのか、一目で重要度や、どの担当者の方に渡せば良いのかが分かりますので、とても重要なビジネスマナーの一つです。どのような書類が封筒の中に入っているのか、相手がすぐ分かるようにするために「在中」と書くようにします。
また封筒に「在中」と書くのは、郵送で送る場合ではなくても、手渡しで相手に渡す場合にも必要とされています。「在中」は、封筒の中に何が入っているのか分かるように記すものですので、手渡しでも書くようにしましょう。
中に書類や金品が入っていることを表す
「在中」は、中に書類や金品などが入っていることを表しています。重要な書類である場合、先方の担当の方に確実に届けたいという場合は、封筒に「在中」と書くようにすることを覚えておきましょう。
「在中」は、相手の方に封筒の中に何が入っているのか、一目で分かることができるように記載するものです。ですので、ただ「書類在中」と書くのではなく、「重要書類在中」や「履歴書在中」などと、どのような種類の書類が入っているのか、明確に分かるように書くようにしましょう。
「在中」の使い方
ここまで「在中」の意味について説明してきました。封筒の中に入っているものを記す際に、封筒に「在中」と書きます。相手に封筒の中身を知らせることがポイントとなっています。
「請求書在中」や「履歴書在中」など具体的に、何の種類の書類が入っているか相手に分かるように書いておきましょう。
封を切ることなく、封筒の中に何が入っているのか確認できるので、よりスムーズに担当の方に渡りやすくなります。封筒に書く「在中」は、様々な書類に使われます。それぞれの書類が入った場合の「在中」の使い方について、ご説明いたします。
履歴書在中
就職活動中の学生の方や、求職中の方は「履歴書在中」と封筒に書いて、会社へ送ることが多いのではないのでしょうか。履歴書を封筒に入れて送る場合、必ず「履歴書在中」と書いて送った方が良いとされています。
それは担当の方に円滑に書類が届くようにするためです。また履歴書の他に職務経歴書なども入っている場合は、「応募書類在中」と書くようにしましょう。
納品書在中
納品書とは、商品が納品された際に発行される、納品物が明記されてある書類です。納品された商品の種類や個数が間違っていないか、確認できるように発行される書類です。
納品書は、信書に該当されるものです。担当の方に渡されるまでに、封が開けられないようにしておかなければなりません。封筒に入れて納品書の書類を送る際には、必ず「納品書在中」と書いて送るようにしましょう。
請求書在中
請求書の書類が封筒の中に入っている場合、相手先のことを考えて、ビジネスマナーとして「請求書在中」と記載しておくようにしましょう。請求書も納品書と同様に、信書になるとされています。
請求書は相手先にとって、とても重要な書類です。受け取った相手が重要な書類だとすぐに分かるように、請求書が入っている場合は「請求書在中」と書くようにします。
領収書在中
領収書は、商品やサービスなどの代価として支払人が金銭を支払ったということを証明する書類です。お金を支払ったことを証明する、とても重要な書類となります。
領収書も重要度の高い書類ですので、領収書が入った封筒だと相手が分かるように「領収書在中」と書いておくようにしましょう。また領収書などの重要な書類は、普通郵便で送るよりも郵便書留で送った方が良いとされています。
重要書類在中
「重要書類在中」と書いておくと、速やかに開封されることが予想されます。相手に早く読んでほしい場合、重要な書類であったり、緊急性がある書類が入っている場合は、「重要書類在中」と書きましょう。
また重要書類と書かれているので、雑に扱われる心配もなくなります。速やかに呼んでほしい書類や、大事な書類が封筒に入っている場合は「重要書類在中」と書くようにします。
封筒への「書類在中」の書き方
封筒に「在中」と書く意味は、中に書類や金品などが入っていることです。それでは、封筒に「書類在中」と書く時、どのような書き方をすれば良いのでしょうか。
封筒に「書類在中」を書く際に位置や、文字の色、大きさなど、どのような書き方をすれば良いのかで悩んだことはありませんか。「在中」は封筒によく記載されている言葉ですが、正しい書き方について詳しく知らない方もいるのではないのでしょうか。
これから社会人になるという方も、書類を封筒に入れて送る際に「在中」を使う機会が増えてくるはずです。「書類在中」の位置などの書き方を、自分のためにも、相手のためにもビジネスマナーの一つとして覚えておくようにしましょう。
「書類在中」を書く位置
まず「書類在中」を書く位置についてですが、縦書きの封筒に書く場合の位置と、横書きの封筒に書く場合の位置は異なります。縦書きの封筒に書く場合の位置は、封筒の宛名が書いてある表面の左下の位置に書きます。
横書きの封筒に書く場合の位置は、封筒の宛名が書いてある表面の右下の位置に書くようにします。封筒に「書類在中」と書く意味として重要なことは、封筒の中に何の書類が入っているのかを相手に知らせることです。宛名にくっつきすぎないよう、相手に分かりやすいような位置に書いておきましょう。
「書類在中」の文字の色
「書類在中」の文字の色についてですが、何色が良いというような決まりはありません。ですが、何の書類が入っているのかを相手に知らせるために、「書類在中」は書かれますので、分かりやすい目立つ色が良いでしょう。
一般的には、赤色や青色が「書類在中」を書く際に使われます。「履歴書在中」や「応募書類在中」などと書く際には、赤色で書きます。また請求書や納品書などお金に関係する書類を、封筒に入れて送る場合には、青色で書かれるようです。
金銭関係の書類で赤色を使うと、「赤字」が思い浮かぶということで避けられる傾向にあるようです。「請求書在中」や「納品書在中」と書く時は、青色で書くようにしましょう。
目立つように線の枠で囲む
また「在中」の文字を囲むように、線の枠を書きましょう。枠線で「在中」の文字を囲み、強調させて目立つようにしましょう。相手の目に留まらせるように書くのが「在中」の書き方です。
文字だけだと、相手の目につきづらい可能性があります。「在中」と封筒に書くような時は、早く見てもらいたい書類や、重要な書類が中に入っている時です。
相手が分かりやすいように、枠線で囲んでしっかりと目立つように書きましょう。また枠線も曲がらないように定規を使って、綺麗な真っ直ぐな線を書くようにしましょう。
その他「書類在中」の書き方のポイント
「書類在中」の一般的な書き方のポイントについて説明してきました。ここまで紹介してきた「在中」書き方の他にも、書き方のポイントがいくつかあります。手書きで封筒に「書類在中」と書く際のポイントとしては、油性ペンで書いた方が良いとされています。
もし雨などで水に濡れた時、文字が滲んで見えにくくなるのを防ぐためです。このように「書類在中」と書く時に、気をつけておきたいポイントがあります。他の「書類在中」の書き方のポイントや、利用できるものについてご紹介していきます。
封筒に書類を入れる前に書く
「書類在中」と書く時は、封筒の中に何も入っていない状態で書くようにしましょう。書類を封筒の中に入れてから書いてしまうと、中の書類の厚みなどで平らではない状態だと上手く文字が書けなかったり、中に入っている書類にインクが滲んでしまうことがあるかもしれません。
目立つように書かれている「書類在中」の文字が歪んでいたりすると、良い印象を残すことができません。封筒も、中に入っている書類も綺麗な状態で送るということを心掛けておきましょう。
スタンプやシールを利用するのも◎
「書類在中」は手書き以外にも、スタンプやシールを使う方法もあります。「書類在中」は、手書きでないといけないという決まりはありません。ですので、字を書くのが苦手な方や、多くの封筒に書かなければいけない場合はスタンプやシールを利用しても問題ありません。
スタンプを利用する際には、インクの色は赤色や青色を使うようにしましょう。「書類在中」は相手に封筒の中身が分かるように書くことがポイントとなりますので、目立つ色にします。
また「書類在中」と印刷済みの封筒もありますので、それを利用しても良いです。手書きで書くことが良い印象を与えるポイントとはならないので、スタンプやシールを利用しても良いでしょう。
封筒に「書類在中」を書くことのメリット
封筒に「書類在中」という文字は、絶対書かなければならないという決まりはありません。しかし、「書類在中」と封筒に書いておくと、他の郵便物に紛れることなく速やかに担当の方に届けることができるというメリットがあります。
封筒に「書類在中」と書いておくだけで、封筒の中の重要度が高くなるというメリットもあります。また封筒に「在中」と書くことは、受け取り手に対するマナーともなっています。
ですので、重要な書類などを送るときには書いておくようにしましょう。ここからは「書類在中」を書くことのメリットについて紹介していきます。
重要度が一目でわかる
封筒に「在中」と書くことでの一つ目のメリットですが、相手に重要度が一目で分かるということです。これが一つ目のメリットです。会社には多くの郵便物が届きます。ですので、重要な書類の場合、相手にとっても分かりやすいように封筒に「在中」と記載しておく方が良いとされています。
また、ただ封筒に「書類在中」と書くのではなく、封筒の中身について相手に知らせることが「在中」を書く目的とされていますので、「履歴書在中」や「請求書在中」と何の書類が入っているか詳しく書くようにしましょう。
担当者に確実に書類が渡る
二つ目のメリットは「在中」と書いておくと、担当者に確実に書類が渡るということです。一目で重要性が高い書類であることが分かると同時に、どこの担当に渡せば良いのかも分かるメリットがあります。封筒に中身の書類について記載すれば、他の担当に誤って回されてしまうこともなくなります。
何も書いていないと、重要性が高くないと判断され、後回しになってしまうかもしれません。「履歴書在中」であれば人事担当へ、「領収書在中」とあれば経理担当へと確実に書類が渡ることになりますので、メリットといえます。
雑に扱われることがない
「請求書在中」や「履歴書在中」と書いておくと、雑に扱われることがなくなるということが三つ目のメリットです。封筒を見て中身について知ることができるので、雑に開封をされたりして中に入っている書類も傷つけることもなくなります。
重要な書類が中に入っているということが瞬時に判断できますので、雑に扱われるということはなくなるでしょう。契約書や領収書など長期間の保管が必要な書類もありますので、そのような書類を送るときには丁寧に扱われるように「重要書類在中」などと書いて送るようにしましょう。
送付先の郵便物対応の手間が減る
四つ目のメリットは、送付先の郵便物対応の手間が減るということです。封筒に「在中」と書いてあると、他の郵便物との区別がしやすくなりますので、仕分ける手間を減らすことができます。
先方にたくさん郵便物が届いた時にも、忙しい時にも、封筒に「在中」と書いてあるだけで速やかに仕分けることができるので便利です。書類を優先的に見てもらうためにも、先方の郵便物対応の手間を省くためにも「在中」と書くようにすることを意識しましょう。
請求書の場合入金の確立が高くなる
五つ目のメリットは、請求書の場合入金の確立が高くなるということです。請求書を受け取って入金をするということは常識ですが、郵送で請求書を送った場合、他の郵便物と混同されて優先的に見られなかったり、期限日までに払えなかったということも考えられます。
封筒に「請求書在中」と書いておくと、優先的に見られますので、入金の確立が高くなります。請求書は、お金の取り引きをする重要な書類です。相手と自分、双方にとって請求書は大事な書類ですので、「請求書在中」と書くようにします。
大事な書類は「在中」を忘れずに正しく書こう!
「在中」を書くことは、自分にとっても相手にとってもメリットがあります。「在中」と書いておくと、受け取った相手は封筒の中身を瞬時に理解することができ、また優先的に見てもらうことができるので、今後のやり取りを円滑に進めることができるでしょう。
「在中」を書くことは、受け取る相手に対してのマナーでもあります。大事な書類を送るときは、「在中」を書くように覚えておきましょう。