突然のメールを送る時の書き方やマナーとは？件名・書き出しの例文も紹介！

ビジネスの場において、突然のメールを送る機会はたくさんあると思います。営業などで新規アポイントを取る場合、何かを依頼する場合など、次のステップに進むためのメールの書き方には誰もが悩みます。面識のない相手であれば、失礼に当たらないように非常に気を使うでしょう。

今回は、突然のメールを送る時に、相手に失礼がないようにする書き方やマナー、件名・宛名・挨拶の書き方、例文や英語表現について紹介します。

ビジネスにおいて突然のメールを送る時には、いくつか注意しなければいけないことがあります。突然のメールを送ったことで、相手に失礼にならないようにするために、ここでマナーや注意点をしっかりチェックしておきましょう。

突然のメールが送られてきた上に、いきなり用件を伝えられると、相手は戸惑うかもしれません。マナーを守れない失礼な人だと思われて、メールを無視されてしまうこともあるでしょう。

突然のメールを送る時には、忙しい時間を割いて目を通してくれたことへの感謝を伝えるために、お詫びの言葉を入れておくようにしましょう。丁寧なやり取りができる人だと思ってもらうことで、しっかりとメールの内容を見てもらえる可能性が高まります。

全く面識のない相手から突然のメールが送られてきても、その理由が分からなければ、メールを見てもらえないことがあります。理由を書いても、ダラダラと長く、何を伝えたいのかわからないものだと、読む気が失せてしまい、こちらの思いを伝えられないこともあります。

突然のメールを読んでもらうために、メールを送った理由をしっかりと伝えましょう。そうすることで、相手にこちらの思いを理解してもらい、ビジネスの話をスムーズに進めることができるようになるでしょう。

突然のメールは、普段のメール以上に気を使う必要があります。ビジネスにおいて、メールの送り先や相手の肩書きを間違えると失礼にあたり、丁寧な仕事ができないと思われてしまいます。メールの送り先や肩書は正確に書き、絶対に間違えることがないように繰り返し確認しましょう。

突然のメールを送信する際、自分がどういう会社の何という者なのかを伝えることで、相手は安心してメールの内容を確認して、返信することができます。メールの末尾には、自分の会社名、部署名、名前、連絡先などをきちんと書きましょう。署名の形で準備しておくのも良いでしょう。

ビジネスシーンでは、毎日大量のメールをやりとりしています。大事な顧客や取引先のメールを優先するため、面識がない相手からの突然のメールは後回しにされがちです。スパムメールや迷惑メールだと思われないように、件名や宛名はしっかりと書くようにしましょう。

件名には、メールを送った用件を簡潔に明記することが大切です。例えば「見積書ご送付のお願い【（会社名）・（氏名）】」「◯◯社◯◯様からのご紹介【（会社名）・（氏名）】」「展示会での名刺交換のお礼【会社名）・（氏名）】」など、誰が見てもわかるように書きましょう。

メール本文の冒頭には宛名を書きます。相手が最初に目を通すところなので、相手の名前はもちろんのこと、会社名や部署名、役職は正確に記載して、必ず見直しておきましょう。

「株式会社」を（株）と省略したり、部署名を飛ばしたりするのはマナーに欠け、失礼にあたります。名前の誤字脱字や、敬称の付け忘れにも気をつけましょう。正式名称を書くことで敬意を込めることができるため、突然のメールにおいては、正確に記載することが重要になります。

また、ビジネスでは、同じメールを複数人に送ることもあるでしょう。宛名を複数人にする場合の順番・役職、CC・BCCの使い方についても確認しておきましょう。

メール本文の冒頭に宛名を記載したら、次は書き出しの挨拶を入れます。突然のメールを送った経緯や理由を述べるよりも先に、メールを送ったことを詫びる言葉を述べることがマナーです。ここでは、おすすめの書き出しの挨拶と、その後の内容の書き方について説明します。

社外の相手にメールを送る場合、定番の挨拶は「お世話になっております」ですが、取引や付き合いのない相手に送る場合にはふさわしくありません。面識のない相手への書き出しの挨拶は、お詫びの言葉から入ると丁寧になります。

突然のメールの書き出しの挨拶には、「突然のメールで失礼いたします」「初めてご連絡を差し上げます」「突然メールをお送りして申し訳ございません」「突然のメールを差し上げるご無礼をお許しください」といった定型文を使うのがマナーです。

書き出しの挨拶を書いた後には、「◯◯株式会社◯◯部の◯◯と申します」などと自己紹介をしましょう。ここでも宛名と同様に「会社名・部署名・氏名」を正式名称で書くようにしましょう。

次に、メールを送った経緯や理由を簡潔に書きます。例えば「貴社ホームページを拝見し、ご連絡を差し上げました」「本日は担当者変更のお知らせするためご連絡いたしました」のように、長々と説明せず、簡潔にわかりやすくすることが大切です。

その後本題に入り、返信のお願いや紹介者に対するお礼で締めます。ビジネスメールの締めの言葉の書き方については、季節やそのシーンによってさまざまですので、自分が送るメールに合った言葉を選ぶようにしましょう。

突然のメールを送る機会があっても、書き方がわからずに、毎回書き出しや締め文を同じにしている人もたくさんいるでしょう。しかし、突然のメールの場合には、伝えたい内容や要望に合わせて変えると、相手への印象が変わります。

ここでは、アポイントを依頼する場合、紹介していただいた相手にお礼のメールを送る場合、初めての企業に見積もりを依頼する場合の三つの例文を紹介します。

営業のアポイントを依頼する例文を紹介します。件名は「アポイントのお願い」とし、本文は、宛名、書き出しの挨拶、自己紹介に続き、「貴社のホームページを拝見し、ぜひ弊社の新製品を提案させていただきたく、ご連絡いたしました」とメールを送る理由を書きます。

続いて、「弊社は、企業の生産性を高め、事業の効率化を支援する◯◯を開発、販売しており、これまで1,000社を超えるお客様にご導入いただいております」と自社が売り込みたい内容を伝えます。

そして、「よろしければ、一度お伺いしてご案内するためのお時間をいただけますと幸いです」とアポイントメントを依頼し、最後に「ご多忙のところ、大変恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます」と締めの言葉を入れます。

紹介していただいた相手へ送るメールの例文を紹介します。件名は「◯◯様からのご紹介」とし、本文は、宛名、書き出しの挨拶、自己紹介に続き、「貴社◯◯部の◯◯様からご紹介いただき、◯◯の件でご連絡いたしました」とメールを送ることになった経緯を書きます。

続いて、「資料を添付いたしましたので、ご確認のほどお願いいたします。ご不明な点などございましたら、遠慮なくご連絡ください」とメールを送った理由を書き、最後に「今後とも、どうぞよろしくお願いいたします」と締めの言葉を入れます。

取引実績のない初めての企業に見積もりを依頼する場合の例文を紹介します。件名は「見積送付の依頼」とし、本文は宛名、書き出しの挨拶、自己紹介に続いて、「このたび弊社におきまして、貴社の製品「◯◯◯」の導入を検討いたしております」とメールを送った経緯を書きます。

続いて、「勝手を申し上げて恐縮ですが、可能でしたら令和◯年◯月◯日までに御見積をいただけると幸いです」と依頼内容を書き、最後に「ご多忙中と存じますが、どうぞよろしくお願い申し上げます」と締めの言葉を入れます。

海外とのビジネスを行っている場合、英語で突然のメールを送る必要があります。相手の国によってマナーが異なることもありますし、英語ではどのような表現をすれば失礼にならないのか気になります。ここでは、英語で突然のメールを送る時の書き出しの挨拶の具体例を紹介します。

突然のメールを英語で送りたい場合に使用できる表現はいくつかあります。この文は「突然のご連絡失礼いたします」という意味になります。特別丁寧な言い回しをしたい場合には、この表現が使われています。

海外の方は、日本人のようにお詫びのような丁寧な反応が欲しいと思わないことが多いです。この文は「初めてのメールをお送りします」という意味になります。突然のメールにしては軽い表現に感じますが、さほど問題ではありません。

今回は、突然のメールを送る時の書き方やマナー、例文についてお伝えしました。突然のメールは、通常やり取りするビジネスメール以上に丁寧さや配慮が必要になります。英語など言語や文化が違えば尚更です。

突然のメールを送った時、あなたの印象はメールの書き方で決まります。日本語でも英語でも、今回紹介したポイントを押さえて、ビジネスチャンスを広げてください。