明文化の意味・対義語・類語を詳しく解説！成文化との違いやメリットもチェック！

明文化という言葉は、主にルールや規律といったビジョンに対して使われる言葉です。中でもビジネスシーンで使われることが多い言葉ですが、実際のところ、明文化という意味や使い方がわからないという人もいるのではないでしょうか。明文化という言葉の意味、使い方から対義語まで説明していきます。

まず、明文化という言葉の意味について説明していきます。明文化とは、内容や物事をはっきりと書き表すといった意味があります。つまり、発言内容、決定事項、規則といったわかりにくいことを、わかりやすく、疑う余地のない文章にするという意味が込められています。明文化は、ビジネスシーンで使われることが多いです。

今までは口頭のやりとりでも十分でしたが、グローバル化の影響で規則や決定事項を明文化することが求められています。この明文化という言葉は、文章やテキストに対して使われることが多く、ルールのような定められた決まり事を示す際に活用できます。

明文化という言葉には、内容や物事をはっきりと書き表すといった意味が込められています。しかし、このほかにも似たような意味を持つ言葉が存在します。それは、文書化、条文化、見える化、マニュアル化です。どの言葉も明文化と似たような意味を持っていますが、少し違う意味の部分もあります。では、1つずつ言葉の意味を説明していきます。

明文化の1つ目の類語は、文書化です。文書化には、内容を書類にするという意味があり、明文化の意味とよく似ています。しかし、発言内容を書類などにまとめることを文書化、文書化したものをさらにわかりやすく、誰が読んでも疑う余地のない内容にまとめることを明文化の意味です。そのため、少しだけ明文化とは意味が変わってきます。

文書化は、明文化のなかでも大多数を占めています。しかし、そのまま文書化するのではなく、誰が見ても理解できるようにするのが明文化の意味になります。

明文化の2つ目の類語は、条文化です。条文化の意味には、規則として定められている内容を法律や条約に記載するという意味があります。明文化の意味と条文化の意味とでは、一見似たような言葉の意味にとらえることもできます。しかし、条文化とは、明文化の中でも法律や条約として定められていることをいいます。

明文化の3つ目の類語は、見える化です。見える化とは、企業活動の現状や進歩情報、実績などを常に見えるように整理しておくという意味です。見える化をしておくことで、例えトラブルが発生してもすぐに解決できる環境が整います。そもそも、見える化することで、トラブルが起きにくい環境を作ることができます。

つまり、トラブルが起きにくく対処しやすい、組織内の体質改善や業務改革の取り組み全般のことを見える化といいます。また、明文化をすることによってトラブルの予防法、対処法になることから、見える化は、明文化の意味の一部でもあります。

明文化の4つ目の類語は、マニュアル化です。ここでいうマニュアルとは、知識がない人に対して対応する方法を教えるための標準化や体系化して作られてた文書のことをいいます。つまり、マニュアル化には、知識がない初心者に対して口頭で伝えたことをマニュアルにまとめるという意味があります。

マニュアル化することで、引継ぎがしやすく、自分自身の業務の棚卸ができるというメリットがあります。また、このほかにも業務の目的、業務に割いてる時間の確認がしやすくなるといったメリットもあります。

明文化の類語について説明してきましたが、では対義語にはどのような言葉があるのでしょうか。明文化の対義語には、暗号化、暗黙知、不文律といった言葉が挙げられます。明文化には、誰が読んでも疑う余地のない内容にまとめるという意味がありますが、これらの対義語は全く逆の意味を持ちます。それでは、対義語を1つずつ説明していきます。

明文化の対義語の1つ目は、暗号化です。暗号化は、ビジネスなどでも使われることが多く、セキュリティの世界の言葉です。日常生活のなかでもよく聞く言葉でもありますが、暗号化という対義語の正しい意味を知らないという人も多いのではないでしょうか。それでは、対義語である暗号化について説明していきます。

暗号化という言葉は、よく聞くという人もいるのではないでしょうか。暗号化という言葉は、第三者に知られたくない情報を他人に知らせる際に、第三者に知られたり、改ざんされたりしないようにする技術を意味しています。明文化には、文章をはっきりさせて誰が見てもわかるようにするという意味があるため、暗号化は全く逆の意味の対義語となります。

暗号化をすることによって、知られたくない情報の漏洩を防ぐことができるというメリットがあります。現代のような電子的なデータで様々なものを管理されることが多くなり、個人情報の保護などが大切になった今では、暗号化はとても大事な方法です。

明文化の対義語の2つ目は、暗黙知という言葉です。暗黙知の概念は、ハンガリーの科学哲学者のマイケル・ポラニーが提唱しています。特に、ナレッジマネジメントの世界で使われていることが多く、形式知という言葉と一緒に使われることが多い言葉です。それでは、暗黙知という言葉の意味について、詳しく説明していきます。

暗黙知には、言語化しなくても今までの経験や勘から、知っているまたは、知ることができるという意味や、言語化することができない知識という意味があります。そのため、暗黙知は、明文化のような文章化して誰にでもはっきりとわかりやすくさせるという言葉の意味とは、真逆の意味の対義語となります。

明文化の対義語の3つ目は、不文律です。不文律は、私たちの身近でもさまざまな使い方をされています。例えば、ゴミ出し方のルール、掃除当番といったもともと決まっていたルールです。また、会社内でも不文律は多く、特に新入社員は仕事を覚えるのと同時に不文律も覚えなければいけません。それでは、不文律の意味を詳しく説明していきます。

不文律という言葉には、文章で表示されていない決まりや慣習法という意味があります。上記で説明したゴミ出しで例えると、多くの地域ではゴミ出しの日の朝に出すことになっているはずです。しかし、引っ越してきたばかりの人は、そのことについて知らないかもしれません。この場合は、誰かが教えてあげる必要があります。

このように、文章として書きださなくても多くの人が知っている意味を持つのが、不文律です。明文化には、文章を明確にするという意味があるので、不文律はまったく逆の意味をもつ対義語となります。

明文化には、内容や物事をはっきりと書き表すといった意味があることがありますが、似たような言葉が存在します。その言葉とは、成文化という言葉です。明文化も成文化も似たような言葉ですが、少し違った意味を持っています。成文化の意味と、明文化と成文化の意味の違いについて説明していきます。

明文化と似たような言葉の成文化ですが、成文化にはすでに慣習として多くの人が分かっていることや、理解されて決められていることを書き表すという意味があります。つまり、成文化はそのことを文章にすることがすでに人に知られている内容の場合に使える言葉となります。ここで注意が必要なのは、成文化は文章化する際の内容が明確ではありません。

成文化のいう言葉の意味がわかったところで、成文化と明文化という言葉の意味の違いについて説明していきます。成文化は、上記で説明したように、文章化する内容がすでに人に知られている内容であるときに使うことができる言葉となっています。一方、明文化は、文章化する内容が人に知られていない内容でも使うことができる言葉です。

成文化と明文化は、一見似たような言葉です。しかし、成文化の意味と、明文化の意味のそれぞれの意味を比べると、若干の言葉の意味に違いがあることがわかります。

明文化という言葉が、明文するという使い方もされます。これらの言葉は、ビジネスシーンでよく使われている言葉です。では、明文化という言葉は、具体的にはどのような使い方をされているのでしょうか。明文化の主な使い方を4つ説明していくので、使い方の参考にしてみてください。

明文化の1つ目の使い方として、ルールの策定の呼びかけがあります。主に、社内で文書化されていないルールがある場合に使われることが多いです。使い方としては、社内のルールが正式に決定した際に、文書化したいといったような意見を述べるときです。使い方の例としては、ルールについて明文化する必要があるなどがあります。

明文化の2つ目の使い方は、ルールの確認です。会社内の場合、その会社内に新しく属した人がいるときに使われます。使い方として、例えば、その会社内での決まりごとが、正式なルールとして定められているかを確認したいときに使われます。そのため、その内容は明文化されていますかといったような使い方をされています。

会社内に問わず、あらゆる場所でルールが明文化されていない、明文化されているものが多く存在します。これらを明文化ではっきりさせることで、変更可能なものか、守らなければいけないものなのかをわかりやすくするというメリットがあります。

明文化の3つ目の使い方は、発言内容の文書化です。会議などの議論や決定事項がある場合に、内容を文書化して、あらゆる人たちと共有したい場合に使われます。実際の使い方としては、本日の決定事項を文書化してくださいといった使い方があります。文書化するという使い方は、主に会社内で使われます。

例えば、会議内でどのような意見を出されたのか、議論内容からどのような結論にまとまったかなど、多くの人に知らせたいときに使われます。

明文化の4つ目の使い方は、決まったルールに対する意見です。主に、すでに規則として定められているか、明文化されているルールに意見を述べるといった、決まったルールに意見を述べるときに使われています。実際には、明文化されている規則には改善点があるといったような使い方をされています。

ここまで、明文化について詳しく説明してきました。また、明文化は、日常生活の中でもよく使われています。では、明文化することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。明文化することによるメリットは、大きく分けて8つ考えられます。では、8つのメリットを1つずつ詳しく説明していきます。

明文化するメリットの1つ目は、トラブルを防ぐことです。業務や作業を行う上で、どうしてもトラブルが発生してしまいます。予測不能なトラブルの場合は、防ぐことは難しいです。しかし、業務や作業におけるレギュレーションを明文化しておけば、トラブルを事前に防ぐことができ、面倒ごとを減らすことができます。

メリットの例として、調子の悪い機会で作業しなければいけないときに、事前に機械の説明書を明文化しておくことによって、調子が悪さが起因となるトラブルを防ぐことも可能となります。

明文化するメリットの2つ目は、手順確認がしやすいということです。業務や作業の手順を事前に明文化しておけば、その業務や作業を初めて行う人でも、スムーズに業務や作業に入ることができます。また、明文化しておけば、習慣化されたルールやレギュレーションをもう一度確認したいときにも、すぐに見直せるというメリットがあります。

明文化するメリットの3つ目は、取り組み目的の共有です。取り組み目的で明文化することによって、1つことに対してチームや組織で取り組み際に、全員との目的の共有がしやすくなります。集団の人数が多いと共有はしにくくなることでも、明文化することによって、最後までビジョンを変えずに行うことができます。

このほかにも、業務や作業の途中で目的を見失ったときに、再確認しやすくなるというメリットがあります。

明文化するメリットの4つ目は、正しい内容を把握しやすいことです。現在の状況や工程を明文化することによって、今まで携わってなかった外部の人でも状況や状態の把握がしやすくなるというメリットがあります。現場や事務所といったように、作業の役職が分かれている環境で働いている人にはメリットとなります。

明文化するメリットの5つ目は、緊急時にも冷静に対応できるということです。上記で説明したように、明文化することで、トラブルを事前に起きにくくすることができます。しかし、明文化をしておけば、トラブルが発生してもすぐに手順や対処法を確認することができるため、万が一トラブルが起きてしまった場合でも役に立ちます。

明文化するメリットの6つ目は、他者と同じイメージを持つことができることです。例えば、現在取り組んでいるビジョンに理想がある場合、ビジョンを明文化しておけば他者と同じイメージを持ちやすくなります。特に、数字などの具体的な目標が決まっていないものに効果的とされています。

明文化するメリットの7つ目は、モチベージョンを高く持てるということです。特に、先行きがわからないビジョンの場合は、人を不安にさせてしまいます。しかし、明文化しておけば、これから行う作業に対してモチベーションを高められ、維持することができます。また、工程を確認しておくことで、互いにモチベーションを維持することもできます。

明文化するメリットの8つ目は、問題点をピックアップできるということです。ルールやレギュレーションを明文化しておくことで、業務や作業に問題が起きた場合でもピックアップすることが簡単です。また、明文化しておけば、レギュレーションから逸れてしまった場合でも、逸れてしまった状態を指摘することができます。

そのため、事前に明文化しておくことによって、より集団や組織のレベルを高めることにも役立つというメリットがあります。

上記で8つのメリットについて説明してきましたが、もちろんデメリットもいくつか存在します。ここまで説明してきたことを思えば、明文化にはメリットばかりのように感じますが、明文化することで起こるデメリットとはどのようなことなのでしょうか。それでは、明文化することのデメリットについて説明していきます。

明文化することで起こるデメリットの1つ目は、作業が面倒ということです。今まで口頭で済ませていたものを、明文化する場合は、明文化するまでの作業が必要となります。また、今まで曖昧になっていた部分においては、ルールを明確にさせるために会議などで話し合いをし、結論を出す必要があります。

明文化することで起こるデメリットの2つ目は、例外が認められないということです。明文化してしまうと、今までより手順、方法、期日などが細かく決められます。そのため、ルールに沿って行う必要があり、臨機応変に対応できていたことも、できなくなってしまったり、制限がかけられる可能性があります。

また、明文化したことによって、今までよりもスムーズにできなくなったと感じる場合もあります。この場合も企業のプロセスと考え、我慢しなければいけない状況になることもあります。

明文化することで起こるデメリットの3つ目は、安易に変更ができなくなるということです。もし、明文化されたものに問題点がでた場合、ルールを勝手に変更することができません。変更したい場合は、同様の議論を行い、結論を出してから再び明文化するといった、しかるべき手順は必要となるので、とても面倒です。

また、例え問題があったとしても、変更がされるまではそのままの状態で運用しなければいけません。そのため、明文化することによって、効率的にも悪い状態になることも予想できます。

明文化という言葉は、ビジネスシーンでよく使われています。そのため、英語でも表記されることも珍しくはありません。それでは、明文化という言葉は、英語ではどのように英語表現されているのでしょうか。明文化は、英語表現では2つ挙げられます。それでは、明文化の英語表現について、詳しく説明していきます。

明文化するという意味を持つ、英語での例文も紹介するので、実際に英語で使いたい場合の参考にしてみてください。

明文化の英語表現の1つ目は、利用可能権の明文化です。英語での例文は、clear stipulation of the right of making availableとなります。この中のstipulationという英語には、規定化、明文化、条項、条件という意味があります。clear stipulation of the right of making availableという英語を日本語の翻訳すると、利用可能権の明文化です。

明文化の英語表現の2つ目は、労働条件の明文化です。英語での例文は、spell out the working conditionsとなります。この中のspell outという英語には、1字1字読む、1字1字綴る、はっきり説明する、詳細に説明するという意味があります。spell out the working conditionsという英語を翻訳すると、労働条件の明文化となります。

ここまで、明文化という言葉の意味について説明してきましたが、いかがだったでしょうか。明文化という言葉には、物事をはっきりさせることで、トラブルが起きにくくなるという意味があります。明文化の意味をしっかりととらえることで、企業内に大きな利益をもたらします。そのため、ビジネスシーンでは必須事項とも言えます。