仕事などで「担当が不在のため折り返しします」と言われることもあります。ですが電話が苦手な人からすると電話をかける場合は自分のタイミングで電話を始めることができ心の準備もできます。
ですが折り返しになるといつどのタイミングでかかってくるかわからないため、急に電話がかかってきた際に緊張してしまいます。
その緊張を避けるためにも「折り返しの電話」となった場合は「こちらから改めます」と再度自分が電話をする旨を伝えましょう。その際に相手が戻ってくる時間帯を確認しておくと行き違いになることを避けることができるので、落ち着いて確認しましょう。
聞き逃した時は機械の所為にする
電話の場合「声が聞き取れなかった」と言うことが多々あります。「相手の滑舌の問題」「声の音量の問題」「周囲の環境」など様々な要因で声が聞き取れず、話が途切れてしまう怖さがあります。
そんな場合に便利なのが「電話の調子が悪いようで、もう一度お願いします」や「電波が悪いようですが私の声は届いていますか?もう一度お願いします」など機械や電波の不調にしましょう。
「すみませんもう一回いいですか?」と聞いてしまうとしっかりと話を聞いてもらっていないと感じてしまいます。互いに気持ちよく電話ができるように、聞き取れなかった場合は「機械や電波」のせいにしてみましょう。
電話が苦手な人が事前にするべきこと
電話が苦手な人や嫌いだと感じている人は、電話をする前に事前準備をしておくことで不安を少しでも解消することができます。いきなり何も準備をせず思い立って電話をするよりも落ち着いて話を始められるので、電話が苦手な方は今から紹介する準備をまずはしてみましょう。
静かな場所に移動する
どうしても電話をする際に周囲が騒がしいと、周りの音に気を取られてしまい電話に集中することができず聞き逃しの原因になってしまいます。
聞き逃しを減らすためにも、静かな場所に移動してから電話をかけてみましょう。相手から電話がかかってきた場合もなるべく静かな場所に移動して話を進めてみましょう。
すぐに静かな場所に移動できない場合は、折り返しにしたり「周りが騒がしいので移動します」と伝え保留にし静かな場所に移動してみましょう。
深呼吸
電話をする前の「深呼吸」も準備として効果的です。苦手克服でも紹介しましたが「要件リストを作成」しても電話をかける際に慌ててしまっては意味がないので、しっかりと深呼吸をし落ち着いて電話をかけてみましょう。
電話がかかってきた場合も、焦って電話に出るのではなく一呼吸置いてから電話に出ると落ち着いて会話を始めることができます。
口の準備体操
電話に慣れていない場合どうしても早口になってしまったり声がこもってしまう場合があります。相手に聞き返されてしまうとより緊張や焦りが生まれてしまうので、口の体操をしておくと落ち着くことができます。ラ行やマ行など発音しづらい音などを事前にゆっくりと発声しておくことがおすすめです。
相手の顔を知っておく
電話に対しての苦手意識は「相手が見えない」「表情がわからない」と言う恐怖心があります。そのため相手の顔をしておくと電話中にイメージしながら話すことができるので、全く知らない人と電話で話すよりも精神的に楽になります。取引先の相手とも一度会っておくと緊張を緩和することができます。
電話が苦手な人は事前準備で克服しよう
電話が苦手・嫌いと感じている人は多く、男女によってその原因には違いがあります。自分の苦手の原因を知ることで克服方法も見えてくるので、自分に合った電話克服方法を試してみましょう。落ち着いて電話をするためにも事前準備をして、少しでも苦手意識を減らせるようにしてみましょう。