書類整理が捗るファイルや収納アイデアまとめ！持ち運びに適したアイテムも！

会社や学校等、生活の中でたくさん発生する書類をどのように整理、持ち運びますか。紙の書類を整理する際に役立つ物が「ファイル」です。ファイルには様々な種類があり、整理する書類や持ち運びによって使い分けることができます。

書類やその書類を使う際に使いやすい収納アイデアやファイルに書類を整理する際のコツやアイデアの他、持ち運びに便利なファイルについても紹介します。それぞれの仕事や生活に適したファイルや収納アイデアを見つけて下さい。

ではまず、書類を整理する際に適したファイルのタイプを紹介します。紹介するファイルのタイプは、「挟むだけファイル」、「薄冊式」、「ボックスファイル」です。それぞれのファイルのタイプの特徴や使い方について説明します。

まずは「挟むだけファイル」です。挟むだけファイルとはその名の通り、書類をただ挟むだけで使うことができるファイルです。

専門用語では「バーチカルファイル」と言いますが、ファイルの中でもメジャーなクリアファイル等もこれにあたり、ファイルの中では1番よく見られる形のファイルです。又、ファイルの4辺の内1辺だけが綴じられた形のファイルもあります。

その他にもマチのついた挟むだけファイルやファイルの端にインデックスが付いた物もあり、仕事や普段の生活でも役立つ形の物が多く存在しています。挟むだけファイルは持ち運びをする際にも便利なファイルです。

挟むだけファイルはただ挟むだけの為、穴を開けたり何かファイル以外に必要な道具を使うことなく使用できます。又、書類の抜き差しも容易にできるという手軽さが人気です。書類が抜け落ちる心配もない上、中に入れた書類を探しやすくもあります。

次に紹介するのは「薄冊式」のファイルです。これは穴あけパンチで書類に穴を開けて綴じていくタイプのファイルで1番よく売れているタイプのファイルです。

ですが、このファイルには決定的なデメリットがあります。それは穴を開けなければ綴じられない所です。挟むだけファイルは何もせず挟むだけで使うことができますが、薄冊式は穴を開けるという一手間が加わります。

多くの仕事をこなさなければいけない会社の中でこの一手間は小さなことと言えど積み重ねると時間の無駄になります。作業量の多くない現場では大した手間ではないかもしれませんが、忙しい会社での使用はおすすめできません。

ですが、この穴を開けることによって綴じた書類の順番が狂いにくい所はこのファイルのタイプのメリットです。又、このタイプはファイルそのもので冊子1冊分のスペースをとってしまうこともデメリットですが、その分頑丈である所が逆にメリットでもあります。

もしこのタイプのファイルしかなかった場合、このファイルを挟むだけファイルに簡単に変えることができるアイデアがあります。

この方法が使えるのはコクヨで販売されている上記の写真のようなフラットファイルです。コクヨの製品でなくても、同じタイプのファイルであれば挟むだけファイルに簡単に変えることができます。では挟むだけファイルに変える方法です。

それはファイルに付いている留め具を外すだけです。留め具は簡単に外すことができる為おすすめです。そして後は挟みたい書類を挟むだけで挟むだけファイルとして使うことができます。元に戻したい時も簡単に留め具を付けることができる為、是非活用してみましょう。

次に紹介するのがボックスタイプのファイルです。こちらはその名の通り、ボックスの形になった入れ物に書類を入れたファイルを入れていきます。

ファイルなしでそのままこのボックスにしまうこともできます。インデックスを付けておけば簡単に必要な書類を見つけることもできる為、おすすめです。収納道具としての用途を兼ねている為、書類のみならず様々な収納にも活躍します。

ボックスが大きい点やボックス自体が底に向かって少し斜めになっている形状の物が多く、そうしたタイプの物はたくさん並べる際にデッドスペースができてしまう点が難点です。ですがまっすぐな物もある為、収納スペースを考慮しながら選びましょう。

ではここからはファイルを使って書類を収納する際の収納のアイデアについて紹介します。紹介してきたファイルを使い紹介するアイデアを実践してみましょう。基本的な収納のアイデアですので、このアイデアから新たに自分のアイデアを加えても構いません。

まず、書類を整理すると決めたら整理したい書類を一旦全部一カ所に集めましょう。初めに集めておかなければ、これもあのファイルにしまいたかったのにという書類が後々出てくることがあり、その度にファイルを出したり書類の量によってはファイルを変えなければいけなくなります。

次はいる書類といらない書類に分けます。いる書類の中にも一定期間は置いておきその後捨てる書類はそれも分けておきます。

基本的には公共料金やクレジットカード、ネットショッピングの利用明細は3ヶ月から1年、給与明細や源泉徴収票、保険関係の書類、家具や家電の保証書は2年を目処に破棄して構いません。これらは一時的にいる書類として分けておきましょう。

その他、レシートは確定申告をする方や医療控除を受ける方は必要な物は残しておきます。ポイントカードや名刺はこれからも使う物、関係が続いている人だけを残します。過去に契約していた賃貸契約に関する書類は支払いが終了しているのであれば破棄して構いません。

又、家電の説明書は最新の物であれば最近はネットで見られることも多い為、ネットを頻繁に使う方は破棄してしまっても構いません。しかし、古いタイプの家電の場合はネット掲載されていない場合もある為、確認してから破棄するようにしましょう。

ここから書類の収納に入っていきます。まずクリアファイルに細かく書類を分類しながら整理していきます。クリアファイルは100円ショップに複数枚入った物も販売されている為、手軽に購入できます。この時に使うクリアファイルは中身がすぐ分かる透明のファイルがおすすめです。

書類をクリアファイルに振り分け整理したら、そのクリアファイルをまた項目毎に分けていきます。例えば、テレビの説明書を入れたクリアファイルとカメラの説明書を入れたクリアファイルは同じ「家電」という項目で括ることができます。項目は一例ですので、好きな分け方で構いません。

クリアファイルを項目別に分けることができたらそのクリアファイルを1つにまとめてフォルダに整理します。挟み込みファイルの所で紹介したようなファイルの4辺の内1辺のみが綴じられたような見開きのフォルダを使用するのがおすすめです。

又、そのフォルダにインデックスが付いていればインデックス部分に項目名を記載できる為便利です。この時にテプラ等を使用すると作業も簡単にできます。このタイプのフォルダはコクヨの商品で最適なフォルダがあり、そちらを使うのがおすすめです。

最後にこれらのフォルダをボックス形のファイルにしまえば完成です。インデックスが付いていれば探す際の手間も省け、又新たにファイルや書類を追加する際にもこのアイデアを使えば簡単に整理することも可能です。

フォルダの状態のままだと気を付けておかないとファイルがばらけてしまったり、フォルダの数が少ないとボックス形のファイルの中でフォルダが開いてしまったりとデメリットもありますが、簡単に整理できるという点ではこのアイデアは試してみる価値のある収納アイデアです。

ではここからは書類の整理はもちろん、持ち運びにも便利なファイルを5つ紹介します。整理ができるだけでなく、持ち運びにも便利であれば会社や学校でも役立ちます。自分の持っている書類や普段の行動に合ったファイルを見つけ整理や資料の持ち運びに役立てて下さい。

まずは、ファイル商品とインデックスの作成時に便利なテプラを主力製品としている文具メーカー「キングジム」の「 キングジム・フェイバリッツ クリアーファイル(透明)60P FV166-3T」です。

クリアポケットに上から書類をしまうタイプのファイルで、10、20、40、60ポケットとポケット数の違う4タイプが販売されています。縦型のA4サイズのファイルで一般的な書類は容易に収納することができます。

このファイルの特徴は、裏表紙の内側にちょっとした書類やクリアファイルもそのまま収納することができる多機能2段ポケットが付いていることです。ポケットに入れるほどではないけれどちょっと必要な書類を一時的に保管することができます。又、便利なインデックスシートも2枚付属しています。

次は文房具やオフィス家具等を扱うメーカー「コクヨ」が販売している「 コクヨ・FITUS クリヤーブック(固定式)20P ラーFT20」です。

こちらもクリアポケットが付きで書類を上からしまうの縦型A4タイプのファイルです。20と40ポケットの2種類があります。このファイルのおすすめポイントは裏表紙の内側に付いた2穴とじ具です。これがあることでクリアポケットを追加することができます。

又、穴あけパンチで穴を開けた書類を綴じることもできます。別売りの厚口ポケットをこのとじ具に取り付ければちょっとした書類や小冊子もこの中に収納することができる為、便利です。又、「Cofitus」というこちらも別売りの薄型ファイルも2つ穴が空いている為取り付け可能です。

次はオフィス家具の大手である総合事務用品メーカー「プラス」の「 プラス・Pasty smart 10P FC-670PS」です。

見た目に可愛らしいパステルカラーのクリアファイルで持ち運びの際にも見栄えします。色の種類は8種類、中のクリアポケットは10、20、40ポケットの3種類があります。ポケットの中には中紙が入っている為、書類の出し入れの際にも便利です。

又、一般的に背ラベルは縦入れが多く入れ辛いのが難点ですが、このファイルは背ラベルが横から入れられる為、スムーズに背ラベルを入れることができます。背ラベルを収納する部分がA4の横の長さと同じの為、背ラベルを自分で作る際にも簡単に作ることができおすすめです。

次はファイルやアルバムを主力製品とするファイリングカンパニー「セキセイ」の「 セキセイ・アクティフVフリップ クリヤブック 10P ACT-5910」です。

A4サイズの縦入れタイプのファイルで10、20ポケットの2種類があります。このファイルの大きな特徴はファイルの端にフラップと呼ばれる持ち運びの際に便利なファイルが勝手に開くことを抑えられる機能が付いている所です。

この機能が付いていることで持ち運びする際に鞄の中で中のクリアポケットが崩れることがなく、持ち運びに適しています。又、このフラップはしおりとしても使用できる為、ここと思う所にフラップをしておけば次にファイルを開いた時にまた同じ箇所をすぐに見ることができます。

最後はFITUSクリヤーブックと同じくコクヨが販売している「 コク・NOVITA クリヤーブック ノビータ20P ラーTN560」です。

20、40、60のクリアポケットに上から書類を収納するタイプのファイルです。サイズはA4サイズですが、このファイルの大きな特徴は中に入れた書類の量によって背表紙の大きさが返られる点です。中の書類が多くなると商品名の通り、背表紙が伸びます。

中の書類が少ない時は買った時と変わらない薄い状態のまま持ち運びの際にもかさばりません。又ファイルは中の書類が増えると表紙が盛り上がり閉じにくくなりますが、NOVITAは背表紙が広がることで表紙も中の書類も丸まることなくすっきりと分厚い本のように綺麗に閉じることができます。

ここまでファイルの種類やおすすめの収納アイデア、おすすめのファイルを紹介してきましたが、ファイルを使って書類を整理することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。書類をファイルに整理することで起こるメリットについて見てみましょう。

まずは書類をファイルに整理することでその時探している目当ての書類をすぐに見つけることができます。

書類を探すという行為はそれだけで多くの時間を裂いてしまいます。ですが、書類をきちんと整理しておき、ここまで紹介してきた中にもあったような、ファイルにインデックスを付けたりファイルを項目毎に整理する等しておけば目当ての書類をすぐに見つけることができます。

書類を乱雑に置いておけばそれだけ掃除の際にも手間がかかり、書類の山を崩した時には余計な仕事も増えてしまいます。書類を整理し、収納するという一連の流れを一度やっておくだけで仕事も普段の生活もとても快適に過ごすことができます。

次に書類をファイルに整理しておけば、紛失の心配が格段に減ります。紙の書類はどこかに紛れてしまうことが多く、紛失の危険が高い物です。しかし書類が回ってきた時点でしっかりファイルに収納しておけばファイルを出せば書類を出すことができ、紛失の心配もありません。

書類がきちんとファイルに整理され、机の上が片付いているとそれだけで自分自身も周りの人も気持ちが良いものです。しかし、書類がバラバラと置かれている机を見るとだらしない印象を与え、自分自身の評価も下げかねません。書類を整理するだけで人からの印象も随分変わります。

では最後にファイルに書類を整理する際のコツを紹介します。収納のアイデアやおすすめのファイルが分かっても中々上手く整理ができないこともあります。そうした方の為に、書類整理が更に上手くいくコツについて最後に紹介します。

まずは書類を整理したファイルを保管する場所を確保することから始めましょう。ファイルを整理し収納できる場所がなければそもそも整理、収納は上手くいきません。

ファイル単体であればある一カ所の保管場所を確保すれば整理、収納はできるかもしれません。しかしボックス型の物は形が大きい為、それなりの場所が必要です。ボックスをいくつもならなければならない場合はかなり広いスペースが必要になる為、その分保管場所を作らなければいけません。

保管場所を作る為に身の回りを整理することが大切ですが、それ以前に身の回りを整理することを習慣付けることです。この習慣がない人はその時だけは整理できてもまたひっくり返ってしまい堂々巡りになってしまいます。そうならない為にも身の回りの整理を習慣化させましょう。

次に書類を仕分けする時間を確保しましょう。忙しい毎日の中でこの時間を確保するということはとても難しいかもしれませんが、少しでもその時間を確保するだけで随分と整理ができます。

職種や業務、生活環境によっては紙の書類はすぐに溜まってしまいます。大事なのは溜まっていくことを無視せずなるべくこまめに整理をすることです。大量に書類が溜まってからでは整理をする気も削がれてしまう為、少しずつ整理していくことをおすすめします。

大量に溜まってしまうとその分整理する時間もかかってしまいます。ですが、こまめに整理することで毎回整理にかかる時間も最小限で済ますことができます。こまめに整理をするということはそうした意味でもメリットです。

紙の書類をよく使う方は3日に1回の頻度で書類整理することをおすすめします。あくまで一例ですが、これぐらいこまめに時間をとっておけば先述したようなメリットも得られる為、仕事中や普段の生活のちょっとした時間を有効活用し整理しましょう。

書類を溜めて仕分けをするという整理整頓の流れが身に付いてきたら、書類を仕分けする用のボックスを設置してみましょう。

ボックスは空いたダンボール等どのようなボックスでも構いません。資料、期限のある書類等といったように自分の仕事や生活に合った振り分け方を考え、ボックスを設置しその都度仕分けができる環境を作っておきます。

その都度資料を仕分けておくだけで書類を整理する時間の短縮にも繋がります。しかし、このボックスを設置する為にはやはりスペースが必要な為、スペースがない方は最初に戻って書類の保管場所と共にボックスの設置場所も確保しましょう。

IT化が進んだ現代でも紙の書類はまだまだ多いのが現状です。その紙の書類を上手に整理したり、持ち運びをする際にファイルはとてもおすすめな商品と言えます。自分の仕事や生活に合ったファイルやボックスを見つけ、快適な毎日を送れるようにしましょう。