スキルマップの作り方や例を紹介！活用後の効果やデメリットをチェック！

「帝国データバンク」の調査により、正社員が不足している企業は50.1パーセントとなっています。前年同月比でみると、2.4パーセント減少はしましたが、依然として5割の高水準で働き手が不足していることがわかりました。現在多くの企業が人材不足に悩んでいます。

現在、どのようなことが経営上の課題になっているかという質問を、労働制作研究・研修機構の「人材育成と能力開発の現状と課題に関する調査結果」においてしたところ、1位が「人手が足りない」になりました。2位は「必要な技術・技能を持った人が足りない」でした。

3位が「営業力・販売促進ノウハウの不足」」という結果になりました。技術やノウハウの不足という回答はつまり、人材不足によって起きている課題であると考えることができます。人材不足により人材育成にも悪影響を及ぼしているという可能性も出てきています。

リーマンショック以降、求人倍率は増加し、企業間の人材獲得競争も激化しています。人手不足による売り手市場が続いていますが、経験や技術がある人材の新たな獲得は非常に困難な現状です。そうした外部からの人材獲得が難しい中ではスキルマップ制作が重要になってきます。

そもそもスキルマップとはどのようなものなのでしょうか？どのような作り方をするのでしょうか？エクセルのようなソフトで作ることができるのでしょうか？また、スキルマップを作る意味や目的といったものは、いったいどんなものなのでしょうか？

さらにはスキルマップを作ることはメリットばかりではありません。スキルマップを作ることで発生するデメリットとはどんなものでしょうか？こうしたスキルマップのさまざまな疑問に、例を挙げて応えていきます。

スキルマップのメリットデメリットを語る前に、そもそも「スキル」とはどんなものかを知らなければなりません。会社経営において「スキル」とは「仕事を行う能力」といった定義だけではおさまりません。仕事には営業などの業界、業種、業務など分類要素があります。

普遍的でわかりやすい基準として「資格」が1つの例になります。資格とはどんなものかというと、運転免許から会計士の資格といった専門的な技術や知識を所持していると、公的に認められたものです。つまり「スキル」の1例は「専門的な業務を行う能力」ということになります。

また「スキル」の例として、公的に認められたものだけでなく、管理者であれば管理能力、営業など業務を遂行するに当たっての能力評価といった例を挙げることができます。営業職を例に挙げると、接客能力の評価やコミュニケーション能力の評価、英語の能力の評価といったものが必要です。

営業職の例を見ると「スキル」とは仕事をスムーズに進めると評価された能力と言い換えることもできるでしょう。営業職に限らず1人1人のスキルを判断するには、判断基準を明確にし、個人のスキルを正確に評価する必要があります。

従業員1人1人のスキルを正しく評価すれば、何が足りなかったのか、今後はどうしていったらいいかなど、課題や目標が見えてきます。その結果、個人だけでなくチーム全体の営業成績にも効果が出てきます。

スキルマップとは、「個々の従業員が持つスキルの一覧表」です。スキルマップは組織の構成員それぞれが持つスキルやスキルのレベルを「マトリックス図」に表します。これはエクセルを使った作り方ができます。例として、横軸方向にスキル名を記し、縦方向に従業員の名前を記述します。

スキルマップは従業員のスキルを一覧することができます。そのため、次のような目的での使い方ができます。まず計画的な人材育成といった例があります。またプロジェクトメンバーの選出をする際の参考にするといった使い方も1例です。またスキルマップは様々な形式があります。

例えばエクセルで「資格者一覧表」を作ったとします。この作り方の目的は何なのでしょうか？エクセルなどで作る「資格者一覧表」とは従業員が持っている資格を把握するための管理表です。目的としては主に3点が挙げられます。

1つ目は、安全管理の目的です。安全に作業を行う場合に社員が持っていなければならない資格があります。それを一目で理解することで、業務上の安全をエクセルで管理できるといった効果があります。

2つ目は、製品やサービスの品質維持の目的です。国家資格や社内資格を取ることを推進することで、従業員のスキルレベルを向上させ、ひいては製品やサービスの品質をエクセルを使って維持向上させるといった効果があります。

3つ目は、従業員の意欲向上の目的です。従業員の誰がどんな資格を持っているかをエクセルで示すことによって、評価されたいと願う従業員の意識を高め、評価されるために資格取得の意欲を高めます。その結果、従業員の能力が向上するといった効果があります。

スキルマップは簡単に言ってしまえば、「個々の従業員が持つスキルの一覧表」です。ここでは「スキルマップ」という名称を使っていますが、スキルマップには他にさまざまな言い方があります。例えば、企業によっては「力量表」という言い方をしているところもあります。

さらに例を挙げると、「力量管理表」という言い方もあります。「技能マップ」と呼んでいる企業もあります。「スキル・マトリックス」や「Skills Matriix」といった呼び方をしている企業もあります。これらの例のようにスキルマップには様々な別名があります。

スキルマップとは従業員のそれぞれのスキルを可視化した、人材能力表です。これまで目に見えなかったスキルの有る無しが可視化されるのが大きな特徴です。こうした一覧表を作ることにはメリットとデメリットがあります。

多くの企業で採用されているからには、メリットがあるということでしょう。もちろん、能力が一気に可視化されてしまうことでデメリットもあるでしょうが、ここではスキルマップのメリットについて、見ていきましょう。

スキルマップには大きなメリットがあります。メリットの1つ目は、従業員のスキルや実力を可視化できることです。誰がどんな能力を持っているかがわかれば、適材適所に人員を配置することができます。

営業職を例に挙げてみましょう。例えば営業で外資系企業とのやり取りには英語のスキルがある従業員に任せるといったことができます。さらに、営業でありながらコミュニケーション能力が不足しているといった評価をされている従業員に、別の持ち場を任せるといった英断もできます。

能力が営業職に合わない従業員であっても、他に評価すべき能力があるでしょう。その従業員がいることがデメリットになってはいけません。そうした能力を発揮できる持ち場に配置換えされることで、営業職では発揮できなかった実力を発揮できて、評価は上がることでしょう。

メリットの2つ目は、従業員育成に貢献できることです。1つ例を挙げてみましょう。スキルマップを導入する以前は、公的な資格やベンダー資格といったものを取得することにばかり目を向けていた企業がありました。

しかし営業職などで業績に効果を上げるのに必要なものは、経験であったり習熟度であったりします。こうした効果を上げるために必要な項目を検討した結果、この企業はスキルマップを導入しました。

その結果、本来であれば遂行することができる項目の点数が低かったり、外部委託をしたほうが効果が上がるスキルがあると判明しました。これにより、育成を強化する方向につながっていき、営業成績などの効果はみるみる上がっていきました。

メリットの3つ目は、従業員の意識改革です。スキルマップを従業員に公開すると、どういったことが起きるのでしょうか？まず、従業員は自分自身にどういったスキルがあるのか、どう評価されているのかを客観視することができます。

自分のどんなスキルが評価されているかを知ると、モチベーションはアップするでしょう。また、職場が要求しているスキルの中で、自分に足りない部分があることがわかります。営業など数字で評価が出やすい業界でない業界では特に効果的です。

自分にはどんなデメリットがあるのか知ることで、より向上しようとする意識が生まれます。また、社員同士の競争意識も生まれ、切磋琢磨することで成果が上がっってくるメリットもあります。しかし競争意識はグループ内の空気を不穏なものにするデメリットもあるので注意しましょう。

メリットの4つ目は、人材を採用する上で、大きな効果を発揮するというものです。特に、中途採用の候補者は、専門的なスキルを持った人材が重視されます。何の専門性を重視して、採用するべきかがスキルマップを作っておかないとぼやけてしまうデメリットがあります。

現在、現場で求められているスキルが何かがわかっていれば、今足りていないスキルを持った人材を、積極的に獲得することができます。たとえば営業職の場合、新規開拓する上でチームのスキルが低い分野に強い人材を獲得できます。獲得する人材像を可視化できることがメリットと言えます。

ここまでスキルマップのメリットについて見てきましたが、スキルマップにデメリットはないのでしょうか？スキルマップは使い方を誤ると、デメリットが発生してしまいます。スキルマップを導入することで発生するデメリットを理解し、注意をしつつ対策を立てていきましょう。

スキルマップのデメリットの1つ目は、評価項目となるスキルを設定するため、作り方に手間と時間がかかるということです。スキルは資格といったわかりやすいものばかりではありません。その会社独自の業務や従業員のビジネスマナーといったエクセルで数値化するのが難しいスキルもあります。

そういった漠然としたもののどれを評価項目の中に入れていくのか、また評価水準をどう設定していくのかを決めるため、作り方に時間と手間がかかるという点は大きなデメリットと言えるでしょう。

スキルマップのデメリットの2つ目は、指導役職員の負担の増大です。スキルが足りないと評価された従業員は、スキルを上げる努力を独力でする他、役職員の指導も期待されてしまいます。これは大きなデメリットです。

役職員は通常業務も行わなければなりませんから、指導するという負担が増えてしまいます。また、役職員に指導員としてのスキルがなければ効果は上がらず、大きなデメリットが増えていくという結果になってしまうでしょう。

スキルマップのデメリットの3つ目は、評価基準が公平かつ明確でないと問題を起こすというものです。スキルを数値化することで作り方に時間と労力がかかるデメリットがあると先述しました。時間をかけた作り方をした結果、その評価基準は公正であるでしょうか？

例えば、営業職のアプローチスキルの有無などは人によって評価が変わるデメリットがあります。そうしたスキルに関して評価されることに、従業員は理不尽さを感じることがあります。これは大きなデメリットです。従業員はそういう作り方をされた評価に不満を持ちます。

その結果、従業員のモチベーションが低下するというデメリットを引き起こしてしまいます。従業員の誰もが納得する公正な基準を設けた作り方をすることが、こうしたデメリットを生じさせない上で重要なことです。

営業職のアプローチスキルといった、抽象的な概念のスキルについては、過大分析力、過大解決力などといったスキルの細分化をすることで、社内で計測できるスキルまで分解していきましょう。そうした作り方をしていけば、問題は少なくなっていきます。

スキルマップを導入すべき業界とは、どういった業界なのでしょうか？それは社内において、人材の育成を重要視している業界でしょう。また、経営上、人材育成を課題の上位として設定している業界でもあるでしょう。人材の育成だけではありません。

人材が最高のパフォーマンスを発揮しやすい配置を実現したいと考えている業界にも言えることでしょう。業務に対して従業員がもっとモチベーションを向上させる必要がある業界や企業にも言えることです。

こうした企業や業界は、スキルマップを導入して、スキルの可視化をして従業員個々人のスキルアップを目指す必要があるでしょう。このようにスキルマップを導入すべき業界や、導入しやすい業界について見ていきましょう。

スキルマップが必要な業界の1つ目は製造業です。製造業は歴史的に見ていくと、スキルマップを導入しやすく、また導入してきた業界と言えば、製造業です。開発力が重要視されるメーカーの中でも、従業員100人以下の規模の製造業では、組織内のスキルマップが真剣に考えられています。

実際、スキルマップを導入した結果、大きな成果を上げてきました。製造業では従業員それぞれが持つスキル、またそれだけでなく組織全体が持つスキルが抜けたり漏れたりしては重大事です。そういった問題を防ぐためにも、スキルマップが多く活用されています。

スキルマップが必要な業界の2つ目は、建設業など技術系の業界です。さらに言えばIT業界もこれに含まれます。これらの業界の中で、スキルマップの導入を始めている企業が多くあります。技術系の企業は手に職を持つことでスキルもわかりやすいと言えます。

また専門性や技術力が必要とされる、IT業界を代表とする業界は、組織全体が持つスキルも、俯瞰的に見えるようにする必要性が生じていることから、スキルマップが導入されているようです。

ここまで現在の状況を見てきましたが、今後のトレンドはどうなっていくでしょうか？これまでスキルマップを盛んに活用していた製造業ですが、今後はAIの発展などにより機械化が進んでいくでしょう。そうなると自動化されるスキルが増えていきます。

高度なスキルは徐々に不必要なものとなっていくことでしょう。そして今後、スキルマップを必要とする業界というのは、製造業のようなメーカーではなく、IT企業や建設関係企業、人材活用が叫ばれている小売業から、飲食業、サービス業に至るまで積極的にスキルマップが活用されるでしょう。

ここまで見てきて、自分のチームにもスキルマップを導入する必要があるかもしれないと考え始めている人もいるかもしれません。そうしたスキルマップの作り方を知りたい場合、作り方の前に、スキルマップを作る上での必要事項を見ていく必要があるでしょう。

作り方がわからないから、他の職場のスキルマップを流用させてもらおうと思っても、実際には上手くいきません。スキルマップはオリジナルの作り方をされてはじめて、効果が期待されるのです。

スキルマップの作り方に、特別に専門知識や技術は必要ありません。エクセルの操作など、基本的な作り方を知っていれば、あなたの職場に適したスキルマップの作り方ができます。

スキルマップの作り方に入る前に、まず誰が作るのかを決めましょう。普通ならスキルマップは管理者でもある上司が作成するケースがほとんどです。職場の上司は、部下のスキルをきちんと把握しておくと仕事に効果を与えます。また自分のスキルレベルを判断してエクセルで作る場合もあります。

しかしスキルマップには、客観的な視点がどうしても必要になります。自分で自分のスキルを自己評価すると、正確な数字にならない場合もあります。そういった場合、上司が改めて評価し、必要に応じて訂正するのも効果があるでしょう。

まず、スキルの評価対象を決めていきます。仕事の流れや内容を考えに入れながら、必要なスキルを書き出していきましょう。階層を作成して、必要な業務項目を漏れなく洗い出しておきます。それらのスキルを分類していきます。これは業種、業務によって異なります。

業務の流れを確認しながら、必要なスキルを洗い出していきましょう。スキルの分類は業務項目から作業項目を分類すると、うまくいきます。またスキルの分類は技術や製品の種類によって分類していきましょう。分類に悩んだら、何のためのスキルマップか再確認しながら考えましょう。

スキル項目は階層を作って作成するといいでしょう。最初の階層に業務内容、次の階層に作業内容といった具合です。階層の数は業務によって変わってきます。しかしあまり多いと分析がスムーズにいかないので、3段階から6段階程度にまとめましょう。

スキルマップにおける評価方法は、何段階にするかが悩みどころです。大雑把過ぎても、細かすぎても、スキルが正確に把握できなかったり、管理しにくくなったりします。スキル評価の目的に応じて、どの程度の段階が適当かを判断しましょう。

スキルレベルの管理者を誰にするかも、大きな問題です。職場の直属の上司や本人がレベルを判断します。それと、直属でない上司が評価する方法も効果的です。直属でないことで見えにくかったスキルレベルがわかる場合があります。

誰が評価するかは、職場の雰囲気だったり、社風だったり、仕事の内容によって決めていきましょう。評価基準は職場に合ったレベルを設定しましょう。4段階に設定するとなると次のようになります。

レベル1は「始めたばかりでサポートならできる」、レベル2は「教えてもらいながら実践できる」、レベル3は「1人で実践できる」、レベル4は「他の人に教えることができる」となります。

スキルマップの管理は誰がするかを決めるには、いくつか方法があります。まず担当者を決めて管理する方法です。評価をする立場の上司が管理する方法もあります。さらに本人が管理して定期的に上司がチェックすという方法もあります。

スキルマップは。一度作ったらそれで終わりというわけではありません。業務内容が変化したり、業界のニーズの変化があったりすると、変えていかなければなりません。

さらに、従業員のスキルレベルが上がった場合、適切に修正していく必要があります。スキルマップの内容を定期的に見直すため、誰がいつ修正をするかを決めておいたほうがいいでしょう。

それではいよいよ、スキルマップの作り方を見ていきましょう。効果的なスキルマップは、どういった作り方をしていけばいいのでしょうか？スキルマップを作るのに、エクセルを使えるぐらいで、難しい知識や能力は要りません。スキルマップの基本の3ステップをしっかり掴んでおきましょう。

作り方のステップ1である、スキル体系の作成がスキルマップの作り方の肝になります。適切なものを作るために、5つのポイントを掴んでおきましょう。1つ目はスキルの分類です。スキル体系をどう分類していくのが重要になります。2つ目はスキルの階層数です。

スキルを何段階に分割するのかが大事です。3つ目はスキルの粒度です。スキルの細かさはどのぐらいにするべきかです。4つ目はスキルの内容です。スキル項目に何を入れるかということです。5つ目はスキルの表現です。スキルをどう表現するかということです。

最初から完璧なスキル体系を目指しても、頓挫してしまいかねません。あまり高いハードルを置かず、70点ぐらいのスキル体系を作成してみようという心構えでいましょう。あとは運用しながら修正していけばいいというスタンスでいましょう。

作り方のステップ2では、スキルの達成度を判定する「スキルレベル」を決めていきましょう。これには「〇か×か」といった「スキルがあるか、スキルがないか」だけではあまり効果は上がりません。

レベル1、レベル2、レベル3、レベル4といった具合に、いくつかの段階を持たせるほうが、従業員のスキルを理解しやすくなります。

この場合、エクセルを使う作り方で充分です。エクセルに記すスキルレベルは「1」「4」といった数字が良いでしょう。この時エクセルの「スタイル」「条件付き表示」の機能と使っていきましょう。エクセルのセルの色や濃度も、使い分けていくと効果的な表示になります。

そうなると、数字ではなくアルファベットや記号でもいいのではないかといった考え方もあるでしょうが、「レベル2以降は赤にする」といった設定が難しくなってしまいます。

作り方のステップ3は、スキルの評価です。これには主に3つの方法があります。まず、上司が部下を評価して記入する方法です。2番目が本人が自分のレベルを記入し、上司が評価や修正をする方法です。

3番目が本人が自分のレベルを記入し、上司が評価と修正をし、第3者が決定する方法です。スキルの評価に試験を行う方法もありますが、運用する上での負荷を考えると、あまり現実的とは言えません。

スキルの可視化が目的ならば、上司が評価していく方法が現実的でしょう。ただしその評価を上司の胸に抱え込んでいないで、本人に公表することが大事です。さらに上司の評価で偏りが出ないように、第3者の決定が入る3つ目の方法は最も効果的です。

スキルマップはエクセルを使えば、簡単に作ることができます。スキルマップ作りの準備段階を終えたら、次は参考になる実際のスキルマップの作成例を見ていきましょう。

多くの企業でスキルマップが使われ、効果が上がっています。どのような内容なのか、気になる点はないか、営業部門、製造部門、経理部門で見て、参考にしてみましょう。

営業で求められるスキルは、顧客情報、コミュニケーションスキル、アプローチスキルなどです。これらのスキルをエクセルに記入していきます。営業部門のスキルマップの内容は次のようなものです。

具体的な営業のスキルを挙げていきましょう。「顧客についての把握力」「計画能力」「コミュニケーション能力」「交渉力」「積極性」「商品の知識」といった項目が営業に求められているスキルです。

これをエクセルのセルの横軸に埋めていきます。縦軸には従業員の名前を入れていきます。これらの項目にスキルレベルの1から4の数字を入れていきます。レベルの数が上になると、薄いピンクのセルにするなどして、わかりやすくすると、従業員のモチベーションも上がります。

技術職の業界では、誰がどのようなスキルを持っているか、どこまでの技術が必要なのかなどを正確に把握している必要があります。エクセルで作成する場合、製造過程における工程ごとにスキルレベルを把握できるようにしておきましょう。

まず「補助」「指導を受けながらできる」「ひとりでできる」「指導ができる」といったレベルごとに設定して、エクセルのセルに埋めていきます。

最後に事務職の経理部門のスキルマップを見ていきましょう。求められるスキルは「出納業務」「会計業務」「財務諸表の作成や分析」といったものです。その他、「資産運用に関する業務」「税金関連の業務」などのスキルもあります。個々のスキルを正確に判断します。

エクセルで作成する場合は、資格に関するスキルレベルもスキルマップに反映させます。どの部署にどんな資格の従業員が何人いるかといったことまで確認できるようにエクセルで作っていきます。

最後に、スキルマップの作成ツールについて見ていきましょう。スキルマップはどのように作成していけばいいのでしょうか？かつての営業の成績表のように、黒い黒板やホワイトボードに大きく票を書いておくというわけではありません。パソコンのソフトを上手に利用しましょう。

スキルマップの作成ツールの1つ目は、エクセルです。スキルマップの作成に難しい知識は必要ないと先述しました。パソコンを扱える人なら、エクセルの使用がいちばん簡単でしょう。縦軸に従業員の名前を、横軸にスキルを埋めていき、1から4までの評価を記していきます。

数字のレベルによって、薄くセルの色を変えていくとわかりやすいでしょう。エクセルでまったくのゼロから作成するのが不安な場合、スキルマップ用のエクセルのテンプレートも公開されているので、利用してみるのも悪くないでしょう。

さらにサンプルが示されているサイトもあるので、難しいと考える人は、そういったサンプルを参考にしてみましょう。

スキルマップの作成ツールの2つ目は、厚生省のサイトで公開されている、「職業能力評価シート」です。これを利用することで、簡単にわかりやすいスキルマップを作製することができます。スキルマップを作る上で、もっとも基本的な形式を備えたテンプレートと言えるでしょう。

これを厚生省のサイトからダウンロードし、作成していきましょう。サブツールも充実しています。自分の職場に合った形にカスタマイズしていきましょう。「職業能力評価シート」には様々な業種別のシートが用意されています。

「エステティック業」「警備業」「葬祭業」「ディスプレイ業」「外食産業」「フィットネス産業」「卸売業」「在宅介護業」「スーパーマーケット業」「電気通信工事業」「ホテル業」「ビルメンテナンス業」「アパレル業」「ねじ製造業」「旅館業」の15種類があります。

上司の立場にいる人間は、下で働く従業員がどんなスキルを持っているか、そのレベルはどのぐらいなのかを把握しておく必要性があります。スキルマップは、そうした個々のスキルを可視化することができます。

社内での業務の割り振りや、スキル向上のための指導をする上で、とても便利なツールです。もちろんメリットだけでなく、デメリットもあるので、全てをしっかり把握した上で、自社に取り入れるのかを考えていきましょう。