「在中」の意味とは？正しい使い方や封筒への書き方もレクチャー！

封筒に書いてある「在中（ざいちゅう）」は、中に何が入っているかを表記する言葉です。中に入っている書類が重要なものの場合に使う言葉です。

封書の表に「在中」と記載する必要がある書類には、主に請求書、見積書、履歴書、説明書、明細書、金券類などがありますが、この他にも「エントリーシート在中」や「応募要領在中」など相手にとって必要な書類が入っている場合に「〇〇在中」を使います。

「在中」を封書の表に書く意味と、理由やメリットには次のようなものがあります。受け取った相手が郵便物を仕分けする煩わしさや手間を省けるという意味があります。

またよく来るダイレクトメールと勘違いされて捨てられるリスクを避ける意味があります。依頼された書類を送る際には、相手はその書類を待っています。相手が郵便物の中から目的の書類を見つけやすくするという配慮の意味があります。

また「在中」が記載されていることにより担当者に確実に届くというメリットがあります。例えば「履歴書在中」なら人事担当者の元へ「請求書在中」なら経理担当者に確実に届けられます。

「在中」が記載されていることで、中に書類が同封されていることが一目で確認できるので、開封する際に書類を傷つけるリスクを減らすことができます。また「在中」の記載がなければ、不審な郵便物と判断されるリスクがあります。

つまり同封されている書類の種類を「〇〇在中」と封書の表に記載することで、相手が仕分けする手間やリスクを減らし、配慮や思いやりを表現する意味にもなり、ビジネスの関係を良好にするメリットがあります。

「在中」は封筒の中に何が同封されているかを明記する言葉です。いざ請求書や見積書を送ろうとするときに「在中」はどのように書けば良いのでしょう。書き方が分からなければ戸惑ってしまいます。

封筒には様々な大きさや形があります。色も違います。事務用品には「〇〇在中」のスタンプがあり、それをを使っても良いのか、手書きで失礼に当たらないのか、文字の大きさや色、書き方には色々疑問がわいてきます。

ここではそれらの疑問を解決するために「在中」の書き方を紹介します。これらを参考にして正しい「在中」の書き方を習得してビジネスに役立ててください。

書き方の前に封筒の種類や封筒の選び方を考えてみましょう。封筒には縦書きと横書きの2種類があり、それぞれで書き方が違います。

また大きさはA4サイズの用紙が3つ折りまたは4つ折りで入る定形封筒と、A4サイズを折らずにそのまま入る定形外封筒があります。封筒のサイズは同封する書類の種類にとって変える必要があります。

請求書など書類の枚数が1〜2枚程度なら定形封筒で折って入れても問題ありません。しかし企画書や提案書などで書類の枚数が多い場合は、折り込めば厚みが増し受け取った相手が読みにくくなります。

見た目も悪くなり、仕分けやコピーを取るのにも苦労します。その場合は定形外の大きめのサイズを選び折らずに同封します。相手のことを考えて封筒を選ぶ配慮が必要です。

封筒の色は基本的には白が無難ですが、会社によっては社名入りの封筒がありカラー印刷されている場合があります。色が数種類あればできるだけ淡い色の封筒を選びます。色が濃いと「在中」の文字がはっきり読み取れなくなるので注意しましょう。

縦書き横書きはどちらでも問題ありませんが、「在中」を記載する位置や書き方が違います。縦書き封筒の場合は「左下に縦書き」横書き封筒の場合は「右下に横書き」に記載するのが書き方の基本です。

しかし社名などがすでに印刷されている封筒で、デザインや大きさが異なる場合があります。全体のバランスを考えて記載位置や書き方を封筒に合わせて変える必要がありますます。

「在中」の文字の色に特に規定はありません。目立たせる必要があるので一般的には朱色や青が多く使われます。しかし封筒の色によっては、朱色や青で記載するとかえって目立たなくなくなる場合は、黒色で記載しても構いません。

また同封する書類が、請求書や見積書などお金に関わる場合は「朱色」や「赤」は赤字をイメージさせるので避けた方が良いとされています。

これもケースバイケースで「在中」を記載する目的は、一目で同封されている書類が確認できることなので、色よりも目立つことを優先させた書き方にしましょう。

「在中」の書き方で、文字の大きさは宛名よりも小さめに書くのが通例です。宛名より大きい場合は相手に対して失礼にあたる可能性があります。例えば「請求書」などの文字が大きければ「早く払え」と言わんばかりでプレッシャーを与え気分を害してしまいます。

しかし目立たなくては困るので、「在中」を枠線で囲んだりカッコ書きにするなり、書き方に工夫が必要です。一番大切なことは、どのような場合でも相手に失礼にならないように負担や手間を軽減する気遣いを持った書き方が最適です。

封筒に「在中」を手書きする場合は「油性ペン」をオススメします。水性の場合は水に濡れてにじむことがあります。郵便物は雨の日に配達されることもあり、受け取った後でうっかり濡らしてしまうこともあります。「油性ペン」はにじみを回避することができます。

また会社によってはよく使う書類の種類に合わせて「〇〇在中」のスタンプが用意されている場合があります。スタンプは誤字が防げることと、きれいに仕上げることができるのでオススメです。

スタンプには縦書き横書きがあります。またスタンプの色や大きは封筒に合わせて選んでください。封筒が横書き用でスタンプが縦書きの場合でも、バランスさえ取れていれば問題ありません。全体の色合いとバランスを考えて選ぶことが大切です。

「在中」を封筒の表に記載する書類には、会社から個人宛、会社が他の会社宛に出す場合と、個人が会社宛に出す場合があります。個人が会社宛に出す書類には主に履歴書やエントリーシート、公募などに応募する提出物等です。

会社から個人宛に出す書類には、会社案内、応募要領、などがあり、会社同士や会社個人共通するものに「請求書」「見積書」「領収書」「企画書」「提案書」「契約書」などがあります。

最近はペーパーレス化が進みネットやメールでやりとりする場合が多くなっていますが、契約書や領収書などの重要な書類は必ず郵送を使います。また会社の規定で印鑑の押してある現物でないと正式文書と認めない場合があります。

実印以外の印鑑は文具店などで簡単に購入できるので、あまり意味がないように思えますが、日本の慣習には印鑑文化の名残がまだまだ数多く残っています。

そのため「在中」の文字も手書きよりスタンプの方が印鑑に似ているので信頼性があり受け取った相手が安心するという日本的な一面があります。

江戸時代までは印鑑は非常に高価で、個人がたやすく手に入らないので大切に保管され、本人以外は使うことができないという歴史があります。そのため借用書や権利証のように重要な書類には印鑑が個人の証明として使われていました。

その文化の名残で、会社の規定にも印鑑が必要とされている場合が多いのです。その影響で現物書類を送ることが多くなり、まだまだ封筒に「在中」を記載するケースが多々あります。

「在中」には似た意味を持つ類語があります。「同封（どうふう）」「同送（どうそう）」「添付（てんぷ）」「同梱（どうこん）」「付属（ふぞく）」などが「在中」の類語に当たります。

ただこれらの類語は意味は似ていますが、封筒の表書きに「在中」の代わりには使用しません。使い方が「在中」とは違います。それでは、それぞれの類語の意味と「在中」との使い方の違いをこれから紹介します。

「同封」という類語は、同じ封筒の中に手紙と一緒に他のものを入れるという意味です。例えば見積書と企画書、予定表などを同じ封筒に入れる場合に「同封する」と言います。「在中」と意味が似ているので類語になります。

しかし表書きに「見積書、企画書並びに予定表在中」とは長くなり過ぎて書けません。その場合、表書きには「見積り関係書類在中」または「企画関係一式在中」とします。

さらに封書の中に「同封書類リスト」として同封してある書類の一覧表を入れることにより、受け取った相手が何の書類が同封されているかを確認でき見落とすことがなくなります。

しかし同封されている書類が1種類の場合は、表書きに「見積書同封」とは書きません。「見積書在中」が正しい書き方です。つまり書類が複数ある場合に、リストとして「同封」を使用するのが正しい使い方です。

ただ書類が見積書1種類の場合でも、封書の中に「見積書を同封いたしますのでご査収くださいませ」のような一文を入れることで丁寧さを表現できます。

このように「同封」の使い方には、リストとして確認してもらう意味と、丁寧な印象を相手に与える意味があり封書の中の文面で使う言葉です。

「添付」という類語は、メールなどでよく使われる言葉なので馴染みが深いのではないでしょうか。「書類などに付け添えること」という意味です。メールでは「本メールに企画書を添付しますので、ご確認をお願いします」のように使います。

意味としては、メールの中にあることを相手に表示しているので「在中」と似ているので類語になっていますが、封筒の表書きには使用できません。「同封」と同じようなニュアンスがあります。

例えば封書の中に入れる文面では「見積書の内容を説明するために、企画書並びに進行表を添付いたしますのでご確認をお願いいたします」のように「添付」を使います。

つまり見積書や請求書の内容を詳しく説明するために、別の参考資料を合わせて追加して送る場合に使う言葉です。言い換えれば送る側が参考資料として読んでほしい資料がある場合に「添付」を使います。

相手に「読んでもらいたい資料が一緒に入っていますよ」と告げる意味が「添付」にはあります。ただ相手に要求されたことではないので押し付けにならないよう、前後の言い回しや言葉の使い方には注意しましょう。

「同梱（どうこん）」という類語は、同じに梱包すると字で書くように、一つの荷物の中に一緒に入れるという意味で、封筒に一緒に入れるという意味とは違います。

一緒に入れるという意味では確かに「在中」や「同封」と似ているので類語になっていますが、中に入れるものが書類と荷物というところが明らかに意味が違います。書類だけの場合には同梱は使いません。

請求書と同時に商品などを送る場合があります。その場合には「同梱」を表書きに使えます。例えば「商品と同梱にて請求書及び振込用紙在中」と記載することができます。

これは荷物の場合は封筒より面積が広いので送り状に記載できますが、封書の場合はスペースが少ないので簡潔にしなければならないからです。

また荷物の場合は「請求書及び振込用紙は郵送にて別途お送りします」のような表示をすることがあります。別途送られた封書には「請求書在中」のように「在中」が使われます。つまり「同梱」は荷物の中に一緒に入れるものを表示する場合に使う表現です。

「付属」という言葉は類語になっていますが「在中」とは少しニュアンスが違う類語です。「主になっているものに付き従っている」という意味があるので「在中」と似ている部分もあるのですがどことなく違います。もちろん封筒の表書きには使えません。

しかし「見積書に付属する関係書類も合わせてお送りいたします」「商品に付属する説明書も合わせてお送りします」のように使うことができるので、「同封」「添付」「同梱」と同じような使い方ができます。

ただ「在中」と根本的に違うのは、封筒の表書きには使用できないことです。また「在中」は中に入っているものを明らかにする目的で記載するのですが「付属」は何が一緒についているかを表示する言葉です。

通常「在中」は、封筒の中に入っている書類などを明示するために、表書きに書く言葉です。しかし「私が不在中だと困るので、事前にアポをとってください」のように使う場合があります。

そのために同じ読み方をする「在駐（ざいちゅう）」や、同じ「在」の漢字を使う「在籍」などと勘違いをして誤用する場合があります。

確かに「在中」は、中に在ると書くので意味を間違えやすいのですが、前述の「不在中」の「在中」は、自分が不在でいない状況の時間に対して表現しているので、人に対して使っているのではありません。

一方「在駐」と「在籍」は人に対してのみ使う言葉で、書類や物に対しては使いません。それでは間違いやすい「在駐」と「在籍」の正しい意味と使い方「在中」との違いを詳しく解説します。

在駐は「ざいちゅう」と読み「在中」と同じ発音なので、話す言葉を耳で聞いた場合には非常に間違えやすい言葉ですが、文章の前後の流れを聞けば、その違いはわかります。

例えば「北京在駐の日本大使は、来年には任期を終え帰国する予定です」「日本在駐の各国の大使が、本日のレセプションに参加の予定です」のように「在駐」は公務にある者が任地にとどまっているという意味です。

また「在駐」と同じ意味がある類語に「駐在（ちゅうざい）」があります。駐在の場合はもう少し意味が広がり公務だけでなく「今回の仕事の業績が認められ、念願のニューヨーク支店駐在の栄転につながりました」のような使い方をします。

これらの例文のように「在駐」と「駐在」は人の地位や立場を表す言葉です。在中とは意味が全く違うのが理解できたのではないでしょうか。

封筒に「在中」と書かれていれば中に在るものが人を表しているとは誰も思いませんが、耳で聞いただけでは「在駐」と同じ発音なので間違えないように注意しましょう。

「在中」には、次の例文のような誤用がよくあります。「このクラス在中の生徒でテニス経験者はいますか？」この例文は間違いで「このクラス在籍の生徒でテニス経験者はいますか？」が正しい使い方です。

「在中」は本来、書類などの物に対して使う言葉で、人に対しては使えません。この例文の場合は人に対して使っているので「在籍」が正しい使い方です。

「在籍」とは、学校や組織、団体などに籍を置いているという意味です。「A大学に在籍しています」「B企業に在籍し営業を担当しています」「C研究グループに在籍して2年目になります」のような使い方をします。

なぜこのような使い方の誤用が起きるかといえば、「在」という言葉には「ある・います」という意味があり「在学」「在宅」「現在」「所在」「不在」「滞在」など人の状態を表す言葉が多くあることに起因して「在中」も人を表していると誤認してしまうからです。

また報道で「今回のウイルスの猛威で在中日本人の帰国が危ぶまれています」「在中米国企業は今貿易問題で岐路に立っています」などがありますが、この場合の「在中」は「在中国」という意味です。

しかし何度も聞いているうちに「在中国」という意味が「中にいる人」「中にある企業」のように誤認されて「在中」の本来の意味がすり替わって誤用につながっているのではないでしょうか。

「在中」は「請求書在中」や「提案書在中」のように封筒の表書きとして中に入っている書類を表示する言葉です。その書き方や使い方については前章で紹介しました。

ここでは封書の中に入れる補足文書や、他の文書や場面で「在中」を使う場合の書き方や使い方を例文で紹介します。

封書に入れる補足文書とは、表書きに「在中」で記載した内容だけでは説明不足な部分を補う文書のことです。例えば複数の書類を同封した場合は表書きは「〇〇関係書類一式在中」などと表記します。

関係書類一式では相手に何の書類が入っているかわかりません。そこで封書の中に文書を入れて関係書類として何が同封されているかを明確に確認してもらうのが補足文書です。

例えば「在中されている文書は見積書、企画書、スケジュール表の3点です、在中書類をご確認の上、不備があればご連絡を賜れば幸いです」

また「在中書類は貴社のご依頼に基づいて作成しておりますが、至らぬ点があるかも知れません。その場合には即刻対応いたしますのでご指摘ください」のように表現します。このように「在中」という言葉は文書の中でも使うことができます。

社内会議などで「只今から資料を配布いたします、資料には今回のプロジェクト計画書及び進行予定表、予算書の3点がございます。在中資料をご確認の上会議に入らせていただきます」

「先日配布した社員旅行の案内には、申込書が在中されております。参加希望の方は在中されている申込書に必要事項を記入の上提出をお願いいたします」のような使い方をします。

「在中」は封筒などの中に入っているものを、表書きに明記する言葉です。「〇〇在中」と表に書いてあれば、郵便物の封をわざわざ切らなくても仕分けが出来ます。目的の郵便物を見つけるのにも役に立ちます。

「在中」を記載する意味や理由とメリット、類語の意味と使い方の違い、「在中」の書き方や使い方を例文で紹介してきました。

「在中」は受け取った相手の手間や確認を助ける役割を持っていることも紹介しました。これまでの記事を参考にして、正しい「在中」の書き方でビジネス等に役立ててください。