見積もり依頼・見積書送付時のメールの書き方・例文まとめ！注意点も紹介！

見積もりを依頼する時、また見積書を見積もりを依頼された顧客に渡す時にメールで送付する場合の、メールの書き方にはいろいろ大事な注意点があります。

特に見積書については、本来なら見積もりを依頼された顧客の許に直接営業担当者が出向いて丁寧に説明すべきです。

しかし昨今、会社内の仕事もオンラインですることが積極的に進められており、見積もりを記した見積書もメールで送付することが主流になって来ました。

そこでこの記事では、見積もりを記した見積書を送付する際のメールポイント、見積書送付時のメールの書き方の例文、見積もり依頼する際のメール例文、見積書に関する注意点などを解説いたします。

この章では見積もり書をメールで送付する場合の注意点のポイントをご紹介いたします。メールで送付する場合には、担当者が直接見積もりを依頼した相手の顧客の許に出向いて見積もり書を見ながら詳しく口頭で説明する場合とは違うために、それなりの注意点があるのです。

つまり、そのメールで本来口頭で説明すべきことを全部もれなく伝えなければならないので、そのための注意点があるわけです。

見積もり書を送付する際のメールポイントの第1は「件名はわかりやすく書く」です。ビジネス関係のメールで最も大事なことは、そのメールは何についてのメールなのかを件名で端的に明示することです。

ビジネス場面では、メールを受け取る側は毎日非常にたくさんのメールを受け取り、いちいちそれぞれのメールの本文を丁寧に読んでいる暇はないものです。件名を見て、読む必要のないメールは読まないことになります。

見積もり書を送付する際のメールポイントの第2は「本文でも商品やサービスのアピールをする」です。商品やサービスについては見積もり書を出す前に既にしているはずですが、見積もり書のメールの本文でも商品やサービスについて適度に触れておくとことは必要です。

そうすると相手側が見積もり書の金額についても納得しやすくなり、契約に向かって前進する可能性が出て来ます。ただしあまり長々と説明しない方が良いです。

見積もり書を送付する際のメールポイントの第3は「改ざんできない形式で提示する」です。見積もり書は金額を提示する文書です。それが万一相手側に改ざんされてしまったら、契約の段階でトラブルが起こります。

そんなトラブルを避けるために見積もり書をメールで送付するならそれを相手側が編集できないように、例えばPDFファイルの形式で送付するのが常識です。そうしないと返って自社の信用を失う結果を招きます。

上に見積もり書を送付する際のメールについて、注意するべきポイントを3点あげてご説明いたしました。

この章では見積もり書を送付する時のメールの書き方を例文を掲げてご説明いたします。見積もり書を郵送する場合の書き方の例文を2つ、見積もり書をメールで送付する場合の書き方の例文を2つご紹介いたします。

以下に見積もり書を郵送する場合の見積もり書の書き方の例文を2つご紹介いたします。従来見積もり書は郵便で送るのが普通でした。

見積もり書は受注を獲得するための大事な書類です。それには何についての見積もりが書かれていて、それはいつまでに確認してほしいのか、確認の期限も明確に記載しておく必要があります。

見積もり書を郵便で送付する場合の、送り状の書き方の例文として最初にご紹介するのは、次のような例文です。

「拝啓　貴社にはますますご清栄の段お慶び申し上げます。この度は弊社製品の万能炊飯器の御見積をご依頼いただきまことにありがとうございます。早速、弊社の万能炊飯器の御見積書をお送りいたします。本御見積書の有効期限は令和○年○月○日まででございます。」

見積もり書を郵便で送付する場合の書き方の例分として2番目にご紹介するのは、次のような例文です。

「拝啓　貴商店にはますますご清栄の段お慶び申し上げます。この度は当農園栽培のマスクメロンについて御見積のご依頼をいただきありがとうございます。早速当農園のマスクメロンの御見積書をご送付いたしました。なおこの御見積書の有効期限は令和〇年〇月〇日でございます。」

以下に見積もり書をメールで送付する場合の見積もり書の書き方の例文を2つご紹介いたします。従来見積もり書は郵送が主流でしたが、最近はメールで送付される場合の方が多くなりました。

見積もり書をメールで送付する場合も、何についての見積もり書なのか、そしてその見積もり書の有効期限はいつなのかを明示する必要があります。また見積もり書自体はPDFファイルとして添付するべきです。

見積もり書をメールで送付する場合の送り状の書き方の例文として最初にご紹介するのは、次のような例文です。

「○○株式会社 ○○部御中、いつもお世話になっております○○株式会社の○○と申します。この度は弊社製品の除湿器の御見積をご依頼いただきありがとうございます。早速除湿器の御見積書をPDFファイルで添付いたします。なおこの御見積書の有効期限は令和〇年〇月〇日でございます。」

見積もり書をメールで送付する場合の送り状の書き方の例文として2番目にご紹介するのは、次のような例文です。

「○○商店御中、いつもお世話になっております○○農園でございます。この度は当農園の有機栽培玄米について御見積のご依頼をいただきありがとうございます。ここにPDFファイルにて有機栽培玄米の御見積をご送付いたします。なお本御見積書の有効期限は令和〇年〇月〇日でございます。」

以上に見積もり書をメールで送付する際の注意点や書き方などをご説明いたしました。この章では見積もりを依頼する際のメールの書き方について例文を掲げてご説明いたします。

見積もりを依頼する際には、新規の取引先の場合には先ず自分の会社の説明をした後、見積もり依頼する商品の品名や型番を明確に書き、納期や納品場所なども書いておくのが良いです。

見積もりを依頼する際のメールの例文の第1のケースは、新規の取引先に見積もりを依頼する場合で、つぎのような例文です。

「株式会社○○ ご担当者殿、株式会社○○の○○と申します。当社は家電製品の販売を営む会社でございます。この度貴社製造の冷蔵庫を検討いたしまして、下記の内容の見積書をご送付いただきたくお願いいたします。

品名：3ドア冷蔵庫、型番：○○、数量：〇個、納期：〇月〇日、納品場所：○○、支払い：納入後翌月末支払い。お忙しいところ恐縮ですが〇月〇日までに見積書をご送付下さるようお願いいたします。」

見積もりを依頼する際のメール例文の第2のケースはこれまでに取引のある取引先に見積もりを依頼する場合で、次のような例文です。

「○○農場殿、平素たいへんお世話になっております。無農薬食品販売店の○○商店です。貴農場で栽培しておられる無農薬大豆を仕入れたいと思いますので、下記の内容についての見積書をお願いしたく思います。

銘柄：無農薬栽培大豆○○、重量：○○kg、納期：〇月〇日、支払い方法はいつもの通り。恐縮ですが〇月〇日までに見積書をご送付いただきたくお願いいたします。」

以上に見積書をメールで送付する場合について注意すべきポイント、見積書を送付する時の送り状の書き方と例文、また見積書の送付を依頼する時のメールの書き方と例文などをご説明いたしました。この章では最後に見積書をメールで送付する段階での注意点を挙げてご説明いたします。

見積書を送付する段階での注意点の第1は「見積書を開いて確認する」ことです。見積書は改ざんされないようにPDFファイルを添付する形で送るべきであることは上に申しました。そのPDFファイルを開いてみて、実際に受け取った相手がファイルを開けるかどうか確認する必要があります。

見積書を実際に送付する段階での注意点の第2は「PDFファイル名と見積内容に間違いがないか」確認することです。PDFファイル名には見積書のタイトルが記入されていますが、それが本当に送るべき見積書と一致しているか、また見積書の内容に間違いがないかを確認する必要があります。

見積書を実際に送付する段階での注意点の第3は「メールに見積書が添付されているか」確認することです。折角PDFファイルを作成しても、それが相手に送るメールに添付されていなければその見積書は相手に届きません。ファイル添付に手落ちがないかどうか確認する必要があります。

見積書は実際に発注が受けられるかどうかを左右する極めて大事な書類です。その上見積書には重要な価格を示す数字が書かれています。こういう大事な書類なので従来担当者が依頼主の許に出向いて見積書を丁寧に説明するのが普通でしたが、最近はメールで送付することが多くなりました。

そこで、見積書をメールで送る場合の注意事項、見積書をメールで送る場合の、送り状の書き方と例文、また見積もりの依頼をメールで送る場合の注意事項、書き方と例文などをご説明いたしました。見積書をメールで送る場面でお役に立てれば幸いです。