「相見積もり」の意味とは？ビジネスにおける依頼のマナーや断り方を紹介！

「相見積もり」とは複数の業者に対して同じ条件で見積もりを出してもらい、価格や条件、サービス内容を比較することを意味します。相見積もりを取ることで同じレベルのサービス内容でも、業者による価格の違いや納期等を比較できるので、こちらにとってより良い条件で契約をすることができるのがメリットです。

ビジネスの場合は例えば品物を発注する際や、新しいサービスの利用を検討する際に相見積もりを取ります。またプライベートでも家のリフォームや引っ越し業者を選択する際に相見積もりを行うことが多いです。

相見積もりの取り方ですが、一般的には「3社から4社」の見積もりを取るのが良いでしょう。見積もりを取った件数が少ない場合、相対的に情報量が少なくなるのは否めません。見積もりは契約を行うか否かを決める上で大切な判断材料となることを意味します。

例えば手数料も業者により価格が違いますし、見積もり件数が少ない場合は契約にかかる金額の相場もわかりづらくなってしまいます。また相見積もりを取ることで他社の相場や価格の根拠も理解できるので、その上で交渉が進めやすくなるメリットがあります。

ただし、見積もり件数が多すぎるのもまたデメリットを生み出してしまいます。多くの見積もりを取っても実際に依頼するのは1社だけですし、その他の業者に断り方を考えるのも難しくなります。また見積もり件数が多いと、1つ1つの見積もりに対し慎重に精査することが難しくなってしまうので、相見積もりは「3社から4社」程度がちょうど良いと言えます。

利益を上げることを求められるビジネスにおいて、少しでもスムーズに有利な条件で契約を取るのに必要な相見積もりですが、相手も時間と労力を使って見積もりを出してくれる訳ですから、マナーをきちんと弁えておくことはとても大切です。では、相見積もりを取る際に知っておくべきビジネスマナーとはどのようなものなのでしょうか？

現在では相見積もりは無料で行うことが一般的になって来ています。とは言ってもやはり見積もりをしてくれる取引先各社に対して、適切なマナーを持って対応するのが筋です。

言うまでもなくビジネスマナーは交渉事はもちろん、依頼を行う上でも非常に重要です。契約の取り方ひとつでもそのやり方を通してその人、ひいてはその会社の常識も問われますので、蔑ろにせずにきちんとした手順を踏んだ取り方をしていきましょう。

複数の相手からの見積もりを客観的な条件で比較することが重要ですので、金額や納期など、こちらの条件を具体的にしっかり伝えます。こちらとして絶対に譲れない条件や、依頼をする目的をきちんと伝わるようにしましょう。自分が想定していたものと、ポイントがズレた見積もりをもらってしまっては、正しい比較検討ができません。

また予算や納期がどの位でということや、具体的な数字もあればその点もしっかり伝えるようにしましょう。仮に5万円を上限と考えていたのに、相手が出した数字が8万円だったとなると、はじめから比較検討の対象とならず、相見積もりの意味がなくなってしまいます。

加えて、相見積もりにおいて再度の見積もり依頼を行うのは、相手の余計な仕事を増やしてしまい、貴重な時間を無駄に使わせてしまうことを意味しますので、極力避けるようにするのがマナーです。

相見積もりを取ることを決めた際、最初にするべきことは予め条件をきちんと固めておくことです。そもそも相見積もりの目的が金額や納期、サービス内容を比較した上でどこと契約をするかを検討することですので、前提となる条件が違ってしまうと、正しく客観的な比較ができなくなり、そもそもの相見積もりの目的を果たせなくなってしまいます。

条件となるのは金額面であったり納期の面、もしくは付帯するサービスの内容など様々な観点が考えられますが、相見積もりの精度を高める為には前もって条件を固めておき、譲歩できるところと譲歩できないところの線引きをはっきりとさせておくことが必要です。この作業は契約の取り方をどうするか？というスタンスをはっきりさせる上でも欠かせません。

各取引先に対して見積もり依頼を出す前に関係各所とすり合わせを行っておき、「どのような条件を設定して、絶対に譲れないポイントはどこか」をはっきりさせてから見積もり依頼を出すようにしましょう。

相見積もりを取る際には必ず、相手に事前に伝えておきましょう。相見積もりであることを明かさずに出してもらった見積もりは、もしかすると取引先としては契約をしてくれる前提での見積りを出してきた可能性もあります。しかし結果的に他の業者が受注ということになると、ルール違反を見做され、相手との信頼関係が崩れてしまう危険性があります。

こうなってしまうと、今回はご縁がなくても今後別の案件で見積もりを取ったりお付き合いをしたいと思っても、信頼関係が崩れた相手やルール違反を犯した相手には見積もりを出してもらえなくなる危険性もありますし、その他のことであっても円滑なお付き合いを続けていくのは難しくなると思って間違いはないでしょう。

また、同業他社から出てきた見積もりの金額を掲げて、強引に値下げ交渉をするのもマナー違反です。取引先は様々な条件を元にした見積もりを出していますから、無理な交渉に基づく契約の取り方をするのは絶対にやめましょう。

その他、いくら相見積もりではあっても良心的な取引先なら適正価格で見積もりを出しますし、予め相見積もりであることを伝えた上で競合させる方が、依頼する側としてもメリットがあります。肝心なことを隠して見積もりを取っておいて後からひっくり返すようなことを行うと、相手からの信頼を失ってしまい、元も子もないということにもなりかねません。

見積もりを依頼する際に早速、相見積もりであることを相手に伝える際には、どのような文章で依頼すれば良いのでしょうか？相見積もりを取ることはビジネス上では普通に行われていることとは言え、ルールとマナーを弁えておくことは忘れてはいけません。相手からの信頼を失うようなことがないよう、十分な配慮が必要となります。

先にも述べましたが、相見積もりをする際には、それぞれの相手に対して「これは相見積もりです」ということをきちんと意思表示を行うことがマナーです。ですから、見積もり依頼を送る際に、冒頭の挨拶文と見積もり依頼内容の本文を述べた後、以下のような文章を入れることでこれが相見積もりであり、他の業者との比較が入る旨を明記することが重要です。

見積もり依頼をメールで送る際の例文として「本件に関しましては、他にも複数の同業他社にも見積もりを依頼しており、お出し頂いた見積もりを参考とさせて頂き、社内検討させて頂いた後に結果をご連絡させて頂きます。」のような形が使えます。

相見積もりを進めるにあたり、同時に数社の見積もりを進める上では、見積もりの取り方を知っておくことや、またこれは当たり前ですが、マナーやビジネスルールをきちんと弁えることは社会人として求められて当然のことです。くれぐれも失礼のないように気を付けましょう。

相見積もりを行うと決めて複数の取引先から見積もりを貰うと、その内容を元に検討し、依頼する相手を決めて契約という流れとなります。その際は当然ですが、他の取引先には断りを入れないといけません。契約の取り方、断り方ひとつをとってもビジネスにおける信頼関係には大きく影響してきますので、決して軽視はできないポイントです。

今回の契約は見送ることになるにせよ、その後の信頼関係を引き続き維持して今後のお付き合いに繋げていくために、必ず押さえておくべきポイントと、上手な断り方や失礼にならない対応法を以下で説明します。

見積もりを依頼した取引先も貴重な時間と労力を使って見積もりを出してきています。そしてその見積もりが受注できるか否かということは、その取引先にとっても売上に関わってくることを意味するので、見積もりを出した結果はとても重要です。予め返答をする期限を定めておき、それまでに必ず断りの連絡を入れるようにすることが大切です。

いくら相見積もりであることを伝えた上ではあっても、取引相手も見積もりを出すのに時間と労力を割いて行っている訳ですから、その結果が気になるのは至極当然のことです。またこちらから依頼を行って見積もりを出してもらったにも関わらず、断るのは気が重いからと返答もしないまま放置をするのは言うまでもなく重大なルール違反です。

ビジネスの基本は報告・連絡・相談とは良く言われる話ですが、契約の取り方云々以前にビジネスマナーやルールについてきちんと熟知して、実行することは基本中の基本です。取引相手には誠意を持って対応することを心掛けましょう。

繰り返しになりますが、取引相手も時間を割いて見積もりを作成しています。ですからスマートな断り方という意味でも断る際にはその理由をしっかりとお伝えすることがマナーです。断る理由としては予算がオーバーしてしまうとか、納期が折り合わないため、また条件をカバーするサービスの内容の違いによるものというのが一般的です。

そして出して頂いた見積もりを検討した上で断る際には、取引先に貴重な時間と労力を割いて見積もりを作って頂いたことに対して感謝の気持ちをきちんと表明することが大切です。反対に、出して頂いた見積もりを回答もしないまま放置したり、あいまいな表現で断るなどということは言うまでもなくルール違反ですし、間違ってもやってはいけません。

今回は契約に至らなかった相手でも、別の機会にまたご縁があるかもしれません。今後のお付き合いを考えて断る際にも相手対して失礼のない断り方をするのがビジネスにおけるマナーと言えます。

相見積もりを行った結果、断る際にはそれぞれの取引相手に対して断りの意思を表明することがマナーです。断りの連絡をする際には、冒頭の挨拶文を述べた後、以下のような文章を入れて、見積もりを出して頂きましたがやむを得ず今回は見送らせて頂く旨を明記します。

「社内にて検討致しました結果、大変恐縮ですが納期の面で難しいと判断させて頂き、今回は見送りとさせて頂きたくご連絡をさせていただきました。貴重なお時間を割いてご提案頂きましたのに、誠に申し訳ございません。また機会がございましたらお声がけさせて頂きたいと存じます。」

断る際にも今後もまたお付き合いを続けさせて頂きたいことと、また次の機会には是非依頼させて頂きたい旨を伝えて、今後に繋げられるような断り方をするようにしましょう。

断り方如何によっては、今後の信頼関係に関わります。断り方で特に気を付けるべきポイントはまず、断りたい理由をきちんと明言することです。相手に悪いからと曖昧な表現でぼかそうとすると、相手はかえって不審に感じて不信感を抱かせてしまうことになります。断る理由が予算の問題なのか、それとも納期の都合なのか等をきちんと伝えましょう。

また相見積もりの場合、断る相手に対し「〇社に決めました」等と他の会社の具体的な名前を出すのはルール違反です。相見積もりということを承知していても、「あの会社の方が優れている」と批評をされた気分になり、相手としては決して良い気分はしません。

マナーやルールに反するやり方や言い方等、断り方によって場合によっては自分の会社の信用を落としかねません。断る時はくれぐれも相手の気分を害さないよう、細心の注意を払い誠意を持って行いましょう。

ビジネスにおいては相見積もりをとるのは、業務や作業、品物を外部に発注する際には一般的な行為です。それゆえ相見積もりは行う機会も珍しくないので、改めてルールやマナーについてとか、相見積もりを行う意味について改めて考える機会は業務多忙な毎日のなかではなかなかないのではないでしょうか？

相見積もりの意味や取り方、取る際に注意すべきマナーやルールについて、そして断りを入れる際の断り方について、どれか一つでも不手際があれば、会社の信用を落としてしまい、今後取引先と円滑な付き合いを続けることが難しくなってしまうことばかりです。

この記事で改めて相見積もりを行う意味や取り方、ビジネス上のマナーやルール、そして断る際の断り方と注意点について認識して頂き、今後も取引先との円満な関係を築くことに役立てば幸いです。