退職届の便箋や用紙はどう選ぶ？折り方や大きさなどマナーを一挙紹介！

退職届を書くときにまず悩むのが、「どんな用紙を選べばよいのか？」と「罫線の入ったもので構わないのか？」です。退職届に用意する用紙は、一般的に白無地の用紙になります。

白無地の用紙は、手紙などを書く際のマナーとしてフォーマルで改まった手紙を書く時に使用する用紙です。「白無地の便箋」と「コピー用紙」どちらも無地であるため、退職届を書く際には下に罫線の入った用紙を敷きましょう。

他にも会社指定の用紙を使用することがあります。就業規則に「退職届については会社指定の書式・様式を用いる」と記載されている場合は、人事部や上司などに確認する必要があります。

それでは退職届の用紙が「無地の便箋」・「コピー用紙」それぞれの特徴と、退職届が会社指定の用紙だった場合のイレギュラー対応についても解説していきます。

白無地の用紙であり、どこにでも売られているコピー用紙も、退職届を書く用紙に使えます。コピー用紙にも色々な種類がありますが、よりフォーマルさを追求するためにも「白色度が高く、厚手の用紙」が良いでしょう。

薄手のコピー用紙よりもなるべく厚手のコピー用紙を選べば格段に書きやすくなるという利点と、封入する際の取り扱いで皺になりにくい利点があります。

ホームセンターなどは種類が豊富です。枚数は500枚の束になって売っている場合が多く、自宅用として購入しても使いきれないのが難点です。

紙質の種類は、「高白色」・「光沢のあるもの」・「コシのある紙質」・「やわらかい紙質」・「再生紙を使用しているもの」などがあります。たくさんの種類から選ぶポイントとして、再生紙を使用していないものを選びましょう。

100均のコピー用紙は、枚数別の種類や紙質の種類が豊富で、コストパフォーマンスの面でも使い勝手が良く重宝します。少ないものは100枚程度の束で売っており、白色度の高いコピー用紙のラインナップも豊富です。たくさんの種類の中から、なるべく厚手のものを選びましょう。

白便箋用紙はコピー用紙よりも、より改まった印象を持てます。このことから退職届の用紙は、白便箋を使うのが無難です。白便箋には色々な種類がありますが、和紙は凹凸があり、文字を書くときにペン先が引っ掛かりやすいので避けましょう。白便箋用紙も100均で購入することが出来ますし、取り扱っている種類も豊富です。

選ぶ際は、ワンポイントなどの絵柄が入っていないかに注意してください。そして罫線が入っていない白便箋用紙は、改まった手紙や弔事・慶事の手紙など、全ての用途に使用できます。いつか使う可能性を考慮し、これを機会に購入しておいてもよいでしょう。

退職届が会社指定の場合とは、就業規則に「退職届については会社指定の書式・様式を用いる」といった文言が記載されている場合です。この場合は人事部などに、書式・様式が印刷された用紙を貰う必要があります。直接人事部にお願いするよりも、まずは直属の上司にお願いするのがデフォルトでしょう。

そして会社指定の書式・様式とは、「稟議・決裁用の横判や、記載事項別のテンプレートが入ったもの・もしくは書式が入ったもの」です。そこへ退職者が退職理由・日付などをパソコンで入力する場合もあります。

自身の置かれた立場上、会社指定の退職届を貰いにくい・退職届を貰えない場合があるでしょう。退職について労働基準法上に明確な定めはありませんので、上司から会社指定の退職届を貰えないなどの最悪なケースに陥った場合については「自分で用意した退職届」や「退職の意思を口頭で伝える」でも構いません。

これで退職届における用紙の種類は決まりましたが、今度は用紙の大きさも確認しなければなりません。用紙の大きさにこだわらなければならない理由は諸説ありますが、「退職届を受け取った側の上司がすぐに背広の内ポケットにしまえるような大きさ」、もしくは「退職届を机の引き出しにすぐしまえる大きさ」が好ましいとされています。

これは退職届が他の社員の目に触れることによって、士気が下がるのを防ぐための配慮です。では次に会社指定の用紙サイズを除き、一般的な退職届の用紙の大きさを紹介します。

退職届の用紙サイズは、A4・B5が一般的です。白無地便箋を購入する際、規格がA4・B5しかないことに気づくでしょう。もともと改まった手紙をしたためる場合、A4・B5サイズが一般的です。

最もフォーマルで改まった退職届を書く際に相応しいのは、A4・B5サイズどちらでしょうか？この場合は、一般的にB5サイズと言われています。これは先述した「すぐに仕舞えるサイズ」という要件を最も満たすことと、後に紹介する「封筒の規格」が理由です。

なお一筆箋と呼ばれる短冊のような細長い白無地便箋も売り場に並んでいますが、こちらは一言を添える手紙を書く時に使用する便箋ですので注意しましょう。

では次に退職届を書く際に、縦書き・横書きどちらが良いかという疑問が生じます。書面や文章を縦書きで書きしたためるのは、日本古来の伝統文化です。ですが目まぐるしく変化する現代社会のビジネスシーンにおいて、その日本古来の伝統文化に則った法則で、退職届を書かなければならないのでしょうか？

退職届を書く際、やはり基本的には縦書きが一般的でしょう。縦書きの方が、よりフォーマルで改まったイメージを印象付けることが出来ます。会社から特別な指示が無いのでしたら、ぜひ通例に則った縦書きの書面にしましょう。

ですが縦書きの文章は、どうしても書きにくいものです。その場合は罫線付きの用紙を敷き、薄く下書きをしでも良いでしょう。この場合あまり力を入れてしまうと、用紙に下書きの形が残ってしまいますので注意してください。

そしてボールペンで本書きをすると、下書きを消しゴムで消す際にどうしてもインクが飛んでしまいます。ゲルインキのペンで本書きをし、よく乾かした上で慎重に消しゴムをかけましょう。

基本的には縦書きが相応しいとされる退職届ですが、横書きが良い場合もあります。例えば会社名がアルファベット表記や、カタカナ表記の場合です。そして会社指定の用紙が横書きである場合が多くなっています。これは日本企業のグローバル化が進んでいるという顕著な例でしょう。

横書きの文章を書くことには慣れ親しんでいるので、とても書きやすいという利点があります。一行書き終えてから二行目の文字を書く時は、必ず上段の文字幅にあわせるように書くのがコツで、より見やすくきれいに書けます。

退職届の便箋は「手書き」と「パソコン」どちらが相応しいのでしょうか？まず会社指定の用紙を使う場合ですが、その企業によってパソコン入力を指示されることがあります。会社指定の用紙を渡され、必要事項だけを退職者が手書きをする場合もあります。

これらを加味すると会社指定の用紙については一概に判断出来ないので、上司などに質問しましょう。渡される時も1枚だけの場合も多いですが、コピーを取りにくく取り扱いが難しい用紙です。なるべく書き損じることの無いようにしましょう。

そして退職届を自分で用意した用紙に書く場合、会社側に「手書き」と「パソコン」どちらで提出すれば良いのかを一応確認しましょう。質問の際は、口頭に「一般的には手書きですが～」という文言を使えば、世間知らずというレッテルを貼られずに済みます。

会社から特別な指示がない場合、退職届で誠意の気持ちを表すならば、やはり手書きをお勧めします。退職理由が自己都合だった場合、引き継ぎや人事異動などの問題で、どうしても企業側に負荷が生じます。

そして社員育成のために、企業側が人件費を投じたことも考慮しなければなりません。「退職によって企業側に与えるであろう損失」と「今までお世話になり、育てて頂いたことへの感謝」この2つの誠意を社会人のマナーとして、ぜひ手書きの退職届に添えましょう。

退職届の用紙の折り方にも、通例のマナーとルールがあります。そして用紙の折り方にも誠意の気持ちを表しましょう。この折り方を守らなければ、せっかく書き終えた退職届を入れる「退職届専用の封筒」に入らなくなってしまいます。そして封筒にジャストフィットする大きさで折ってしまうと、上司が開封する際に破けてしまいます。

そしてほとんどの「退職届専用の封筒」には、中が透けないように紫色などの薄い「内紙」が付いています。この内紙の存在も考慮し、余裕を持ったサイズに折るのがコツです。

まず机上にある余計な物を寄せ、退職届の用紙を折る空間を確保しましょう。そして机上をきれいに拭き、白無地の用紙が汚れないようにしてください。そして「3つ折り」・「4つ折り」ともに折り方の基本となるはじめの手順です。退職届の用紙の文字方向を正しく定め、用紙をまっすぐ置きましょう。

折り方を「3つ折り」にする場合、用紙下3分の1の大きさを上に折り返します。「白無地の用紙を3分の1にした大きさ」を見定めるのはとても難しいので、まずは何も書かれていない用紙をサンプルに折りましょう。コツとしては、使用する「退職届専用の封筒」を横にし、その上でサンプルを折ります。

用紙の中心が、横にした封筒の中心に当たるように置いてください。折り返す上・真ん中・下の長さにおける均一さはあまり求められませんので、素直に折っていけばサンプルの完成です。今度はこのサンプルの上で、同じように本番の用紙を折りましょう。

どうしても均一さにこだわりたいのであれば、定規で全長を計り、3分の1の値を割り出してから折りましょう。ですが次に折り返した際に用紙が巻き込まれ、一辺が接触することを考慮し、3分の1を上に折り返す場合は1～2ミリ少なくしましょう。

用紙の上3分の1を下に折り返す場合は、次のマナーに対するこだわりを持ちましょう。まず第一に、一般的な「3つ折り」の完成形として、下に折り返した一辺を折った先の一辺にそろえることです。この場合、見た目が美しく、用紙がきっちり均等に三分割されているように見えます。

そして第二に、あえて下に折り返した一辺と、折った先の一辺に若干の余裕を残すことです。これによって受け取った側が書面を開きやすくなります。どちらも間違いではないのですが、通例を考慮し、第一にご紹介した折り方のマナーをお勧めします。

「4つ折り」の折り方はとてもシンプルです。ですが折った用紙が二重になり、更にもう一回折ることで、きちんと折らなければ用紙の端が汚く、乱雑に見えてしまいます。このことから4つ折りは、難易度の高い3つ折りと同様の配慮を求められます。4つ折りは封入しやすいので、手際よく作業したい場合は4つ折りをお勧めします。

まずは用紙の下半分を上に折り返しましょう。用紙の両端をそろえ、その部分を押さえながら慎重に折ります。ここできちんと二つに折らなければ、次に折ったときに用紙がダブついてしまいます。だからといって爪を立てないように、ゆっくりと指で折り目をなぞりましょう。

次はさらにもう半分を折り返します。この時のコツは、山折りになっている部分を手の平で一度押さえ、山折り部分の空気を抜くことです。そして山折り部分を持って、角に合わせてから丁寧に折り返しましょう。最後は両人差し指を使って、中心から外へ向かって折り目を押さえつけます。これで4つ折りの完成です。

退職届の便箋に関するマナーとして、プライベート感を滲ませてしまうようなイラスト・ワンポイントが入っている便箋はマナー違反であり、白無地の便箋が相応しいとお伝えしました。ですが「白無地の便箋は文字が書きにくい」や「すでに持っている便箋を使いたい」という理由で、罫線入り便箋を使用するのも決してマナー違反ではありません。

罫線入りの便箋を使用する時は、ビジネス用の便箋を使用しましょう。この場合は、罫線がなるべく薄く・細く引かれた便箋が適しています。ですが綺麗に切り取ったノート・ルーズリーフなどはカジュアル過ぎるためマナー違反です。

便箋用紙の紙質ですが、薄手の用紙はなるべく控えましょう。細かい繊維が入った和紙もビジネスシーンに於いてはミスマッチです。和紙の便箋を使用する際は、繊維の浮いていないものを選びましょう。

先ほど折った退職届を入れる際に、その退職届を入れる向きにもマナーがあります。受け取り側が封筒の背面を上にして退職届を取り出しますので、（縦書き・横書き共に）書き出した右側が、封筒背面の右上に来るように封入します。封入する向きを確認したら、今度は折り方に注意してシワが付かないように封入しましょう。

封筒に内紙が付いていればなお封入しにくく、よくある失敗として、書面を斜めに封入することで、書面の角が封筒の内側に刺さってしまうことです。この失敗は、先に封筒を少し開いてあげれば防げます。そして書面はまっすぐに封入しましょう。

退職届を上司に手渡しするのであれば、あえて封はしなくても良いでしょう。これは退職届を受け取った側の上司が、直ぐに開封しなければならないという通例に依るところです。

そして開封時に中の退職届が裂けてしまうといった帰来がありますので、配慮のためにあえて封をしない場合もあります。ですが基本的には封をするのがマナーです。封をする際はきちんと糊付けし、封印したという〆を記入します。この〆でようやく退職届の体を成します。

最後に退職届の封筒に関するマナーを紹介します。便箋・コピー用紙にも種類がありますが、A4・B5サイズの白無地便便箋・コピー用紙共に適応した、「長形」と呼ばれる大きさの細長い封筒を推奨します。そして中身が透けて見えないように内紙が入っている封筒をお勧めします。内紙のメリットは他にもあり、封筒の厚みが増し、折れにくいのが利点です。

そして退職届の封筒の大きさですが、用紙を折らずに入れるような大きさの封筒は、退職届のマナーに適しません。封筒の種類を選ぶ場合もちろん無地の封筒であり、郵便番号欄がプリントされたものはマナー的にタブーです。

そしてこの封筒には「退職届」と大きく書きましょう。そして背面には自分の所属部門・氏名を記入します。文字の大きさは前面に書いた「退職届」の文字の大きさよりも小さく書きましょう。封筒に関しては書面の書式に習わず、縦書きがデフォルトです。

B5サイズ便箋・コピー用紙やセミB5便箋（177×250mm）を入れる際は、「長形3号（120ｘ235mm）」の封筒です。そしてA4サイズ便箋・コピー用紙なら「長形4号（90×205mm）」の封筒になります。この規格の封筒は有用性があり、コンビニエンスストアや100均・ホームセンターで購入できますし種類も豊富です。

B5サイズ便箋・コピー用紙やセミB5便箋を使えば、長形3号封筒・長形4号封筒どちらにも入ります。このことがB5サイズの用紙を推奨する、もうひとつの理由です。

退職届の定義は、雇用者に対し一従業員が、退職の意思・退職理由を届出る書面です。そして「退職願」が退職を願い出る書面であるのに対し、「退職届」は確固たる退職の意思を明記した書面ですので、一度提出した場合は撤回が効きません。

そして「退職届は絶対に必要なものなのか？」という疑問が生じますが、退職について労働基準法上に明確な定めはありませんので、会社には「退職者は退職届を提出しなければならない」という拘束力はありません。

一般的に退職届を提出することは、企業に従事する従業員の通例ですので、たとえ法的拘束力が無くても、そのルールに従って気持ちよく退職したいものです。そして会社側からすると退職届が必要な理由があるのです。

はじめに退職届を受け取るのは、退職者の直属の上司です。ですが直属の上司に人事権が無い場合が多いでしょうし、次に採用・異動・昇進・解雇などを決定する権利を有した担当者へ渡ります。

この労働協約や労働法などで制限されている担当者によって決裁され、その決裁後にはじめて会社側が従業員の退職を受諾したことになります。会社の代表者（社長など）が受諾する場合もありますが、いずれにしても会社の代表者は必ず退職届に目を通すといっても良いでしょう。

一従業員が退職するといっても、このように何人もの手続きが必要なので、それをスムーズにするために退職届は「稟議書的な役割」を果たすのです。
 

会社側がハローワークに離職票を提出する際、その離職票に明記されている退職理由が「退職者の退職理由が、会社側の勝手な都合で書かれていないか？」を裏付けるため（照合するため）に、より信ぴょう性のある退職届の提出を求める場合があります。

これは離職理由が「自己都合なのか？」「倒産などの会社都合なのか？」などによって、失業給付金の基本給付のあり方（金額や給付開始日）が変わるため、会社側の悪質な偽造を避けるためです。

退職するにあたり、たとえ会社側との交渉が難航し泥沼化した後の状況でも、このようなハローワーク側の対応があれば安心です。

退職届は、自身が会社側に「退職の確固たる意志を伝える」書面です。この意思表示を以て雇用契約が解除される大切な書面ですので、マナーとルールは順守しましょう。それによりあなたに対する最後の評価が決まりますし、新しい職場への風評被害が避けられます。

そしてお世話になった企業に対して誠意が伝わるように、退職届の用紙の大きさや種類・封筒の種類・書式にこだわりましょう。用紙の取り扱いにも注意し、便箋用紙を綺麗に扱いながら丁寧に折りましょう。企業にあなたの人柄と誠意を伝えることで、すがすがしい気持ちで退職出来ます。