退職届の書き方と例文まとめ！フォーマットやテンプレートも合わせて紹介！

退職届の書き方を説明する前に、退職がそもそも実体上可能かどうかを確認しておきましょう。雇用契約によっては退職が一定期間制限されているものがあります。詳述しませんが、ポイントは雇用契約に期間が定められているかどうかです。届けを書く前に自分が退職の要件を満たしているかどうか、雇用契約書などをみてチェックしてみましょう。

期間が定められていない無期雇用の場合には、労働者はいつでも退職の申し出をすることができます。この場合には、会社の承認は不要であり、退職を申し出た日の翌日から原則14日を経過すれば退職となります。

なお、給与が月給者の場合、月末に退職を希望するときはその月の前半に、賃金締切日が20日でその日に退職したいときはその日以前1月の間の前半に退職の申出をしなければなりません。

期間の定めのある雇用の場合は、やむを得ない事由がない限り、期間満了前に辞めることはできません。ただし、1年以上の雇用期間の契約の場合、1年を経過すれば、やむを得ない事由がなくても退職は可能となります。

なお、たとえ期間の定めがあっても、反復更新の実態などがあり、実質的に期間の定めのない雇用と変わらないといえる場合や、雇用継続を期待することが合理的である場合には、会社側からの雇止めが制限されることがあります。

退職の要件を満たしている方は、次のステップに進みましょう。退職届の作成に移ります。ただ退職届を作成するといっても、誰がいつ、どういう理由で会社を辞めるという程度の内容が伝われば、必要かつ十分です。それほど難しい内容の文書を作成するわけではありませんので、特段身構える必要はありません。

退職届の作成に入る前に、ここでもう一つチェックしておくことがあります。それは、就業規則など社内の規程です。就業規則等に退職に関するルールが定められていることがあります。退職届をいつまでに、誰に提出しないといけないのか、就業規則等で確認しておきましょう。

就業規則等で、「退職願」「退職届」「辞表」などの用語が使い分けられていることがあります。これらの違いは何でしょうか。

「退職願」と「退職届」は、明確に異なります。前者は会社に退職の承認を求めるもの(申込)であり、承諾があれば退職が確定します。それに対し、後者は承認不要の届け出行為であり、届けが受理されれば退職が確定します。

例えば、期間の定めがない雇用の場合は、退職するのに会社の承認はいりませんので、「退職届」を提出します。それに対し、期間の定めがある雇用の場合、原則雇用期間内は退職できませんので、退職するには会社の承認が必要であり、「退職願」を提出することになります。

「辞表」は、会社役員など役職のある者がその役職を辞するときに用いる書式です。これらの役員は、委任契約に基づいて就職しているものであり、いつでもその役職を辞することは可能です。その点では、「退職届」の役員版だと理解することができます。

実際には、これらの違いはあいまいであり、明確に使い分けられているわけではありませんが、こういう違いがあることを理解しておくと便利でしょう。

退職届を出してしまえば、原則として撤回できません。したがって、退職届を出す前に本当に、提出してよいかどうか慎重にチェックしましょう。また、退職が決まると、仕事の引き継ぎや残務整理、保険関係などの異動の手続きなどで忙殺されますので、事前に何をいつまでにする必要があるか確認しておきましょう。

退職届を書くには、書く内容を準備しておく必要があります。といっても、実際に準備が必要なのは「退職理由」くらいです。ただ、これがしっかりしていないと、会社から承諾を得られない可能性があるので、どういう理由で退職するか整理しておきましょう。

次に、退職届を書く道具を用意します。パソコンで作成する場合はパソコンと便箋を、手書きの場合はこれに加えて万年筆やボールペンが必要になります。このほか、白無地の封筒も用意しておきましょう。

退職届を作成する前に、退職届を手書きで書くのか、パソコンで書くのかを決めましょう。退職届は手書きでないとダメということではありません。手書き・パソコンそれぞれにメリット・デメリットがありますので、それらを把握したうえで、都合がよい方を選択すればよいでしょう。

手書きのメリットには、相手に対する誠意を見せることができ、ビジネスマナーに沿っていること、偽造の防止ができることが挙げられます。一方、デメリットとしては、手間であること、字が汚い場合には十分に誠意が伝えられないおそれがあることが挙げられます。

退職は意思表示であることから、やはり手書きが基本です。全文パソコンだと極端な例だと、別の者が作成して退職届を出すことができてしまいます。その人本人が書いたことが明確になる意味では手書きが理想です。

パソコンのメリットは、手軽に作成できること、見た目が綺麗で読みやすいことが挙げられます。一方、パソコンのデメリットは、事務的で淡泊、誠意が見られないことや偽造が可能であることが挙げられます。このため、パソコン作成の場合も、最後の所属・氏名だけは自署で書くのが通常です。

手書きの場合もパソコンの場合も、タテ書きにするかヨコ書きにするか問題になります。しかし、どちらでないといけないということはありません。手書きは縦書き、パソコンは横書きが標準的ですが、必ずこれに限定されるものでもなく、作成しやすい方で作成すればよいでしょう。なお、就業規則等で会社の指定がある場合にはそれに従います。

ここからは、フォーマットや例文を示しながら退職届の書き方を紹介します。上述のとおり、退職届そのものはそれほど作成が難しいわけではありません。退職理由がポイントと紹介しましたが、届け出そのものには細かく理由を明記しないのが一般的です。

以下では、タテ書きとヨコ書きに分けて退職届の例文を紹介しますが、フォーマットが変わるだけでタテとヨコで書く内容が変わるわけではありません。

便箋用紙の右端に冒頭（タイトル）を記載し、退職理由、退職年月日及び退職する旨を記載します。次に、作成（届出）年月日と、所属と氏名を記載して押印し、最後に退職届の宛名を記載するのが通常のフォーマットです。以下、それぞれの構成要素について、書き方の解説をしていきます。

冒頭の中央に「退職届」とか「退職願」「辞表」などと少し大きめの文字サイズで記載します。ただし、冒頭タイトルは必須ではありません。大事なのは意思表示の内容でありタイトルではないからです。また、タイトルは封筒の文面にも記載されるのが一般的です。このように文面の冒頭になくても実害はないといえます。

書き出しは、本文一行目の最下部に「私儀、」又は「私事、」とのみ記載して改行します。「私儀」は「わたくしぎ」と、「私事」は「わたくしごと」とそれぞれ読みます。「わたくしごとではありますが」「わたくしごとで恐縮ですが」という意味の形式的な決まり文句ですので、書き方を覚えておきましょう。

「このたび、一身上の理由により～」と退職理由を記載します。自己都合退職の場合は、全て「一身上の都合により」と記載すればOKです。なお、会社都合による退職の場合に届出を書く場合は、間違っても「一身上の都合」と記載してはいけません。失業保険の受給等に影響が出ますので注意しましょう。

「退職願」の場合、「一身上の都合」ではどういう都合が分からないので承諾できないと会社からツッコまれそうですが、具体の都合については「口頭」か「別紙」で説明するのが一般的であり、退職願には記載しないのが一般的です。退職願本文に記載するのは「一身上の都合」で統一します。

「令和元年8月31日をもって退職いたします」あるいは「令和元年8月31日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」のように記載します。前者は「退職届」のケースで、後者は「退職願」のケースです。退職願いは、承認を求めるお願いですので、このような表現になります。

なお、退職年月日の表記は、元号でも西暦でもどちらでも可能ですが、タテ書きの場合は数字は漢数字を用いるのが一般的です。

実際に「退職届」又は「退職願」を会社に提出する年月日を記載します。なるべく作成日と提出日が同日になるように調整しましょう。

いったん退職届を作成したものの会社に提出できずにいて、作成日と提出日が別々になることも想定されますが、書類の受付日から効力が生じるので実害はありません。会社から指示がない限り、届出年月日を訂正する必要はありません。なお、届出年月日も、元号・西暦どちらでも用いることが可能です。

「総務部総務課　甲野太郎」とか「営業部営業第二課　乙野次郎」といった具合に、「届出年月日」に続いて、所属と氏名を記載します。印鑑が必須なわけではありませんが、氏名の下に押印するのが普通です。なお、パソコンで作成する場合でも、退職届が真正であることを示すため、この部分だけは自署するのが適切です。

「株式会社○○　代表取締役社長　丙川三郎　様」のように、会社の最高執行責任者の方を宛先にするのが普通ですが、会社から指定があればそれに従います。敬称の「様」は「殿」を用いることも可能です。宛先は、自分の役職・氏名よりも上方になるように配置するのがマナーです。

日本語の手書きの手紙は伝統的にはタテ書きを用いてきましたが、最近ではヨコ書きの手書きの手紙も散見されます。ビジネス文書はヨコ書きが一般的になっており、会社側から横書きの文書の提出を求められることもあるでしょう。ヨコ書きの「退職届」「退職願」の書き方も基本的にはタテ書きに準じますが、配置等に違いがありますので注意しましょう。

冒頭の中央に、文書のタイトルとして「退職届」「退職願」のように、大きめの文字サイズで記載します。これはタテ書きの場合と同じです。タイトルは必須ではありませんが、タイトルがないと締まりがないので、なるべく記載するようにしましょう。

ヨコ書きのビジネス文書は、文書タイトルの下に⑤作成（届出）年月日、⑦宛名、⑥作成者氏名（所属・氏名）ときて、そのあとに意思表示（②～④）と続く書き方が一般的です。

ヨコ書きの場合の退職届の書き出しについてです。基本的には、タテ書きの場合と同様ですが、ヨコ書きの場合は、所属・氏名を書いた後に書き出します。「所属・氏名」から2行程度空けましょう。行の最後、右端に「私儀、」または「私事、」と記載して改行し、その次の行から本文（退職理由及び退職する旨）を記載します。

「このたび、一身上の都合により～」と記載します。人間関係や家庭の事情、処遇への不満など詳細な事情はあるでしょうが、ここでは細かな退職理由を記載する必要はありません。自らの意思で退職する場合は、全て「一身上の都合により」と記載します。この点、タテ書きの場合と書き方は変わりありません。

「令和元年8月31日をもって退職いたします」「令和元年8月31日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」のように記載します。ここもタテ書きと変わりありません。退職年月日の表記も、タテ書き同様、元号・西暦どちらでも可能ですが、ヨコ書きの場合は「2019年8月31日をもって」のように数字はアラビア数字を用いて記載します。

「令和元年7月1日」のように、届出年月日を記載します。タテ書きと異なるのは、配置の場所です。配置の場所には2つのケースがあります。どちらも可能ですが、前者が一般的です。1つ目は文書タイトルの後に記載するケースです。ヨコ書きのビジネス文書の場合、文書日付は冒頭タイトル下の行の右端に記載します。

もう1つは、意思表示の後に文書日付がくるパターンです。お手紙などではある形式です。「～お願い申し上げます」と記載し、「届出年月日」「所属・氏名」を記載します。

「所属・氏名」の例文はタテ書きと同じです。書く場所が「届出年月日」の位置に合わせて2通り考えられます。1つ目は、文書上部（意思表示の前）に書くケースです。「文書タイトル」「届出年月日」「宛名」の次に「所属・氏名」を記載します。行の右端に書くのが標準です。

2つ目は文書の後半（意思表示の後）に書くケースです。「届出年月日」「所属・氏名」を記載します。このケースも行の右端に書くのが一般的です。いずれのケースでも、パソコンで作成する場合は、氏名は自署をするようにしましょう。

宛名の例文もタテ書きの場合と変わりありません。宛名の位置は文書の上部で、行の左端に記載します。下部に配置するのは、文書のマナーとして問題です。具体の位置は、「届出年月日」が文書上部に来る場合はその次、「届出年月日」が文書下部に来る場合は「冒頭タイトル」の次に記載するようにしましょう。

退職届を記載することができたら、次は封筒の書き方です。封筒に入っていないと退職届が効力を生じないというわけではありませんが、マナーとして封筒に入れるのが一般的になっています。しかもご丁寧にタイトルをつけてお渡しするのが風習なので、あまり人前で持ち歩くことがないようにしましょう。

退職届の封筒のサイズは、封入する用紙サイズにより異なります。退職届がA4サイズの用紙であれば長形3号の封筒を、B5サイズの用紙には長形4号の封筒が目安になります。

封筒の表面の中央には、大きめの文字サイズで「退職届」「退職願」あるいは「辞表」などと記載します。中の用紙が手書きかパソコンかに関わらず、封筒の文字は手書きで作成することをおすすめします。プリンターで封筒に印刷することもできますが、2文字、3文字のためにプリンターで印刷するのは手間というものです。

封筒の裏面は、左下の部分に、「所属・氏名」を記載します。「総務部総務課　甲野太郎」とか「営業部営業第二課　乙野次郎」のように記載します。表面のタイトルと異なり、文字サイズは普通の大きさで問題ありません。また、手渡しの提出を想定したものなので、住所や連絡先まで記載する必要はありません。

封筒まで書き終わったら最後の仕上げです。封筒に退職届を封入しましょう。ここでは、書類の折り方や入れる向き、封筒の閉じ方に注意する必要があります。細かなところですが、このあたりのちょっとしたマナーが会社の担当者に影響を与えかねないので、丁寧に仕上げましょう。

退職届の用紙は、三つ折りにして封筒に入れます。これは、タテ書き・ヨコ書き、手書き・パソコン作成に関わらず、共通です。書類が封筒から取り出されたときに、外からは見えないようにしてあるのがマナーです。といっても封筒にタイトルがあるので中身が何であるのか凡そ想像できるという欠点はあります。

退職届の書類の下3分の1を上向きに折り、残った書類の上部分（全体の3分の1に相当する部分）を今度は下向きに折ります。そのようにすれば、A4サイズの用紙であれば長形3号の封筒（120mm×235mm）に、B5サイズの用紙であれば長形4号の封筒（90mm×205mm）に収まるサイズになります。

上記のように書類を折り、退職届の書類の書き始めの部分が、封入口（封筒の裏面から見て）の右上に来るように入れます。タテ書きの場合は書類の右上が書き始めになりますが、ヨコ書きの場合は書類の左上が書き始めになりますので、タテ書きとヨコ書きでは、封筒に上下ひっくり返した形で、退職届を入れることになります。

退職届の書類を封筒に入れたら、最後は封筒の閉じ方です。退職届は手渡しするのが一般的ですから、必ずしも封筒を閉じておく必要はありません。封筒に「のりシール」などがついている場合は、封をしないと見た目が悪いため封をし、「〆」を記載するのが一般的です。これで、退職届としては完成です。

退職届が完成したらいよいよ会社に提出します。上述のとおり、封をした書類の中には「届出年月日」が記載されています。届出年月日と提出日がずれていると、会社によっては記載の修正を指示されることもあります。手元に置いておいて気持ちがいい書類でもありませんので、「作成したらすぐに提出」が鉄則です。

退職届の提出先は、直属の上司（管理職）に提出するのが一般的ですが、総務や人事担当の部署に直接提出する例も見られます。会社の就業規則や社内規程に記載があれば、それにならいます。なお、いきなり退職届を提出すると直属の上司もビックリするはずです。トラブル等で退職するのでない限り、事前に予告をしておいた方が円満退職となるでしょう。

上述のとおり、退職届を出すタイミングは、法令上は退職する日の14日前以前となっていますが、残務処理などのスケジュールを考えると、もう少し余裕をみて、1月前くらいには提出するのが親切です。特に「退職願」の方は会社の承認行為が必要ですので、退職希望日の1～2月前に提出するのがよいでしょう。

上記のほか、「退職届」を出すタイミングについては、就業規則に提出期限が定められていることがありますので、それを確認しておきます。退職理由によっては、どうしても過ぎ辞めたいというケースもあるでしょうが、なるべく提出期限内に届を提出することをおすすめします。期限後の退職を希望する場合は、会社に直に掛け合ってみましょう。

退職届の作成はそれほど難しいものではありませんが、ホームページ上では退職届のテンプレートが用意されています。パソコンで作成する場合には、このテンプレートを活用すれば一瞬で作成できます。手書きの場合も、テンプレートをみながら書き写せば簡単です。ここでは、参考となる便利なテンプレート集をご紹介します。

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今回は、退職届の書き方について紹介しました。退職届を簡単に作成するならテンプレートを活用するのが一番です。退職届が受理されず、退職が認められなかったということがないよう、事前に就業規則等をしっかりと確認し、必要に応じて上司や会社にも相談するなどして、円満に退職できるよう頑張ってみてください。