OneNoteとは？基本的な使い方から機能まで詳しく解説！

MicrosoftのOneNoteとは、ビジネスや学校の授業・データの共有・その他のメモ書きなどさまざまな場面で活躍しているデジタルノートです。文章入力のみでなく、画像の挿入やファイルの添付・手書きでも文字入力が可能であり、使い勝手が良いアイテムとして人気があります。

通常のノートに比べ、メモによる情報の管理も容易になりました。今回は、MicrosoftのOneNoteの正しい使い方や便利な機能について紹介していきたいと思います。

OneNoteは、情報管理に特化しており、情報を一元化することができるソフトウェアです。OneNoteは、Windows版やMac版・iOS版・Android版で管理することができ、パソコンのみでなくスマートフォンでも編集することができます。

このソフトの最大の強みは、情報が蓄積されていくということです。OneNoteは、基本的に上書き保存をしなくても自動でクラウドソトレージのOneDriveに保存されていきます。スマートフォンでも簡単に情報を確認することができるので使い勝手が良く非常に便利なソフトになります。

MicrosoftのOfficeアプリケーションは、有名なものとしてWordやExcel・PowerPointなどがあります。その中でも性能が高く便利なアプリケーションとして扱われているのが、OneNoteになります。

Wordのような簡単な文章入力・画像や図の挿入だけでなくOneNoteは、多様な機能が備えられているため、メモとして残すだけでなく資料作成にも活用されたりします。

OneNoteの最大の強みは、WordやExcelなどのMicrosoftもOneNoteに挿入することでデータをばらすことなく管理できてしまうことです。使用端末もiPhoneなどのスマホやPC・タブレットなど幅広く対応しているので、パソコンが無いと使えないなんてことはありません。

従来は、有料のソフトの方が必然的に性能が高いので、企業やビジネスにおいて親しまれてきました。ですが、無料で利用することができるツールの性能も徐々に上がってきています。中でもMicrosoftのOneNoteやStock・Evernote・Milanoteは、無料とは思えないほどの性能を持っています。このツールについて紹介していきたいと思います。

無料メモのツールの中でもStockは、昨日もシンプルなので誰でも簡単に扱えるメモツールになります。残したメモは、テーマごとにフォルダ分けすることで、情報がバラバラになることなく整理しておくことができます。また、グループで簡単にメモを共有することができ、余計な機能もなくパソコンの扱いが不慣れな方でも気軽に使うことが可能です。

Evernoteは、多くの情報を記録することができるメモツールです。有料版もありますが、無料版でも十分な機能を持っています。このメモの強みは、文章だけでなく画像や音声データも残すことができることです。蓄積されたメモも必要な時にすぐ取り出せる上、パソコンだけでなく2つまで端末の同期が可能なので、iPhoneなどスマホでも操作が可能なのです。

Milanoteの特徴とは、テキストや画像を行間を気にすることなく自由に配置し保存できる点です。ホワイトボードに好きなように配置する感覚なので、どのようにまとめるかは自分の力量次第です。配置の自由度の高さを活かせるかはセンスも問われるためMilanoteを使いこなすためにもクリエイティブな思考も重要になります。

OneNoteの構成とは、大きく分けてノートブック・セクション・ページの3つの要素を含めています。ページをまとめるセクションや、いくつかのセクションをまとめるノートブックはそれぞれどういった役割を持っているのでしょうか。

OneNoteは、複数のノートを持っているイメージです。ビジネスとしての活用やプライベート・その他メモ書きなど、さまざまな場面で使い分けることができます。ノートブックを使いこなすためにもセクションやページの活用法についても理解を深めていきましょう。

OneNoteの機能であるセクションやページの正しい使い方について説明していきます。まずページという要素は、ノートでいう1枚1枚の用紙を表しています。ページには、文字入力だけでなく画像の添付・外部リンク・スクリーンショット・動画などのデータを管理することができます。

セクションは、複数のページをグループごとに分けることができる役割を持っています。ビジネスで使う場合では、業務内容やプロジェクトごとに分類することでページの整理ができ、このページがどういう目的で書かれたものなのか一目で分かるようになります。

OneNoteのセクション・ページを正しく使えることができれば、情報が混ざり合うことなく使い分けることができます。そして、情報はパソコンだけでなく、iPhoneやAndroidで簡単に確認することができます。

OneNoteは、ビジネスなどデータ管理に優れていますが、基礎的な使い方だけでは手に余る部分が多くあります。

メモに使えるソフトは、他にもWordやStock・Evernoteなど、ノートを簡単に作成できるソフトがたくさんあります。ですので、基本的な使い方だけでは自由度の高いOneNoteの良さを発揮できていません。

OneNoteには、3つの強みがあります。文字入力だけではない賢い使い方を紹介していきましょう。

OneNote以外の通常のメモ・ノート作成アプリは、行間に沿って文字入力を行います。文字だけでなくファイルや画像を挿入する際も、どこでも挿入箇所を設定できるわけではありません。Wordなどは、データ入力でもある程度入力ラインが決まっているのです。

OneNoteは、決まったテキスト枠が無く自由な配置で文字入力をすることができます。画像の挿入なども絵を描くときによく使われるキャンバスのような自由度の高さがあります。

OneNoteは、クラウドサービスのOneDriveに保存することで、わざわざ上書きをしなくても自動的に保存してくれるのです。保存するつもりのページを思わず閉じてしまったというのはよくある話ですので、未然に防ぐことができる便利な機能です。

OneDriveに保存しておけば、パソコンだけでなくお手持ちのAndroidやiPhoneから見ることもできます。パソコンでの操作より自由度は下がってしまいますが、スマートフォンでの編集も可能なので通勤時間などの隙間時間にメモを残すこともできます。

OneNoteは、記入している文章・挿入画像がリアルタイムで保存されていきます。このファイルを仲間と共有することも可能なので、会議中などのデータを複数人で共有することも可能です。

今でも活用されているのですが、OneNoteが無償化される前までは、パソコンでの資料作成・計算ソフトは、基本的にMicrosoft OfficeのWordやExcelが主流でした。

WordやExcelでは、画像や数値の統計を表すときに用いるグラフや図の挿入が一般的でした。ですが、OneNoteは、画像や図はもちろん動画やリンクを挿入することができます。他にもWordやExcelなどのMicrosoftを埋め込むことも可能です。

そして複数人で共有することができるので、文章で伝わりづらい部分は動画で伝えることもできるのです。OneNoteは、資料作成だけでなくデータ管理も圧倒的にやりやすくなりました。

OneNoteは、文章入力・画像・リンク・動画・音声データ・グラフ・Microsoftのソフトを組み込むことができます。そして、テキストの配置なども自由に設置することができ、自由度の高さからさまざまなビジネスで活用できる優れたソフトウェアです。

なぜ、ビジネスシーンに活用しやすいのかOneNoteの強みから3つの特徴を紹介していきましょう。

ビジネスにおいてデータや情報の洩れは、売上の損失にもつながるので、このミスは避けたいところです。パソコンが無い場合、ノートでのメモでもよいのですが、書き漏れのリスクが高くなってしまいます。

そこで、お手持ちのAndroidやiPhoneで手軽にメモを取ることのできるOneNoteは、大変都合が良いのです。文章入力が追いつかない場合は、ボイスメモで残しソフトにまとめて置けば、音声での文字起こしでより正確な情報を保存しておくことができます。

OneNote内でしっかりグループ分けをすることで、情報整理も容易になるのでメモに書かれている情報も混じり合うこともありません。

OneNoteにメモを書くことで、情報が蓄積していきます。すると、どうしても古い情報が更新されていく情報に埋もれてしまいます。

OneNoteには、取り出したい過去の情報を検索機能によってすぐに探し出すことができます。キーワード検索ですぐに取り出せるので、情報整理が圧倒的に楽なのです。

パソコンが普及される前は、ノートや紙でのメモが一般的でした。その当時の情報整理は、ノートのタイトル付けやページに付箋で目印をつけるぐらいしか方法はなかったのですが、時間は短縮できても探さないといけません。OneNoteは、時間をかけずに情報を見つけることができるのです。

OneNoteは、動画や音声データだけでなく、WordやExcelなどのMicrosoft Officeのソフトも挿入することができます。情報をまとめた後、わざわざ印刷して紙での提出をしなくても取引相手と気軽に情報共有ができます。

他にも使い方によっては、対人ではなくグループ全体に周知する時にも役立ちます。企業におけるマニュアルやその他報告など、知らせるためにも大変都合の良いソフトです。

パソコンではファイルを開くことができても、AndroidやiPhoneでは、開けない場合もあります。もし、Microsoft関連のファイルであれば、PDFファイルに変換すればスマートフォンでも見ることができます。

AndroidとiPhoneによっては、アプリの操作に多少の違いはありますが、携帯でも共有されている情報を確認することができるのです。

OneNoteは、Windows版やMac版・iOS版・Android版に対応しており、iPhoneやAndroidなどのスマートフォンだとパソコンと比べ操作に不慣れな点はありますが、幅広い端末に対応しております。

さらに2014年3月17日にOneNoteは、WindowsやmacOSに対し無償化が行われました。従来は、有料のソフトウェアでしたので、使用者も限られていたのですが、無料になってからは自由度の高さからビジネス展開される方も増えてきました。

OneNoteは、iPhoneやAndroidでも気軽に加筆・修正ができるのですが、端末によって使い方を変えれば、かなり使用の幅が広がるのです。

OneNoteは、OneDriveに保存することで、自動保存が可能です。さらに、OCR機能を使うことによって画像化された文字をテキスト化の文字に変換できたり、録音することで文字とシンクロして文字起こしができるのです。

ビジネスのミーティングの場でメモを取る場合、話も進めないといけないため必ずしもメモの時間に余裕があるわけではありません。そういった際に、OneNoteで録音することでOCR機能が働き、情報を漏らすことなく記録することができます。

つまり、パソコンで基本的な操作を行い、AndroidやiPhoneで写真を撮ったり、録音したり使い方を端末ごとに割り振ることで、より質の高い情報が同時に記録することができますし、持ち運びなスマートフォンであれば、ふとした瞬間にもメモを残しておくことができます。

OneNoteとは、文字入力・画像・グラフ・スクリーンショット・動画・音声データなど、多くのデータを保存し管理することができるソフトウェアです。

OneNoteでのデータは、OneDriveで自動保存してくれます。PCやAndroid・iPhoneの使い方を工夫すれば利便性も高まり、使用の幅も広がります。

無償化されてからOneNoteの利用者も増え、ビジネスに活用される方も多くいます。ビジネスだけでなく会社・学校・プライベートなど、使われ方もさまざまです。

OneNoteは、テキストの枠という概念があまり無く配置も自由です。キャンバスのように書きたい箇所に絵を描けるようにOneNoteでも配置したい場所に画像・図・動画・文字などを挿入することができるのです。この自由度の高さは、どの場面でも柔軟に対応できるので、非常に使い勝手が良く人気のソフトウェアとして注目されています。