社外・取引先向けの退職の挨拶メールの書き方！マナーや例文を紹介！

務めている会社を退職することが決まったとき、引継ぎをしたり、持っている仕事を終わらせたりと、しなければならないことはたくさんあります。そんな中でも、忘れずに行っておきたいのが社外に向けての退職メールです。

いざ退職の挨拶メールを送信しなくてはならなくなったときに、「どんな内容で送ったらいいの？」「送るタイミングがわからない」と悩んでしまう方もいるのではないでしょうか。

今回は、社外に向けての退職メールの送り方について詳しくご紹介してまいります。社外への退職メールを送るべき相手や、送るタイミング、送るメールの例文などをご説明してまいりますので、ぜひ参考にしてみてください。

退職する前は手続きや引継ぎなど、しなければならないことがたくさんありますが、退職する際の挨拶はビジネスマナーを抑えてスマートに行いたいところです。

退職時の挨拶というと、会社内での挨拶をイメージすることが多いかと思います。実際に、職場でお世話になった上司や同僚や後輩に今までの感謝の気持ちを伝えることはとても重要なことです。

しかし、務めている会社によっては、社内だけではなく社外の方に対しても退職の挨拶をした方が良い場合があります。一般的に、社外の方に対しての退職の挨拶はメールを送信することが多くなっています。

退職メールは社外のどのような方に対して送信するのか、ご説明してまいります。務めている会社で退職を考えている方、退職が決まっている方はぜひ書き方や例文を参考にしてみてください。

社外に向けた退職メールを送る相手の一つ目は、お仕事の取引先です。営業のお仕事をしていたり、取引先と関わるお仕事についていたりする場合には、これまでお世話になってきた取引先の方に対して退職メールを送りましょう。

取引先に退職の挨拶をすることで、これまでの感謝の気持ちを伝えることができますし、退職の旨を伝える際に後任について伝えておくことで、相手に今後も安心して取引できるという安心感を与えることができます。

社外に向けた退職メールを送る相手の二つ目は、社外のビジネス関係者です。取引先ではありませんが、これまで関わってきたビジネス関係者の方には退職の挨拶として、退職メールを送るようにしましょう。

今までのビジネスの中で連絡を取ることがあった方には、退職する旨を伝えることに加えて感謝の気持ちを伝えることで、相手に良い印象を与えることができます。

これまで良い関係を築いてきたビジネス関係者の方ですので、退職の際にもスマートに挨拶ができるようにしておくとよいでしょう。

取引先やビジネス関係者の方など、「退職時の挨拶メールを送る相手は具体的には誰なのだろう」と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。現在の会社での勤務歴がさほど長くない場合は、より誰に送ったら良いのか悩んでしまうでしょう。

「退職することが決まってきたけれど、退職メールを誰に送ったらよいのかわからない」という場合には、一体どうしたらよいのでしょうか？

退職の挨拶メールの書き方を見ていく前に、どんな相手に退職メールを送るべきであるのかをおさえておきましょう。

社外に向けた退職メールを送るべき相手の判断は、とくに勤続年数の少ない社員ですととても難しいものでしょう。

退職メールを誰に対して送るべきであるのかというのは、現在働いている会社の慣習に倣って判断することをおすすめします。今まで退職しているスタッフがどのような相手に退職の挨拶を行っていたのかということを上司に確認しましょう。

今までの会社の先輩が、取引先の方やビジネスの相手に対してどのような内容の挨拶をしてきてきたのか、メールであればどのような内容のメールを送っていたのか、これらを把握しておくと自分が挨拶をするときにスムーズに行えます。

退職の挨拶の際に、社内でお世話になった上司や先輩や後輩などにも菓子折りを用意したり、プチギフトを渡したりする方が多いのではないでしょうか。

取引先やビジネス相手など社外の方へ退職の挨拶をする場合、退職メールのあいさつではなく直接出向いてギフトをお渡しするという会社もあります。

会社の慣習がギフトを用意してお渡しするというものであった場合は、今までの先輩に倣って退職のあいさつを行うことが無難です。

直接退職の挨拶を行う場合は、菓子折りなどのギフトを持参することで退職の挨拶をしやすくなりますし、これまでの感謝の気持ちを伝えやすくなります。

退職の挨拶の際に、取引先やビジネスの関係者にギフトをすべきであるのかどうかというところも、今までの先輩たちがどのように対応してきたのかということを会社に確認した上で行うとよいでしょう。

退職の挨拶まできっちりと行えることで、仕事を途中で投げ出さずに最後までしっかりとやり抜くことができるといった印象を与えることができます。最後までビジネスマナーを守って退職の挨拶を行いましょう。

社外に向けた退職の挨拶メールを送るべき相手についてご紹介してまいりましたが、次に実際に退職のメールを取引先など社外の相手に送るときの、メールの送り方について具体的にご紹介してまいります。

「退職のメールってどんなタイミングで送ったらいいの？」「退職メールの一斉送信は失礼？」と退職メールを送信する前にもいろいろと悩みがでてきてしまうことも多いのではないでしょうか。

社外の相手に退職メールを送る前に知っておきたい、退職の挨拶メールを送るタイミングや、個別送信か一斉送信どちらで送るべきかをご説明してまいります。

社外へ向けた退職の挨拶メールを送るタイミングは、仕事の状況にもよりますが2~3週間くらい前に送信することがちょうどよいとされています。

2~3週間の期間を設けておくことで後任のスタッフの紹介を行うことができますし、タスクの整理や今後のプロジェクトの整理などを行うこともできます。

退職をする旨のメールの送信を2ヶ月前というように早すぎるタイミングで送ってしまうと、取引先に不必要に不安を与えてしまいますので注意しましょう。

退職する2ヶ月、3ヶ月前に取引先に退職の旨を伝えてしまうと、「今後のプロジェクトはどうやってすすめていくのか？」「新しい人を紹介されたとしても上手くやってくれるのか？」など、残りの在職期間が長い分余計な不安を感じさせてしまう原因となります。

取引先などの社外の方々には、2週間から3週間前といった”早すぎず遅すぎない”程よいタイミングで、退職の言葉と今までの感謝の気持ちをメールでお伝えしましょう。

仕事の状況によっては、早めのタイミングで退職の旨をお伝えした方がよいとされる場合もありますので、ご自身の退職の挨拶にタイミングに悩まれたら上司の方に相談しながら決めることをおすすめします。

ビジネスにおける退職メールを送信する時間帯としては、相手の就業時間の1時間前くらいがよいでしょう。就業時間終了ギリギリの時間となってしまいますと、相手の業務の邪魔になってしまう場合があります。

退職メールを送る時間帯に悩んだ場合は、取引先の方の仕事状況も考慮して相手の仕事に影響を与えない時間とされている就業時間の1時間前に送信しましょう。

取引先などの社外に向けた退職の挨拶メールは「たくさんの相手に送らなければならないけど、一斉に送信したら失礼にあたるのではないか」と心配になる方もたくさんいるのではないでしょうか。

退職のメールに関して、ビジネスマナーとしては一斉にメールを送信したとしても失礼となるわけではないので、問題はありません。そのため退職のメールを多くの人に送らないといけない場合は、メールの一斉送信機能を上手に活用して送信しましょう。

複数の相手へのメールの送信をしたいときのメール機能として、CCとBCCという機能があります。CCは送信した相手からも別の相手の連絡先が見えるという機能です。BCCは、メールの送信をされた相手からはメールの送信元のアドレスしか表示されないという機能です。

取引先へのメール送信を一斉送信で行う場合は、必ず相手に他の方の連絡先が見えないようBCCで送信しましょう。特に、複数の会社に一斉に送信する場合は、個人情報保護の観点からも注意をする必要があります。

取引先に対して退職の挨拶をメールで伝えることはビジネスマナー上は特に問題はありません。しかし、やはり相手に直接会って退職の挨拶をすることが一番丁寧で感謝の気持ちを伝えやすくなります。

限られた時間の中で全員に直接挨拶することは難しいかもしれませんが、特にお世話になった取引先やビジネス関係者に対しては、時間がある場合は直接挨拶することをおすすめです。

直接挨拶をする場合、どの取引先やビジネス関係者を優先して挨拶するべきかなどの判断が難しいというときは、上司の方と相談しながら決めるとよいでしょう。

社外ん向けた退職メールの送るべき相手や、送るタイミングについてご紹介してきましたが、次はいよいよ社外に向けた退職メールの書き方について見ていきましょう。

退職の挨拶メールというと、どのような文章を書いたらいいのかと書き方に迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。件名や宛名、内容について具体的な退職メールの書き方についてぜひ参考にしてみてください。

件名は、これをみるだけのメールの内容がどのようなものであるのかわかるようにしておくことがポイントです。簡潔に、退職の挨拶であることを記載しておきましょう。

具体的な書き方としては「退職のご挨拶（会社名、名前）」と書いておきます。会社名と名前を添えておくことで、メールの件名だけでどこの会社の誰が退職する、ということが伝わりますので明記しておくことがおすすめです。

取引先に向けた退職の挨拶メールの宛名は、一斉送信の場合は「各位」を使用するとよいでしょう。「お取引先各位」や「関係者各位」といった内容で問題ありません。

「各位」というのは書類などでもよく目にしますが、1人1人に対して敬っている表現となっています。そのため「皆様」という言葉よりも「各位」という言葉の方が相手のことを敬っている表現になります。

注意しておかなければならないことは、「各位」というのは複数の相手に送る際に使用する言葉であり、個別の相手に送るときには使用しない言葉ですのでその点はしっかりと押さえておきましょう。

個別で取引先に送信する場合は、「相手の会社名・部署名・名前」を記載しましょう。取引先相手の会社名や部署名、名前などを記載する際には漢字を間違えたりなどの誤字が絶対にないように、注意して確認を行いながら入力をしていく必要があります。

取引先に向けた退職メールの内容の書き方としては、退職日と最終出社日を明記することと、引継ぎなど後任について伝えるということを押さえておきましょう。

会社の最終出社日は、会社の備品などの返却やデスク周りの片付けなど行わなければならないことがたくさんあります。そのため、取引先へは最終出社日の何時までなら対応できるという時間帯も明記しておくと、より丁寧な印象となります。

退職の挨拶メールの書き方のポイントとして、取引先に対して後任について紹介を行っていない場合は、メールで必ず記載しておきましょう。

業務を引き継ぐ後任の紹介を後日行う場合は、メールで「新しい担当の○○が後日挨拶に伺わせていただきます」など、退職の挨拶のメールで伝えておくと取引先に不安を与えることもありません。

メール内で後任について触れておくことはもちろんですが、業務内容の引継ぎについても最終出社日までに後任にきっちりと伝えておく必要があります。退職する際には、なるべく取引先や会社に迷惑をかけることのないよう自分の仕事を終えるよう気をつけましょう。

社外に向けての退職の挨拶メールを送る際の署名の書き方としては、退職後のプライベートの連絡先などは記載しないことが一般的です。

なぜ記載しないのかといいますと、もし退職後に取引先とビジネスに発展した場合に「顧客の情報を使用したのではないか」と疑われてしまう可能性があるためとされています。

基本的に一斉送信の退職メールでは退職後の連絡先は記載しませんが、退職後も連絡を取りたいという相手の方には、個別で連絡先を伝えておくことをおすすめします。

最後の挨拶となるメールとなりますので、退職メールの書き方には注意して、退職する会社や取引先の会社とトラブルにならないような内容を送信するよう心がけましょう。

社外に向けた退職の挨拶メールの書き方をご紹介してきましたが、ここからは実際に送る退職メールの例文をご覧ください。

「これから退職の挨拶のメールを作成しなければいけないけれど、具体的な書き方がわからない…」といった方は、ぜひ参考にしてみてください。

取引先などの社外に向けた退職の挨拶メールの、一斉送信の場合の例文、個別送信の場合の例文、特に重要な取引先の場合の例文、それぞれ別々にご紹介してまいります。

まずは基本的な、一斉送信の場合の退職の挨拶メールの例文を見ていきましょう。ポイントは、必要な内容のみを簡潔に明記することです。複数の取引先に送信する場合にはこの例文を活用してみてください。

一斉送信の場合は、複数の取引先に対してメールを送信しますのでそれを踏まえて文章作成していきます。「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇（会社名と名前）です。」から入りましょう。

次に退職の旨と感謝の気持ちを伝え、メールでの挨拶になることを詫びる文章を加えます。「私事ですが、一身上の都合により○月○日をもって退職いたします。最終出社日は〇月〇日を予定としております。

在職中は大変お世話になり、心より御礼申し上げます。本来であれば、直接お伺いして挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶となったことをお詫びいたします。」

引継ぎの後任について「後任は、同じ部署の●●（後任者の名前）が務めます。後日改めて●●がご挨拶に伺いますので、変わらずご指導の程よろしくお願いいたします。」といった内容で記載します。

最後の文章は「末筆ながら、貴社のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。」といった無難な文章で問題ありません。文章の終わりに署名として「株式会社〇〇（会社名）△△（名前）」を記載してメールの内容は完成になります。

次に、個別送信の場合の社外に向けた退職の挨拶メールの例文を見ていきましょう。個別送信の場合は、「相手の会社名や部署名・名前」を明記して送信します。このとき、会社名を間違えるなどの誤字脱字には気をつけましょう。

そして、退職する旨と最終出社日について「私事ですが、一身上の都合により〇月〇日をもって退職いたします。最終出社日は〇月〇日を予定としております。」というように書きましょう。

個別に送信しますので、一斉送信の場合と比べて少し身近に感じるようなメッセージを加えるとより気持ちが伝わります。書き方としては、具体的なエピソードを綴った上で感謝の気持ちを伝える書き方がおすすめです。

「在職中は大変お世話になりました。特に、〇月の〇〇の企画では◆◆様のご尽力なしでは成功はなかったと思っております。丁寧なご支援とご助言、誠にありがとうございました。」

そして、メールで挨拶となることへのお詫びと後任について伝えます。「本来であれば、直接お伺いして挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶となったことをお詫びいたします。

後任は、同じ部署の●●が務めます。後日改めて●●がご挨拶に伺いますので、変わらずご指導の程よろしくお願いいたします。」

最後に締めの文章で「末筆ながら、◆◆様のさらなるご健勝とますますのご活躍をお祈り申し上げます。」といった内容を書きましょう。最後に署名として会社名と名前を明記して、退職メールの完成です。

特に重要な取引先の場合は、挨拶状を送ることが望ましいです。しかし、日ごろからメールでのやりとりがある場合はメールでの挨拶でも問題ありません。重要な取引先に向けてハガキで挨拶状を送る際の例文についてご紹介していきます。

ハガキでの案内状は手書きではなく、プリンタで印字して作成するとよいでしょう。こちらの例文は参考としてご覧ください。

挨拶状の場合は「拝啓」から文章をスタートさせ、「盛夏の候、ますますご健勝のことお慶び申し上げます。」と季節の挨拶を述べます。

そして退職の旨と感謝の意を「さて、私儀〇月〇日をもって株式会社〇〇を円満退社し、株式会社××に勤務することとなりました。

在職中は、公私ともに格別のご高配を賜りましてありがとうございました。改めて御礼申し上げます。」というように伝えましょう。

最後に締めの言葉を書いて文章をまとめましょう。「今後もこれまでの業務経験を活かしつつ、日々精進してまいりたいと思っております。今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。

誠に略儀ながら、書中をもちましてご挨拶申し上げます。末筆ではございますが、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。」というように内容を締め、「敬具」と記載します。

文章を書き終えたら郵送する日付と記載し、自宅の住所と名前を書いて、取引先への挨拶状は完成になります。

社外に向けた退職メールの相手や送り方、書き方や例文などをご紹介してまいりました。退職というと早く辞めたいという気持ちが大きい方もいるかもしれません。しかし、去り際の印象はとても大切です。

これまでお世話になってきた会社の上司や同僚や後輩などへの丁寧なあいさつはもちろん、社外の取引先などにもしっかりと退職の旨を伝え感謝の気持ちを伝えましょう。

「社外への具体的な退職の挨拶メールの書き方がわからない」という方は、今回の退職の挨拶メールの書き方や例文をぜひ参考にしてみてください。

退職前に送るメールですので、務めていた会社やお世話になった取引先とトラブルになることがないよう、ビジネスマナーをおさえたスマートな退職の挨拶メールを送り、気持ちよく退職できるようにしましょう。