リマインドメールの意味とは?書き方・例文・返信方法などビジネスマナーを解説!

リマインドメールの意味とは?書き方・例文・返信方法などビジネスマナーを解説!

リマインドメールとは、以前に送付した内容のメールを再度送付する行為の事です。送付した内容についてレスポンスがないときなどに使いますが、リマインドメールを送る際に配慮すべきことがあります。書き方や返信方法などのビジネスマナーについて解説します。

記事の目次

  1. 1.リマインドメールの意味
  2. 2.リマインドメールの書き方
  3. 3.リマインドメールの例文
  4. 4.リマインドメールの返信方法
  5. 5.リマインドに似た表現
  6. 6.リマインドメールはビジネスマナーを守って送ろう

リマインドメールの意味

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今回は、リマインドメールについて解説をします。現在、あらゆる取引において電子メールの使用は欠かせないものになりました。各種重要事項の連絡や情報共有、仕事の依頼などあらゆるビジネスシーンにおいて電子メールは利用されています。

相手方に送付したメールに対し、レスポンスがなかったり要求した内容に対するアクションがとられなかった場合にリマインドメールを送ることがあります。リマインドメールとは、一度送付したメールの内容を再び送付し、再度確認を求めるという意味があります。

リマインドメールは、送る相手やタイミング、内容によっては失礼にあたることも考えられます。リマインドメールを送る際には十分に意味を理解し、相手方に不快感を与えないように配慮する必要があります。リマインドメールの例文やビジネスマナーについて解説をしていきます。

リマインドは「思い出させる・思い起こさせる」

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そもそもリマインドとはどんな意味を持っているでしょうか。リマインドは、「思い出させる・思い起こさせる」という意味合いがあります。メール送付先の担当者が送付したメールに対するレスポンスを忘れていることもあるので、その内容を思い出させる意味合いでリマインドメールを送ることが多いです。

日常生活でも、重要なことを忘れられては困る場合、口頭で再度確認をする意味で以前伝えた内容と同じ内容を伝えることがあります。これと同様のことをメールで行なうのがリマインドメールになります。

リマインドメールの目的

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リマインドメールを送る目的としては、先方に以前に送った要望に対するレスポンスがないときに督促に近い意味合いを持たせることもありますが、ビジネスシーンにおける第一の目的は「仕事をスムーズに進める」ことにあります。重要なイベントを控えているときに、あらためてイベントの詳細を伝えることで予定通りに仕事を進めることにつながります。

ビジネスシーンにおいてリマインドメールを使う目的で多いのが、取引先との打ち合わせや会議の日程を確認するものです。得意先との接待における会食の予定をリマインドすることも多いです。

また、締切が近づいている提出物がある際にもリマインドメールを送付するのが効果的です。締切の数日前にリマインドメールを送ると効果的に締切期日を意識させることができます。

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リマインドメールを送付する適切なタイミングは、送付する内容によって異なりますが、早すぎても遅すぎても効果が無くなってしまいます。例えば、会食の予定をリマインドする際に、会食当日の2週間前に連絡しても再び忘れられる可能性もあります。逆に当日の会食直前に送付しても効果がありません。

会食のリマインドの場合は、当日の2日か3日前に連絡するのが妥当と考えられます。これと同様、提出物締切のリマインドメールにしても、早く送りすぎても効果がないので、やはり数日前に送付するのが適切と考えられます。

リマインドメールの書き方

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ここまでリマインドメールの意味合いについて紹介しましたが、続いてはリマインドメールの書き方について説明をします。ビジネスシーンにおいて利用する機会の多いリマインドメールですが、意外に書き方のマナーを理解していない方が多いといわれています。

リマインドメールは、内容と書き方、タイミングによっては送付先に対し不快感を与えてしまう可能性があることを十分に理解し、先方に失礼のないようにマナーを守って適切に使用することが重要です。

タイトルに「リマインド」は入れない

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多くの方が勘違いしているといわれていることに、タイトルにリマインドという言葉を入れることです。受け取る側の人の感じ方にもよりますが、タイトルに堂々とリマインドと書かれていると、不快に感じてしまう方が結構多いです。「わざわざ言われなくてもわかっている」ととらえられたり、追い立てられているように感じられたりする方がいます。

リマインドメール自体がマイナスのイメージでとらえかねないことに加え、わざわざタイトルに「リマインド」と入っているとさらに不快感を感じさせやすくなる恐れがあります。このため、タイトルにはリマインドの文言は入れておかない方が無難です。

リマインドメールの構成

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リマインドメールを送付する際の基本的な構成について解説します。まずは普段のメールと同様、「いつもお世話になっております。」などのあいさつ文から始めましょう。続いて、リマインドしたい内容を記載していきます。基本的には「5W1H」の構成で文章を構成していく方法がお勧めです。

何をするのか、どこで実施するのか、いつ実施か、またはいつまでに返信がほしいか、参加者は誰か、実施するイベントの目的は何か、移動手段の確認のような内容で攻勢していくと読み易く理解しやすいリマインドメールにすることができます。

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