伝え方が下手な人必見！相手に伝わる上手な話し方のコツやトレーニング方法は？

生活をしていくなかで、自分の気持ちや要望を伝えるシーンは何度もあります、また、仕事のやり方を教えたり、会議やプレゼンテーションなどで、伝え方の技術が求められるシーンもあるでしょう。

しかし、伝え方が上手い人がいつ反面、何かを伝えるのが下手だったり苦手な人がいます。伝え方が下手だったり苦手だと、普通より時間が余計にかかってしまったり、相手が聞いてくれなくなるかもしれません。

それでも、伝え方のコツがわかれば改善させることができますし、仕事やプレイベートでもプラスになるテクニックなので覚えておいて損はありません。

これから前半部分で「伝えたいこと」をどのような事に注意して伝えれば良いのか「準備」の部分を学びます。後半では、伝えるときの「話し方」や「トレニーニング」など実践に向けた部分について学びます。今は伝え方が下手だったり苦手でも、コツをおさえれば改善ができます。

伝え方が上手い人になるためのコツの前半部分は、伝え方の準備部分を見ていきます。何かを教えるときや発表の時は、基本的にはこちら側から言葉を発信することがメインになります。そのため、準備をしっかりしておかないと、重要な部分が抜けてしまったり、ただ長いだけの説明になってしまいます。

会話の場合は、相手との言葉のやり取りなのでじっくり伝え方を考える時間はないかもしれませんが、それでも、伝え方の準備をするコツを習得できていれば、わかりやすい話し方や伝え方ができるようになります。

上手な伝え方のコツ1つ目は「構造を考える」です。伝え方が下手な人は言いたいことを思い浮かんだままに話す傾向があり、大抵の場合、相手に意味が通じなかったり、ただ長いのだけの話しになることがあります。

文章では「起承転結」などの基本的な構造がありますし、仕事用語でも「誰が(Who)・どこで(Where)・いつ(When)・どのように(What)・なぜ(Why)・どのように(How)」の点を意識することが大切とよく言われています。

例えば、遅刻をした時に「いつもどおりに家をでたのですが、電車の車両トラブルがあったんです。それでなかなか運転が再開しなくて、仕方がないのでバスに変えたんですが長い行列になっていて、仕方なく走ってきたので遅れました。焦ってしまい連絡もできませんでした」のようなに言ってきた人がいるとします。少しわかりにくく感じませんか？

では、これを上手に伝えるための「構造」の点から、どのようにしたら良かったのかをこれから見ていきましょう。

伝え方が下手な人の特徴に「話が長い」というのが挙げられます。話しが長ければ長いほど、伝えたいことの要点ははぼやけてしまします。その結果、伝えたいことが伝わらいだけでなく「あの人は伝え方が下手」と思われてしまします。もし、伝えたいことが重要なことだったり、大切なことだったら大変です。上手な伝えた方のコツは「短く伝える」です。

先程の遅刻の例でも考えてみましょう。遅刻をした人が伝えたいのは「遅刻をした理由」です。例文から、遅刻理由を探してみ迷う。遅刻をした一番の理由は「電車止まっていた」ということです、

短く伝えるのであれば「いつもどおり家をでたのですが、電車が止まっていたため遅刻をしました。連絡ができずにすみません」でも十分に理由は伝わります。

次のわかりやすい伝え方のコツは「一番重要な点を最初に伝える」です。伝え方が下手な人の特徴として、前置きが長く、要点を見失いがちというのもあります。また、聞き手もどのタイミングで本題に入るのかがわからず、話しを聴く気持ちさえもなくなってしまいます。

遅刻の例文であれば「電車が遅れていたため、遅刻をしました。連絡ができずにすみません」のように、一番重要なことを最初に伝えることができます。

これは、記者会見でもよく取り入れられている方法です。政府の会見や謝罪会見など様々な会見がありますが、殆どの場合に、会見の冒頭で会見の主要点を伝え、その後に経緯などの補足説明をしている場合が多くあります。

百聞は一見に如かずということわざがあります。漢書から取られたこのことわざで「あるものについて、人から100聞くよりも、1度、自分の目で実際に見るほうがよくわかる」という意味があります。伝え方が上手い人は「たとえ」などを使って、相手がイメージしやすいような伝え方をします。

例えば、仕事シーンでの会議やプレゼンテーションであれば、相手に伝えたいことがひと目でわかるように、見やすい図やグラフなどをいれた資料や、スクリーンに映せるようなスライドの準備をします。この点については、この後の「伝え方のコツ④資料を作る」で詳しく扱います。

もし、実際にイメージできるなものが手元にないような会話の時であっても、相手が知っているものに例えたり、身振りなどを使うことで、相手にとってもわかりやすい伝え方ができまます。

わかりやすく伝えるためのコツ構造はわかりました、では、これだけを考えた伝え方をすれば良いのでしょうか？伝え方が上手い人を観察するとそうでもないことに気づきます。

そもそも、何かを伝えるためには、相手に聞いてもらえないと意味がありません。伝える方の立場や場所にもよりますが、伝え方のコツの構造だけ意識してしまうと、ぶっきらぼうな言い方になりがちで、聞き手に威圧感を与えてしまう可能性があります。

では、相手に聞いてもらうために何ができるのでしょうか？それが次に紹介する「前置きを摂り入れる」という伝え方のコツです。

例えば「この資料作っておいて」「意味がわかりません」と、要点だけを完結に伝えるような伝え方で考えてみましょう。聞けば誰でも意図を理解することができます。しかし、そこから相手の感情も読み取ろうとしてしまうため、命令口調と思われたり、威圧的なイメージをもたれてしまう原因になります。

もし、その前に「忙しいところ悪いんだけど」や「申し訳ないのですが」など前置きを入れればどうでしょうか？すこしイメージがやわらく感じられるようになります。

これは特に、相手が聞きたくないような指導をする場合や、言いにくいことを伝える時に有効なコツのひとつです。反対に、これが上手にできないと、言った側のイメージや印象が悪くなることもあります。

次に紹介する上手な伝え方のコツは「具体的な話し方」です。伝えたいことは簡潔にして話の冒頭で伝えるという基本がありましたが、そこで伝えたいことをより強調したり印象づけたりできるのが、この方法です。話しの構成を作る時にはぜひ取り入れておきたいものです。

では、どのようなことを具体的にした話し方をすれば「伝えるのが上手い人」になれるのでしょうか？最初のコツは「具体的な数字を取り入れる」という方法です。

「みなさんが静かになるまで5分かかりました」という校長先生定番のセリフがあります。これも具体的に話すというコツが使われています。この言葉には「静かになるまで時間がかかった」「それぞれが状況をみて静かになれるようにしましょう」という意図があります。

ここであえて「5分」という数字をいれることで「静かになるまで5分もかかってしまった」と子どもたちに考えさせて、これからはすぐに静かにしないといけないということを印象付けられます。

仕事であっても「今月も目標を持って頑張ろう」と言うより、具体的な数字を使い「今月も目標の100件を目指して頑張ろう」としたほうが効果があるとされています。

伝え方が上手い人は「たとえ話」も上手です。それはオリジナルでつくることもありますし、既にある物語りや、名言を引用していることもあります。これだけを聞くと、ただ話しが長くなってしまうだけで意図が伝わりにくいように感じます。確かに仕事を頼む時などに、ストーリーを入れられたら、いつまで経っても仕事が終わりません。

ストーリーが有効なのは、伝える事を相手に考えさせたり、イメージさせたりすることで印象づけたい場合です。

例えば、片付けができない子供に対して「いますぐ片付けなさい」というより「おもちゃがたくさん置いてあるね。一番好きなのはどれかな？じゃあ、そのおもちゃとお母さんはどっちが好き？でも、もしお母さんがそのおもちゃを踏んづけて怪我をしちゃったらどうかな」のようなストーリーを意識した話し方をすることで、片付けの大切さを教えられます。

相手に何かして欲しいときには、必ず「相手にとってほしい行動」を伝えましょう。具体的な数字やストーリーを伝えても、それだけでは相手が何をしたらいいのかがわかりません。

中には、言わなくても理解してくれる人もいますが、時としてこちらの意図と違う結論を出してしまっている場合もあります。

最初に考えた学校の例であれば「みなさんが静かになるまで5分かかりました」であれば「校長先生が前に出たらおしゃべりをやめましょう」や、片付けられない子供に対しては「だから、遊んだおもちゃは片付けないといけないよ」のような伝え方をすることで、上手に意図を伝えることができます。

上手に伝えるコツ4つ目は「資料を作る」という方法です。特に仕事でのミーティングや、相手へのプレゼンテーションの時には、どれだけわかりやすい資料を作れるかがポイントになります。今はワープロやプレゼンテーションソフトに綺麗なテンプレートが豊富にあるので、見た目は綺麗な資料を作ることができます。

しかし、どれだけ見た目が良くても、内容がわかりにくければ意味がありません、ここでは、資料を作る時におさえておきたい2つのポイントを紹介します。

最初に紹介するのは「帰納（きのう）法」です。帰納法とは、事実や事例を比較し、傾向を導き出し、結論へと導く推論の方法です。たくさんの事実や事例の共通点が多いほど、聞き手に納得感を与えると共に、理解もしやすくなります。

一例として、インスタグラムで「タピオカを使ったスイーツ」の写真が多くの人により投稿されているのを見た時に「これだけの写真があるということは、タピオカが注目されている」と結論づけるなどがあります。

もちろん、一部で爆発的に流行っているだけで、一般的にはあまり知られていない場合もあるので、何を基準にするかは見極める必要があります。

次に紹介するのが「演繹（えんえき）ほう」です、機能法とセットで出てくることが多い推論方法ですが、これは数学の証明問題に似ています。

例えばA=Bがあるとします。もう一つB=Cもあります。では、AとCの関係はどうでかと考えた時に、AとCはそれぞれBと同じなのでA-Cという関係を導くことができます。

これも例にすると「インフルエンザになったら会社を休む」と「佐藤さんはインフルエンザになった」の2つの条件があったときに「佐藤さんは会社を休む」という結論が導き出されます。「伝え方のコツ③具体的に話す」の紹介したストーリーが使いやすいテクニックです、

この2つのテクニックは仕事で資料を作る際には基本的なものです。また、実際にプレゼンの上手い人を観察するだけでも、さらにいろいろなテクニックを見つけることがでます。

次に紹介するのは「伝え方のコツ②聞き手の注意を惹きつける」の内容にも関係する「人の心理を考える」というテクニックです。

人は何かを聞く時、無意識のうちに「この話は自分になにかのメリットがあるのだろうか」と考えます。聞いていることが自分にとって役に立つと思えば、注意深く聞きましが、特になんのメリットもないと考えると真面目に聞こうとしません。

もし、相手にとって本当は大切なことなのに、伝え方が下手なために正確に伝わらないと大変です。反対に、伝えるのが上手い人は、相手にとってメリットがあまりなくても話を聞かせる話し方ができます。その違いはどこにあるのでしょうか。

1つ目に挙げられるのが「比較」です。ここまでも本文中で何度か比較をしています。例えば記事の冒頭の一文を見てみましょう。

「伝え方が下手だったり苦手だと、普通より時間が余計にかかってしまったり、相手が聞いてくれなくなるかもしれません。」「それでも、伝え方のコツがわかれば改善させることができますし、仕事やプレイベートでもプラスになるテクニックなので覚えておいて損はありません。」の部分です。

まず「伝え方が下手だったり苦手だと、普通より時間が余計にかかってしまったり、相手が聞いてくれなくなるかもしれません。」で比較するものを提起しています、「伝え方のコツがわからないと仕事で支障が出ることがある」という点です。

その後の「伝え方のコツがわかれば上達させることができます」がもう一つの比較対象です、「伝え方のコツがわからないと仕事で支障が出ることがある」と「伝え方のコツがわかれば解決できる」という比較を用いることで、相手にメリットを感じさせることができます。

2つ目の方法は「問題と目的を明確にする」という方法です、これも「比較」と似ていますが、推論の方法が少し変わってきます。例えば「伝え方のコツがわからない」という問題があったとします。それに対して「問題の回避」と「目的志向」2つの点を考えます。

「問題回避」であれば、意図したことが伝わらない、話しが長いと嫌がれる、プレゼンが成功しないなどが挙げられます。次に「目的志向」は、相手に意図したことが伝わる、話がコンパクトでわかりやすい、プレゼンでも効果的というのが挙げられます。

この「問題の回避」と「目的志向」のどちらを使って伝えるかは、相手に合わせる必要があります。例えば、リスクを常に考える人なら「問題の回避」、メリットを重視する人なら「目的志向」を使うことで、より相手の心理に響かせることができます。

ここまで上手に伝えるコツを、内容に重点を置いてみてきましたが、ここでは「話し方」も影響するのかを考えていきます。仕事やプライベートで合う人の中で「話し方の上手い人」と「話し方の下手な人」にはどんな違いがありますか？

話し方の上手い人の特徴としては、ハキハキしているとか、テンポが良い、自然という特徴が思い浮かぶかもしれません、反対に、話し方の下手な人は、声が小さくて単調、聞き取りにくい、言葉に元気がないと感じるでしょうか？

そのひとの性格なども影響してくる部分ですが、ここでは一つの解決策として「メリハリ・リズムをつける」方法を紹介します。

話し方にメリハリ・リズムをつけるのに大切なポイントは「強調」「アクセント」「スピード」「休止」です。では、それぞれを詳しく見てみましょう。

「強調」は一番大切なところや重要なところで力を入れたり、ゆっくり言うようにします。例えば「明日は10時に集合です」ということを言う場合、集合時間が重要なポイントであれば「10時」が強調のポイントです、

次の「アクセント」も大切なところを強調する方法ですが、「強調」の時とは違い大切な言葉の「頭部分」を見立たせます。「明日は10時に出ます」の場合で「出る時間なのか到着時間なのか」を知らせたい時には「で（出）」が強調されます。

「スピード」は内容に合わせて速さを変えます。例えば「早くおわらせて、ゆっくり休もう」の場合、前半の「早くおわらせて」は速く、後半の「ゆっくり休もう」はゆっくり話すことができます。

「休止」は問題提起の際や関心を引くのに効果があります「明日の集合が何時ですか。」の後に少し休止を入れて「10時です」という感じです。間に休止を入れることで聞く人は、集合時間が言われるから注意して聞かないと考えさせることができます。

紹介した4つの方法で話し方は良くなります。しかし、注意したい点として、伝えようとしていることのどの部分が重要なのかを見極めるという点です。話し方の上手い人は、伝えることの大切なポイントを見極めています。反対に話し方の下手な人は、意味のないところで強調をしたり休止をいれたりします。

例えにもあった「明日は10時に出ます」の文章も「出るのか到着するのか」が重要であれば「出ます」が強調されるポイントです。しかし、出る時刻が重要であれば「10時」が強調されるはずです。これを見分けることも話し方を上達させるポイントです。

ここまで伝え方の下手な人が上手い人になるためのコツを見てきました。実際に伝え方や話し方が上手い人を観察して、自分の下手な部分や不得意な部分を見つけていくという方法も効果があります。しかし、見ているだけでは、実際に本番で活かすことはできません。大切なのはトレーニングです。

ここからは、これまで見てきたコツを使って上手な伝え方をするためのトレーニングにチャレンジしていきましょう。

スポーツ選手は目的を持ってトレーニングをします。これは話し方や伝え方を見につけるときも同じです、伝え方を改善したいとしても、全てを一度に取り入れることはできませんし、何を目的にするかで、どの分野を特にトレーニングしていくかも変わってきます。

例えば、プレゼンテーションでの話し方で上手い人になりたいでしょうか？それであれば、人の心理や資料の作り方の上達を目的することが出できす。

会話の質を高めたいでしょうか？それであれば、メリハリや前置きのテクニックを重点的にトレーニングできるかもしれません。それで目的を一つ達成するごとに新しい目的を作ることで、話の上手い人になることができます。

最初のトレーニングは仕事でも耳にするテクニックです。仕事で資料などを作成する際に「PREP」を意識するように言われたことはないでしょうか？

PREPとは、要点「Point」理由「Reason」事例「Example」再結論「Point」の略称です、では、実際どのように使うのでしょうか？

実際の例でトレーニングしてみましょう。ここまでのテーマである「話し方のコツ」を「PREP」に当てはめてみます。

「P」話し方のコツを身につけるとても大切です。「R」話し方のコツが身についていれば意図したとおりに伝わるからです。「E」コツには、話し方や構成があり実際に効果があります。「P」だから話し方のコツを身につけるとても大切です。

次は「相手に伝えたいポイントを意識する」というトレーニングです。「話が上手い人は話にメリハリ・リズムをつける」でも触れていますが、相手に伝えたいのはどのポイントなのかを、まずは自分がしっかり意識することはとても大切です。

これも実際の例でトレーニングしてみましょう。一緒に旅行に行く人に「集合時間」を伝えるとします。「明日の集合時間は10時です。このまえ伝えたとおり、駅の改札前に集合してください。」と伝えたい時、一番強調したいのはどの部分でしょうか？

伝える目的は「集合時間」なので「10時」の部分になります。集合場所も重要に感じますが「この前伝えたとおり」と言っているので、ここでは重要なポイントからは外れます。また、「集合時間」というポイントをより強調するために「集合は10時です」を最後にもう一度繰り返すこともできます。

3つ目は「資料・視覚情報を利用する」というトレーニングです。これは「伝え方のコツ④資料を作る」でも扱いましたが、仕事で資料やプレゼンテーションをつくるときにも活用できるテクニックです。実際に人が得る情報の5から6割は視覚からの情報と言われています。それに対し聴覚からの情報は2から3割程度です。

では、どのように視覚情報を利用できるかトレーニングで考えてみましょう。例えば、仕事で新しい製品の特徴を説明するとします。性能や見た目を伝えるのに何を使えますか？

たとえば、製品の性能比較表や製品のイメージ写真、もしかしたら、試作品を実際に持ってくることもできるかもしれません。他にもいろいろなテクニックがあるので仕事などで上手い人のやり方を観察するするのがおすすめです。

4つ目は「例え話を活用する」というトレーニングです。これは「ストーリ」や「イメージ」で考えたことのトレーニングにもなります。何かを説明するときに、相手が既に知っていることを元にして伝えていくという方法ですが、長くなりすぎると要点がぼやけてしまうので、ある程度コンパクトにまとめるのが重要です。

また、ストーリーになっていなくても、何かに例えるという方法もあります。例えば「雪のようにふわふわのかき氷」や「わらじのようなカツ」のように、イメージしやすいようなモノが効果的です。

しかし、雪を見たことのない国の人や、わらじを知らない人に同じことを言ってもイメージするはできません、この方法を使うときには、相手が知っているこことと知らないこことは見極めること必要です。

ここまで、トレーニングできる方法の一例を紹介してきました。忘れてはいけないのが、最初は話すのが下手だったり苦手だった人でも、たくさんの経験を積んで話しの上手い人になってきた人がいるということです、仕事やプライベートでいろいろ観察して、良いところを真似したり、自分で見つけたりすることで、上達することができます。

運動選手がトレーニングする場合でも、最初から技が決められるわけではありませんし、良い記録がでるわけでもありません。話し方も、いきなり上手になるわけではありませんが、努力をする価値はあります。

何かを伝えるのが下手だったり苦手な人が、伝えるのが上手い人になるためのコツやトレーニングを見てきました。何かを伝えるのは、生活でも仕事でも必要不可欠です。上手に伝えるためのコツにはどのようなことがありましたか？

まずは、「構造」から話す順番を決めることが必要なことがわかりました、次に「聞き手の注意を惹きつける」ために前置きが大切なことを知りました。「具体的に話す」ことや「資料を作る」ことで、相手がさらに良く理解できるようにするテクニック考え、「人の心理」を考えるや「話し方」で、より関心をもってもらう方法もみました。

たくさんのテクニックは使わないと手に入れることはできません。そのために、常にトレーニングを欠かさないようにしましょう。そうすることで相手に伝わる上手な話し方ができるようになります。