「担当者」の英語表現まとめ！ビジネスメールや部署・シーン別のフレーズとは？

ビジネスシーンで英語を使う機会が増えてきたと感じている人も多いのではないでしょうか？英語は苦手とばかり言ってられないでしょう。海外の取引先にメールや電話で連絡を取る機会も少なくないでしょう。そんな時は慌てずに対処したいものです。

日本のビジネスシーンでよく使われる「ご担当者さま」の英語表現はあるのでしょうか？英語では「担当者」という言葉がありません。日本語ではよく使う「担当者」という言葉ですが、英語では少し工夫が必要です。

部署や場面によって英語で「担当者」に当たる言葉はいろいろです。日本語のニュアンスに近い英語の「担当者」について見ていきましょう。

英語で「担当者」を言う単語の1つめは「staff（スタッフ）」です。staffは店の店員や従業員を指す場合が多いようです。このstaffという言葉に部署名を加えることで、堅苦しくない言い方ができます。

たとえば「sales staff」は「営業担当者」となり、「customer staff」は「顧客担当者」になります。「purchasing staff」は「購買担当者」といった具合です。難しいことは考えず、まず「staff」という単語を覚えておきましょう。

staffは権限のあまりない担当者と考えていいでしょう。「staff」と同じニュアンスで「person（パーソン）」を使うこともできます。

ビジネスシーンの英語で「担当者」を言う単語の2つめは、「repuresentative」（レプレゼンタティブ）です。この英語は「代表者」という意味になります。「repuresentative」は「staff」よりフォーマルな言い方です。

ビジネスシーンにおいて、「repuresentative」は権限を持つ相手に使います。「担当者」というより「責任者」といったニュアンスの強いフレーズです。

その他、「sales repuresentative」は「営業担当者」になります。「customer repuresentative」は「顧客担当者」の意味になります。

ビジネスシーンの英語で「担当者」を言う単語の3つめは、「leader（リーダー）」です。リーダーは完全に日本語で通じる英語と言っていいでしょう。

日本でも一般的なこの言葉も「チームのリーダー」や「チーム責任者」という意味の「担当者」と言えるでしょう。進行しているプロジェクトのリーダーなど「project leader」と呼ばれるところは、日本とほぼ同じと言えるのではないでしょうか？

ビジネスシーンの英語で「担当者」を言う単語の4つめは、「personnel（パーソネル）」です。似た字面に「personal」がありますが、これは「個人的な」という形容詞なので間違えないようにしましょう。「personnel」という英語は「人材」といった意味になります。

この英語の意味合いは、「staff」や「person」と同じ程度の位置にあり、「repuresentative」よりランクが低いと考えていいでしょう。

使用例を挙げてみましょう。「purchasing personnel」は「購買担当者」となります。ただ「personnel」は「人事課」の意味で使われるケースも多いので、使い方には注意しましょう。

ビジネスシーンの英語で「担当者」を言う単語の5つめは、「officer（オフィサー）」です。「officer」は警察官、役人に対しても使える英語ということもあり、「repuresentative」と同様に、「権限がある担当者」といった意味のフレーズになります。

「担当者」というより「責任者」といったニュアンスと言えばいいでしょうか。「PR officer」という言葉は「広報責任者」を意味します。

ビジネスシーンの英語で「担当者」を表す一語は、いろいろあることがおわかりいただけたでしょう。しかし一語だけでは、正確に伝わらないケースも少なくありません。

ネイティブスピーカーは、「担当者」を一語で表すのは、稀と言えるでしょう。「担当者」を意味する英語のフレーズを知って、ビジネスメールなどに使っていきましょう。

ビジネスシーンの英語の組み合わせで「担当者」を意味する言葉1つ目は「person in charge（パーソンインチャージ」です。この「person in charge」は、ビジネスでごく一般に使われています。

「person（パーソン）」は人、「charge」は動詞では「請求する」や「非難する」といった意味になります。

しかし名詞になると「料金」「電荷」といった意味の他に、「責任」「担当」といった意味があります。「in charge」で「～の担当になる」という意味になります。

ビジネスシーンの英語の組み合わせで「担当者」を意味する言葉2つ目は、「contact person」ないしは「contact personnel」と言います。これと「person in charge」とは、どういう違いがあるのでしょうか？「contact person」は「連絡担当者」の意味合いが強くなります。これは「contact」が「接点」や「橋渡し」の意味があるからです。

ビジネスシーンの英語の組み合わせで「担当者」を意味する言葉3つ目は、「key person（キーパーソン）」です。これは外来語として日本人に親しみのある言葉と言えるでしょう。しかし単なる「担当者」の意味にはならないので注意が必要です。その企画や会社の「key（鍵）」となる人物というニュアンスが強いです。

ビジネスシーンの英語の組み合わせで「担当者」を意味する言葉4つ目は、「responsible person」です。「responsible」とは「責任のある」という意味の形容詞です。「担当者」というより「責任者」というニュアンスで使用されます。

「責任ある人」イコール「担当者」という構図です。「responsible engineer」は「担当エンジニア」といった意味になります。

英語で「担当者」を意味する場合、「部署」プラス「人」の組み合わせで表現するのが、おすすめの方法です。ビジネスシーンにおいて、「人」を意味する言葉は、先述の通り「staff」「personnel」「person」といった単語でした。これに部署名を付けると、漠然とした「担当者」よりわかりやすくなるでしょう。

営業担当者は「account executive」や「sales represemtative」が挙げられます。営業部職員なら「sales person」となります。人事担当者は「personal manager」「HR contact」がいいでしょう。

採用担当者は「job recruiter」や「recruitment officer」と呼ぶのが適当でしょう。さらに広報担当者は「PR officer」「press officer」「publicity official」が適当な英語でしょう。

ここまで、日本のビジネスシーンでよく使われる「担当者」に相当する英語表現を見てきました。一語では簡単に言い表すことのできない言葉だと理解できたことでしょう。次はいよいよメールでの実践編です。

ビジネスメールで「担当者」を使用した英語のフレーズを知っていると、いろいろと楽でしょう。メールで問い合わせるための英語フレーズについて紹介していきます。

まず、担当者の名前がわかっていない場合はどういうメールを書いたらいいのでしょうか？フォーマルなメールだと、まず「To whom it may concern」というフレーズを使います。日本語ならば「ご担当者様へ」といった意味に近いでしょう。

また、担当者が女性か男性かわからない場合は「Dear Sir or Madam」とします。「sir」は男性、「madam」は女性です。

「To whom it may concern」も「Dear Sir or Madam」もビジネスメールで非常によく使われるフレーズなので、覚えておきましょう。

英語のビジネスメールにおいて、自分のメールを部署の担当者に転送してもらいたい時は、どういうフレーズを使えばいいのでしょうか？「このメールを担当者さまに転送していただけないでしょうか」という意味の英語は「Please foward this e-mail to a person in charge」といった表現で問題ないでしょう。

ビジネスにおいて、担当が部署から異動になるのはよくある話です。自分が部署の担当者が異動になって、後任の担当者をビジネス相手に知らせなければならない時もあります。そんな場合はどういうメールを送ればいいのでしょうか？

「change in the person in charge」は「担当者変更のお知らせ」となります。メールの件名はこのようにすればいいでしょう。「My successor is~」は「私の後任は～です」となります。

また「My replacement will be~」でも同様の意味のフレーズになります。「I will be transferrd to~」は「私は～の部署に異動になります」です。

ここまで、ビジネスメールで「担当者」に関する内容を送る時の常套句を紹介してきました。では次に、メールではなく相対したり、電話をしたりしてみましょう。あまり難しく考える必要はありません。ビジネスの電話や会合では、決まったフレーズを知っていたら、会話はスムーズにすすむでしょう。

担当者が誰だかわからない時に、担当と話がしたい場合はどういう英語を使えばいいのでしょうか？これにはまず「May I speak to a person in charge?」といった言い方はどうでしょうか？

さらに丁寧な言い方をするなら「I would like to speak to someone in charge, please」がおすすめです。担当者が誰かを聞く時には「Who is in charge?」がいいでしょう。

ビジネスにおいてはいろいろなシチュエーションがあります。あなたが電話を取り、担当者に取り次ぐケースも少なくないでしょう。この時は「少々お待ちください。今、担当の者に代わります」を英語にしましょう。

「Please hold the line.  I will transfer your call to a person in charge.」と言えば、問題ないでしょう。「please hold the line.」で「電話を切らずにお待ちください」という意味の英語になります。

あなたが電話を取ったところで担当者に代わろうとしたら、席を外していたなんて時もあるでしょう。そんな時は、以下の例文を試してみてください。Heの部分は女性の場合sheに直してください。

まず「担当者は席を外しています」は「He is not at his desk now」となります。「担当者は今、打ち合わせ中です」は「He is in meeting now」となります。「担当者は外出中です」は「He is out of office right now」がいいでしょう。

「担当者は本日休んでおります」は「He is on leave today」か「He is on holiday today」がいいでしょう。

あなたが担当の場合は、「I am in charge」でいいでしょう。その他「I am respoinsible」とも言い換えできます。「私が担当の〇〇です」の場合は「I'm 〇〇.  I'm in charge」と言うと、スマートに話が進むでしょう。

どこの部署かを言う場合は「I am charge of~」か「I am responsible for~」となります。「～」の部分に部署名を入れましょう。
 

ここまで漠然と、部署の担当者に取り次いだり、取り次いでもらったり、自分が担当者であるといった説明だったりを見てきました。

電話まではしないけれど、ビジネスメールで英語を使う場合が多いという人も少なくないのではないでしょうか？電話より気持ちが楽な点はありますが、その分、間違えないように注意する必要があるでしょう。

これまでは相手の名前がわからないというシチュエーションでフレーズを見てきました。相手の名前も部署もわかっている場合は、たとえば男性の田中という人なら「Dear Mr.Tanaka」でいいでしょう。ビジネスメールの鉄則として、部署名と担当者名を記しますが、英語のメールの場合は名前だけを記す点に注意しましょう。

「様」に当たる相手に付ける敬称は、Mr.とMsがいいでしょう。一般に未婚女性はMiss、既婚女性はMrs.ですが、最近のビジネスシーンでは、既婚女性も未婚女性も、Msが一般的な敬称になってきたようです。日本と同様、海外でも女性に既婚か未婚かを尋ねるのは、マナーとしてあまりよいとは言えないので注意しましょう。

メールの差出人が複数の場合、「and」「all」をうまく使いましょう。この場合、宛先の最後には「,」か「：」を付けましょう。「,」が一般的です。「：」はフォーマルなメールで使いましょう。

「and」の例は「Dear Mr.Smith and Mr.Jhonson,」や「To Ladies and Gentleman:」などです。次に「all」です。「To All of Adam project members,」といった具合です。

日本語で便利に使われている「担当者」を英語で表現する場合、その管理権限がより明確になった表現方法になります。ただ漠然と「担当者」と話そうとするのではなく、どの部署でどんな仕事をしている人とコンタクトを取りたいのかを、明確にする必要があるでしょう。スマートなビジネス英語を使えるように、日頃から意識していきましょう。