キャンセルメールの書き方・例文まとめ！お詫びを伝えるビジネスマナーも紹介！

就活をしていてなかなか内定がもらえない人もいますが、第一希望第二希望第三希望といくつもの企業の面接を受けて複数の内定をもらう人もいます。第一希望の内定をもらう前に第二希望の内定をもらって、第一希望の内定待ちになることは結構あります。

第二希望以下の内定をもらった後に第一希望の内定をもらい、第二希望以下の企業に対してお断りのキャンセルメールを送らなければならなくなった時、どのようなキャンセルメールを送れば良いのか分からず戸惑う人も少なくありません。

社会人になれば先輩からキャンセルメールの書き方を習えますが、学生の場合キャンセルメールの書き方が分からないことが多いでしょう。就活やビジネスにおいて大切なキャンセルメールの書き方についてご紹介していきます。

まずはキャンセルメールはいつ送るのかについてご紹介します。キャンセルメールはビジネスなど色々なシーンで送るメールですが、具体的にどのような時にキャンセルメールを送るのかが分からない人も多いでしょう。

学生時代にセミナーなどのキャンセルメールを送ったことがある人なら、キャンセルメールの書き方なども知っていますが、学生時代にはキャンセルメールを書いたり送ったりすることはほぼないと言えます。

何かをお断りするキャンセルメールとはいったいどのような時に送るものなのか、キャンセルメールはいつ送るのかについてご紹介しましょう。

キャンセルメールはいつ送るのかの一つ目は、就活中です。就活中には複数の企業の面接を受けたりすることがありますが、先に内定が決まって他の企業の面接などを断ることもあります。

こういった時にはキャンセルメールで会社説明会や面接などのお断りを入れる必要がありますので、第一希望の企業で内定がもらえた場合などには、他の企業に対してすぐにキャンセルメールを送りましょう。

キャンセルメールはいつ送るのかの二つ目は、取引中です。企業に就職してビジネスシーンで取引をすることは結構多いですが、取引をキャンセルしなければならない事情が生じた場合にはキャンセルメールを送る必要があります。

取引を中止するのはビジネスシーンではそう珍しいことではなく、相手の提示してきた条件などが飲めない場合などにやむを得ずキャンセルメールを送ることも少なくありません。

このようにキャンセルメールは就活中やビジネスでの取引中など、意外に色々な場面で送らなければならないことがありますので、キャンセルメールの書き方をしっかりと勉強しておく必要があると言えます。

キャンセルメールはいつ送るのかについてご紹介しましたので、次はキャンセルメールのビジネスマナーについてご紹介します。キャンセルメールは就活や取引で送るメールですが、ビジネスマナーがあります。

キャンセルメールというものはただ単に一言お断りをすれば良いというものではありません。メールを送るということは相手が存在しているということなので、相手のことをきちんと考えなければなりません。

キャンセルメールのビジネスマナーとはいったいどのようなものなのか、キャンセルメールのビジネスマナーについてご紹介しましょう。

キャンセルメールのビジネスマナーの一つ目は、お互い気持ちよくやり取りする工夫をするということです。キャンセルメールを送るのも人間なら、キャンセルメールを受け取るのも人間です。

人間には感情というものがありますので、キャンセルメールを送る場合には相手の気持ちを考えて、お互いが気持ちよくやり取りできるように工夫をすることが大切なビジネスマナーになります。

社会人としてやっていく上でビジネスマナーはとても大切なので、学生であってもキャンセルメールのビジネスマナーをしっかりと身につけておくことが肝心です。

キャンセルメールのビジネスマナーの二つ目は、キャンセルが決定したらすぐ送るということです。何らかの事情によって就職や取引をキャンセルしなければならなくなった場合には、すぐにキャンセルメールを送るのがビジネスマナーです。

就活の内定のキャンセルにしても取引のキャンセルにしても、キャンセルメールを遅らせることは相手に対してとても失礼であると同時に、何らかのトラブルの原因になる場合もあります。

特に取引でのキャンセルメールはキャンセルが決定したら即座に送らなければなりません。ビジネスシーンにおけるキャンセルメールの遅れは、時間の経過でトラブルになることもありますので要注意です。

キャンセルメールのビジネスマナーの三つ目は、感謝とともに伝えるということです。先にも触れましたが、キャンセルメールを送るのも人間なら受け取るのも人間です。人間には感情がありますので、感謝の気持ちを伝えると好感を抱かれます。

キャンセルメールはただ単に「キャンセルします」と伝えれば良いわけではなく、お断りをするにしても相手に対する感謝の気持ちを伝えなければなりません。

内定のキャンセルにしても取引のキャンセルにしても「ありがとうございました」という感謝の気持ちを相手に伝えると、何かあった時に次のビジネスチャンスにつながることも期待できますので、必ず感謝の気持ちを伝えましょう。

キャンセルメールのビジネスマナーの四つ目は、急な連絡は電話がベターだということです。キャンセルメールでキャンセルをしても失礼にはなりませんが、タイミング的により急がなければならない時には電話でキャンセルをしましょう。

キャンセルメールの欠点は、メールなので相手がいつ目にするかわからないというところです。取引のキャンセルなど大至急キャンセルのお知らせをしなければならない場合には、電話をする方が良いと言えます。

またキャンセルメールはビジネスマナー的に言うと失礼には当たりませんが、基本的にお断りをする場合には電話で直接キャンセルを伝える方が良いです。キャンセルメールは時間に余裕がある場合にのみ使えると覚えておきましょう。

キャンセルメールのビジネスマナーについてご紹介しましたので、次はキャンセルメールの書き方についてご紹介します。キャンセルメールの書き方はそう難しくはありません。通常のビジネスメールが書けるなら、キャンセルメールも簡単に書けます。

キャンセルメールは通常のビジネスメールとは違い、相手にとって不利益になるかもしれないことをお詫びするメールではありますが、要点をきちんと押さえれば書き方は簡単です。

キャンセルメールを送る場合にはいったいどのような書き方をすれば良いのか、キャンセルメールの書き方についてご紹介しましょう。

キャンセルメールの書き方の一つ目は、件名を書くという書き方です。キャンセルメールの書き方でまず迷うのは件名をどうすれば良いかという点でしょう。キャンセルメールの件名は、「キャンセルのお詫び」が基本です。

就活で会社説明会をキャンセルする場合にはシンプルに「説明会キャンセルのお詫び」という件名にすればOKです。会社説明会をキャンセルする際には件名の後ろにかっこをつけて大学名や学部名や名前を記入しましょう。

他に選考をキャンセルする場合にはキャンセルという言葉を使わず「選考辞退のお詫び」という件名にします。こちらも説明会と同じく、件名の後ろにかっこをつけて大学名や学部名、名前を必ず記入します。

キャンセルメールの書き方の二つ目は、書き出しのコツです。キャンセルメールの書き方で件名の次に迷うのは書き出しですが、こちらもそう難しい書き方ではありません。まず相手の会社名と部署名と名前をひとつずつ改行して記入します。

宛先が個人なら会社名だけでも良いだろうと誤解する人もいますが、就活などで採用担当者のメールアドレスがわかっていても、書き出しには必ず会社名と部署名と名前を入れなければなりません。

A株式会社の人事部の採用担当者Bさんに対してキャンセルメールを送るなら、「A株式会社」と入力して改行し「人事部」と入力して改行、「採用担当者B様」と入力して改行しましょう。

キャンセルメールの書き方の三つ目は、本文のポイントです。相手の宛名を入力した後改行してから本文を入力していきますが、まずは「いつもお世話になっております」から始めます。

就活などの場合には「別にいつもお世話になってるわけじゃない」と思う人もいますが、就活の場合であっても「いつもお世話になっております」は新社会人になる人間として当然の挨拶ですので覚えておきましょう。

その後は自分の大学名と学部名、自分の名前を名乗ってからお詫びの文章を入力します。詳しい内容の書き方に関しては、後で例文を挙げてご紹介します。

キャンセルメールの書き方の四つ目は、文末に署名をするということです。ビジネスマナーではメールの末尾に必ず署名と連絡先を記入しなければなりませんが、キャンセルメールであってもその点は同じです。

就活のキャンセルメールなら、本文の後改行してから自分の大学名と学部名を入力して改行してから自分の名前を入力します。その後改行を入れたらいつでも自分が出られる電話番号を入力し、メールアドレスも入力します。

このようにキャンセルメールの書き方はとても簡単なので、基本的な書き方を覚えておけば就活だけではなくビジネスシーンのキャンセルメールにも応用することが可能になります。

キャンセルメールの書き方についてご紹介しましたので、次はキャンセルメールの例文をご紹介します。キャンセルメールの書き方の基本はとても簡単ですが、問題は本文の書き方でしょう。

元々文章を書くことが好きでメールだけではなく手紙なども書く人の場合、本文の書き方に迷うことはありませんが、そうではない場合キャンセルメールの本文の書き方がわからず悩み込むこともあります。

キャンセルメールをいざ書く時にどのような書き方をすれば良いのか、キャンセルメールの例文をご紹介していきます。

キャンセルメールの例文の一つ目は、就活時の説明会のキャンセルメールの例文です。就活をしていて企業の説明会に行くことはかなり多いですが、事情によって説明会をキャンセルしなければならなくなる場合もあります。

たとえ説明会であっても、キャンセルする場合には必ずキャンセルメールを送る必要がありますので、就活時の説明会のキャンセルメールの例文をご紹介しましょう。

就活時の説明会のキャンセルメールの例文の一つ目は、事情を詳しく説明できない場合の例文です。就活中に複数の企業の説明会を受けることにしていたのに、一つの企業から早くも内定をもらった場合などには事情を詳しく説明できないことがあります。

そういった場合には「お世話になっております。C大学経済学部のDと申します」と始め、「○月○日○時より行われる御社の企業説明会に予約いたしましたが、諸般の事情によりキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました」と続けます。

その後は「大変申し訳ございません」とお詫びの言葉を入れ、「お忙しい中恐れ入りますが、ご了承のほどよろしくお願い致します」と本文を結びましょう。

就活時の説明会のキャンセルメールの例文の二つ目は、入院などのどうしようもない事情の場合の例文です。こういった場合には基本は同じで名乗りから始め、病気やけがでの入院でやむなくキャンセルすることになったと説明します。

このような場合には「不測の事故による怪我で入院することになってしまい、大変申し訳ございませんが説明会をキャンセルせざるを得なくなりました」というように、きちんと状況を説明しましょう。

もしも長期入院ではない場合なら、企業によっては温情をかけてくれて個別に説明会をしてくれる場合もありますので、必ず事情説明を入れたキャンセルメールを送りましょう。

キャンセルメールの例文の二つ目は、就活時の選考辞退のキャンセルメールの例文です。就活中に複数の企業の面接を受ける人は多いですが、書類審査が通れば面接や試験などの選考に進むことができます。

ですが企業によって選考の期日が大幅に違った場合などには、希望の企業から先に内定がもらえることもあり、そういう時にはそれ以外の企業からの選考のお知らせにキャンセルメールを送る必要があります。

就活時の選考辞退のキャンセルメールの例文の一つ目は、他の企業から内定をもらったため断りたいという場合の例文です。この場合も基本は同じで、「いつもお世話になっております」から始めて大学名などを名乗ります。

その後「この度は第一次選考のご案内誠にありがとうございます」とまずは選考に残してもらえたお礼から始めましょう。

続いて「大変申し訳ございませんが、○月○日○時より行われる御社の面接について、一身上の都合により辞退させていただきたくご連絡申し上げました」と入力したら、締めの言葉は説明会と同じでOKです。

就活時の選考辞退のキャンセルメールの例文の二つ目は、病気やけがなどで選考辞退しなければならない場合のキャンセルメールです。こちらも基本的には先にご紹介したメールの書き方でOKです。

説明会を入院などの事情でキャンセルしなければならない場合の例文と同じように入力し、説明会キャンセルの部分を選考辞退のキャンセルの部分と同じようにすればこれで本文は完成です。

基本的に病気やけがなどによる入院などの場合、他にチャンスが与えられることもありますので、きちんと状況を説明することが大切です。

キャンセルメールの例文の三つ目は、その他ビジネスでのメールのキャンセルメールの例文です。キャンセルメールは就活だけで使うものではなく、社会人になってから実際にビジネスシーンで使われることもあります。

面会の約束をキャンセルしたり、事情が変わって取引を中止せざるを得ない状況になってキャンセルしたりする場合、キャンセルメールを送ることもありますが、ビジネスでのこういったキャンセルは電話で行われることが多いです。

ビジネスでのメールのキャンセルメールの例文の一つ目は、面会をキャンセルする場合のキャンセルメールの例文です。こちらも基本は同じで、本文だけを変えればOKです。

宛名に続いて挨拶と名乗りをしたら、「○月○日○時に御社にお伺いする予定でございましたが、都合によりお伺いすることができなくなりました。大変申し訳ございません」などと事情を説明します。

日にちを変更したい場合にはこの文章に続いて、変更したい日付と相手の都合を伺う文章を入力して、次につなげましょう。

ビジネスでのメールのキャンセルメールの例文の二つ目は、取引を中止する場合のキャンセルメールの例文です。ビジネスにおいて取引中止はめったにありませんが、会社の資金繰りが上手くいかなくなった場合など突発的に起きることもあります。

こういった場合には「大変申し訳ございませんが、弊社の運営状態が思わしくない状況に陥っており、今回予定していた取引は中止させていただきたく存じます」というように具体的に説明することが大切です。

キャンセルメールの例文についてご紹介しましたので、次はキャンセル以外のお詫びメールの例をご紹介します。ビジネスにおいては日々色々なミスなどがありますので、お詫びメールを送らなければならないことも結構あります。

特にとても忙しくてばたばたとしていると、思いもかけないようなミスをすることもありますので、その都度お詫びメールを送る必要があると言えます。

ビジネスシーンなどで何かミスをしてしまった場合にはいったいどのようなお詫びメールを送れば良いのか、キャンセル以外のお詫びメールの例についてご紹介しましょう。

キャンセル以外のお詫びメールの例の一つ目は、確認ミスへのお詫びです。取引において確認はとても大切ですが、忙しい時にはうっかりミスをしてしまう場合もあります。こういった時にはすぐにお詫びメールを送る必要があります。

宛名などは基本と同じで、「先ほどメールに添付して資料のデータをお送りしたはずでしたが、確認ミスで誤ってデータを添付せずにメールを送信してしまいました」などと確認ミスの状況説明をします。

そして「このメールにデータを添付いたしますので、ご確認よろしくお願い致します。ご多忙中にこのようなミスを犯してしまい大変申し訳ございませんでした」ときちんとお詫びの言葉を入れましょう。

キャンセル以外のお詫びメールの例の二つ目は、対応の遅れへのお詫びです。電話と違ってメールは即時に対応できない場合もありますので、このような場合にはお詫びのメールをする必要があります。

「先日はメールを頂いておりましたのに、ご返信が大変遅くなりましたこと深くお詫び申し上げます」とお詫びをしてから、なぜ返信が遅くなったのかという理由を述べてからさらにお詫びの言葉を重ねましょう。

キャンセル以外のお詫びメールの例の三つ目は、クレームへのお詫びです。何かクレームがあった場合にも必ずお詫びメールを送らなければなりません。

接客態度などに問題があったなどというクレームが来た場合には「この度は弊社Eの接客態度にてご不快な思いをさせてしまいました旨、深くお詫び申し上げます」とお詫びの言葉を伝えましょう。

ですが本来クレームが来た場合には、それがメールであっても電話で折り返しお詫びするのが理想です。クレームが来た場合には必ず電話でお詫びをするようにしましょう。

キャンセル以外のお詫びメールの例についてご紹介しましたが、これらのお詫びメールのお詫びの言葉の後には必ず対策を示すのが大切です。

お詫びの言葉の後に「今後はこのようなことが起こらないよう、再発防止に取り組んでまいります」というように、今後どうするかという対策を示す言葉を入れましょう。

この言葉がないと「反省しているようで反省していない」などと受け取られかねませんので、必ず今後の対策についても伝える必要があります。

キャンセルメールの書き方などについて色々とご紹介してきましたが、如何だったでしょうか。キャンセルメールは就活やビジネスシーンで時々使うことがありますので、正しいキャンセルメールで相手に気持ちを伝えましょう。