顛末書の書き方と例文を分かりやすく紹介！社内用・社外用のテンプレートも！

顛末書（てんまつしょ）とは、そもそもどのような書類なのでしょう。上司から顛末書を書くように指示されても、顛末書の書類の意味や書き方を知らなければ何を書けば良いのか見当もつきません。

いざそのような場面になっても慌てないように、正しい顛末書が書けるように、これから顛末書の書き方や書類の意味を詳しく紹介します。

顛末書とはミスやトラブルなど不祥事が起きてしまった時に書く書類で基本的に2種類あります。自分が担当する仕事や部署でトラブルがあった場合に、上司など社内向けに提出する顛末書と、トラブルが元で得意先やクライアントに迷惑をかけた場合に社外向けに出す顛末書の2種類です。

それでは「顛末（てんまつ）」という言葉の意味から紐解いてみましょう。この漢字を分解してみると「顛（てん）」には「始まり・いただき」という意味があります。「末（まつ）」は訓読みで「すえ」で「年末」や「末尾」などの熟語があるように「おわり・さいご」という意味です。

この2つの漢字を組み合わせた「顛末」は「ある出来事の最初から最後までの一部始終」という意味になります。つまり端末書は、出来事の一部始終を書き記した書類という意味です。

トラブルや不祥事の際に書く顛末書は、そのトラブルのことの起こりから最後までの経緯と原因や対策までを詳しく書き示し報告する書類で、二度と不祥事を起こさないための再発防止の目的も持っています。

顛末書の具体的な書き方や注意点、テンプレートなどは、この後の章で紹介しますので、ここではまず顛末書の意味や目的を押さえておきましょう。

顛末書と始末書（しまつしょ）をよく混同して解釈している方がいます。確かに書いてある内容にさほど違いがない場合が多くありますが、実は顛末書と始末書には意味と目的が大きく違います。

書き方や書く内容も似ているのですが、書く姿勢（目的意識）が違います。それでは具体的にどのような点に違いがあるのか、それぞれの意味と目的を紹介します。

顛末書とは、トラブルや不祥事に関わる一部始終を報告するための書類です。その場合に最も重要なポイントは、私的な感情を挟まずに客観的視点で書くことです。

例えば「現場の管理担当者がもう少し注意していればトラブルが発生しなかったのですが〜」の例文は個人的な感想が入っているのでNGです。

この例文を客観的に書くと「現場の管理に落ち度がなかったかを検証した結果、担当者の確認不足に問題点がありました」のようになります。

顛末書は社内向け社外向けに関わらず、トラブルがいつどこで発生し、どのような結果を招いたか、またどのような対処をしたかなどの経緯を客観的に書いて報告する書類です。

もちろんミスを犯したことに対する謝罪の気持ちを含めて書かなければなりませんが、顛末書の目的は謝罪することではなく、トラブルの経緯を正確に報告して再発を防止するのが大前提です。

そのためには私情を挟まず客観的な視点でことの経緯を全体的に捉えることが必要になります。謝罪の気持ちを前面に出す書き方をすると経緯の全体像がぼやけてしまいます。

つまり顛末書は、今後トラブルの再発防止のために何をしなければならないかの提案や対策の材料になる書類でなければなりません。そのために一部始終を主観にとらわれず客観的に正確に書くことが大切になります。この点が始末書と大きく違うところです。

始末書はミスやトラブルを起こしたことを謝罪することを目的とした書類です。始末書は社内だけでなく、得意先やクライアントに迷惑をかけた場合には社外にも提出しなければばりません。

謝罪するためには、トラブル発生の原因や経緯も合わせて説明する必要があります。この説明があるので顛末書と混同してしまうことがあるのですが、始末書の大きな目的は謝罪とお詫びです。この根本的な視点の違いをしっかりと押さえておきましょう。

始末書は謝罪が目的なので、ミスを犯した当事者の「申し訳なかった」という私的感情を含んだ書き方で問題ありません。むしろその気持ちが前面に出なければ始末書になりません。

つまり顛末書と始末書の違いは、書き方では顛末書は客観的視点で書くことで、始末書は主観的視点で書くところ、目的では顛末書は正確な報告と再発防止、始末書は謝罪が主目的であるところです。

ここまで顛末書の意味や、顛末書は何のために作成する書類なのかを説明してきました。顛末書は始末書のように謝罪するための反省文ではありません。

ミスやトラブルの発生した経緯や原因を詳細に正確に書き、再発防止につなげることを目的とする書類です。

特にトラブルの影響が大で社外の得意先までに及び、責任が重大な場合には、会社を代表して作成する重要な書類になります。その顛末書が不備であれば会社の信用にも関わってきます。

そのように重要な意味を持つ顛末書を、実際に書く時にはどのような点に注意をしなければならないか書き方のポイントをこれから紹介します。

誰でもミスをした時には隠したくなるのが人情です。しかし顛末書でそれは許されません。顛末書では事実を隠さずありのまま正確に記載しなければ本来の再発防止の目的に合いません。

トラブルが発生した事実とは、発生した日時や場所、どのような状況で起こったのか、どのような人員が関わったのか、トラブルの影響がどこまで及んでいるかなどです。これらを正確に顛末書に記載する必要があります。

顛末書には事実を過大に書いても過小に書いてもいけません。事実をありのままに記載することが大切なポイントです。そのためには「隠したい」という私的感情や主観を排除して、客観的観点で作成することが大切です。

顛末書を書く時に私情が入ると、事実を過小に表現したり、または過大に書いてしまう危険があります。例えば「現場担当者がすぐに異常に気付き対処したため、被害は最小に止めることができました」の例文は私的主観が入っています。

例文の「被害が最小」や「止めることができました」は個人的な評価です。被害の程度を決めるのは個人ではありません。被害が時間のロスであれば正確に「4時間の遅れが出ました」と客観的に書くのがベストです。

過小や過大に書いて後に事実が発覚した場合には、いっぺんに信用が失われて、会社そのものに多大な損失を負わせてしまうので注意しましょう。

顛末書を書く時のポイントで大切なことは、前述の事実をありのままに正確に書くことのほか、わかりやすく簡潔に書くことが重要です。

顛末書は特定の人だけでなく、いろいろな人が読みます。それには誰が読んでもわかりやすい簡潔な文章であることが必要です。それには2つのポイントがあります。

1つ目は、文章をわかりやすく相手に伝えるための基本要素「いつ（When）、どこで（Where）、誰が（Who）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）」の5W1Hにそって文章を構成する書き方です。

この5W1Hは、もともとは欧米の新聞記者がニュースや記事を書く時に、誰が読んでもわかりやすく伝わるようにするために開発された基本要素です。

つまり5W1Hの6項目に合せて顛末書の文章を構成すれば、誰が見ても読みやすい文章になります。この5W1Hについては次の章で詳しく解説します。

2つ目のポイントは、自社内または部署内だけで通用する慣用句や隠語、略称を使わずに、顛末書では正式な名称で書くことです。

例えば自社内で、宮城工場のことを「宮城FC」「MFC」や器械などを略称で呼んでいる場合に、うっかりすると顛末書に「今回のトラブルはMFCにあるSミッションの不具合により〜」の例文のように書いてしまうことがあります。

社内では通用しても社外の人には「MFC」や「Sミッション」は何のことか分かりません。つまり顛末書では例文のような社内で使っている慣用句や略称はNGです。自分たちには理解できても社外では通用しないことを念頭に入れて正式名で作成するようにしましょう。

まただらだらと長い文章は、読み手に負担がかかるだけでなく、要点がボケてしまいます。顛末書はできるだけ簡潔な文章でまとめる工夫も重要な書き方のポイントになります。

顛末書は、経緯を説明する単なる報告書ではありません。今後このようなトラブルや失敗を繰り返さないために、対応や対策を検討する資料になるべき書類です。

そのためにはトラブル発生の原因や、どのような状況下で起きて、とりあえずどのような対処をしたのか、その結果どのような影響が出たのかなどを詳細に記載する必要があります。

例えば「トラブルの発生で検証された問題点に対して、現在は改善策として〇〇の対応をしております」の例文のように対処した内容を記載すると良いでしょう。

その経緯全てが、再発防止のための今後の対策を練る大切な参考資料になります。トラブルの被害が大きければ大きいほど詳細な経緯が必要になります。

最近は建築の施工ミスなどで世間を賑わす重大事故が相次いでいます。次から次と隠蔽（いんぺい）が明らかになり影響がさらに拡大しています。

これらも初期の段階でしっかりと正しい顛末書を作成して検討し、防止策の対処をしていれば重大事故にならなかったかもしれません。

このように顛末書は企業の存続にも関わることがあるので、顛末書を書く時には事実を隠蔽せず、再発防止につながる資料になるよう心がけることが大切です。

顛末書は、始末書と違って謝罪や反省文ではありませんが、ミスやトラブルを起こした責任は自分の側にあるので、申し訳ないという気持ちを忘れてはいけません。

その気持ちがないと顛末書が事務的で殺伐とした書類になってしまいます。相手によっては不快に感じる人もあります。

そのためには本文に入る前の冒頭の文章に「この度は弊社のトラブルで多大なご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます」の例文のような一文を入れると良いでしょう。

また例文の文章の中に「納期の遅れで多大なご迷惑を」のように具体的な内容を盛り込めば、誠意がさらに相手に伝わります。

始末書ではないので過剰な謝罪は必要ありませんが、冒頭でお詫びの言葉を入れることで、顛末書全体が反省の気持ちを含んでいることが相手に伝わるので印象が良くなります。

謝罪文が何もなしで本文に入ると、相手によっては今回のトラブルを担当者はそんなに軽く考えているのか、と会社や部署の資質まで疑われてしまいます。

顛末書の本文の内容で感情的な直接的な謝罪文は入れる必要はありませんが、お詫びの気持ちを持って書くことにより言葉の端々ににじみ出てくるものです。しかし、あまりへりくだり過ぎると嫌味に取られる場合があるので、その加減に注意しましょう。

顛末書はビジネス文書の一つで、始末書とは違い謝罪の目的ではなく起きた事の顛末（経緯）を誰が読んでもわかりやすく、簡潔な文章で、私情を挟まず客観的に書く必要があります。

簡潔でわかりやすい文章にするポイントは、5W1Hを意識して文章構成をすることです。5W1Hは学校の作文の授業で習った「いつ、どこで、誰が、何を〜」の書き方で記憶にある方も多いのではないでしょうか。

5W1Hは英語の「When、Where、Who、What、Why、How」の頭文字をとったもので、元は欧米の新聞記者がニュースや記事をわかりやすく書くための基本要素で、日本語に応用したものです。

それでは5W1Hにそって顛末書の基本的な書き方の構成を紹介します。ケースによっては5W1H全てが必要でない場合があるので臨機応変に解釈してください。

When（いつ）は顛末書では非常に重要な意味を持ちます。顛末書には作成した日付も当然記載します。顛末書の本文の内容にはトラブルがいつ発生したのかその日付けを記載します。しかしその日付が作成した日付とに開きがあるとどうでしょう。

例えばトラブルの発生日時が3年前で、顛末書を作成したのがその3年後であれば、3年間トラブルを放置していたことになります。

逆にその日付があまりに近いと、一見素早く対処したようにも取れますが、そんなに早くトラブルの原因や経緯が調査できるものかと信憑性（しんぴょうせい）が疑われてしまいます。またトラブルを軽く見ていると判断されることがあります。

つまり顛末書はトラブルが発生してから、その全容がしっかり確認できてから適切なタイミングで作成しなければならない書類です。そのために発生した日付と作成した日付は信憑性（しんぴょうせい）を得るためにも非常に重要になります。

つまり顛末書の作成日付と原因となるトラブルが発生した日付には、差がありすぎても短すぎてもいけません。的確な確認に必要な期間と作成する適切なタイミングを図ることが大切です。

Where（どこで）も顛末書では重要なポイントになります。なぜならば、トラブルの発生場所が特定されていないようでは顛末書そのものの信頼性が薄れてしまいます。

例えば例文では「◯年◯月◯日◯時に、弊社の△△工場の生産ラインのベルトコンベアーの不具合により〜」のように日付の後に発生現場の所在場所を記載するようにします。

この場合で注意する点は「△△工場で発生したと思われます」や「ベルトコンベアーの不具合が原因と考えられます」の例文ように不確かな情報や、個人的な私感を交えるのはNGです。しっかりとした調査がされていないと受け取られてしまいます。

顛末書のWhere（どこで）の情報は、不確かな推測ではなく私情を交えず、正しい調査に基づいたものを記載するようにしましょう。

顛末書に記載するWhat（何が）は「何が起きて、どのような状況になったか、どのような影響があったか」ということです。

前述の例文に続けると「◯年◯月◯日◯時に、弊社の△△工場の生産ラインのベルトコンベアーの不具合により生産数が半減したために貴社への納期が遅れることにつながってしまいました」のように記載します。

文章が長くなり過ぎるようなら、それぞれを箇条書きにして記載する書き方があります。また全体のボリュームが多い場合は目次を作ります。目次の具体的な作り方はテンプレートのところで紹介します。

顛末書は相手にわかりやすく、正確な情報を伝えることが肝心です。顛末書全体のボリュームなどを考慮に入れて書き方や構成を工夫する必要があります。

Whoは「誰？」という意味で、顛末書では誰がそのトラブルを引き起こしたか？ということになりますが、顛末書は弾劾裁判をするような書類ではありません。被害や影響が少ない場合には「Who（誰）？」まで記載する必要がない場合があります。

例えば「生産担当者同士の連絡ミスでトラブルが発生」の例文のように部署と担当者という表現で済む場合があります。しかしIT関連でプログラミングミスやシステム管理のトラブルでは、影響や被害が大きくなる場合が多々あります。

かつてコンピューターのシステム管理のミスで、銀行のATMが1週間も止まってしまった重大事故がありました。このようにIT関連のミスは影響が広範囲に渡る場合があります。

そのような場合には責任の所在をはっきりとするために担当者の実名を顛末書に記載することが多いようです。

例文では「弊社のシステム開発部のシステムエンジニア〇〇がプログラミングを担当しておりましたが、バックエンドのサーバー担当の△△がプログラムの確認を怠ったため〜が起きてしまいました」のように記載します。

このように顛末書ではトラブルや影響の大小によって「Who」の書き方が変わってきます。ですから普段から顛末書に実名が出ないよう確認を怠らないようにしましょう。

Why（なぜ？）は顛末書では、トラブルがなぜ起きたか？ということです。このWhy（なぜ？）は前述のWho（誰？）とセットで記載されることが多い項目です。

例えば「生産機械担当者の電源の入れ忘れにより〜が発生」「経理担当者が請求書を見誤ったため、振込みが遅れてしまった」の例文のようにWhoとWhyはセットで記載される書き方が多く見られます。

しかしWhy（なぜ？）は後々の原因究明や再発防止策には重要な意味を持っていますので、絶対に顛末書で書き洩らしてはいけない構成の一つです。

How（いかに）は顛末書では、トラブルが発生した時にどのような対応や処置をしたか、という意味です。このHow（いかに）をきちんと正しく記載しておかないと、後々さらに大きなトラブルを引き起こす可能性があります。

How（いかに）を見過ごしたり書き漏らすと、後に同じ場所で新たななトラブルが発生した時に、以前のトラブルとの関連が検証できず、原因究明に戸惑って被害を大きくしてしまう可能性があるからです。

またトラブルが起きた時に、いかに対処したかが顛末書にきちんと記載されていることは、顛末書を読む相手にとって安心材料を与えることにつながります。逆に記載されていなければ、何も対処しなかったのかと不安を与えてしまいます。

例えば、食品メーカーの製品に異物混入の事故があった場合、異物混入を連絡するのはほとんどの場合消費者です。その場合、食品メーカーが何の対処もしなければ大問題になります。

メーカーがその製品の同じ製造日の生産ラインで製造した商品を全て回収すると公表すれば消費者は安心します。もちろんその顛末書に5W1Hに沿った内容がきちんと明記されていることが最低条件です。

異物混入が衛生手袋の切れ端だった場合には「作業に当たる全員の手袋を目視でもはっきり確認できる色に全て取り替えた」のような対応をすればなおベストです。

このように顛末書にHow（いかに）を明記することは、そのあとの再発防止の対応策をとる目安にもなり、会社の信用やビジネスに大きく影響することがある大切な構成要素です。

顛末書のテンプレートとは、書き方や書く内容を項目別に整理して並べてある非常に便利なお手本書です。中には書式ができていて必要事項を書き込めば良いだけのテンプレートもあります。

しかしどんな場合でもテンプレートはあくまで目安でオールマイティーではありません。自分のケースに合わせてアレンジする必要があります。しかしうまく利用すればテンプレートは顛末書を書く上で非常に助けになります。

社内向け顛末書とは、仕事上のミスやトラブルで会社に迷惑をかけた場合に、その当事者またはその内容をよく知る責任者が書く書類で、始末書的反省も含めて書く顛末書です。

それでは社内向け顛末書で必要になる主なテンプレートを紹介します。うまくアレンジして便利に利用することをおすすめします。

社内向けも社外向けも顛末書に記載する項目のテンプレートは、基本的には同じですが、社内向けの場合はケースにもよりますが、社外向けより簡略化して構わない場合が多いようです。

社内向け顛末書は始末書のように反省文的な一面があるので社外向けとは若干違うところがあります。社内向け顛末書の記載すべき項目のテンプレートを全て列記しますが、必要のない部分は削除やアレンジしてください。

会社に迷惑をかけたのですから、まず冒頭にお詫びの謝罪文を入れます。次に本文で「いつ、どこで、何が起きたのか」を書きます。次に「被害や損害、影響の度合」を書きます。そして「どのような対応をとったか」を書きます。ここまでは社外向けとほぼ同じです。

次の項目からは社外向けテンプレートとは多少違います。社内向け顛末書は反省文的意味合いがあるので「今後の対策はどうするか」「担当者の意見」などを書いても差し使いありません。

「担当者の意見」は社外向け顛末書ではNGの項目ですが、上司や会社側が知りたいのはトラブルを起こした社員がどのように反省をして再発防止に今後どのような対策をして、その担当者や責任者がその対策についてどのように考えているかです。

そのために社内向けの顛末書のテンプレートには「今後の対策」や「担当者の意見」の項目があるのです。その内容により今後上司が指導すべき方向を判断するからです。

テンプレートはあくまで書き方の指針を示すものなので、必ずこのように書かなければならないというものではありません。しかしテンプレートにそってアレンジをして顛末書を書けばより完成度が高いものになることは間違いありません。

会社の車で業務中に交通事故を起こした場合、様々なことが絡んでくるので、顛末書にはより正確な事実を確認して書く必要があります。

自損、物損だけの場合、人身が絡んでいる場合、公的な機関への届け出や法的手続き、賠償責任や保険会社とのやりとりなど様々なことがあり、顛末書もそれなりに慎重に書かなければなりません。

その対応に不備がある場合には、会社の管理責任まで問われ、信用問題に発展する可能性があります。交通事故を起こした場合の顛末書の書き方のテンプレート項目は以下の通りです。

「事故発生の日時と場所」「事故発生の内容」「事故発生の原因」「負傷者の有無と、負傷者がある場合は負傷の程度」「対応状況」「今後の対策」などを顛末書に明記することが求められます。

交通事故には行政処分や補償問題、保険会社との交渉、会社の信用などが絡んでくるので、顛末書には事実を隠蔽することなく正確に記載することが肝心です。

下手に過小に記載したりすると、警察の実況見分がされているので必ず発覚します。かえって悪質とみなされ処分が大きくなることがあるので、事実を隠さず記載するようにしましょう。

また始末書も必要になる事例ですが、会社によっては顛末書と始末書を兼用する場合があるので社内規定を確認するようにしましょう。

商品を紛失した場合の、顛末書に記載するテンプレート項目は「紛失日時」「紛失場所」「紛失状況」「紛失した原因」「紛失したもの」「紛失者」「対応状況」「今後の対策」です。

この中で最も重要なのは「紛失状況」「紛失した原因」「紛失したもの」の3点です。「紛失状況」とは盗難によるものなのか、置き忘れなど担当者の過失によるものかで責任の度合いが大きく変わります。

また「紛失した原因」は、盗難であったとしてもその原因を作った状況が商品の保管場所や管理体制にあったのか、個人の不注意なのか、保管場所の構造に欠陥があったのかでは責任の所在が変わってきます。

「紛失したもの」が何であるかによって会社に与える損失の度合いは大きく違います。紛失したものが会社の商品特許や企業秘密にまつわるものであれば重大な損失になります。個人情報に関わるものなら信用問題に発展します。

つまり商品を紛失した場合の顛末書では以上の3点の項目が非常に重要なポイントになるので、その3点は正確に把握して記載する必要があります。

このように社内向けの顛末書だからといって軽視していると、とんでもない会社の不利益や信用に関わることがあるので、おろそかにしないようにしましょう。

社外に対して顛末書を書くとは、社外の取引先などにトラブルや不祥事で迷惑をかけた場合です。その場合の顛末書は会社を代表して書くので、不備があれば会社の信用問題や今後の取引に大きく関わってきます。

トラブルが起きた時点で会社の信用は失いかけているので、顛末書は信用を回復する大切な書類になります。そのためには始末書的な要素も含みながら、誠意を持って書かなければなりません。

また社外の人にっとてはトラブルを起こした当方の状況などに詳しくない人が大勢います。そのため顛末書は誰が読んでも内容がわかりやすく簡潔な内容にする必要があるのでテンプレートも同様になります。

社外向けの顛末書のテンプレートを例文を交えて紹介します。しかし業種によって色々とケースが違います。テンプレートを上手くアレンジして自社の業態に合わせた書き方にしてください。

社外向けの顛末書はわかりやすく簡潔が基本です。しかし社外向け顛末書は詳細な経緯を報告する義務も併せ持っています。そのため全体のボリュームがどうしても大きくなる傾向があります。

一つ一つの文章が簡潔でも、全体のボリュームが大きければ読み手は疲れてしまうので構成に工夫が必要になります。顛末書の冒頭に謝罪の文章を入れた後すぐに本題に入らずに目次を設けます。

目次により顛末書の全体が把握できるので読み手が理解しやすくなります。目次は文章構成の基本5W1Hを意識して作ります。目次のテンプレートを以下に紹介します。

「いつ（When）＝①トラブル発生日時」「どこで（Where）＝②トラブル発生場所」「誰が（Who）＝③当事者・担当部署」「何が（What）＝④被害の状況・程度」「なぜ（Why）＝⑤トラブル発生原因」「いかに（How）＝⑥トラブル対応」

この目次の項目順に本文を仕分けして、その項目のところで詳しい内容を記載します。そうすることで読み手は、知りたい情報を選んで読むことができます。

項目別に内容が仕分けされていれば、最初から続けて読む必要がなく、飛び飛びに必要項目が読めるので疲れずに理解することができます。

このほかテンプレートで⑦番目に「今後の改善策」⑧番目に「現場担当者の意見」などをつける場合があります。ケースバイケースで自社に見合った形で選択してください。またケースによっては必要に応じて数値データやグラフなどを添付する場合があります。

食品メーカーで起きた異物混入のトラブルの、社外向け顛末書の例文を5W1Hテンプレートに沿って紹介します。前文「この度弊社の冷凍食品〇〇の異物混入に関して調査をした結果、次のような原因究明と、再発防止のための対策を講じましたので、ご報告申し上げます」

①問題の発覚（When）「令和◯年◯月◯日お客様よりお問い合わせがあり、その後同様の問い合わせが〇〇件あり問題が発覚しました」、②商品名（Where）「冷凍食品〇〇団子（府中工場製造、ロット番号FC○○○○、△△個）」

③問題の内容（What）「〇〇団子の中に髪の毛が混入している」、④問題の原因（Why＆Who）「製造ラインの作業員の中に、髪の毛をキャップにきちんと収めていない者がいたことが判明」

⑤問題の程度（How）「人体に影響を及ぼすことはないが、衛生的・安全性を問われることとなり、社会的な信用を失う結果となった」

⑥現場の対応（How）「流通している商品は◯月◯日までに全〇〇ケース自主回収を行い、販売済みの商品は申し出のあったお客様には回収後、返金または代替品を送付」

⑦今後の対策（How）「社員教育とマニュアルの両面から改善を実施する。3ヶ月に1度の衛生研修を社員アルバイト全員に実施。製造工場内に入室する際にはエアシャワーとチェックリストを設ける」のような例文になります。

テンプレートとは表題や順番が多少違いますが、このように事業の形態やトラブルの内容によってテンプレートをアレンジして使ってください。

顛末書に限らず書類には最初に宛名を書きます。特に社外に出す場合には、会社名から部署、重要な場合には社長宛になる場合もあります。

宛名の注意点は、名刺などで確認をして正式名称を書くことです。株式会社を（株）と略さないで、社名の後には「様」でなく「御中」とします。

次に顛末書の作成者の会社名、部署、名前を書いて印鑑を押します。トラブルの重大度では担当者レベルではなく上司や役職者の方が良い場合があるので上司と相談して決めるようにしましょう。

顛末書は手紙と違うので、時候の挨拶など入れずに本題に入ります。ただし謝罪の一文は忘れないように冒頭に入れるようにしましょう。

顛末書や始末書は何度も書きたくない書類です。では顛末書を書く機会を減らすためにはどんなことに注意したら良いのでしょう。

会社の業務の違いや、自分の役職や部署、仕事の内容によって注意すべき点は異なります。しかしどのような場合でも共通して言えることがあります。それでは顛末書を書く機会を減らすための共通した注意点を5つ紹介します。

どんな場合にも言える注意点は、確認することを習慣づけることです。ほとんどのミスや失敗は確認不足によるものです。仕事をやり終わったなら再度見直してみることです。または自分だけでなく他の人にも協力してもらいチェックしてもらうことです。

自分だけでは見つけられないミスもダブルチェックをすることで防げます。これはエンジニアでも営業職、事務職でも同じです。特に経理ではお金を扱うので余計確認には神経を使います。また職種もIT関連、製造業、食品業、サービス業など、どの業種でも共通です。

大事故や大きなトラブルはこの確認がおろそかっだったことに起因する場合が多々あります。普段から常に確認することを習慣づけましょう。それが顛末書を書く機会を減らすことにつながります。

人は一人でできることに限界があります。仕事量が限界を超えると雑になりミスを犯しやすくなります。社内の職場を見渡すと意外に仕事の分担にばらつきやムラがあります。

それを上手くコントロールするのが上司の役目なのですが、上司も人間なのでそこまで目が届かない場合があります。上司に相談して作業分担を見直してもらうのも一つの方法です。

また仲間同士で話し合って作業分担する方法があります。楽するためと思われるのが嫌という方もいると思いますが、これは職場全体でミスを減らす方法と思い切って相談してみてください。

人はストレスやプレシャーに弱いものです。ビジネスでは納期や期限があり、常に時間に追われているので、知らぬ間に肉体的にも精神的にもストレスがたまっています。ストレスが増えるとミスが多くなります。

このところ集中力がなくなりミスが増えたと感じたら、疲れやストレスがたまっているのかもしれません。思い切って休みを取ってリフレッシュするのもミスを減らす一つの方法です。

会社を休めば業務が遅れてしまうと不安になりがちですが、集中力が欠けた状態で効率悪く仕事をしてミスを連発するよりは、リフレッシュして集中力の高い状態で仕事をした方がずっと効率が上がりミスなしで遅れを取り戻せます。

疲れがたまっていると感じたならば、上司と相談して思い切って数日間休みを取り、調子を整えてから仕事を再スタートしてください。

ミスを減らし顛末書を書く機会を少なくする方法にスキルアップがあります。スキルアップには時間と努力が必要ですが、努力しただけ必ず効果が上がります。社内での評価も上がり昇給にもつながります。

スキルアップをすると仕事のスピードが上がり仕事が早く片付きます。つまり確認をする時間に余裕ができるのです。ミスやトラブルを起こす原因で最も多い確認不足を防ぐことになり、結果として顛末書や始末書を書くことが減ります。

ミスが多くなる原因に、今の仕事の内容や職場の環境が自分に合っていないことが考えられます。仕事が自分のスキルに合っていない場合や、不得意なことが多過ぎる場合はどうしてもミスが多くなってしまいます。

その場合には、上司と相談して持ち場や仕事の内容を変えてもらうことも一つの方法ですが、今の仕事が自分に合っていないと判断するのは慎重にしなければなりません。

仕事をするのが好きな人はほとんどいません。ただ単に仕事から逃げたいという感情を「仕事が合っていない」と誤解していることがあります。その場合には仕事内容を変えても解決にはなりません。

また最終的手段として転職を考える場合がありますが、転職先の職場が今より職場環境が良いという保証はどこにもありません。ただ気分が変わっただけに終わることがあります。この方法も慎重に検討するようにしましょう。

顛末書の提出に関する注意点には、書き方や内容、提出する時期やタイミング、言葉づかい、社内用、社外向け、全体のボリュームを考えた構成、など色々とあります。

前に紹介した部分と重なるところは、もう一度復習の意味を兼ねて、紹介してない部分も合わせて顛末書の提出に関する注意点を紹介します。

顛末書はミスやトラブルを報告する書類なので、誰しも書きたくないのが人情です。嫌なことは後回しにしがちですが、それでは無責任で誠意が感じられません。また顛末書の目的にもそぐいません。

顛末書はトラブルの事態が収束して、全容の把握と確認ができ次第速やかに提出する必要があります。社内向けでは確認する範囲もさほど多くないので時間が掛からないはずです。

しかし提出が早過ぎるのは、確認がいい加減で正確な内容ではないかも知れないと信憑性を疑われてしまいます。しっかりと全容を確認してから、なるべく早めに提出するようにしましょう。

顛末書の書き方のフォーマットが社内にある場合は、そのフォーマットに合わせて書きます。また社内規定に「手書き」と指定がある場合は規定に従って書きます。

「手書き」指定がない場合は、パソコンで書くことをおすすめします。修正点が見つかった時に、手書きの場合は最初から書き直さなければなりません。パソコンならば修正がたやすくできます。

また「手書き」指定がある場合は、まずパソコンで下書きをして修正点がないかを確認した後で「手書き」で清書するのが良いでしょう。

顛末書には再発防止という目的があります。ミスやトラブルの経緯を報告しただけでは再発防止の目的は達成されません。

発生の原因がわかったならば、それに対してどのような対処をして、改善するためには今後どのような取り組みをしていくかを顛末書に盛り込むことで目的の達成に近づきます。

顛末書はできれば書きたくない書類です。しかし書く必要が生じた場合には会社の信用にも関わる重要な書類です。また顛末書は誰が見ても分かりやすく書く必要がある書類です。

そのためには文章構成の基本5W1Hや、これまで紹介した書き方の注意点、例文、テンプレートなどを参考にして、完成度の高い顛末書を書くことができれば幸いです。