「申し送り事項」の意味とは？メールでの書き方や例文などを詳しく紹介！

ビジネスに限らず、さまざまな場面で申し送りをすることがあります。その時に、相手に伝えなければいけない情報を「申し送り事項」と言います。しかし、正確に「申し送り事項」を理解している方は少ないでしょう。

「申し送り事項の意味は？」と聞かれても答えられないという方も多いのではないでしょうか。そこでまずは、「申し送り事項」というものを完璧に理解していきましょう。さまざまなシーンでの「申し送り事項」とはどういった意味があるのか、シーン別にご紹介します。

「申し送り事項」が必要とされることが多い代表として、ビジネスシーンがあります。ビジネスシーンでは、「申し送り事項」を「申し送り」「引き継ぎ」などといった言葉で表現されることも多いでしょう。

ただ、「引き継ぎ」と若干違うのが、「申し送り事項」は勤務交代をするシーンなどで連絡事項として行われるのに対し、「引き継ぎ」は業務自体を他の人に渡すときに使います。

ビジネスシーンでの「申し送り事項」とは、業務上共有しておいた方がいい情報や、注意事項を伝えることを言います。ビジネスシーンでは社員同士共有をしておかなくてはいけない情報がたくさんあります。そういった情報を伝え共有するのが「申し送り事項」です。

ビジネスで申し送りをするときには、簡単なものであればポストイットやメモ帳、伝える事項が大量である場合などはメールといったツールを使うことも多いです。メールであれば、取引先の方とも申し送りをしやすく、文字として手元に残るので確認しやすいというメリットがあります。

メールで申し送り事項を伝えるときの書き方については、後にご紹介する「申し送り事項のメールでの書き方」を参考にしてください。

ビジネスであっても、看護のシーンでは申し送りはとても重要な役割を果たします。看護は人の命に関わることも多く、申し送り一つ伝え忘れただけで、大きな問題にもなるほど責任のあるものです。

看護は「申し送り事項」を細かく定め、情報のモレがないように次の後任者に渡します。この「申し送り事項」があるからこそ、医者や看護師、そして介護士を含めさまざまな職員が情報を共有することができ、患者の安全が守られ細かなケアができるのです。

看護にとって申し送りは必要不可欠です。そのため、カルテとは別に患者の情報をパソコンなどにまとめ、後退した看護師などがきちんと把握できるようにしています。時には、メールなどで他の施設とも連携を取ることがあります。そのため、メールでの申し送りも重要なポイントになるでしょう。

「え？教習所が申し送り？」と思う方もいますが、教習記録などが「申し送り事項」にあたります。教習所では、生徒に対して教官が定まっていないことが多いです。同じ教官に教えてもらうべく、教習予約をする方もいますが、基本的には自由に教官を選ぶことができます。

その生徒の技能やクセ、学科教習の進歩などを記録し、教官同士で共有することによって、対応することが可能です。そのため、教習所にとって「申し送り事項」は、スムーズに教習を進めるために重要なアイテムになります。

「申し送り事項」が業務に大きく影響する職業としては、「介護現場」があります。介護現場では、口頭で後任者に伝え、利用者の記録としてその日の日誌などに記録して、申し送りをします。

「申し送り事項」は、介護の現場では利用者に不便な思いをさせないよう、利用者のクセや嫌なこと、体調や注意点など細かく記録していきます。

この記録をもとにスタッフが情報を共有することによって、利用者やその家族と寄り添った介護ができるようになります。そのため、介護の現場では、「申し送り事項」の書き方は重要になります。

介護では、時に医療施設との連携も求められることがあります。メールや文書での申し送りが必要になるシーンもあるので、基本的な「申し送り事項」の書き方も覚えておくと、スムーズに申し送りができるでしょう。

「申し送り事項」は、仕事をする上で周知しなければいけない情報であり、その情報を共有するるためのツールとして使われています。そのため、「申し送り事項」がスムーズに伝わらないことで、業務に支障をきたしたり、職業によっては重大な事態になってしまうこともあるのです。

このように、仕事をする上で重要な「申し送り事項」ですが、同じような意味を持つ類語があるのでご紹介していきましょう。

「え？バトンタッチは類語なの？」と思う方も多いでしょう。「バトンタッチ」を英語で表記すると「pass the baton」となり、前任者の業務などを他者に渡すことをいいます。日本では、「引き継ぎ」と同じような意味です。

例としては、「今の係りを友達にバトンタッチして辞めた」「部活のキャプテンを後輩にバトンタッチして引退した」などといったものがあります。

「申し送り事項」や「申し送り」にはやや硬いイメージを受けますが、「バトンタッチ」はよりフランクな言い方になるので、ビジネスよりもより身近なシーンで使うのがおすすめです。ただ、「申し送り」には、「引き継ぎ」とは少し違った意味合いもあるので、使い方には注意しましょう。

先にお話ししたように、「引き継ぎ」には完全に仕事を渡す意味があるのに対し、「申し送り」には「情報を共有するために伝える」という意味があるので、仕事の内容を共有するという面では同じですがにニュアンスが違います。

「伝達」には「人に知識や情報を伝える」という意味があります。つまり、「申し送り」と同じように、必要な情報を人に伝えることと同じです。「伝達事項」であれば「申し送り事項」と同じように、人に伝えなくてはいけない情報を指すことになります。

「伝達」を使った例文としては、「指示が伝達されなかったため、ミスがおきた」「伝達事項は正しく理解してほしい」などといった形になります。ただ、「伝達」には硬いイメージがあるので「バトンタッチ」のようにフランクには使いません。

さまざまなビジネスシーンで重要視されている「申し送り事項」ですが、その必要性に関して、「そんなに仰々しく申し送りについて理解しなくても」と思う方もいるでしょう。

しかし、この申し送り事項がきちんと記入されいない、もしくはまとめられていないことで、重大なミスが起こる可能性があります。そこで、あらためて「申し送り事項」を伝えることの意味や、必要性についてお話しします。

「申し送り事項」の必要性は、その目的にあります。ここまでお話ししたように、「申し送り事項」や「申し送り」の目的は「情報をモレなく職員同士共有する」ことにあります。

特に、看護や介護など人と関わる仕事についている方は、その必要性を身に染みているのではないでしょうか。看護や介護の場合、正しい情報を伝えなかったがために、人の命に係わることもあります。

看護や介護に関わらず、ビジネスにおいても同じことが言えます。もし、クライアントの要望を正確に伝えることができなかったら、もしクライアントが電話を待っているのに、申し送りのミスでかけることができなかったら、大切な信用を失うことにもなります。

日常的に何気なく行っていることも多い申し送りですが、ビジネス界では信用を失い、仕事の依頼がなくなるなど、申し送り事項を正確に伝えることを意識しなければ、重大なミスにつながることもあるのです。

また、申し送りは「引き継ぎ」とは違うため、緊急性のある情報に対しても対応していかなくてはいけません。緊急性のある「申し送り事項」であれば、その場でメールなど相手が確認しやすいもので伝える判断力も大切です。

例えば、外出しているスタッフに対して、緊急を要するような重要な申し送りをする場合は、後から確認ができるよう、メールを送り電話で詳細を確認するように促すこともできます。メールやメモ帳など、ツールの使い方を工夫することで、緊急時にも対応することが可能です。

では、どうすれは「申し送り事項」を正しく相手に伝えることができるのでしょうか。ここからは、メールを使って申し送りをするときの書き方について、例文と共にご紹介します。

「申し送り事項」は、ただ書けばいいというわけではありません。書き方のポイントを理解することで、相手に正確い情報が伝わりやすくなります。ぜひ参考にしてください。

「申し送り事項」を正しく伝えるためのポイントの一つとして、「同じ内容を繰り返さない」というものがあります。申し送り事項は、誰が見てもすぐに理解できるものでなくてはいけません。

同じ内容をつらつらと繰り返してしまっては、必要な情報を見落とすことにもつながります。そこで申し送りをするときに書き方として覚えておいてほしいのが、「他の手段で伝えられるものは、申し送り事項に入れない」という点です。

他の伝え方ができる場合は、「申し送り事項」といった改まったものではなく、連絡ノートや誰もが見るようなもので伝えるといいでしょう。例えば、折り返し電話をしてほしいときはポストイットなどで、目立つところに貼っておくだけで十分です。

看護で言えば、カルテに記載されていることを、わざわざ申しお送り事項として記載しないということです。どうしても見落としを防ぎたい場合は、カルテを見るよう口頭で促すだけで充分でしょう。

メールで相手に申し送り事項を伝える場合も同様に、重要なポイントに絞って、他のツールと重複しない内容を伝えるようにしてください。

「申し送り事項」を、メールやメモで伝えるときには、ズラズラと長い文章を書くのはやめましょう。そもそも、「申し送り事項」とは、必要な情報を相手に正確に伝えることです。

そのため、申し送りのポイントとしては「必要な情報を簡潔にまとめる」ということが大切です。箇条書きにするなど、書き方を工夫することで、簡潔に伝えることができるでしょう。

例えば、「16時に佐藤様より電話があり、不在をお伝えしたところ、19時までに会社にいるから連絡し欲しいと言ってました」といった文章ではどうでしょうか。

これでは、要点を絞った情報を伝えているとは言えません。この長文も、「16時佐藤様より電話あり、19時までに折り返し希望」といった書き方で済みます。

文が長くなれば長くなるほど、読みづらくそして大切な情報を見おとしてしまう可能性があります。申し送り事項しては、必要な情報を簡潔に伝えましょう。

重要な情報を正確に申し送りをするためには、「誰もがわかる内容は省く」ということが大切です。「申し送り事項」で最優先するべきは、情報を正確に伝えることになります。

そのため、言わなくても業務上わかることであれば、省いて申し送りをしましょう。ただし、日常の業務を行うだけでわかるような内容であっても、重要だと判断できる場合は、あえて記載するようにします。

「申し送り事項」は、記録ではなく伝達すべき内容です。書き方としは、無駄を省き簡潔にすることで、より必要な情報を認識されやすくなります。

仕事をしながら、全ての重要な情報を覚えておくというのには無理があります。そのため、申し送り事項にモレがないようにするためにも、「その都度記録する」ということが大切です。

申し送り事項に入れなくてはいけない重要な情報は、後回しにせずその場でできる限りメモなどを取るようにしましょう。その場で情報を管理しておくことで、相手に正確に申し送りができます。

この時にも簡潔を心がけてメモを取ることで、後に申し送り事項として伝えるときにも、時間を取られずに済みます。

申し送り事項では、簡潔にかつ正確に情報を伝えることが大切だと言っても、どう伝えればいいのか不安だという方も多いでしょう。特に、看護や介護の仕事をしている方は、人によって観察しているポイントが違うこともあり、書き方が異なります。

そこで、介護をもとに次の例文を見てください。「朝食を全量残した。介助し、口へ運ぶと顔をしまえ首を左右に振り、食べたくない様子。食欲ないですか？と聞いたところ、こんな朝食は食べたくないとの返事」

利用者がご飯を食べてくれないという事象は、介護の現場ではよくあります。そのため、このような例文を少し変えていくことで、簡単に分かりやすい申し送りができます。

上記の例文であれば、食べなかったのが昼食であれば、朝食を昼食へ、食べたくない理由が違うのであれば変更をすれば簡単に申し送りが可能です。

介護や看護の現場では、申し送り事項はたくさんあるため、前者が残した申し送り文を少し変更するなど、工夫するだけで時間の短縮にもなり、全職員がわかりやすい申し送り事項を作成することが可能です。

しかし、介護や看護などといった申し送りが頻繁に行われるような職業であれば、固定されたフォーマットもあるので、申し送り事項の作成もスムーズでしょう。

ただ、ビジネスシーンではフォーマットに当てはまらない内容を、申し送りしなくてはいけないことも多々あります。そこで、わかりやすく申し込み事項の書き方のコツをご紹介します。

「5W1H」という言葉を耳にしたことがある方も多いのではないでしょうか。申し送り事項の書き方でも、「5W1H」を利用することでとても分かりやすくなります。

「5W1H」というのは、いつ（when）どこで（where）だれが（who）なぜ（why）の5Wと、どうした（how）の頭文字をとったもので、人に分かりやすく申し送りをしたい場合に役立ちます。

先にお話ししたように、申し送り事項としてできるだけすぐ記録するときに、この「5W1H」を意識して記録することで、簡単に正確で簡潔な申し送りをすることが可能です。

例えば、出張をしている社員に対して、クライアントの〇会社の立花さんから連絡があり、「Aの資料とBの資料の比較を出していただけますか？できるだけ早くお願いしたいので、出社された日の18時までにFAXで返答をお願いします」という電話を受けたとします。

この場合、「5W1H」を意識すると、次のような申し送り事項の作成ができるでしょう。「△日に〇会社の立花さんより、AとBの資料を比較しFAXで送付希望。期限は出社日の18時まで」と簡潔に伝えることができます。

このように、「5W1H」を意識し伝えるだけで、申し送りの内容としては正確さが増し、伝えモレを防ぐことも可能です。出張など席を外している時間が長くなるような場合は、先にメールで申し送り事項を伝えておくと、出社して慌てることもないのでスムーズに業務を進めることもできるでしょう。

ここまで、「申し送り事項」について例文を交えながら詳しくご紹介してきました。ここからは、「申し送り事項」を英語にするとどういう表現になるのか見ていきましょう。

「申し送り」や「申し送り事項」というのは、日本独特の言い回しです。少し硬く感じる言葉なので、英語で表現するのは難しいと感じる方も多いです。「申し送り事項」には、2つの英語で表現することができます。それぞれの英語を例文と共にお話ししていきますので、ぜひ参考にしてください。

「申し送り事項」を伝言という意味で伝えたい場合、英語にすると、「message」といった単語で示すことができます。「message」には「伝える」という意味があり、次のような例文で使うことが可能です。

「Do you have any message for her.（何か彼女に申し送りはありませんか？）」残念ながら直訳して「申し送り事項」という英語の単語はありません。しかし、伝えるという意味を持つ「message」を使うことで申し送りというニュアンスをとらえることができます。

英語では、相手に申し送りという言葉ではなく、必要な情報を相手に伝えるという解釈になるので覚えておきましょう。

「申し送り事項」を業務を後任者に引き継ぐという意味で使う場合、英語では、「handing over（引き渡す）（手渡す）」や「pass the word（言葉を伝える）」といった表現ができます。英語の例文は以下を参考にしてください。

「I handing over my work to her.（私の仕事は彼女に引き継ぐ）」や「please pass the word to everyone about this.（このことについてみんなに申し送りをしてください）」

日本語を英語で表すのは難しいです。しかし、今後グローバル化が進むことで、英語での申し送りが必要になる可能性もあります。いつでも対応できるよう、英語の表現方法も身につけておけるようにしましょう。

ここまで、「申し送り事項」の意味や、類語、英語表現などについて例文と共にご紹介してきました。「申し送り事項」は、ビジネスシーンに限らず日常的に使用されることが多い言葉です。

「申し送り」には、必要な情報を簡潔に正しく相手に伝えるという意味があります。そのための項目として「申し送り事項」というものがあり、この「申し送り事項」は仕事を進める上でとても重要です。

「申し送り事項」を上手に伝えることができないと、職業によっては命に係わることになるので侮ってはいけません。「申し送り事項」では、必要な情報を簡潔に伝えるようにしましょう。