忌引きメールの書き方・返信方法まとめ！会社に送る時の例文や注意点も紹介！

小学校ぐらいからすでに「忌引き」というものが存在していますが、実際に小学生の頃に使ったことがあるという人は少なく、どういうことなのかはわからないという人の方が多かったでしょう。しかし大人になるとこの「忌引き」を使うことが増えてきます。「忌引き」とは一体どんなことなのかという所からご紹介しましょう。

「忌引き」というのは、親兄弟や親戚などが亡くなった際に喪に服すことを言います。そして学校や職場などではこういった場合には優先的に休暇を取ることができます。学生の頃なら、親戚などが亡くなった時には親から学校に「忌引き」のお知らせをするなどして休みを取ります。「忌引き」は親族が亡くなった時のための大切な休暇だと言えます。

「忌引き」とは親兄弟や親戚などが亡くなった時に喪に服すことで、「忌引き」の場合には会社や学校に知らせて休暇を取ることが出来るとご紹介しましたが、実際「忌引き」だと会社や学校へ伝えるにはどうすれば良いのかわからない人もいるでしょう。「忌引き」の会社や学校への伝え方についてもご紹介します。

「忌引き」の会社や学校への伝え方の一つ目は、口頭で伝えるという方法です。職場の上司に電話をしたり、学校の担任の先生に電話をしたりして口頭で伝えるのが大切です。友達にことづけを頼んだりしてはいけません。必ず本人が、伝えるべき相手に対して伝えなければなりません。

「忌引き」の会社や学校への伝え方の二つ目は、メールで伝えるという伝え方です。昨今では学校の担任の先生と生徒の保護者がメールで連絡を取ることも多いので、メールで伝えるのもOKです。また職場の上司に対してメールで連絡を取って「忌引き」だと伝えても良いです。

「忌引き」とは何なのか、「忌引き」の時の会社や学校への伝え方をご紹介しましたが、「忌引き」をメールで伝える時には必ず記載しなければならないことがいくつかあります。ただ単に「親戚が亡くなったので」と伝えるだけではいけません。「忌引き」メールに記載することとは何なのか、いくつかご紹介しましょう。

「忌引き」メールに記載することの一つ目は、「忌引き」の期間です。「忌引き」の期間というのは一般的にどのぐらいなのかは大体決まっていますが、亡くなった相手の身の回りの整理などをしなければならない場合には、一般的な期間では済まないこともあります。なので、いつからいつまで「忌引き」休暇をもらうのかを必ず記載しましょう。

「忌引き」メールに記載することの二つ目は、葬儀の日程についてです。「忌引き」で休暇をもらう場合には、何月何日にお葬式をするといったことをちゃんと伝えておかなければなりませんので、「忌引き」メールには葬儀の日程についてもきちんと記載しておきましょう。

「忌引き」メールに記載することの三つ目は、葬儀場と住所です。「忌引き」で休暇をもらう場合には、葬儀の日程だけでなく葬儀場の連絡先や住所も記載しなければなりません。お葬式だけでなく前夜のお通夜から行くという場合には、お通夜を行う家の住所もしっかりと記載しておきましょう。

「忌引き」メールに記載することの四つ目は、喪主の名前です。「忌引き」で休暇をもらった場合には喪主の名前もちゃんと知らせておかなければなりません。「なぜそんなことまで言わなければならないのか」と思う人もいるでしょう。ですがこれは「忌引き」で休暇をもらう上での大切なマナーでありルールですので、きちんと守りましょう。

それでは次に、「忌引き」をメールで伝える際の書き方を例文を使ってご紹介します。「忌引き」メールには何を記載しなければならないのかを先にご紹介しましたが、具体的な書き方は相手によって異なります。取引先との商談をキャンセルしなければならない場合など、どのような相手なのかによって書き方を変えなければなりません。

「忌引き」メールは滅多に送るものではないのでなかなか慣れないものですが、例文があれば何とかなります。それでは「忌引き」メールの書き方の例文をいくつかご紹介しましょう。

「忌引き」メールの書き方の例文の一つ目は、取引先へのアポイントのキャンセルのメールです。まず件名は「アポイント日時変更のお願い」です。相手の名前を記載してから「お世話になっております。」と自分の名前を記載し、「何月何日に打ち合わせをお願いおりました件でご連絡差し上げました。」と続けます。

そして「私事で大変恐縮でございますが身内に不幸があったため、打ち合わせの予定日を変更して頂ければと存じます」と続けます。あとはお詫びと、自分の留守中に何かあれば会社の誰それに連絡してくれるようにとのお願いと連絡先を記載します。

取引先はビジネスにおいてとても大切なので、決して失礼のないようきちんとしたメールを送りましょう。

「忌引き」メールの書き方の例文の二つ目は、大学宛のメールです。こちらの件名は「ゼミ欠席のご連絡」で、担当教授の名前と自分の学部や学科や学籍番号と名前を記載します。「教授のゼミを受講させて頂いております誰それと申します」「昨日祖母が亡くなりましたため何月何日何時限目のゼミを欠席させて頂きたくメールを差し上げました」と続けます。

そして「失礼かとは存じますが、取り急ぎメールにてご連絡いたします」「欠席届に関しましては後日提出いたします」と記載し、結びの挨拶を入れましょう。大学宛のメールの書き方は、社会人用の書き方の例文とあまり変わりませんので覚えておきましょう。

「忌引き」メールの書き方の例文の三つ目は、上司宛のメールの書き方の例文です。こちらも取引先や大学宛のメールの書き方の例文に近いですが、まず件名は「忌引き休暇を申請いたします」です。その後は上司の名前を記載し「お疲れ様です」と自分の名前を名乗り、「急なご連絡失礼いたします」と続けます。

「祖父が昨晩急逝いたしましたことに伴い、忌引き休暇の取得をお願いいたしたく、ここにご連絡いたします」と記載した後、故人の名前や喪主など必要事項を記載しましょう。最後は「ご迷惑をおかけいたしますがよろしくお願いいたします」と結びます。

「忌引き」メールの書き方の例文をご紹介しましたが、「忌引き」メールを送るより前に確認しておかなければならない注意点もあります。それは、「忌引き」というのがある意味特殊な「非日常的」なことだからです。緊急事態ですので、あれこれと注意しなければならない点がたくさんあります。

「忌引き」をメールで伝える際に気をつけなければならない注意点について、いくつかご紹介しましょう。

「忌引き」をメールで伝える際の注意点の一つ目は、学校や会社の「忌引きルール」を確認するということです。実は「忌引き」で休暇を取る場合何日まで休めるかなどというのは、法律や条例などでは決まっていません。なので「忌引き」がない学校や会社もあり、単なる「欠席」「欠勤」扱いになる場合もあります。

「忌引き」休暇が認められる学校や会社なら、一体何日「忌引き」休暇が取れるのかを確認しておくことが大切な注意点になります。

「忌引き」をメールで伝える際の注意点の二つ目は、「忌引きメール」の後に電話もするということです。「忌引きメール」で知らせれば電話連絡をしないというのは大きな間違いです。本来なら「忌引き」の連絡は口頭で行うものです。昨今はメールという手段があるため、「忌引きメール」という手も使えるというだけの話です。

「忌引きメール」で連絡をしたらその後で必ず電話でも連絡を取るというのはとても大切な注意点ですので、絶対に忘れないようにしましょう。

「忌引き」をメールで伝える際の注意点の三つ目は、メールの件名も記入するということです。普段メールの件名を記入しないという人もいますが、「忌引きメール」の場合には必ず件名を記入しなければなりません。先にご紹介した例文のような件名を必ず入れて、「忌引き」のお知らせだとすぐにわかるようにするのも大切な注意点です。

件名で「これは忌引きメールだ」ということを表すと、メールを受け取る相手も「そうか、ご不幸があったのか」とすぐに対応できますので、「忌引きメール」には「忌引きメール」だと良くわかる件名を必ず入れましょう。

「忌引き」をメールで伝える際の注意点の四つ目は、取引先には本人から連絡しないということです。本人が取引先の人に商談のアポイントなどを取り付けていた場合には、本人から連絡をしなければなりません。ですがそうでない場合には、特に本人から取引先に連絡をする必要はありません。

もし取引先から連絡があった場合、上司などからその旨を伝えるという程度で構いませんので、本人からわざわざ取引先に連絡しなくても良いということです。

「忌引き」をメールで伝える際の注意点の五つ目は、「忌み言葉」に注意するということです。これは「忌引きメール」に対する返信の時に注意しなければならない注意点です。「たびたび」「時々」といった「同じ言葉を二回繰り返す言葉」のことを「忌み言葉」と言い、「忌引きメール」への返信でこれらの言葉を使ってはいけません。

「忌み言葉」は「同じことを二回繰り返す」意味なので、悲しみを何度も繰り返すという悪いイメージになります。そのため「忌引きメール」への返信にはこれらの「忌み言葉」を使ってはいけません。

「忌引き」をメールで伝える際の注意点の六つ目は、会社の場合は引継ぎをしっかりと行うということです。急な訃報を受けると人間は慌ててしまいがちですが、会社の仕事の引継ぎはしっかりやっておかなければ周囲の人々に迷惑をかけてしまいます。心が落ち着かなくても、仕事の引継ぎはしっかりと行いましょう。

仕事で引継いでおかなければならないことがあれば、同僚などに「忌引きメール」で記載しておくようにすることも大切な注意点になります。

ここまでは「忌引きメール」を送る側に関しての例文や注意点などをご紹介してきましたが、自分が「忌引きメール」を受け取った際にどう返信すれば良いのかについてもご紹介します。「忌引きメール」を受け取った時にはやはり、普通の件名や内容のメールで返信するわけにはいきません。

友人などから「忌引きメール」を受け取ったら、どのような件名や内容で返信すれば良いのかについてご紹介しましょう。

「忌引きメール」の返信方法の例文の一つ目は、友人からのメール返信の例文です。まず件名は「お悔やみ申し上げます」と記入します。そして「お父様のご逝去を知り、とても驚いています」「あなたは家族思いなので、お母様を支えようと無理をしているのではないか心配です」などと心情を連ねます。

最後に「あまり無理をしないで、自分の体も大切にしてください」と結び、「自分のことも大切にしてほしい」という気持ちを伝えましょう。

「忌引きメール」の返信方法の例文の二つ目は、上司からのメール返信の例文です。件名は友人への返信と同じく「お悔やみ申し上げます」で構いません。そして内容は「お父様のご逝去に際し、心よりお悔やみ申し上げます」「何かとご心痛のことと存じますが、決してご無理をなさいませんように」などと記入します。

「私共で何かお力になれることがありましたら、いつでもご連絡ください」というように結びます。先に「忌み言葉」をご紹介しましたが、「いろいろ」や「くれぐれ」は忌み言葉なので決して使ってはいけません。ご心痛の相手に対して、大変失礼に当たります。

ここまで「忌引き」について色々とご紹介してきましたが、「忌引き」扱いになる親族の範囲はある程度決まっています。そしてその相手との関係によって、「忌引き」休暇の日数も変わってきます。「忌引き」になる親族の範囲と「忌引き」で休める日数についてもご紹介しましょう。

「忌引き」になる親族の範囲は結構広いですが、まず配偶者や両親などの最も近い関係の親族が「忌引き」の対象になります。続いて子供や兄弟姉妹と祖父母や伯父や伯母といった親族も「忌引き」の対象になりますが、それ以外の親族に関しては「忌引き」扱いにならない場合もあります。

とても親しくしているけれど血のつながりのない親戚などがそれに当たります。自分と血のつながった伯父の奥さんの兄弟などは、親族扱いにはならず「忌引き」の対象にはなりません。

「忌引き」になる親族についてご紹介しましたので、次は親族ごとに「忌引き」で休める日数についてご紹介します。一般的には配偶者は10日で両親は7日とも言われますが、両親も10日という会社もあります。また、自分自身が喪主の場合は両親でも「忌引き」は10日になることもあります。

自分の子供の場合は5日で兄弟姉妹や祖父母が3日、伯父伯母が1日というのが一般的ですが、会社や学校によっては違う場合もありますので注意が必要です。

「忌引き」のメールの書き方や注意点、「忌引きメール」への返信の仕方などについてご紹介してきましたが如何だったでしょうか。基本的に「忌引き」のお知らせは口頭で連絡する必要がありますが、電話がつながらなかった場合はいったんメールで連絡し、その後必ず電話でも伝えるようにしましょう。