はじめましてを英語のメールで伝えよう
英語は、世界の人と繋がるのに役立つ言語です。インターネットの普及で、日本にいながら世界中の人と知り合うことも可能になりました。仕事やプライベートで誰かと出会って、英語でメールを送る機会もあることでしょう。
そんな時にふと疑問なのが、どのようにして「はじめまして」の気持ちを英語で相手に伝えるかということです。英語ではじめましてを伝えたい時、一体どのようにメールを書けばいいのでしょうか。
英語のメールではじめましてを言う場面
普段生活をしていて、英語のメールではじめましてを言う必要があるのはどんな時でしょうか。こちらでは、英語ではじめましてのメールを書く機会があると思われる場面について見ていきましょう。もしかしたらあなたにも、英語ではじめましてメールを書く場面が訪れるかもしれません。
ビジネスで
今の時代、海外との取引を行う会社は数多くあります。相手が英語圏の人でなくても、世界共通語である英語がコミュニケーション言語となっているのではないでしょうか。そういった場合、新しい取引先や担当者に向け、はじめましての意味を込めた英語のメールを送る可能性はあります。
相手が取引を行う相手の場合、なるべく正しい英語のメールを送りたいものです。そのためにも、英語のメールでどのようにはじめましての意味を伝えるのかは、覚えておいて損はないでしょう。
文通相手に
英語の勉強のために、海外の人と文通をするという方法もあります。ネットで文通募集のサイトを探せば、海外に文通相手を見つけることは難しいことではないでしょう。そういった相手にはまず、はじめましてという書き出しで自己紹介のメールを送りたいものです。
英語のメールではじめましてを言うべきか
ところで、実際のところ、英語のメールに「はじめまして」は必要なのでしょうか。初めて連絡を取り合う相手にはじめましてと挨拶するのは当然のように思えますが、それは英語のメールにも当てはまるのでしょうか。日本の文化が、世界でも同じであるとは限りません。
本当のところ、英語のメールでははじめましてと挨拶するべきなのでしょうか。気になるそのポイントに迫ってみましょう。
ビジネスでは必須ではない
面識のない相手への最初の挨拶である「はじめまして」も、英語のメールでは必須というわけではありません。ビジネス上でのやり取りでは特に、「初めてメールを送らせていただきます」といった挨拶が定番のように思えますが、英語はその限りではないようです。
英語で初めての相手にメールを書く場合には、単に「私は○○です」という名乗りの書き出しから始めればいいのです。英語だと、My name is~という書き出しになります。
書いても問題にはならない
はじめましての挨拶もなしにメールを始めるのは、私たち日本人には馴染みのない習慣かもしれません。しかし英語でメールのやり取りをする海外の企業の中には、はじめましての名乗りすらなく、いきなり本題に入るケースもあると言われています。
自分が何者であるかすら名乗らない場合もあるわけですが、丁寧にはじめましてを言って悪いということはありません。英語のメールをはじめましてから始めたからと言って、悪い印象にはなりません。
はじめましての英語のメールの内容
英語のメールにおいては必ずしも書く必要のない「はじめまして」ですが、そういう内容の書き出しでメールを始めたいなら、どう書けばいいのでしょうか。英語に不慣れな人は、どのように書けばいいのかさっぱり分からないでしょうか。
こちらでは、英語ではじめましての意味を込めたメールを書きたい時、どのような内容で書けばいいのかについて見ていきましょう。英語で書くはじめましてメールは、いくつかに系統分けできます。
挨拶
英語ではじめましてというメールを書く場合、挨拶を書くというパターンがあります。はじめましてというと、どんな英語表現を思い付くでしょうか。はじめましてと言えばNice to meet you.だろうと思う人が多いですが、こればビジネスメールではあまり使われない英語表現です。
ビジネスにおける英語のメールで挨拶するには、どのような表現を使うといいのでしょう。挨拶を英語で表現すると、GreetingやGreetingsといった言い回しになります。
Greeting for the day!と書いたり、単にGreetingsという書き出しでメールを始める場合もあります。とはいえ、こちらの挨拶を表す表現も、さほど使用頻度が高いとは言えません。
特にビジネス上での英語のメールの場合、ビジネスに直接関係のない表現をメールから削る傾向にあります。日本人にしてみれば挨拶はビジネスにおいても大変重要ですが、合理的に考える人たちにとっては、それすら不要になるのです。
初めて連絡する相手に名前すら名乗らず英語のメールを書き始めることを考えると、挨拶が不要なのも頷けます。日本人からすると疑問にも思える書き出しではありますが、英語でやり取りをする以上、英語のメールのルールに従うのがいいでしょう。
自己紹介
ビジネスにおける英語のメールでは、いきなり要件から始まることも珍しくはありません。さすがにそれに抵抗がある場合は、軽く自己紹介をしておくといいでしょう。自己紹介で名前を名乗る際には、My name is~やI am~という書き出しで始めます。
My name isなんていう自己紹介はやらないといった話も度々聞かれますが、英語圏の人でもこのように名乗ることはよくあります。
ビジネスメールでも同様で、My name is~と名乗ったからといって、失礼には当たりません。使われる頻度としては、I am~よりもMy name is~の方が多い傾向にあるようです。
また、単にMy name is~で始めるより、その前に一言挨拶をしておくと好印象です。例文としては、I hope you are well.(いかがお過ごしですか)My name is~と続くと、メールの文面がより丁寧な感じになります。
このように、自己紹介の名乗りひとつ取っても、日本語と英語ではずいぶん様子が違います。英語でメールを送る経験が浅いと、戸惑うこともあるでしょう。しかし、そういう英語のメールが失礼に当たるわけではないのなら、割り切って英語のメールを書いていきましょう。
締めの言葉
日本語のビジネスメールでは「御社の発展をお祈り申し上げます」や「ご自愛くださいますようお祈り申し上げます」や「今後とも、よろしくお願い申し上げます」といった締めの言葉が考えられます。英語のメールでは、どのような締めの言葉を使うのがいいのでしょう。
それは意外にも、ごく単純に「ありがとうございます」、つまりThank you.だったりするのです。相手に対する感謝の言葉で英語のメールを締めくくると、とても感じのよいメールに仕上がります。
相手のサポートに感謝するならThank you for your support.(サポートに感謝しています)やThank you for your help with this matter.(この問題を手助けに感謝しています)といった表現があります。英語のメールにおける結びの言葉には、感謝以外の表現も考えられます。
送った英語のメールに対して返事をしてほしい場合には、I look forward to hearing you.(あなたからの返事をお待ちしております)といった表現でメールを締めることもあります。
あるいは、送った英語のメールがクレームや催促であった場合には、I would appreciate your immediate attention.(即座に対応していただけるとありがたいのですが)という締めくくり方もあります。相手にどのような英語のメールを送ったかによって、締めの言葉も変えるといいでしょう。
はじめましての英語のメールに使えるフレーズ
はじめましてという意味を込めたメールは、どんなフレーズを用いて書けばいいのでしょう。こちらでは、英語のメールで自己紹介や挨拶などの書き出しに使えるフレーズをご紹介しましょう。はじめましてのメールを英語で書く必要のある人は、ぜひ参考にしてみてください。
書き出しのフレーズ
英語でのメールにおいては、いきなり要件からスタートすることも珍しくないとご紹介しました。そういった書き出しに抵抗感のある場合には、とりあえずはワンクッション置いてから要件に入りたいものです。そういうメールを書く時に使える書き出しは何でしょう。
まずは「はじめまして」から始める
初めて英語でメールを書く相手には、やはり「はじめまして」という書き出しで始めたい人は多いでしょう。はじめましてというと、Nice to meet you.という自己紹介の例文が思い浮かびます。
先ほども触れたように、これはビジネスのメールではあまり使われない書き出しでもあります。同様の意味を表すためには、It is a pleasure to meet you.という表現を使うといいでしょう。
直訳すると「あなたとお会いできることは私の喜びです」となり、「お会いできて光栄です」という意味です。メールでのやり取りのみの場合は、to meet youの後にhereを付け加えると、このメール上でといった意味が加わります。
to meet youは、meeting youと表現されることもあります。これらのフレーズは英語でのメールだけでなく、会話の時にも使えるはじめましてを表す表現です。便利なフレーズなので、ビジネスで英語を使う場合には覚えておくといいでしょう。
書き出しの前に件名と名前にも気を配る
英語メールの書き出し以前に、メールの件名にも気を配りましょう。日本語のメールでは無題という件名でメールを送ることもありますが、英語でメールを書く場合には、件名もしっかりと書きます。
件名を書く際にも、中身が分かるように書くのが親切であり、メールを見てもらいやすくなるコツと言えるでしょう。挨拶をするメールなら、greetingといったフレーズを使うと分かりやすいです。
情報共有を知らせるメールなら、sharingを使うといいでしょう。Sharing meeting minutesという件名なら、「議事録の共有」という意味になります。件名を分かりやすく書いたら、本文にはまず、メールを送る相手の名前を書きましょう。日本語のメールで○○様と書く、あの部分です。
メールの相手がはじめましての場合には、Dear Mr. Smithというように、DearにMr.かMs.という敬称、姓という形にするのが丁寧な言い回しです。面識があり仲がいい相手の場合には、敬称を省くことも多く見られます。
締めのフレーズ
自己紹介や要件で書き出したメールも、終わりには締めの言葉を付けましょう。メールの書き終わりが署名のみで終わることもありますが、日本語における敬具のようなフレーズがあるとより丁寧です。
たとえばメールの内容と合わせて相手にお礼を言いたい場合は、Thank you again.(改めてありがとうございます)と結びましょう。
Many thanksという言い回しも、お礼を述べる時の結び方です。Thank you very much.と同様の意味なので、相手に深く感謝している場合に使うといいでしょう。あるいは、敬具といった意味合いなら、Best regardsというフレーズもあります。
regardには敬意や最高の心遣いという意味があり、日本語の敬具という締めにとても近い表現ができます。メール相手と認識のない場合には、sincerelyというフレーズも使えます。こちらも敬具と同じ意味で、かなり丁寧な言い回しです。
はじめましての英語のメールの例文
ここまで、はじめましての英語メールの書き方について様々見てきました。それでは実際に、どのようなメールを書けばいいのか例文を使ってご紹介しましょう。メールの例文を見ることで、英語でのメールの書き方がより理解できることでしょう。
自己紹介の例文
はじめましての英語メールでは、自己紹介をしたいものです。自分のことについて書くのが自己紹介ですが、長々とした自己紹介はビジネスメールにおいては好まれません。こちらでは、英語でのビジネスメールで使える、自己紹介の例文を見ていきましょう。
名刺を渡して自己紹介するわけではないので、何はともあれ、名乗ることから始めましょう。名乗りに関しては、My name isを使うのが適切です。書き出しの例文としては、My name is Tanaka from Kuraneo company.というように、名前とどこの会社の者かを伝えるといいでしょう。
もっと分かりやすくしたいなら、例えばmarketing managerなどのように、会社での肩書についても触れるといいでしょう。
例文をもう一例ご紹介しましょう。My name is Tanaka of the product planing department at Kuraneo company.(私はクラネオカンパニーで商品企画部に所属している田中です)これも、自身の立場を簡潔に述べていて、英語メールの書き出しとして相応しい書き方です。
要件を伝える例文
簡単な自己紹介を終えたら、いよいよメールの本題である要件に入りましょう。ビジネス関連の要件を英語で書くのは、かなりの労力を要することもあるでしょう。こちらの例文を参考にしていただき、上手く要件を伝えられるように頑張りましょう。
I am contacting you to discuss some job opportunity.(お仕事の機会についてお話しさせていただくために、連絡させていただきました)
このような書き出しで始めると、自分がなぜメールを受け取ったのか、相手によく分かってもらうことができるでしょう。この表現に似たものに、I am reaching out~という表現もあります。
こちらは「接触する」という意味を持つ慣用句で、「~のために連絡を取りました」と言うような意味合いになります。先ほどのI am contacting~やこちらのI am reaching out~のように、I am ~ingという言い回しは、英語のビジネスメールではよく使われる用法です。
これらの例文を使うとかなり自然な文体になると思われますので、英語のビジネスメールで積極的に使うことをおすすめします。名前や部署、肩書きを名乗る場合には、この要件を伝える例文の前に書くといいでしょう。
ビジネスで使える例文
ビジネスメールを英語で書く時に使える例文は、他にもあります。テンプレートにしていくつか覚えておくと、英語でメールを書くことになった時に役立つことでしょう。こちらでは、英語でビジネスメールを書く時に使える例文を、さらにご紹介しましょう。
いいニュースを伝えたい時の例文
英語のメールでいい知らせをする時には、We are really happy to inform you that~やI am pleased to be able to inform you that~という言い回しがあります。
どちらのフレーズにも共に「~についてご報告できることを嬉しく思います」という意味があり、何かいい報告をする際に役立つ言い回しです。
We are really happy to imform you that Mr. Yamada will join us as a sales consultant from next week.(来週より山田氏が、セールスコンサルタントとして加わってくれることをお知らせします)happyという単語が、メールの内容がいいものであることを示しています。
I am pleased to be able to inform you that we have launched the new project in Germany.(ドイツで新しいプロジェクトを立ち上げましたことをご報告いたします)pleasedには嬉しいという意味があり、直訳すると、報告できることを嬉しく思うという意味になります。
悪いニュースを伝えたい時の例文
英語のメールでは、悪い知らせをしなくてはならないこともあるでしょう。そんな時に使える言い回しも、覚えておくことが重要です。
I regret to inform you that~で「~についてお知らせしないといけないのを残念に思う」ということを意味することが可能です。
I am sorry to inform you that~には、「~についてお知らせしないといけないのを申し訳なく思う」という意味があります。どちらにも共に、何か悪い知らせをもたらすことについて、申し訳なさを感じているというニュアンスがあります。
I am sorry to inform you that the position you applied for was just filled.(ご応募いただきましたポジションについては既に埋まってしまいました)というように、相手に対して残念な知らせをする際には、こういった例文を覚えておくといいでしょう。
英語ではじめましてのメールを送ろう!
グローバル化の進む現在では、どんな会社に勤めていても、英語でビジネスメールを書く機会が訪れるかもしれません。いざ書く時になって慌てないよう、日頃から少しずつ準備しておくといいでしょう。はじめましての場合はどのように書くのかと覚えておけば、英語のメールも怖くはありません。
自分がメールを書けるということは、英語のメールを理解することにも繋がります。今回の記事を参考にしていただき、スキルアップを目指しましょう。