断りを入れる時の丁寧な言い方まとめ！ビジネスメールの書き方や例文も紹介

人からの提案や誘いに乗れない場合は断りを入れる必要があります。その断りを入れる際のビジネスの場やメールで使用できる言い方について紹介します。まずは断りを入れるの「断る」という言葉の2つの意味を見ていきましょう。

まず一つ目の意味は、相手の申し入れや希望を拒むという意味です。この意味が最も一般的にもよく使われているでしょう。

その申し入れや希望を受け入れることに対して、どうしても受け入れられない理由がある場合や受け入れたい気持ちがあるにも拘らず受け入れることができない場合等、どんな理由があるにせよ受け入れられない場合に「断る」という行動を起こします。

食事の誘いを断るや言われた仕事を断る等といったように例文で表すことができます。又、断るには拒絶するといった意味もある為、理由の有無に関わらず嫌だから受け入れられない場合にも断るという言葉で受け入れないと言う行動を表すことができます。

二つ目の意味は、前もって事情を伝えて了承を得るという意味です。一つ目の意味よりは馴染みがないように感じますが、街の至る所で使われている使い方です。

相手に何かをお願いする際や相手がこれから起こす行動に対して、こうしてください、こうなるかもしれませんと知らせておく場合に断るという行動を起こします。そうして断っておくことで相手の許しを得ると言う効果があります。

例えば、「ここは写真撮影が禁止であることを予めお断りしておきます」等といったように例文を表すことができます。こうして例文で表してみると街中にも同じような形で断りを入れるという表現が使われている所が至る所に見受けられます。

断りを入れるという行動を1番する場はビジネスの場です。クライアントや顧客等からの要求に対してやむおえず断らなければいけない、又は受け入れられるけれども何か申し送りしておかなければならないことがある場合等、ビジネスでの使用シーンは多数あります。

ビジネスシーンで断りを入れる際にはクッション言葉を使うようにしましょう。断るという行為はやむおえない場合であっても相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。

その際にビジネスの場では特にこのクッション言葉を用いて相手へのダメージを和らげるようにしましょう。又、ただ単にダメージの軽減の為だけではなく、単刀直入に断りますと申し出るのはビジネスシーンでもその他のシーンでも唐突すぎる為、良い印象にはなりません。

断りを入れる際に使えるクッション言葉は次の通りです。「あいにくですが」、「せっかくですが」、「ご意向に添えず」、「恐れ入れますが」、「心苦しいのですが」等があります。例文を作ると、「あいにくですが、その日は別の予定が入っている為伺うことができません」となります。

断りを入れる際にはクッション言葉を使うだけではなく、理由をしっかり述べることも大事です。詳細に言い過ぎる必要はありませんが、簡単に理由は述べる方がベストです。

理由をしっかり述べることで相手に誠意も伝わる為、断るという行動に対しても悪い印象だけを残さないようにしてくれます。特にビジネスの場では理由を有耶無耶にされるよりははっきりと伝える方が好印象を与えます。

又、断る際には理由となる部分を先に述べ、「断る」という結論の部分をなるべく最後に持ってくることで断るということに対して遠慮の気持ちを持っているという姿勢を見せることができます。こういう理由があって今回は意向に添えず申し訳ないのですが、と例文を作ります。

断るという言葉はそのまま「断ります」と伝えてしまうと少しキツい印象を与えてしまう為、特にビジネスの場では他の丁寧な言葉に言い換えるようにしましょう。

断るの丁寧な言い換えは「遠慮する」や「見送る」、「見合わせる」等といった言葉です。これらの言葉は断るとは違いキツい印象を与えず、丁寧でその上柔らかい印象で断るという思いを伝えることができます。

例文で表すと、「来月は会社の事業が立て込んでおりますので、申し訳ありませんが今年の貴社のイベント参加は見送らせていただきます。」となります。参加は断りますとするよりはよりビジネス向きの丁寧な表現に聞こえます。

やむおえず断りを入れなければいけない場合でも、状況や相手に応じて次の機会には参加しますや協力しますという意向を伝えることもビジネスの場では大切です。

次の機会でなくとも、その要求に対してすぐに代替案を示すことができるのであればその代替案をすぐ述べても構いません。こうして代替案を示したり、未来への提案をすることで例え今回は断りを入れた相手でも今後の関係を良好なまま続けることができます。

今回はお断りしますが、見送らせていただきますが、「今後ともよろしくお願いします」や「次回はご期待に添えるよう努力して参ります」等とするとこちらも相手も双方にとって気持ちの良い関係のまま会話を締めることができます。

ではここから断りを入れる際の具体的な文章の作り方を順を追って見ていきます。まずは断りを入れる際の前置きとなる丁寧な敬語表現からです。先に紹介したクッション言葉と似た要素のある言葉の為、先述した言葉と合わせて覚えておきましょう。

断りを入れる際の前置きで使える言葉を状況毎に紹介します。まずは仕事で受けた依頼に対して断りを入れる際に前置きで使用する敬語表現です。

使いやすい言葉は「せっかく」を使った前置きです。「せっかくの機会ではございますが」や「せっかくのご依頼にも関わらず心苦しい限りではございますが」等と言うように使います。せっかくという言葉で相手の依頼に対して残念な気持ちを表現することができます。

「せっかく」で表現した残念な気持ちの上に断りを入れることに失礼な思いを抱いていると言う気持ちを表す際には、礼儀にそむくことを意味する「非礼」という言葉を使って、「せっかくの機会を頂いておきながら非礼この上ないこと存じますが」と表現することもできます。

先述したように、断りを入れる際には申し訳ない気持ちの他にこれからの未来の為に関係を良好に保っておける表現を心がける必要があります。

関係を良好に保つ為に、「貴重な機会を頂き至極光栄に存じますが」や「お応えしたいのは山々ですが」といった表現を使うことで、機会をいただいたことへの敬意の念や本当であればその依頼に応えたいという気持ちを表現することができます。

又この他にも、思い通りにいかず残念であると言う意味がある「遺憾」という言葉を使った、「大変遺憾に存じますが」や、自分の本来の望みではないという意味の「不本意」という言葉を使った、「誠に不本意ではございますが」という言葉も前置きで使える敬語表現です。

次に相手からの申し出や提案、勧められた物の購入を断る際の丁寧な敬語表現の前置きです。基本的には先述した仕事を断る際の前置きと同じ表現を使用します。

その中で変化させなければいけない部分があります。例えば「せっかくのご提案ではございますが」という前置きの例文を例に挙げると、「ご提案」の部分が変化が必要な部分です。この部分は相手からの要望に応じて変化をさせる必要があります。

相手からの提案を断る際は先程の表現を使うことができますが、この他に相手からの申し出を断る際は「せっかくのお申し出ではございますが」、相手から何か気遣いをしてもらった際には「せっかくお気遣いいただいたのに」等と状況に応じて変化させましょう。

次に相手からの誘いを断る際の丁寧な敬語表現の前置きです。誘いを断る際も基本的にはこれまで紹介してきた表現を使います。

一つ前に紹介した相手からの提案を断る時等と同様に「せっかくのお誘いですが」といった形で誘いを断るという状況に変えて言葉を作ると誘いを断る敬語表現を簡単に作ることができます。毎回難しい言葉を作る必要はなく、それぞれを状況に応じて応用すれば良いだけです。

この相手からの誘いに断りを入れる際に「都合が悪くて」と使われる方もいますが、「都合が悪い」という表現は丁寧な表現ではない為、特にビジネスの場ではこれまでの表現を使うようにし、「都合が悪い」という言葉は使わないようにしましょう。

次に断りを入れる際の理由の丁寧な表現です。理由は詳細に答えすぎる必要はありませんが、相手との関係性やこれからどのように関係を続けていきたいかによっては少し詳しめに伝えた方が良い場合もあります。臨機応変に対応し、相手に不快感を与えないようにやんわりと伝えましょう。

まず仕事の依頼を断る理由を述べる際の丁寧な敬語表現です。断る原因となる部分がどこにあるのかにより理由の述べ方は異なります。

こちらの不足により断りを入れる際には素直に、「在庫が不足している為」や「弊社内のリソースが不足しており」と伝えます。相手からの依頼がこちらの業務内容や作業時間等に見合っていない場合は「ご要望の」や「ご希望の」等という言葉から始め次のように述べます。

「ご要望の予算内での対応が非常に困難な為」や「ご希望されている納期では難しく」といったように伝えます。又、相手からの依頼よりも他からの依頼の方が良い場合ははっきりと「より魅力的なオファーがあり」と相手によっては伝えても構いません。

次に相手からの申し出や提案、勧められた物の購入を断る際に述べる理由の丁寧な敬語表現です。こちらの場合も理由は曖昧にせず端的にはっきり伝える必要があります。「予算を超過した為」や社内でしっかり検討したが「その商品を不要であると判断が下され為」という形で述べましょう。

次に誘いを断る際に述べる理由の丁寧な敬語表現です。理由を述べる時も「都合が悪い」という言葉は使わないようにしましょう。

基本的に誘いを断る際には仕事や先約を理由にします。その際に都合の悪いという意味の「あいにく」という言葉を使って、「あいにく先約があり」や「あいにく外出しており」と言葉を作ります。誰との先約やどこへの外出等細かく述べる必要はありません。

又、休日の誘いや直前のドタキャンの際には家族の体調不良や家族との予定、仕事の場でのドタキャンであれば急なクレーム対応等を理由に使いましょう。但し、家族の体調不良等は多用すると不信感を抱かれる場合もある為、使う頻度等には気を付けましょう。

では断りを入れる際の表現でこれまでに紹介してきたフレーズの締めであり、1番伝えなければいけない「断る」という行為を伝える丁寧な敬語表現です。この部分をはっきり述べなければ前置きや理由だけで結局どうしたいのかが分からなくなります。

まずは仕事の依頼を断る際の丁寧な断りの敬語表現です。もちろん「お断りします」と述べてしまうことはビジネスの場では失礼に当たります。

ビジネスの場では「お受けいたしかねます」や「辞退いたします」といったように「〜いたしかねます」や「〜いたします」という言葉を語尾に使うと丁寧な敬語表現となります。又、「〜できません」とすることも可能ですが、「〜いたしかねます」の方がより丁寧です。

断りを入れる時に大切なことははっきりと断る旨を伝えることです。申し訳ない気持ちや後ろめたい気持ちが出てしまう気持ちは分かりますが、相手にとっては曖昧に述べられることの方が不信感となってしまいます。締めの断りのフレーズは最低限はっきり伝えましょう。

次に相手からの申し出や誘い、勧められた物の購入に対して断りを入れる際の丁寧な断りの敬語表現です。この場合もはっきりと断る旨を伝えることがまず大事です。

これらを断る際には「お見送りさせていただきます」や「お見送りいたします」というように「〜させていただきます」や「〜いたします」という語尾を使うと丁寧です。又、「〜いたしたく存じます」という語尾も丁寧な表現の為、覚えておきましょう。

先述した仕事を断る際の「〜いたしかねます」といったはっきりと否定的な表現というよりは少し柔らかな表現です。どちらの表現も間違いではなくどのような場でも使用できる言葉ですが、こちらの表現は断ることをさせていただくとする少しへりくだった表現とも言えます。

次に相手からの誘いを断る際の丁寧な断りの表現です。この時の断りを入れる表現はこれまでよりも更にやんわりとした表現で大人な断り方と言えます。

これまでと同様にはっきりと断りますということを伝えるべく、「遠慮させていただきます」や「辞退させていただきます」とすることももちろん構いません。ですが、誘われるということは相手からの好意の表れであり、その好意をふみにじらないように大人な返答ができる言葉が次の通りです。

「お気持ちだけ頂戴します」とすると相手からの誘いという好意に対しては受け入れながらも断るという行為を伝えることができます。この言葉を使うと相手に嫌な気持ちを与えることなく断ることも可能です。大人なスマートな表現として覚えておきましょう。

ではここからはビジネスの場では外すことができないメールで断りを入れる際のメールの書き方と実際に使える断りの例文を紹介します。このまますぐにビジネスの場で使用できる例文の為、今正に断りを入れる言葉で悩んでいる方も早速活用してみましょう。

まずは相手からの誘いを断る際のメールの書き方です。ビジネスの場では様々な業務に関するイベント等の他に食事会等の誘いも多くあります。

それらにはなるべくであれば誘いに乗り出席することが望ましいですが、やむおえず誘いに乗れない場合にメールにて連絡しなければいけない場面も容易にあります。その際に書くメールの書き方は次の通りです。

まずは「せっかくのお誘いにも関わらず大変心苦しいのですが」と前置きとクッション言葉で文章を始めます。その後の書き方は理由を述べ、参加できない旨、つまり断りのフレーズを入れる書き方をします。基本的には口頭で述べる場合とメールでの書き方は同じです。

次に誘いと同じように業務上のセミナーやイベント等の参加や会合や食事会等の参加を断る際のメールの書き方です。

先述した誘いの断りメールと同じような書き方でももちろん構いません。「せっかくですが」や「あいにくですが」で前置きの文章を書き、理由、断る旨を伝えるワードを書く書き方です。加えて「次回は是非」とこの先のことを加えると尚良いでしょう。

又、この断りの前置きにはタイミングや時間の都合が悪いことを意味する「折り悪く」という言葉を使用して、「折り悪くその時間は別件があり」と書き始めることもできます。「せっかく」や「折り悪く」のクッション言葉はそのままにそれ以降の例文は自分の状況に応じて変えて下さい。

次に相手からのお願い事、つまり要望に対して断りを入れる際のメールの書き方です。相手からのせっかくの要望を断る為、どうして断るのか理由はしっかり書きましょう。

文章の書き方の始めはこれまで通りクッション言葉から始めます。「誠に残念ですが」や「恐れ入りますが」といったクッション言葉を使用します。その後にどうしてその要望を断るのか理由を書きます。詳細でなくても構いませんが、理由は簡潔にはっきりと書くようにしましょう。

どういった理由、事情があるのか述べた後は、「お受けいたしかねます」や「それについてはいたしかねる次第であります」と丁寧な敬語表現で断る旨を伝えます。最後に「ご了承頂きますようお願いします」等と付け加えると更に丁寧です。

次は相手の企業との取引を断る際等に使用できるメールの書き方の例文です。取引を断るということは日常の業務を断ることより大きな出来事と言えます。

その為この際にも相手からの要望を断る際と同様に特に理由をしっかり述べて断るメールの書き方をしなければいけません。メールだからと端的に理由も述べずに断るだけ断るようなメールを出すと不信感しか生まれず将来の仕事にも影響が出かねません。

取引を断るという大きな出来事の際には、社内で取引に関してしっかり協議をしたことを付け加えると丁寧です。その後に理由を述べ、断りのフレーズを書く書き方をします。その後、そのような結果に至ったことを残念に思う気持ちと労いの気持ちを書きます。

以上をまとめて例文を作ると、次のようになります。「弊社内で今回の取引について慎重に協議いたしましたが、〜といった事情がある為、お断りせざるおえません。この度はこのような結果となり申し訳ございません。貴社のより一層のご発展を心よりお祈り申し上げます。」と例文が作れます。

次に相手からの申し出を断る際のメールの書き方です。相手からの申し出は相手がこちらに気遣って言われていることが多い為、その気持ちを無下にしないように気を付けましょう。

例文の始めはこれまで通り、「せっかくですが」や「誠に遺憾ですが」という前置きを置いて始めます。次に断りを入れる理由を書き、その後に断る旨を伝えるワードを入れて書く書き方をします。基本的にはどの断りの場面でも例文の形は同じです。

更に丁寧にする為に、最後に「またの機会がありましたら」とこれからの未来でも相手と関係を続けていきたい旨を伝えると丁寧で柔らかい断りのメールとなります。面と向かい合って話さないメールだからこそこうした気遣いが大事です。

これらをまとめて例文を作ると、「誠に遺憾ではありますが、諸事情により今回は辞退させていただきます。また機会がございましたら何卒よろしくお願いいたします」となります。「遺憾」には残念であるという意味がある為、こうした場合に使うと効果的な言葉です。

次に相手がしてくれた心遣いに対して断りを入れる際のメールの書き方です。相手からの心遣いを断るということは自分の為に相手がせっかくやってくれたことを断るということです。

せっかくやってくれたという今述べた言葉にもあるように文章の初めは「せっかくのお心遣いですが」という形で残念な気持ちを表す意味を持つ「せっかく」を前置きに持ってくる書き方をします。その後に理由を述べ、断りのワードを入れて文章を作ります。

この時にはっきりと断りますといった雰囲気を出すよりは、「お気持ちだけ頂戴しておきます」等と柔らかい断り方をする方が好ましいです。その後に更にこちらの事情を理解してほしい旨を伝えると双方の気持ちが落ち着きます。

これらをまとめ例文を作ると、「せっかくのお心遣いですが、諸事情によりお気持ちのみ頂戴いたします。ご理解いただけると幸いです。」全体的にこれまで紹介してきた例文の中でも柔らかくより大人な例文に仕上げることができます。

こうした断りを入れる際の理由を述べる時に便利な言葉が「諸事情」という言葉です。諸事情は理由がたくさんあり、全てを説明できない場合や細かいこちらの事情をあまり説明したくない場合等に使用する言葉です。断りを入れる際の理由としても使える便利な言葉の為、活用しましょう。

断りを入れるということは相手の行為やせっかくの心遣いに対してNOを突きつけてしまうことです。そこには例えやむおえない事情があったとしても今後の関係を良好に保つ為にも丁寧な敬語表現で断りを入れるようにしましょう。