見積もり後に上手にお断りする方法・マナーとは？メールの書き方や例文も紹介

見積もりの断りを入れるというのは、ビジネスパートナーが提案（以下プロポーザルと言います）した内容に応じられない事を伝える事です。曖昧ではなく、明瞭な理由で意思を伝え、相手の立場や気持ちに配慮したマナーや書き方が大切です。

また今後の取引先との良好な関係をもつためにも、丁重でマナーに反しない見積もりの断りを文章にする事が必要です。

具体的にはどうすればよいのか、見積もりについて断るメールの書き方の要領や例文をご紹介しますので、是非ご活用ください。

マナーとして、見積もりを依頼したビジネスパートナーにお断りする事についてお伝えます。メールで見積もりについて断りを入れる時は、相手との間でもめごととならないようにマナーや気遣いを大切にするようにしましょう。

仕事上で見積もりを断る場面は誰も経験するのではないでしょうか。見積もりを依頼した後に断りを入れる時に重要な事は、ビジネスパートナーへの気遣いが必要です。プロポーザルに断りを入れるという事は多少の気遣いと、取引先との間で無用なもめごとにならぬよう心遣いも大切です。

基本的な心得としては、見積もり後の返答のタイミングは速やかに行います。そして、あいまいな返答をせず、依頼したビジネスパートナーには尊重した言葉を選ぶ事です。返答がどうしても遅くなりそうな時は、相手に理由を述べて一報を入れておくべきでしょう。

また、見積もりを断る理由について明確にし、断りを入れても次回の営業にもつながるような書き方にします。そして、プロポーザルしていただいた見積もりについて、もっと建設的な意見として違う案を提示してみることも時には必要です。

ビジネスマナーでは、お断りも大切です。ビジネスパートナーを尊重し、 紛らわしい言葉を避け、今後ともビジネスパートナーと良好な関係を築くためにも見積もりを断りましょう。こちらが納得していない状態では見積もりをきちんとお断りする、ビジネスシーンでは多々ある事です。

あいまいにしておく事で返答が遅くなるとビジネスパートナーにも失礼です。相手から断られた時に感じるショックの大体の理由は、自分が相手から正当な理由もなく拒否されたときです。ビジネスパートナーの気持ちや立場を理解して、見積もり断りの書き方で伝えれば相手も納得してくれます。

依頼したビジネスパートナーの見積もりに、断りのメールを入れる書き方は文面に必ず3つの要点を盛り込んでメールを書きます。

もう一つ、見積もりの断りの書き方はあいまいな表現をしないという事です。断りを入れる時は、ビジネスパートナーに対し理由を明らかにするようにしましょう。

文面に盛り込む内容としては必ず3つの要点を入れて書きましょう。それは、「感謝の言葉」「お断りする理由」「今後の良い関係をお願いする言葉」この3つの要点を入れましょう。それでは各項目を具体的に説明しましょう。

まず一つ目として、見積もりしていただいたビジネスパートナーに感謝の言葉を入れます。ビジネスパートナーも仕事上とはいえ、見積もりする事自体は手間がかかっているわけです。やはり感謝の言葉が必要ですし、感謝の気持ちを持って見積もりの断りへとスムーズに繋げていけます。

感謝の言葉を入れることに対して、相手が気分を害することはまず無いでしょう。文面には必ず入れておくことは大切です。

今後のビジネスパートナーとの良好な関係を築きあげるためにも、断りを入れるだけでなく、一緒に感謝の言葉を伝えましょう。

次に二つ目として、見積もりの断りするときは理由をはっきりとビジネスパートナーに伝える事です。断られる理由がはっきりしないと、ビジネスパートナーは見積もりの練り直しや修正点が判明しません。納期なのか料金なのかその他の理由なのかはっきり伝える必要があります。

ただし、ビジネスパートナーとの間でカドが立たないよう伝えることは大切です。ビジネス定番のクッション言葉でもいいので、文面に織り交ぜながら理由を明確にして見積もりについて断りを入れましょう。

最後に三つ目として、見積もりをお断りする事はそれ1回だけで関係が終わるのではありません。今後ともお互い良好な関係を築き、別の機会に取引が有効となる言葉や文面をいれます。今後とも良い関係をお願いする言葉、文面をいれることが仕事上大切です。

見積もりをプロポーザルしていただいた中にはを断りにくい案件もビジネスシーンではよくあります。しかし、あいまいな表現は禁物です。ビジネスパートナーに期待感をもたせるような表現をする事によって返ってビジネスパートナーを落胆させる事にもなりかねません。

具体例として「金額をもっと安くしてくれれば」「納期が部長の希望するスケジュールと合えば」など条件を変えてもらえばというような表現は、ビジネスパートナーに誤解を与えてしまいます。ここは「お断りさせて頂く事となりました」「見送らせて頂く事となりました」など明確に意思を伝えます。

せっかくプロポーザルしていただいた見積もりには断りにくい事も仕事上ではよくあります。しかし、あいまいな表現は禁物です。ここではビジネスでもよくあるパターンとして、見積もりの断りをするときの例文を3つ紹介します。

要点から言いますと、ビジネスパートナーに対し、見積もりの断りから入るのではなく、見積もりのプロポーザルしていただいた事への謝意を書きます。

遺憾な気持ちと貴社へ依頼ができない事に対する本意でない気持ちを表現し、見積もりの断りを入れることになった理由や意思を明確にする事が大切です。

金額面を理由に断る場合の例文として、『今般（案件名）の件で、見積もりのご提案を頂き、誠にありがとうございました。早速社内にて精査いたしましたが、ご要望に沿えず申し訳ございませんが、費用の面で折りあいがつかず今回は見送らせて頂きますようお願いいたします。

せっかくのご提案に応じる事ができず誠に申し訳ございませんが、ご承知をお願いいたします。今後もまた機会がございましたら、その際はよろしくお願いいたします。』このような文面を使ってみてはいかがでしょうか。

要点として、ビジネスパートナーの依頼に誠実に応えたいという態度を文面に示し、事前に断る理由を明確にし、丁寧に見積もりの断りを入れる文面にする事が重要です。末筆には今後のお引き立てを願う文章や別の機会に依頼したいという文面にしましょう。

相見積もりが理由で断る場合の例文として、『先日は（案件名）の件で見積もりをご提案いただき、誠にありがとうございました。貴社の見積もりを、弊社にて熟考しました結果、誠に恐れいりますが、費用の面で折合いがつかず今回は見送らせて頂きたくよろしくお願いいたします。

これまで見積もりのご提案を頂き厚く感謝いたします。ご要望に添えず大変申し訳ございませんどうぞご了承をお願いいたします。またの時機にご依頼をさせていただきますのでその際はどうぞよろしくお願いいたします。まずはご要件のみで失礼いたします。』ご参考にしてみてください。

作業内容の面で伝える要点として、見積もりの断りはどんな内容で折り合いがつかないのか明確にして伝えましょう。作業内容の難易度が高い場合や予想に反して非常に時間を要する作業内容などがあるでしょう。

例文として、『いつもお世話になっております。見積もりをご送付いただきまして誠に有難うございました。検討させていただきましたところ非常に難易度の高い内容となっており、弊社では貴社の高い技術力を有効に役立てる見通しが立たない事が判り、今回は見送らせて頂きたいと存じます。

ご要望に添うことができず誠に心苦しいのですが、今後は貴社の技術力を最大限に生かせるよう弊社も鋭意努力して参ります。引き続きご支援賜りますようお願いいたします。』このような文章もご参考にしてみてください。

見積もりの断りはメールだけではなく、ビジネスパートナーと電話で見積もりの断りについて話す事もあるでしょう。メールですと文章の確認を事前に行えますが、電話の場合、思い付きで話してしまう事も多く、ビジネスパートナーに対して配慮が必要です。具体的にどのように話せばよいか紹介します。

電話でマナーに反しない言葉を選ぶには、咄嗟にでてくるものではなく、普段のしゃべり方にも気を付けたいものです。仕事や業務中ですので、友達と話すような言葉選びはできません。ビジネスパートナーに断りを入れるときは丁重に話すように心がけましょう。

ビジネスでは敬語の使い方が必須です。上からの目線ではなく、あくまでのビジネスのパートナーという立場で接しましょう。こちらが丁寧な対応をしていれば相手に感情的に粘られる事も少なくなります。

話し方に少々不安を感じながら、見積もりの断りをするのは嫌だと思う方は多いでしょう。電話で話をすると、だんだん断りを入れにくい状況になってしまうことがあります。

相手のペースにはまらないように、あらかじめ断りを入れる理由と話す内容を、箇条書きでもよいので書き出して確認しておきましょう。

ビジネスパートナーに提案・見積もりに断りを入れる時はあいまいではなく、明確な理由で意思を伝えます。しかし、あまりにもビジネスパートナーの立場や気持ちに心遣いがない見積もりの断り方は、ビジネスパートナーに失礼になります。

また今後の取引にも悪影響を及ぼすかもしれませんので注意が必要です。誠意を持って、丁重で礼儀正しい言葉で上手なお断りをする事が肝要です。今回紹介しました例文を参考に、見積もりしてから上手に断りたいメールや電話をする時に是非ご活用ください。