メールの一斉送信の方法とマナーまとめ！効率的な配信のやり方や注意点を解説

「複数の人と同じ情報を共有したい」「伝達事項をメールで伝えたい」といった場合、一斉送信機能を活用する人は多いです。

たとえば、メールマガジンやイベントの案内なども一斉送信で送られてくるのでイメージをするとわかりやすいのではないでしょうか。一般的な社内では、取引先に対してや社内の掲示板としても使われることが多くあります。

しかし、情報を一斉送信することによって注意点がいくつかあります。そこで今回は、メールの一斉送信について詳しく解説していきましょう。

一斉送信といっても、さまざまな配信方法があります。グループで送りたいのか、今必要な人にだけ送りたいのか、また配信した人のアドレスを隠しては送りたいのかなど、必要に応じて使い分けることも大切なので詳しく解説しましょう。

一斉送信をする場合、1件1件宛名を指定して配信する方法と、グループを作成してまとめて配信する方法があります。それぞれの特徴について解説するので、まずは会社の意向や、自分の求めている送信方法を見つけることが大切です。

一斉送信に不慣れという方は、まず1件1件宛先を追加して配信する方法を試してみましょう。宛先を1件ずつ追加する方法は、とても分かりやすいくそして一斉送信をするという感覚をつかみやすいです。

注意点として、宛先人が数人であれば追加することも苦ではありませんが、1件ずつ追加するということはそれだけ人を指定しなくてはいけないということになるのを覚えておいてください。

人数が多いと手間と時間がかかるので、少人数に送る場合に宛先を手動で追加するようにするのがおすすめです。

メーリングリストを使うことで、あらかじめ登録しておいたグループの人に一斉送信をする方法もあります。例えば、同じ部署内で伝達事項がある場合などに使われることも多いです。

いつも送る人が特定されているのであれば、グループを組んでおくことで、1件ずつアドレスを指定することもありませんし、配信モレを防ぐこともできるのでおすすめです。

メール画面を開いたときに、「TO」「CC」「BCC」という宛先欄があります。後述でご紹介するメール配信サービスを使用しない場合に、自分で「TO」「CC」「BCC」を使って一斉送信ができる宛名欄になります。それぞれの役割について解説しましょう。

「TO」は、メールを使用したことがある方であれば、使っている宛先欄になります。メールの基本的な宛先欄になるので覚えておきましょう。

「TO」にアドレスを入れることで、相手へメールを送ることが可能です。本来の意味では「TO」で届いたメールには、対応を求めますという意思表示の意味もあるので、もし「TO」でメールを受けた場合は、必ずチェックするといいでしょう。

「TO」には、アドレスをひとつしか入れることができないと思っている方も多いですが、送信したい相手すべてのアドレスを入れることで、一斉送信が可能です。

しかし、「TO」は先にお伝えしたように、対応を求めますというお知らせでもあります。そのため、返信などが要らない場合は、「TO」は適さないので注意してください。

「CC」は、「Carbon Copy（カーボンコピー）」の略で、複写になります。用途としては、返信はいりませんが内容は把握しておいてほしいというメールに対して使います。

「CC」で送信したアドレスは、受け取った人全てが確認することが可能です。つまり、誰に送ったのかがはっきりとわかります。掲示版や連絡事項などによく使われ、誰に送ったのか全員が確認できるのも便利が点です。

逆に、宛先のアドレスを知られては困るといった内容の場合は、「CC」を使わないようにしましょう。詳しくは後述の「メールの一斉送信の注意点」で解説します。

「BCC」は「Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）」といって、「BCC」と「CC」はベースは同じです。しかし、「BCC」の特徴は受信者に送信した人のアドレスが表示されないという違いがあります。

メールマガジンなど、多数の人、しかも縁もゆかりもない人を含めて一斉送信をする場合、お互いのアドレスを知られないようにすることができる配信方法になります。

例えば、10人に一斉送信をし返信が欲しいという人が2人だとします。この場合、返信が欲しい人はTOでアドレスを設定し、残りの8人は「BCC」を使用すると、他の方のアドレスを知られなくて済みます。

ただ、「TO」で送信した方同士でアドレスがわかってしまうので、使い方には注意が必要です。状況に応じて、「TO」「CC」「BCC」を使いわけましょう。

とても便利な一斉送信ですが、どんな場面で使用すると効率的なのでしょうか。せっかく便利な一斉送信でも、適切なときに使用しなくては、その機能は十分に発揮されません。メールの一斉送信の使うタイミングをご紹介しましょう。

ビジネスでは、連絡手段として一斉送信を使うことが多いです。変更事項や連絡事項の社内での共有、複数の取引先に同じ連絡をする場合などに活用されいます。

とくにビジネスでは、送信する相手が不特定多数ではなく、ある程度決められていることが多いので、メーリングリストにグループ登録して一斉送信をするというパターンが多いです。

ビジネスの場面では、同じ情報を共有し合うことも必要になります。そういった場合、速やかに情報を伝えることが可能なので一斉送信を使う方は多いです。

ECサイトとは、インターネットで商品などを売るサイトのことをいいます。たとえば、楽天市場などで出品しているネット店舗もECサイトです。

ECサイトでは、実店舗とは違い、チラシを配ったりなどの宣伝はせず、メールマガジンで入荷情報などを配信するケースが多いです。このメールマガジンは、登録された顧客のメーリングリストをもとに一斉送信されています。

ECサイトが配信するメールには、画像や動画などが添付されていることが多く、同時にクリック率なども計測できるものまであります。ECサイトによっては、登録者数が数千件から数万件にも及ぶことがあるので、一斉送信はなくてはならない機能です。

近年では、スマートフォンの普及から学校や自治体など団体からの情報発信のツールとしても一斉送信を使うところが増えています。

不審者情報や、暮らしの情報、緊急情報なども含めて、メールの一斉送信を使用して情報を拡散しているため、いち早く情報をキャッチすることも可能です。

一斉送信はとても便利な機能ですが、登録したアドレスに一斉に配信されてしまうからこそ、注意点やルール・マナーがいくつかあります。ここからは、一斉送信に関した注意点とマナーを解説していきましょう。

一斉送信をするときに気をつけたいマナーの一つに、アドレスを公開するかどうかです。一斉送信なので、当然配信するときには、複数のアドレスを入力します。

一斉送信の送り方次第では、受信者全員にそれぞれのメールアドレスが知れ渡ってしまうことがあります。送ったことをお互いに確認したいという場合は、それでも問題ないでしょう。

しかし、複数の取引先に同じ文章のメールの一斉送信する場合など、送り先のアドレスが知れ渡ってしまうのは問題です。

メールの内容や、仕事によっては利害関係からどこに送信したのかを知られない方がいいケースもあります。このような場合は、「TO」や「CC」ではなく「BCC」で送信するのが注意点でもありマナーになります。

ECサイトで一斉送信をする場合、特に注意点として覚えておいてほしいのが、メールに関する法律です。チラシや宣伝と同じように、ECサイトから送られてくるメールマガジンですが、不特定多数の人に送信することができません。

「特定電子メール法」により、受信者が事前に「私受信しても大丈夫です」という承諾を得た人にしか送ることができないのです。

特定電子メール方は、迷惑メールを防止するために作られた法律なので、もし受信を許可しても、いつでも配信を辞める権利は受信者側にあるのがルールになります。

また、規則として送信者の氏名や住所、連絡先などは必ずメールに記載しなくてはいけません。もし違反してしまうと、1年以下の懲役もしくは100万円以下の罰金になる可能性があるので注意しましょう。

特に法人には、3000万円以下の罰金になった場合もあるので覚えておいてください。広告としてメールを送る場合は、マナーを守って十分に注意しましょう。

一斉送信に限りませんが、メールを送るうえで相手に不快な思いをさせないというのは最低限のマナーです。

メールの内容については、マナーを意識して相手が不快に思わない内容、言葉づかいにしなくてはいけません。取引先へのメールや、内部文書であっても気をつけなくてはいけないポイントです。

特に、ECサイトが配信する広告メールでは、特にマナーが大切です。送る内容にも気を配りましょう。広告だからといってどんな内容のものを送ってもいいということではありません。

注意点としてメールを送る回数にも、気をつけるのもマナーです。ビジネスでは、メールで連絡を取ったり、連絡事項を伝えるということはよくあります。

しかし、メールの頻度が1日に何回も送られてくると、相手としては迷惑を感じるケースも少なくないです。

特に、ECサイトからの広告メールは、必要な人と必要ではない人がはっきり分かれている内容が多いので、頻繁にメールが送られてきてしまうと、受信者は不快に思ってしまうことも多いでしょう。

見落としがちなのが、宛名の順番です。あまり意識していない人が多いのですが、例えば、「TO」「CC」「BCC」を使って一斉送信をする場合、一番最初のアドレスは、受信者の中で一番立場が上の人、つまり上司を先に登録します。

一斉送信をする場合、表示されるメールアドレスの順番は受信者と送信者で同じです。そのため、一番立場が上の人を先頭に一斉送信をししましょう。取引先に送る場合も、役職などを十分に考慮してください。

限られた人数であれば、ここまでご紹介した「TO」「CC」「BCC」を使って一斉送信するのがおすすめですが、多くの人に配信するには手間がかかりすぎるのでおすすめできません。

特に「BCC」で大人数に配信してしまうと、プロパイダーによっては迷惑メールだと判断されてしまう可能性もあります。

そこで大人数相手に一斉送信をする方法として、メール配信サービスがおすすめです。詳しく解説していきましょう。

メール配信サービスは、一斉送信に特化したシステムを持っていて、複数のIPアドレスからもメールを配信することも可能です。そのため、相手への受信到達率が高いのが特徴です。

そして、メールの誤送信対策として、ポップアップ機能や配信可能な権限を設定するなどといった機能も充実しているのも魅力です。

また、メール配信サービスは、メールの暗号化・成りすましメールを防ぐといった機能があるなど、セキュリティ対策も強化されているので「TO」「CC」「BCC」使うよりも、メール配信サービスを利用した方が安全といえます。

「1to1」機能が使えるのも、メール配信サービスのメリットです。「1to1」機能とは、一斉送信にも関わらず宛名に個人名を入れることができたり、それぞれの個人の興味があることをコンテンツとしてメールに差し込むことができる機能です。

特に、顧客へ広告などの意味を込めてメールを配信する場合、顧客が興味をそそるようなものでなくては意味がありません。また、個人名が入っていることで、一斉送信メールであることを感じさせないのもメリットとしてあります。

お客様を相手にするメールであれば、「1to1」機能を使うことで一斉メールでありながら個人への対応が可能です。

また、もうひとつ注目したい機能として「ステップメール」機能があります。機能としては、会員登録した後や、商品を購入した後などあらかじめ決まった動作をした顧客に対し、決まったメールを送る機能です。

ネットショッピングをしたことがある方の多くは、購入後にすぐ「ご購入ありがとうございました」と、購入した商品の内容の明細が入ったメールを受け取ったことはないでしょうか。

購入者に対して、感謝のメールを送るという決まったルーティンを自動送信してくれるのが、「ステップメール」になります。BCサイトではよく使われているシステムなので覚えておきましょう。

「TO」「CC」「BCC」と同じように、一斉送信をする方法としてメール配信サービスがあります。「BCCを使ったら？」と思う人もいますが、メール配信サービスは、「TO」「CC」「BCC」を使用するよりも利便性が高く、付加価値があるものです。

メール配信サービスには、有料サービスではありますがおしゃれなデザインのものやコストを一番に考えたものなどさまざまなサービスがありとても魅力です。メール配信サービスのそれぞれの特徴なども含めてご紹介しましょう。

法人の導入率ではNO.1を誇る「blastmail（ブラストメール）」は、BCサイトに人気の、メールマガジン配信に特化したメール配信サービスです。

メール送信上限数も多く、それでいてコスト面も納得のいく価格であることから、利用している法人も多いです。また、新しく企業した方にとっても、機能の使い方も用意されているので使いやすいのが特徴です。

「WiLL Mail」は、感覚的に操作が可能な高機能をそなえたメール配信サービスです。高機能なため、使いこなすことで従来のメール作成時間が4分の1になるなど、効率性が高いと評判です。

料金形態も、定額課金制と従量課金制があり、毎月料金設定を変更することができます。そのため、多く配信することがも込まれる場合は定額課金制を取るなど、コスト面でも工夫することができるのも魅力です。

「VPS-NEO」は、メールマガジンの配信がまだ慣れていないという人向けの配信サービスです。特徴としては、ユーザーが必要な機能などを追加することができるので、料金設定に無駄がありません。

カスタマイズできる機能は100以上もあり、自社に合ったメール配信サービスとし活用できるでしょう。また、スマートフォンや、他の端末からもメール配信も可能です。

「Benchmark Email」は、世界中で導入されているメール配信サービスです。ドラックとドロップを使うだけで、HTMLメールを作成、送信することが可能なのも魅力です。

また、テンプレートのデザインが豊富で、配信結果をリアルタイムで計測できるのも人気の理由でしょう。

「メール商人」は、メール配信サービスを使いこなすのが難しい方などに対して、手厚いサポート体制を取っているのも魅力です。また、メール配信によってマーケティングにも優れた機能を持っているのも人気です。

また、30日間無料お試しのトライヤルもあるので、メール配信サービスの導入を検討しているという人にピッタリでしょう。

ここからは、メールの一斉送信を利用する上での注意点について解説していきます。一斉送信はとても便利な機能です。特に、メール送信サービスを利用することによって、メール送信後のマーケティングをしてくれる機能があるので、ビジネスとしては利用していきたいところでしょう。

ただ、メールと言っても、顧客や取引先、そして同じ会社の人などさまざな人とコミュニケーションを取る大切なツールでもあります。1件1件送信するわけではないからこそ、特に覚えておいてほしい注意点があるので十分に確認しておくことが大切です。

一斉送信をしたことがある人は、メールが届かないという経験がある方もいるでしょう。必要な人全員に送ったつもりでも、アドレスの記入モレや、アドレスの間違いなどによって、届かないということがあります。

また、先述したようにプロパイダーによって、迷惑メールに振り分けられてしまい、受信ブロックになってしまうこともあるので注意しなくてはいけせん。

注意点としては、個人の同一IPアドレスから一度に大量メールを一斉送信しないことです。また、メール配信サービスによっては、月に送信できるメール数が限られているケースも多いので確認しましょう。

一斉送信メールを活用する上で、一番注意しなくてはいけないのが誤送信です。送信したメールの内容によっては、個人情報が含まれるケースも少なくないでしょう。間違った相手に送信してしまった場合、漏洩にもつながります。

メールアドレスも個人情報です。また、メールの一斉送信によって、個人情報や機密事項の流出は一番避けなくてはいけません。

特に、「BCC」を活用する場合は「CC」と間違えると、全ての送信先アドレスが知られてしまうので注意しましょう。

いかがでしたか。今回は、メールの一斉送信する方法や、一斉送信するときに守ってほしいマナーや注意点などについて解説しました。

一斉送信はとても便利な機能ですが、送信する方法を間違うと個人情報が漏洩してしまう可能性もあります。また、一斉送信であってもマナーを守ることが大切です。

今では、メール配信サービスなどメールの一斉送信に関したサービスも充実しています。上手に活用して仕事の効率を上げていきましょう。