謝罪文の手紙やメールでの書き方まとめ！ビジネスマナーや注意点とは？

仕事の中で失敗をしてしまうこともあります。特にお客様に対してミスをしてしまった場合には、しっかりと謝罪しなくてはいけません。謝罪をするのが苦手という人もいますが、今後の会社の信用にも関わってしまうため、しっかりと謝罪するようにしましょう。ここでは、謝罪文の手紙の書き方についてご紹介していきます。

相手に迷惑をかけてしまった時には、謝罪の言葉を伝えなければいけません。手紙で謝罪文を送る場面は、取引先などがあります。取引先などに手紙で謝罪文を送る際には、基本的に電話をしてから手紙を送る事が良いとされています。

電話はしなくてもいいのではないかと思われがちですが、手紙で謝罪文を送るという方法では謝罪の気持ちを伝えるのが遅れてしまいます。

そのため、ビジネスマナーとしては、先にお客様に電話しましょう。謝罪文を手紙で送る場合は、「発行日または差出日」「宛先」「差出側の会社名・住所・電話番号」「差出側の担当者名」を記載します。その後で、謝罪文と原因・同じことが起きないように対策を記載します。

お客様に手紙を送る機会は謝罪以外にもありますが、普通に送る手紙とは違って謝罪文の場合は入れなくてもよい言葉もあります。謝罪文の場合には、兎に角謝罪の気持ちを相手に伝えなければいけません。ビジネスマナーとして、謝罪文の書き方は覚えて置いた方が良いでしょう。下記で手紙の書き方の注意点についてご紹介していきます。

お客様に手紙を書く際には、ビジネスマナーとして時候の挨拶を入れますが、謝罪文の場合には時候の挨拶は省きます。

謝罪文の手紙は、先に謝罪の気持ちを伝えなければいけないため、お客様に手紙を送る際の書き方の注意点として、時候の挨拶は入れない様にしましょう。

謝罪文の手紙の書き方として、時候の代わりに「急啓」や「謹啓」という言葉を用いる事がビジネスマナーです。「急啓」や「謹啓」を文章の最初に付ける場合には、最後に「結語」という言葉を付けなければいけないので、忘れないように注意しましょう。

お客様に謝罪しなければいけない時は、早く気持ちを伝えなければいけないため、手紙を送る前に電話するのがビジネスマナーです。しかし、ここで注意点があります。電話しているからと安心して、手紙を送る事が遅くなってしまうという人もいますが、電話で謝罪していたとしても、なるべく早く謝罪文の手紙を送らなければいけません。

電話で謝罪した上で、どうしてミスをしてしまったのかを詳しく手紙で説明する必要があります。直接出向くことが出来ない人は、手紙でミスした経緯や今後の対策などを説明しなければいけません。なるべく早めに、何の謝罪の手紙なのか詳しく記載して送りましょう。

謝罪文は、手紙だけでなくメールで送る場合もあります。どちらでも問題はありませんが、手紙で送る際もメールで送る際も先に電話で謝罪しておかなければいけません。手紙やメールでは謝罪するまでに時間がかかってしまうため、電話で先に謝罪して置くのがビジネスマナーです。ここでは、謝罪文のメールでの書き方についてご紹介していきます。

メールで文章を送る際には、件名を記載する欄があります。謝罪文をメールで送る際には、件名の欄はお客様がすぐ分かるようにしなければいけません。

「お詫び」だけでは何のお詫びなのかが分かりません。ビジネスマナーとして、メールを送る際にも、先に電話で謝罪しておかなければいけません。電話していたとしても、メールの件名は分かりやすいものにしましょう。「〇〇のお詫び」などと、何のお詫びのメールなのかをすぐに分かるようにしておきましょう。

謝罪文をメールで送る際の本文の書き方は、何に対して謝罪しているのかを明確にして記載しましょう。件名に何の謝罪なのか記載していても、本文の中にも謝罪の内容について詳しく書いておく必要があります。メールの本文はどのような流れで書いたら良いのか下記でご紹介していきます。

お客様に迷惑をかけてしまった場合には、必ず謝罪しなければいけません。誰でも失敗はしてしまいますが、自分のプライドのせいで謝罪出来ないという人も多い様です。しかし、仕事では自分のプライドは捨てなければいけません。

謝罪する際には、必ずメールを送る前に電話をするのがビジネスマナーです。その後で、謝罪文のメールを送る場合は、謝罪文・状況・反省といった流れで記載しなければいけません。ただ謝罪しても、何に対して謝っているのか分からないようでは意味がありません。

例えば、お客様から資料を請求されていたのに、発送が遅くなってしまった場合には、まずは遅くなってしまったことに対しての謝罪を記載します。

「申し訳ございませんでした」という文章の後に、「心よりお詫び申し上げます」と言った文章を入れると良いでしょう。次に、今はどのような状況なのかを記載しなければいけないので、いつ資料を発送して、到着予定はいつなのかということも記載しましょう。最後に、同じことが起きないようにと反省の言葉を記載しましょう。

ミスがあった場合には、直ちにお客様に謝罪をしないと会社の信頼を失ってしまう可能性もあります。ミスをしたとしても、誠意をもって対応することで逆に個人の評価と会社の評価が上がる可能性があります。謝罪文によってお客様が離れてしまう事にもなりかねません。ここでは、謝罪文をメール・手紙で送る時のポイントについてご紹介していきます。

ミスをしてしまった場合には、お客様に説明できるように迅速に問題点を確認する必要があります。ミスをした場合には、お客様にも迷惑をかけていることになります。

ミスをそのままにして対処しないのは、今後の会社の信頼を失ってしまうことにもなりかねません。問題点を確認したら、直ちに電話で謝罪することがビジネスマナーです。直接会えないからと電話で対応する人もいますが、電話をした上でメールや手紙で改めて謝罪することが基本です。

プライドが高いという人は、自分のミスを認めたくないという人も少なくありません。しかし、ミスをされたお客様は感情的になっている可能性があるため、自分も誠意のない態度を取ってしまうとトラブルになってしまう可能性もあります。

自分が関わっているお客様であれば、自分のミスでなくても非を認めなければいけません。お客様を逃してしまうと、会社にもダメージを与えてしまう可能性もあります。長く付き合っていくためには、自分のミスはしっかりと認めて、誠意をもって謝罪しなければいけません。電話で謝罪した上で、メールや手紙でしっかりと敬意を説明し、謝罪しましょう。

仕事をしていく中で、お客様に迷惑をかけてしまう事もあります。そのような場合は、そのままにせず、誠意をもって対応しなくてはいけません。会社のミスなのに態度が悪いとお客様が契約を解除してしまうことにもなりかねません。ここでは、謝罪文を送る際のビジネスマナーや注意点についてご紹介していきます。

お客様が不満を持った際には、クレームが来ることもあります。クレームが来ると面倒くさいと思ってしまう人も多い様ですが、誠意をもって対応することが大切です。

お客様が不満に思っている問題について経緯を説明しましょう。さらに、クレームが合っても絶対に言い訳をしてはいけません。まずは、反省をしているということを誠意を持って伝え、今後同じ事が起きないようにと対策を説明することが大切です。

問題を解決するためには、誠意を持って謝罪することが大切ですが、迅速に対応することで、逆にお客様から評価を得られる可能性もあります。

問題をそのままにしていては、お客様は不満を抱えるばかりです。問題が発覚した場合に、直接伺う事が出来ない時は、まず電話で謝罪を伝えましょう。その後で、詳しくメールや手紙で謝罪文を送るようにしましょう。早めの対応が大切なので、会社の信頼を失わないようにまずは電話で謝罪の気持ちを伝えましょう。

今回は、謝罪文の手紙やメールの書き方・ビジネスマナーや注意点についてご紹介しました。ミスをしてしまった場合には、直ちにお客様に謝罪の電話をしなければいけません。その後で、ミスをした経緯や今後同じことがないように反省の文章を記載する必要があります。ミスに気づいたら出来るだけ早く謝罪の気持ちを伝えるようにしましょう。