始末書は封筒に入れて渡そう
始末書はどのように書いたら良いのかと分からない人は少なくありません。始末書は白色の封筒に入れて、上司などに渡すのがマナーと言われています。始末書の書き方や入れ方にもマナーがあるので、下記で詳しく見ていきましょう。
始末書とは
始末書を書いたことがある人も居るでしょう。「始末書を書いてこい」と言われた場合には、始末書の書き方や入れ方などのマナーを理解して提出する必要があります。始末書の書き方や封筒には一つ一つマナーがあります。ここでは、始末書とは何かご紹介していきます。
トラブルやミスがあった際に提出する
始末書を書く機会がなかった人や社会人になってから初めて始末書という言葉を聞いたという人は何がなんだか分からないでしょう。始末書は、仕事なのでトラブルやミスがあった時に提出しなくてはいけません。トラブルが起きた時にそのままにしていては反省しているのかが分かりません。
始末書はトラブルやミスをした際に反省や謝罪の意味を込めて提出するものです。始末書は社会人のマナーとなっていますが、全ての会社に始末書を用意している訳ではありません。
ミスやトラブルがあったとしても始末書を提出しなくてもよい会社は沢山あるようです。始末書を提出しなければいけない会社の場合には、失礼のないように書き方や封筒の選び方を覚えて置く事をおすすめします。
封筒に入れて提出するのが基本
始末書は封筒に入れて提出するのか、封筒は必要ないのかと疑問に思う人も居るでしょう。始末書の書き方にもマナーがありますが、封筒に入れて始末書を提出するのもマナーです。
正式な始末書の提出の仕方は封筒に入れますが、必ずしも封筒に入れなければいけないという訳ではありません。会社によっては、封筒に入れずに始末書を提出しても問題はありません。
始末書を封筒に入れて提出すると言っても、封筒にも種類があります。下記では封筒の選び方や入れ方についてご紹介していきます。
始末書の封筒の選び方
始末書の封筒への入れ方やどのような封筒に入れたら良いのかと疑問に思っている人も居るでしょう。封筒にも大きさが決められているため、失敗しないように封筒の選び方理解しておく必要があります。ここでは、始末書の封筒の選び方をご紹介していきます。
サイズは用紙に合わせる
始末書を提出する際には、基本的に封筒に入れなくてはいけません。始末書を封筒に入れて提出するのがマナーですが、封筒の選び方として用紙に合わせて選ぶようにしましょう。
始末書と封筒の大きさが合わなければおかしくなってしまいます。始末書を書く用紙は人それぞれ異なりますが、A4サイズで始末書を作成した場合には、長形3号の封筒がピッタリです。B5で始末書を提出した場合には長形4号の封筒がおすすめです。
始末書を提出する時は、基本的に三つ折りにして提出するため、三つ折りした時に入る封筒でなければいけません。封筒にも種類がある為、選び方が分からない人は始末書に合わせて封筒を選ぶというマナーを覚えておきましょう。
色は白色で柄なしがマナー
始末書の封筒の選び方として白色で柄なしを選ぶようにしましょう。始末書は仕事でミスやトラブルが起きた時などに提出します。
そのため、柄がある封筒ではふざけているのかと思われてしまうので注意が必要です。始末書の封筒のマナーが分からない人は自宅にある封筒で間に合わせてしまう人も少なくありません。
和柄の物もあれば、キャラクターの封筒もあります。さらに、一般的には茶封筒を使われているため、始末書も白ではなく茶封筒を使ってしまう人もいます。さらに、封筒には白色でも和封筒と洋封筒の二種類があります。始末書を提出する際には和封筒を選ぶのがマナーと言われています。
和封筒には、1重のものと2重のものがあり、1重のものだと中身が透けてしまうこともあるため、郵送する場合には2重の封筒を使うことが多いと言われています。
ですが、始末書は郵送することはほとんどなく、上司に手渡しすることが多いことから、1重の封筒でも問題はないでしょう。急遽始末書を提出しなければいけないとなると、用紙や白色の封筒が手元にないという人も少なくありません。
ミスやトラブルはなるべくない方が良いですが、人間はミスをすることもあるので、始末書の用紙と白色の封筒を自宅に用意して置くと良いでしょう。
郵便番号欄のないものを選ぶ
始末書の封筒の選び方として、郵便番号のないものを選ぶようにしましょう。一般的に使われているものは茶封筒で郵便番号欄があるものでしょう。
ですが、始末書は封筒に入れてすぐに上司に渡すことがマナーと言われているので、郵便番号欄は必要ありません。ビジネスマナーとしても、白色に無地の封筒が良いとされているので、全く何も書かれていない封筒に始末書を入れて提出するようにしましょう。
始末書の封筒の入れ方・書き方
始末書は学生の時は書く機会はほとんどありませんが、社会人になれば書かなければいけない場合も出てきます。始末書の書き方にもマナーがあるため、書き方や封筒への入れ方が分からないと恥をかく可能性があります。ここでは、始末書の封筒の入れ方や書き方をご紹介します。
三つ折りで入れるのが基本
始末書の入れ方として、三つ折りにするのが基本です。書類を折って封筒に入れて良いのかと疑問に思う人も多いですが、退職願などを三つ折りで入れる様に始末書も三つ折りにしていれるのがマナーです。
始末書の入れ方として、三つ折りにしていれるのには抵抗があるからとおらずにお大きい封筒に入れようとする人も少なくありません。
大切な書類などは大きな封筒を利用することはありますが、始末書は三つ折りの入れ方が基本なので、長3号や長形4号の封筒に入れるようにしましょう。
正しい三つ折りの方法
始末書は、三つ折りにして封筒に入れるのがビジネスマナーと言われています。会社によって始末書の書き方は異なる為事前に確認しておくことをおすすめします。三つ折りする際に上と下のどちらから先に折ってよいのか疑問に思う人も少なくありません。
文章の書き始めが一番になる様に折らなければいけないため、最初に下から折っていきます。適当に折ってしまうと、綺麗に折れずに見た目が悪くなってしまう可能性があります。
あらかじめ、紙の横に折り目を付けてから綺麗に三つ折りすると良いでしょう。三つ折りした始末書を封筒に入れる際には、文章の書き始めを封筒の裏側になるように入れます。細かいと感じる人も多いですが、相手への気遣いを忘れないということは大切な事です。
宛名は書かない
始末書は郵便ではないので表面に何も記載する必要はありません。退職願などを提出する際には、封筒に「退職届」「退職願」などと記載しますが、「始末書」と封筒に記載せずに、白い封筒のまま提出するようにしましょう。
上司の名前や会社名などを記載する必要もないので、そのままの状態でよいでしょう。ですが、会社によって書き方や記載項目が異なる可能性があります。
封筒に書かなければいけない項目がある会社も少なくないため、始末書を書く前に事前に上司などに確認しておくと良いでしょう。
裏面に氏名や所属部署を書く
始末書の書き方や入れ方分からないという人は少なくありません。ビジネスマナーはある程度覚えて置いた方が良いでしょう。始末書を提出する際には封筒に入れなければいけませんが、封筒の裏面には名前と所属部署を書くようにしましょう。
誰からの始末書なのかがぱっと見て分かるように記載しておきましょう。封筒の裏面の左下にかきましょう。名前の書き方は普通の郵便と同じ位置に記載します。
始末書の封筒の書き方として、所属部署などは略さずに正式名称で書くようにしましょう。仕事では略して書くこともマナー違反となることがあります。
封筒に自分の名前や所属部署の書き方として、ボールペンで書いた方が良いのか、毛筆で書いた方が良いのかと疑問に思う人も居るでしょう。
始末書の封筒に描く際には、特に毛筆である必要はありません。自分の持っているボールペンで記載するようにしましょう。中には、直筆ではなく自分の名字のハンコを使用する人もいますが、始末書の封筒の書き方のマナーとしてしっかりと直筆で書くようにしましょう。
始末書を入れる封筒はマナーを守って選ぼう
始末書を入れる風土は色色で柄がないものがマナーとされています。さらに、三つ折りして始末書を封筒に入れるのがビジネスマナーでもあるため、封筒の選び方も間違えないようにしましょう。封筒への入れ方にもマナーがあるので、社会人になったときに覚えて置くことをおすすめします。