経緯報告書の書き方マニュアル＆フォーマットまとめ！社外と社内用も！

今回は、経緯報告書について説明をします。ビジネスシーンにおいて、経緯報告書を作成しなければならない機会は少なからず起こりえます。しかもたいていがトラブルになっているときに、その経緯を報告する書面になるため、重要度は基本的に高いです。

いざというときに焦らないために、あらかじめ経緯報告書の作成方法やテンプレートを知っておくと便利です。また、謝罪の意味合いを含むケースが多くなるため、一定のフォーマットを持っておくと安心です。

今回は、経緯報告書のテンプレートやフォーマットを社外向けや社内向けそれぞれについて紹介していきます。いざ経緯報告書を作るときでも慌てないように準備しておきましょう。

経緯報告書を作るケースというのはどんな場合でしょうか。経緯報告書は、別称で経過報告書とも呼ばれます。ビジネスシーンにおいて、事故や業務上の誤りなど何かトラブルが起こった場合、その経過を報告する書面になります。

経過報告書は、基本的に起こっているトラブルが進行中、あるいはまだ快活に至っていない場合に作成する書面になります。事態が収拾してその内容を報告する際に作成する書面は、経緯報告書と呼ぶことはなく、別の呼び方をするのが一般的です。

経緯報告書と混同されることが多い書面に、「顛末書」というものがあります。顛末書とは、トラブルがすべて解決して事態が収拾した後にその内容を報告する目的で作成する書面のことで、途中経過を報告する経緯報告書とは意味が異なります。

顛末書と経緯報告書は、両方ともビジネス上のトラブルが起こった時に作成することが多いなど、作成する場面が似ているため、混同して認識している方が多いですが、意味合いはかなり異なりますので、きちんと違いを理解して誤った対応をしないようにしましょう。

ここから、具体的な経緯報告書の書き方を紹介していきます。まずは、社内で報告する目的で作成する経緯報告書について、その基本的な書き方とフォーマットについて紹介します。ある程度フォーマットを知っておくことで慌てることなく文章作成ができます。

社内で経緯報告書を作成する際には、その提出先は自分よりも立場が上の上席になるケースがほとんどです。そのため、社外向けのようなかしこまった表現は必要以上に取り入れる必要はありませんが、謝罪の気持ちなど基本的な内容は含める必要があります。

社内の上司向けに経緯報告書を作成する際のポイントについて紹介します。社内向けに経緯報告書を作成する際には、社外向けのような謝罪の気持ちを必要以上に表現することもなく、かつ事実をそのまま伝えてはいけないような配慮をすることもありません。

不明瞭な部分を憶測で記載することは望ましくありません。経緯報告書に今後の対策などを記載することも過剰にする必要はなく、あくまで経緯が分かる内容になっていれば問題はありません。必要以上にかしこまることもなく、粛々と事実を伝える内容にしましょう。

社内向けに経緯報告書を作成する際に活用できるテンプレートを紹介します。最近では、インターネットから簡単にテンプレートをダウンロードすることができるので大変便利です。経緯報告書を作成する際に活用すると自分で一から作成する手間が省けます。

右上に作成日時、左上に提出する宛先、右側日付の下に文章作成者、いわゆる自分、タイトルに「～～に関する経緯報告書」とするのが一般的です。盛り込む内容は、発生日時、発生場所、事案内容、原因、経過、といった順番で記載することが多いです。

続いて、得意先や起用業者など社外向けに経緯報告書を提出する際の書き方とフォーマットについて説明をします。社外向けに経緯報告書を作成する際には、社内向けに作成するときよりも慎重に作成する必要があります。言葉の言い方ひとつで受け取られ方も異なります。

社外向けに経緯報告書を作成する際には、たいていの場合がお客様に対して謝罪をするようなトラブルを自社側で起こしてしまったことを報告することになるので、慎重に作成しないと今後の顧客との関係性を悪化させてしまう事態も想定されます。

社外向けに経緯報告書を作成する際のポイントを紹介します。社外向けに経緯を伝える際には、もちろん発生したトラブルに対してその内容と原因、経緯を正しく伝えることは言うまでもありません。加えて今後の対策を示し、同様のトラブルを起こさないことを伝えましょう。

また、経緯報告書に全ての事実を含めない方がいい場合もあります。今後の顧客との関係性を考え、伏せておいた方がいい内容がある場合もあります。顧客に提出する前に、上司などに見てもらうなどして相談することは必ず行なうようにしましょう。

社外向けに作成する経緯報告書のテンプレートを紹介します。基本的には社内向けの経緯報告書テンプレートとほぼ似たような内容になりますが、最初に時節の挨拶を盛り込み、最後に謝罪の文章を加える内容にすることが一般的なフォーマットになります。

会社によっては経緯報告書のテンプレートを自社内で作成し保有している場合があります。会社を代表して謝罪を含めた経緯を報告する公式書面になりますので、あらかじめフォーマットを定めている企業も多いので確認してから作成するようにしましょう。

最後に、経緯報告書を作成する際のポイントについて解説します。経緯報告書を作成する必要がある場合には、前述のようにトラブルが発生している状況であることが多いですが、問題がない場合でも経緯報告書の作成を求められる場合もあります。

同じ経緯報告書でも、作成する状況や背景によって作成時のポイントは変わってきます。作成する状況によって異なるポイントについて、紹介していきます。

まず、特段の問題はないものの、経緯報告書の作成を求められた場合のポイントについて紹介します。この場合は、社内向け、社外向けにかかわらずそれほど気を付けるべきポイントはありません。

ただ、問題なしという状況であっても報告を求められている状況を勘案して、案件の経緯を報告するとともに今後の予想される展開を盛り込むなど、相手方が求めている事項を含めて報告書を作成することが求められます。

次に、こちらのケースが多いと想定されますが、何らかのトラブルが起こった場合の経緯報告書作成時に注意するべきポイントを解説します。ただ、トラブルが起こった案件といっても、その原因がどこにあるのかによって作成する際のポイントは変わってきます。

相手方に責任があるのか、自社側に責任があるのか、第三者あるいは他の要因によるものなのか、原因の所在により報告書の書き方も変えていく必要があり、難しい判断が伴うので注意しましょう。

第一に、トラブルの要因が外生的要因であり、自社側にいずれの非も認められない場合の経緯報告書作成のポイントを紹介します。この場合は社外への報告書であったとしても特別な配慮は必要ありません。

ただ、トラブルの要因が外生的要因であるという判断に間違いはないのか、顧客に誤った理解を与えないような言い回し、内容構成に気を付ける必要があります。トラブル発生の原因を詳細に報告書に盛り込んだ方がいいケースもあります。

第二に、当社側に問題があり、トラブルの要因を当社側で生んでしまったため、謝罪をする必要がある場合のポイントを紹介します。トラブルの隠ぺいは、現在の社会的要請の面で絶対に避けたいところです。

しかし、事実をすべて伝えることが必ずしも正しいとは言えず、将来的な顧客との関係性も含め、含めない方がいい内容があることもあります。提出する前に必ず上司などに相談して適切な内容にすることが求められます。

第三に、トラブルの要因が相手方、自社側のどちらにあるのか、責任の所在がはっきりしない場合の経緯報告書作成における注意点を紹介します。責任がどちらにあるか不明瞭な状態の状況下では、必要以上に謝罪の表現を入れるべきではありません。

謝罪をすることで自社側に責任があると相手方に思わせることになるためです。あくまで現状の経緯を報告するにとどめ、トラブルの原因を含め現在対応中であることを踏まえた報告書とするべきです。

以上、経緯報告書について紹介してきましたがいかがでしたでしょうか。経緯報告書の意味、経緯報告書の社内向け、社外向けそれぞれのテンプレート、経緯報告書の作成状況ごとのポイントについて紹介してきました。

経緯報告書は、特に社外に提出する際には会社を代表する公式書面となります。誤りや漏れがないかを十分に精査し、その時点で最良の経緯報告書を作成するようにしましょう。