ホッチキスの正しい位置と留め方のマナーを紹介！書類の向きや用途別で解説！

書類を留めるためにホッチキスを使うことがありますが、ホッチキスの留め方にマナーがあることをご存知でしょうか。

ほとんどの方々は、ホッチキスの留め方について改めて教わる機会がなく、何となく留めているのではないでしょうか。ここでは、ホッチキスの正しい留め方のマナーについて説明します。

ホッチキスは書類がばらばらにならないように留めます。しかし、書類に留めるホッチキスの位置によって、書類の見やすさやめくりやすさが大きく変わります。せっかく用意した書類を読んでいただくなら、読み手に快適に読んでもらえた方がいいです。

では、書類のどこの位置に、どのようにホッチキスを留めると良いのか、正しい留め方の位置のマナーについて詳しく解説します。

まずは、横書き書類に留める、ホッチキスの位置のマナーについて説明します。横書きの書類の書き始めは、左上の位置になります。つまり、書き終わりはおおよそ右下の位置になります。

そしてページをめくると、また左上の位置に書き始めがくることになります。つまり横書き書類で左上の位置にホッチキスを留めることは、視線の動線を考えた上でも、効率良く、快適に読むことにつながります。

続いて縦書き書類のホッチキス位置のマナーについてです。縦書きの書類の書き始めは右上の位置になり、ページの書き終わりは左下の位置になります。

縦書き書類の時に、右上の位置にホッチキスがついていると、ページをめくったあと、書き始め位置にそのまま視線を置くことができるため、ページが変わってもスムーズに読み始めることができます。

最後に、縦書きと横書きの書類が混在する場合の、ホッチキスを留める位置について説明します。これは、一番迷うパターンだと思いますが、基本的には縦書き書類と横書き書類が同じくらいの枚数で混在している時は、左上の位置にホッチキスを留めましょう。

しかし、ここで大切なのは、全ての横書きの書類を左に90度回し、縦書きと同じ文字列にしてから、ホッチキスで左上の位置に針を留めることです。

ただし、横書きの書類がメインの場合は、横書きの書類に合わせて左上の位置にホッチキスを留め、縦書きの書類がメインの場合は、縦書きの書類に合わせて右上の位置にホッチキスを留めた方が読みやすくなります。

ホッチキスの留める位置は、書類の書式に合わせて左上の位置、または右上の位置にすることについて説明しましたが、ホッチキスの針の向きにもルールがあります。次に、ホッチキスの針の正しい留め方の向きについて解説します。

ホッチキスを書類の左上または右上の一か所のみの位置に留める場合は、必ず針が斜めになるように留めましょう。つまり、書類の角とホッチキスの針で三角形を作るような位置関係になります。

なぜ斜めにホッチキスの針を留めるのかというと、斜めにホッチキスの針を留めた方が、ページをめくった時にかかる紙への負荷が少なくて済むからです。もし、紙と平行にホッチキスの針を留めたら、点に圧力がかかる状態になってしまうため、紙が傷みやすくなります。

また、書類の角に対して斜めにホッチキスの針を留めることで、ページがめくりやすくなり、ページの収まりも良くなります。これらの理由から、書類にホッチキスを一か所留めする時は、斜めに留めるのが一般的にはマナーとされています。

続いて、ホッチキスの針をまっすぐに留める場合についてです。書類の量が多く、厚みがあり、冊子のようにした方が扱いやすい場合は、横一列になるように、二か所あるいは三か所に、まっすぐホッチキスの針を留めます。

あるいは、社内にホッチキスを留める際のルールがあった場合、ホッチキスを一か所で留める時でも、まっすぐに針を留めた方がいいことも考えられますので、上司などに書類チェックをしてもらう際に、あらかじめ確認した方が良さそうです。

たいていの書類は、会議などで使い終わった後に、保存のため、ファイリングすることが前提とされているものが多いです。そのため、特にボリュームがある書類の場合は、ファイリングしやすいように、ホッチキスの針の位置をずらすなどの配慮が必要です。

書類の枚数が多い場合は、書類の角一か所にホッチキスを留めると扱いずらいので、読みやすさを考えた上で、ホッチキスを二か所、あるいは三か所、横一列になるようにまっすぐに針を留め、冊子のような状態にすると格段に扱いやすくなります。

この場合、どのようにページをめくると読みやすくなるかをよく考え、ホッチキスを留める位置を決めましょう。

多くの場合は、書類の書式によってホッチキスを留めますが、その他にも会議室の状況を想定し、スペースを有効活用できる方向に、ページがめくれるような配慮があると、気配りができる人だと喜ばれるに違いありません。

これまで書類にホッチキスを留めることを前提に説明してきましたが、場合によってはホッチキスを留めない方がいい時もあります。では、具体的にどんな時にホッチキスを留めない方がいいのかについて説明します。

一つ目は、何度も見返す資料の場合です。例えば、説明を聞くにあたり、資料をめくって前後のページを行ったり来たりするよりも、該当のページを並べて、同時に見られた方が都合がいい時もあります。

こういったケースに当てはまる場合は、あえてホッチキスで書類を留めず、そのまま重ねた資料を配布した方がより良いです。もし資料の枚数が多い時は、バラバラにならないようにクリップなどで留めておく配慮も必要です。

二つ目は、書類のコピーを取る予定がある場合です。きれいにコピーしたい場合は、当然書類についているホッチキスの針はとらなくてはいけません。

しかし、ホッチキスの針を取り除いても、針のあとが残ってしまったり、針をとる手間がかかります。このような事を避ける上でも、コピー前提の書類の場合は、ホッチキスで留めないほうがいいです。

三つ目は廃棄前提の書類の場合です。例えば、機密性の高い打ち合わせで使われる書類は、話し合いが終わると回収され、シュレッダーで廃棄されることが多くあります。

シュレッダーは、紙以外のものを入れてしまうと故障の原因になります。そのため、必ずホッチキスの針を取り除かなくてはいけません。廃棄を任された人は、書類の数が多いほど手間と負担が増えてしまいます。

このような事態を避けるためにも、廃棄が前提の書類には、あえてホッチキスで留めない気配りが必要です。

書類を扱う時、またファイリングなどで保存をする時、快適かつ美しくできると、とても気持ちが良いものです。書類の扱いやすさは、ホッチキスの位置で決まると言っても過言ではありません。

続いて、ホッチキスの位置を決める時、どのようなことに気配りをする必要があるのかについて説明します。

まずは、書類に厚みがある場合の気配りについてです。ファイルに保存する時、厚みのある書類がホッチキスで留まっていると、ファイリングしにくくなる場合があります。

そんな心配が予想される場合は、ホッチキスで留める位置を少しずらすなど、ちょっと配慮をすることで、このような事態を避けることができます。

また、書類の厚みがとても大きくなってしまった場合は、あえてホッチキスをせず、クリップなどで留める選択肢も考えておきましょう。

続いて、書類に折り目をつける場合です。厚みがある書類の場合、冊子のような形に仕上げるため、二か所あるいは三か所にホッチキス留めをします。

このような場合、ページをめくる際に折り目をつけますが、ホッチキスの針が、キレイに横一列に並んでいると、折り目をきれいにつけることができます。折り目がキレイだと、書類は見やすくなり、快適に読み進めることができます。

そして針なしホッチキスを使用する際の気配りについてです。近年、針なしホッチキスが浸透し、針なしホッチキスで留められた書類を多く見かけるようになりました。

針なしホッチキスで留められた書類は、廃棄する際、あるいはコピーを取る時に、ホッチキスの針をとる手間がなく、とても便利です。

しかし、針なしホッチキスは、紙を留めておく強度が弱いデメリットがあります。書類の順番が重要で、書類がバラバラになってしまうと困る場合などは、強度があるホッチキスで留める配慮が必要です。

いかがでしたか。ホッチキスは単に書類を留めておくだけではなく、読み手に合わせた配慮をすることで、とても扱いやすく、読みやすい書類にすることができます。

ただし、会社などによっては、社内ルールとして留め方に決まりを設けている場合もありますので、目上の人に書類のチェックをしてもらう時に、ホッチキスを留める位置や針の向きなどについて確認してみることをおすすめします。

ホッチキスの留め方におけるマナーは、大人になってからも、なかなか教わる機会がありません。しかし、これを機にホッチキスの留め方のマナーを実践に活かし、ライバルに一歩差をつけましょう。