社外向けの顛末書の書き方や注意点は？例文やテンプレートも詳しく紹介！

顛末書（てんまつしょ）とは仕事上のミスや不祥事、または不始末やトラブルを引き起こしてしまった場合に、通常トラブルに関する担当責任者が、ことの一部始終をまとめて報告する書類でトラブル報告書とも呼ばれます。

社外向けの顛末書となると、相手企業や顧客にトラブルのために多大な迷惑をかけてしまった経緯を報告する書類なので、社内向けよりもより丁寧な書き方をしなければなりません。

​​​​​​​社内では通用する慣用句などは避け、誰が読んでも分かりやすい文章にする必要があります。また社外向けの顛末書は、担当者が自社を代表して書く書類なので信用にも関わる重要な書類です。それでは顛末書の書き方のポイントを紹介します。

「5W1H」という文章の書き方の基本があります。一度は聞いたことがあるという方が多いのではないでしょうか。もともとは欧米の新聞記者がニュース記事を、読み手に分かりやすく伝えるためのマニュアルとして使われ出したものです。

顛末書でもこの「5W1H」にそって書き進めることで相手に分かりやすく伝わることになります。「5W1H」とは「When（いつ） Where（どこで） What（何が） Who（誰が） Why（なぜ）」の頭文字をとったものです。

顛末書とはトラブルの一部始終を報告する書類なので、まずいつ・どこで・何が起こったのかを説明する必要があります。たとえば（When）先週なのか、先月なのか、起きた日時を正確に明記します。

次に（Where）社内のどの部署やどこの工場の何の製造工程で発生したのか、そして（What）「製品の組み立てミス」「材料の配合ミス」など何が起きたのかを具体的に書くことで相手に分かりやすく伝わる顛末書になります。

次に「損害や被害の程度」を書くことは「（What）何が起きたのか」の補足説明ですが、この補足により何に問題があり被害の程度・原因や責任の所在（Whyなぜ）と（Who誰が）が明らかになってきます。

たとえば「弊社の製造工程のトラブルにより生産量が半減してしまい、御社への納期が大幅に遅れ多大な迷惑をおかけする結果になってしまいました」このように書くことにより納期が遅れた原因は、弊社に責任があることが相手に伝わることになります。

つまり顛末書の中に「損害や被害の程度」や「損害を起こした原因」を明記することで「原因や責任の所在（Why）（Who）」が明らかにできます。つまり顛末書の書き方ひとつで社外の取引先などとの信頼関係を良好に保つことにもつながります。

「どのような対応をしたか（How）」を書くことは、顛末書として欠かせない必須の内容です。顛末書の目的はトラブルの原因究明と再発防止にあるからです。

原因の究明と、どのような対応を取ったかが明記されていなければ、トラブルを二度と起こさないための対策ができません。逆に何の対応もしていなければ会社そのものの体質が疑問視されてしまいます。

トラブルには大小がありますが、小さいからと軽視するのは問題です。どんな小さなトラブルでも大きな事故を引き起こす可能性があるからです。

また原因究明は非常に大切な注意点です。対応が適切であったかどうかの検証も再発防止には重要です。そのために顛末書の中で「どのような対応をしたか（How）」を明確に書いておく必要があります。

顛末書に「今後の対策について」を盛り込む書き方は「どのような対応をしたか（How）」の続きでセットにして書きます。顛末書の再発防止という目的には必須の内容になります。

「対応」とは、たとえば食品工場で衛生手袋の切れ端の異物混入があった場合など、そのロッド番号の製品を回収するなどが対応したということです。トラブルに対して対応はしたけれども今後の対策が練られていなければ、再発防止という点からは不安が残ってしまいます。

その原因が衛生手袋の色が食品と似ていたことが分かったとしても、そのあとの対策が明記されていなければ、再発防止策が取られたとは言えません。

たとえば例文では「今後は衛生手袋は、生産ラインごとに食品とまったく違う色を着用する」「そのことにより目視でも異物を発見しやすく改良した」のような書き方をします。

または「来月中に全行程に金属探知機を導入する」など今後の対策が顛末書に明記される書き方をすれば、取引先だけでなく消費者にもトラブルが起こした不安感を解消して、安心感を与えることができます。

「担当者の意見を書く」とは、担当者の意見をそのまま書くということではなく、顛末書には「担当者の意見を反映させて」書く必要があるという意味です。

原因を書く場合には、トラブルのあった現場の担当者からトラブルが起きた状況などを詳しく聞かなければ、正しい原因を把握した書き方ができません。

また対応についても実際に対応にあたった現場の担当者から意見を聞かなければ、どのような対応をしたかの実体が明確にはなりません。

今後の対策にしても同じで、現場の意見を聞くことにより、実現可能な対策かどうかの判断がつかず「絵に描いた餅（もち）」で終わる可能性もあります。

つまり顛末書には「現場担当者の意見を聞いて、その意見を反映させた文章を書く」ことが執筆担当者に大切な書き方の注意点です。そのような顛末書でなければ単に形式的なものになり、本来の目的から外れた机上の空論の顛末書になってしまいます。

日本は印鑑文化とよく言われています。ビジネスでも印鑑を押すという慣習は残っていて、印鑑が押されていない文書は正式な書類と認められない傾向があります。

顛末書でも同じで、特に社外向けの場合は印鑑の押し方などには注意が必要です。正しい位置にきちんと印鑑が押されていない顛末書は、内容がいかに整っていても印鑑の押し方が乱れていれば不信感が先に立ってしまいます。

印鑑を押す位置の注意点は、顛末書を担当した人の名前のすぐ後に名前にかぶらないように印鑑を押印するの正しい位置です。また押した印鑑が斜めになっていたり、半分が薄くかすれている印鑑も体裁がよくありません。

印鑑の種類は認印でかまいませんがシャチハタは簡単に購入できる印鑑なので、相手にとってシャチハタが印鑑として使われている顛末書は、事の重大さを認識していないと判断されることがあるのでNGです。

外国のビジネスシーンでは正式文書の証明には印鑑ではなく自筆のサインが通例です。しかし日本の社会では印鑑が正式文書の証明になっています。

印鑑は本人以外の他人でも押印が可能なので、本人特定にはならないのですが、古来から続いている日本の印鑑文化なので仕方がありません。

古来の日本の天皇や朝廷の印鑑は権力の象徴であり、志士達が結束を固めた連判状の血判といわれる印鑑などは絶対的な意志の証の意味を持っていました。

また古くは印鑑は絶対に他人に渡さないよう本人が保管していたものです。そのように古来からの名残が印鑑にはあるので、現在でも領収書、請求書、見積書でも印鑑が押してない書類は正式と認めらないのでしょう。

そのような訳で正式な顛末書と認められるためには印鑑の押印が必要です。社外向けの顛末書には、特に印鑑の押し方など細やかな配慮が必要になります。

ここまで顛末書とはトラブルの経緯を報告する文書で、どのような目的を持っているのか、また顛末書にはどのような内容を盛り込んで書けばよいかを説明してきました。ここでは社外向けの顛末書を書く際の注意点を紹介して行きます。

その前に顛末書の書き方の基本をおさえておきましょう。まず語調を「です・ます調」など丁寧な言い回しに揃えること。また顛末書はあくまで報告を主体とする書類なので、だらだらと長い文章にせずに箇条書き等も含めながら簡潔にシンプルのする書き方が注意点として重要です。

ただし迷惑をかけているのは当方なので、あまり簡素な事務的な書き方もいけません。つねに反省やお詫びの気持ちを配慮した書き方が必要になります。それでは社外向けの顛末書の注意点を紹介します。

社外向けの顛末書を書く際の注意点では、「誰が見てもわかりやすいように書く」ことがまず基本です。分かりやすく書く方法で大切なのは、先に紹介した文章の書き方の基本「5W1H」と書類全体の構成です。

それともう一つの注意点は社内でよく使う慣用句や略称はさけることです。たとえば府中工場のことを社内では「府中FT」と呼んでる場合の例で紹介します。

使い慣れているだけにうっかり社外向け顛末書で「この度府中FTで起こしたトラブルで」などと書いてしまうことがあります。社内では通用しても社外向けでは通用しないので注意しましょう。

分かりやすい顛末書にするための構成では、まず前文で迷惑をかけたことのお詫びと、この書類が顛末書であることを簡潔に説明し、その次に「5W1H」の要領のシンプルな文章で、いつどこで何が起こったかを箇条書きで書くことが基本的な注意点です。

この箇条書が本などの「目次」や「見出し」のような働きをします。箇条書きの目次があることによって、相手は顛末書にどのようなことが書かれているか全体像が先に見えるので非常に理解しやすくなります。

そのあとに具体的な内容の本文に入って行けば良いのです。もちろん語調は「です・ます調」で「〜であります」のようにあまり堅すぎない程よい丁寧さでシンプルにすすめていきます。

シンプルと言ってもあまり事務的になり過ぎると相手に失礼になります。迷惑をかけたのはあくまで自分側なので、つねにお詫びの姿勢を忘れない配慮が肝心な注意点です。

顛末書を書く際の注意点で「事実を隠蔽（いんぺい）しない」ことは非常に重要なポイントになります。隠蔽するとは、故意に事実を曲げたり、隠したりすることです。

誰でもミスをしよう思ってする人はいません。しかしミスをしてしまうと出来るだけ隠したくなるのが人情です。損害や被害の度合いも過小に報告しがちです。しかしこれは反って悪い結果を招くことになります。

社外向けの顛末書を書くということは、自社で起きたミスやトラブルで、クライアントや取引先に迷惑をかけたお詫びを兼ねた報告をするためです。

顛末書をミスの度合いが小さいかのようなニュアンスの書き方をすれば、相手先は「ミスをそのように軽く見ている体質なのか」と会社そのものに不信感と不快感を持ってしまいます。また損害や被害の程度を過小に報告し、その事実が後で発覚した場合には取り返しのつかない損失になってしまいます。

社外向けの顛末書を書く場合には「事実を隠蔽（いんぺい）しない」「トラブルの度合いを過小に報告しない」「事実をありのまま正確に書くこと」が後に重大な損失に至らないための注意点です。

顛末書を書く際の注意点に「問題に至った経緯を記述する」があります。この経緯を記述することで顛末書そのもののグレードや、担当者、会社の信頼性を高めることにつながります。

顛末書には問題（トラブル）の原因究明と再発防止の目的と義務があります。単にトラブルの起きた現況と結果報告だけでは目的のためには内容不足です。

「どのような作業中に」「どのような処置や行程を踏んだ」その結果「トラブルが発生してしまった」という、問題に至った経過を記述すれば先方には「なるほどそこまで検証したのか」と評価されて顛末書の信憑性がさらに高まります。

「その経緯を検証したから原因究明が出来て、今後の対策が取れたんだ」と納得がいきます。つまり正確な信憑性のある顛末書はクライアントとの信頼関係を保つ橋渡しの役をしています。

社外向けの顛末書の注意点には、担当者個人が書く文書でもあくまで会社として出す公的な書類だという点です。公的文書なので、その中に私的な感情やコメントを交えてはいけません。客観的な会社の立場の視点で書かなければなりません。

たとえば「今回のトラブルはA工場で発生したのですが、その時の作業員がもう少し注意をしていればこんな結果には至らなかったのですが」のような例文表現は、書き手の個人的な感情コメントが入っているのでNGです。

「現場の作業員の管理に落ち度がなったかを検証した結果◯◯の問題点がありました。現在は改善策として△△の対応をしております」の例文のように感情を挟まずに顛末書を書くのが注意点です。

ただし顛末書はお詫びの書類も兼ねているので、反省を示すことも大切な注意点です。顛末書の冒頭の前文では必ずお詫びの言葉を入れるようにしましょう。

また本文の中でも「詫び」の気持ちを忘れないような文章や言い回しにすることが必要です。しかしあまり事務的な堅い文章では「詫び」の気持が伝わりません。

顛末書は始末書と違い、ことの一部始終を伝える報告書なので、あまり謙り（へりくだり）過ぎた文章でも嫌味になってしまいます。その言い回し加減に注意点があるので気をつけましょう。

このように社外向けの顛末書には、書き方の注意点、内容に含める注意点、言い回しや語調の注意点など、様々な注意点があります。これらを参考にして顛末書を書く際の助けにしてください。

また書き方で迷った時には、後の章で紹介するテンプレートを参照してください。テンプレートの手順に従って書くことにより基本的な顛末書の書き方がマスターできます。ただしテンプレートはオールマイティーではないので、ケースによりアレンジして使うことをおすすめします。

社外向けの顛末書を書かなければならないケースは、業種や企業の形態により様々あります。また取引先やクライアントの業種もそれぞれで違います。

生産工程でのミス、出荷物流でのトラブル、設計ミスによるトラブル、納期のミス、納品数のミス、エンジニアのプログラミンングのミス、など様々です。

顛末書の例文も同様に色々になります。ここではケースを絞って代表的な書き方の例文を紹介します。他業種の場合は業態やトラブルの種類のところを、自社に見合う形に置換えて例文を参考にしてください。

商品の仕様が違った時の例文を紹介します。最初に日付（顛末書を作成時点）その次に相手先の宛名を書き、その下に少し大きめのフォントで「顛末書」と表題を書きます。この表題を書かないと何の書類なのか先方には分かりません。ここまではどのケースでも同じです。

次は前文の例文です「この度納品させていただいた商品の仕様が、御社様がご依頼されたものと異なっている件について深くお詫び申し上げます」とまずお詫びを書きます。

つぎに「ご依頼と違う商品を納品してしまった経緯について調査した結果、ミスの原因が判明いたしましたのでご報告申し上げます」の例文のように前文の主文で顛末書に書かれている内容の説明をします。

つぎに本文に入るのですが、書類全体のページ数が多いような場合は、前に紹介したように箇条書きで「目次」「見出し」のようなものを書いて全体像を伝えます。

短いページで済む場合はナンバーリングなどで分かりやすいように仕分けすると良いでしょう。例文は長くなるのでここでは省きます。

最近はIT関連の企業が増えています。システムエンジニア（SE）などのミスによるトラブルも目立ちます。かつてはシステムのトラブルで金融機関のATMが長期間止まってしまったという事故がありました。

このようにエンジニアのミスによるトラブルは重大な事故に繫がるケースが多いので、顛末書もそれなりに慎重に書く必要があります。例文も少々深刻なケースに合せた例文で紹介します。

書式の形式は前述の「商品の仕様が違った時」と同様ですが、事故の被害や損失の大きさによっては、お詫びの仕方や内容、原因の所在、対処方法などは詳しく書く必要があります。

前文の書き方は「商品の仕様が違った時」とほぼ同じでもかまいませんが、本文の内容では経緯などより詳しく丁寧にする必要があります。

例文「①2019年某月某日、弊社システムエンジニアの◯◯がサイトのフロントエンドの開発を担当しておりました。△△が他業務に追われる中で、入力したコードの確認を怠ってしまいました」

「②2019年某月某日、◯◯のサービスのデバッグを行ったところエラーを確認。△△が修正を行いました」のように例文では専門用語を含めた文章になっていますが、この場合は互いが「IT」関連の会社という想定の例文です。

続く例文では「しかし修正の際に、別の箇所でコードエラーが発生していました。それに気づかず確認不足のまま納品を行いました」

「そのため貴社のシステムにエラーを発生させ多大な迷惑をおかけする結果となりました」のようにトラブルに至った経緯をこと細かく報告します。またその反省をもとに今後の対策なども丁寧に顛末書に盛り込むことが必要です。

紹介したケースの他にも様々な場合があり、企業の形態により例文も色々になります。食品関係の企業の例文、製造業の場合の例文、サービス業、IT企業、それぞれの例文はまちまちです。

しかし基本的な顛末書のスタンスは同じなので、言葉や専門用語、言い回しなどを置換えてみて参考にしてください。

社外向けの顛末書を書くために便利なテンプレートがあります。ネットで検索すればエクセルやワードで書式が出来ていて、順に書込めば良いようになっているものから、書き方の手順を並べたものまで様々なスタイルのテンプレートがあります。

どのタイプを選ぶかは自由ですが、自分がこれから書こうとしている自社の企業形態、先方の業種、トラブルの種類によってテンプレートを選択して、自分の会社にあったスタイルにアレンジしてテンプレートを上手に活用することをおすすめします。

どのようなケースでも基本の構成や内容に含める事柄は同じです。前に紹介した宛先名や日付、表題や前文の書き方はここでは省略します。

そのあとに続く本文の基本的な構成パターンをテンプレートで順を追って紹介しますが、基本的な要素なので、トラブルの種類や被害を及ぼした程度によってアレンジして使うことが必要です。

テンプレートは、そのまますべてのケースには当てはまらないとの前提を認識して、上手にテンプレート活用することをおすすめします。それでは前文以降の顛末書本文の基本構成パターン・テンプレートを紹介します。

発生日時や発生場所を記載することは、顛末書だけでなく文章を書く基本です。文書作成の基本「5W1H」の「When（いつ） Where（どこで） What（何が） 」を思い返してみても分かるように、この「いつ、どこで」が本文の冒頭になければ話は始まりません。

顛末書のテンプレートでも同じで、「発生日時や発生場所」の記述から始めなければ構成上話の展開が上手くすすまないのでテンプレートの最初に来ることが多いようです。

「今回のトラブルは弊社の◯年◯月◯日に弊社の△工場の生産ラインの機械の不具合により発生しました」のように発生日時や発生場所を記載することで、これから報告する内容のキッカケができます。

ほとんどのテンプレートで最初に記載することを推奨するのは、顛末書の内容をスムーズに展開するキッカケを作るためです。

つぎにテンプレートで推奨する内容は「概要（がいよう）」です。概要とはトラブルの現状、そのために起きた被害や損失の状況、自社および他社に与えた影響、トラブルに至った経緯など諸々の情報のことです。

この情報を記載することをテンプレートが推奨する理由は、What（何が）Why（なぜ）起きたかの説明に加えて現状はどうなのかを顛末書で説明することで、原因究明や対応策を検討する大切な事柄になるからです。

顛末書に書くべき内容のテンプレートに「概要」が必須項目としてあげられる理由はそこにあります。「概要」の報告は顛末書にはなくてははならない項目と言えます。

テンプレート「当事者の所属・氏名」の当事者に関しては解釈が2つあるので、迷う方がいるのではないでしょうか。「当事者」とは顛末書を書く担当者と、トラブルを起こした本人という意味です。

顛末書を書く担当者の場合は、書類の最初に提出する宛名に続いて、顛末書の執筆者（当事者）の会社名および所属部署、氏名を明記し印鑑を押します。

次に「当事者」が問題やトラブルの原因になる行為を起こした本人の場合は、本文の経緯などの部分で書くことになります。

しかしこの場合はトラブルの大きさにもより、特定の個人名を書く場合もあれば、トラブルが起きた場所や部署だけの表現「◯◯工場の生産ラインチェック担当者が〜」などの記載で良い場合もあります。

この記載の判断はトラブルの影響の範囲や重大度、文章の流れの中でまちまちのようです。ただし「IT」関連のトラブルの場合は「システムエンジニアの開発担当の◯◯が」と所属や担当している部署、氏名などを記載するのが通例のようです。

このようにテンプレートの利用の仕方は、その問題のケースによりまちまちなので、自社に見合った形にアレンジして記載をするのが良いでしょう。

テンプレートの「原因」は顛末書には欠かせない必須の項目です。「5W1H」の「When（いつ） Where（どこで） What（何が）Who（誰が） 」の4項目があっても文章の構成の基本には後2つ足りません。

文章の基本構成要素のもう一つ「Why（なぜ）」に相当するのが顛末書では「原因」です。このトラブルがなぜ起きたのか、どこに原因があったのかを明記することにより、より適切な顛末書に近づいたことになります。

しかしこれだけではまだ完全とは言い切れません。もう一つの「How（いかに）」が不足しています。それについてはこの後のテンプレートで紹介します。

テンプレート「事故・トラブルの程度」を記載するのは、先ほどの文章の基本構成要素「What（何が）」を詳しく説明する要素です。

前述のテンプレートで「What」何が起きたのかは記載しました。しかしその起きたトラブルによりどのような影響が出て、どのくらいの被害や損失が出たかを記載しなければ問題の大きさや程度が分かりません。

つまり「What」の補足説明として「事故・トラブルの程度」を記載することで、より丁寧で正確な顛末書を書くことができます。

「現在・今後の対応」を顛末書に盛り込むということは、「5W1H」の最後の要素「How（いかに）」を記載することです。つまりトラブルによって引き起こされた状況と現在行っている対応、今後の対策を記載することで顛末書の目的が完成形になります。

テンプレートで紹介したように発生日時、場所、概要、事故・トラブルの程度、現在・今後の対応などの項目を「5W1H」の要領で、誰が読んでも分かりやすく書くことで相手が納得できる信頼性のある顛末書になります。

一般的な顛末書は、ここまでのテンプレートに添って書き進めればほとんどの場合はOKです。トラブルの内容が複雑で重大なケースでは、さらに詳しい説明が必要な場合があります。

そのような時には詳細なデータ一資料やグラフなどを別に添付する場合があります。また必要によっては担当部門長のコメントを添える場合もあります。

このようにテンプレートはあくまで書き方の目安です。自社の業務形態やトラブルの種類によって、ケースバイケースでアレンジして顛末書を書くようにしましょう。

社外向け顛末書を提出する際には、先方に直接持参する場合と郵送するケースがあります。ここでは郵送する場合の宛名の書き方や、封筒の選びかたなどを紹介します。

最近ではパソコンやスマホのメールは送り慣れているけれど、手紙を出すことは少ないという方が多いのではないでしょうか。

顛末書は友人などに出す手紙と違って会社の重要な書類です。顛末書を送る際に、相手に失礼のない宛名の書き方や封筒の選び方を知らないと慌ててしまいます。

顛末書の宛名を縦書きにするか横書きにするかに決まりはありませんが、封筒が縦長の場合は縦書きにするのが一般的です。

まず郵便番号を書き切手を貼ります。郵便番号は枠線の中にきちんと収まるように書きましょう。切手の金額は封筒の大きさや重さによって料金が違います。

分からない場合は郵便局で計量してもらって貼るのが良いでしょう。料金が不足していると戻ってきてしまい、提出が遅くなり先方に迷惑をかけてしまいます。

住所は、名刺などで確認をして間違いのないように注意します。宛名の肩書きや社名は（株）のような略称は使わず「◯◯株式会社」のように正式名称で部署や肩書きも略さずに書きます。

名前は社名・肩書きより大きめの字で封筒の真中にくるようにします。また縦書きの場合は左下に「顛末書在中」と何の書類が入っているかを明記します。

封筒には定型封筒と定形外封筒があります。A4版やB5版の用紙を3つ折で入る大きさが定型で、郵便料金は重さが軽い場合に封書の最低料金84円で郵送できる大きさが定型封筒です。このサイズより大きい封筒が定形外になり料金も120円〜になります。

顛末書の枚数が1〜2枚の場合は定型封筒に3つ折にして入れてもかまいませんが、枚数が多い場合や折りたくない場合はA4版がそのまま入る大きいサイズの定形外を選びます。

封筒の色は、白色または色合いの薄いものが好ましいでしょう。社名入りの封筒でもかまいません。その場合は自社名の下に差出人の所属部署・名前を記入します。もちろん社名入りの封筒の色が派手な場合はさけるようにしましょう。

顛末書と始末書は、どちらもミスや間違い問題やトラブルがあった場合に書く書類で、よく混同する方がいますが、実は目的や内容の表現の仕方に違いがある全く別の文書です。

顛末書はトラブルで迷惑をかけたお詫びを兼ねて、問題が起きた経緯や原因を報告し再発防止を目的とした書類です。では始末書の目的はどこにあるのでしょう。

始末書はミスや失敗があった時に書く文書なので顛末書と混同しやすいのですが、始末書の場合は問題を起こした当事者本人がミスを謝罪し二度と起こさないようにする反省文です。

内容にはことの経緯や原因を報告する内容も含まれますが、主な目的は謝罪と再発させないための本人の感情や意志など個人的な視点で書く文書です。

一方顛末書は、謝罪を含んだ報告と原因究明、再発防止の目的を個人的な感情を含めずに客観的に書く書類です。つまり始末書は個人的な視点の文書で顛末書は客観的視点の書類という点で違いがあります。

社内でよく書く文書に「報告書」があります。上司などに「先日出席したセミナーの内容を報告書で提出しなさい」「現在進行中のプロジェクトの進捗状況を報告書で書きなさい」

また「先日起きたトラブルの原因と経緯を報告書にまとめなさい」などと指示されます。つまり報告書とは、会社に取って有益な事柄も問題点などの悪い点もどちらも書く書類です。

社外向けの顛末書を先方に届けるために向かう途中で、うっかり電車の中に置き忘れたり紛失してしまった時に、頭の中が真っ白になり慌ててしまうことがあります。

先方との約束の時間もあり、会社に戻って作成し直すひまがない場合の対処法を紹介します。まず落ち着いて冷静になることが大切です。

基本的に顛末書の内容は会社のパソコンのどこのファイルの中に有るかを思い出してください。次に会社に電話を入れて紛失してしまったことを報告し冷静に対応してもらうことを頼みます。

会社に電話で頼む場合には、まずセブンイレブンなどのコンビニのネットプリントに登録してもらいます。次にそこに顛末書のファイルをアップロードしてもらい、コピー用のセキュリティーナンバーを返してもらいます。

それから企画のコンビニのコピー機でセキュリティーナンバーを打ち込んでプリントアウトします。ついでに顛末書を入れる封筒を購入することを忘れないように。

これらに必要な時間を想定して、届け先の先方に時間に遅れることをお詫びし、到着時間の目安を連絡します。とにかく慌てずに冷静に対処することが大切です。

だれでも顛末書や始末書は書きたくないものです。では書かないためには普段からどのようなことに注意すれば良いのでしょう。ミスや問題は起こそうと思ってやる人はどこにもいません。

しかし人間は完全ではないので、うっかりした不注意や集中力が緩慢なときにミスを起こしてしまいます。その原因は様々で、体調不良の場合も、心配事やストレスを抱えているケースなど色々です。ではミスをして顛末書を書かないための注意点を紹介します。

「確認する」ことは顛末書を書く場合にとどまらず全ての場合に通じることです。しかし確認するとは自分が仕上げた仕事の内容の確認をすることですが意外に勘違いをしている方が多く見受けられます。

それは自分のやった仕事の内容の確認は良くするのですが、依頼をしたクライアントが何のために発注してどんな結果を望んでいるかの確認を怠っている場合があります。

その場合にはどんなに仕事内容が優れていても、依頼主が要望していた内容と結果にズレが生じてしまいトラブルになる可能があります。

「よく確認する」とは、自分の行った作業に対する確認だけでなく、入口の確認「依頼主が何を求めているのか」「それに添った作業をしたのか」「作業の結果が依頼主の満足する内容になっているか」を確認することです。

多くの仕事を一人で抱えてしまうと、どうしても忙しさのあまり雑になってしまうことがあります。そのことがミスにつながることがあります。

特にシステムエンジニアなどは単独で作業することが多い上、スキルの高い人ほど仕事量を多く割り当てられる傾向があります。

いくらスキルが高くても人には限界があります。仕事量が多すぎればミスや失敗につながる可能性が高くなります。

システム開発などは数人のプロジェクトチームで行う場合が多いので、自分のこなす仕事量が多い場合などは、上司と相談の上作業の分担を見直してもらうのが良いでしょう。

仕事に追われたり締切や納期がせまると、人は焦りが出てストレスがたまります。肉体的な疲れや精神的ストレスは集中力を欠く原因になりミスにつながりやすくなります。

疲れたからといって休むのは、周りに迷惑がかかると気兼ねしてなかなか言い出せないのが人情です。そんな時に思い切って上司に相談して休むのは決して悪い方法ではありません。

無理をしてミスをしてしまうほうが余程悪い結果になります。1〜2日しっかりと休息を取ってリフレッシュすれば集中力も上がり作業効率も良くなります。少々の遅れはすぐに取り返せるものです。

スキルが高くなれば仕事の作業スピードが早くなります。作業時間が短くなれば確認する余裕ができます。余裕がないと人はミスをしてしまいます。スキルを磨くことのメリットは時間に余裕を作りミスを減らせることです。

また最近のコンピューター技術の進化は凄まじいものがあります。システム開発などの仕事をするエンジニアは日々の進化に対応するために常にスキルを磨くことが求められます。

今の職場環境が自分に合っていなので失敗や顛末書を書くケースが増えてしまう場合の最終的手段として「転職を考える」があります。

たとえばエンジニアで自分はバックエンドのサーバー側のプログラミングが得意なのに、フロント側の開発の仕事が多いような場合、自分のスキルに合わない仕事なのでどうしてもミスが多くなってしまうことがあります。

上司に相談しても配置換えがなかなか難しいようなら転職を考えても良いかも知れません。エンジニアの転職は求人数も多いのでわりあい転職しやすい職種です。

しかし本当に今の仕事が自分に合っていないという判断は慎重にする必要があります。転職先でも同じことが起きないという保証はありません。よく下調べをすることをおすすめします。

ここまで顛末書の書き方や注意点、例文やテンプレートで解説してきました。社外向けの顛末書は単なる謝罪と報告の書類ではなく、トラブルにより失いかけた関係を修復して取引先やクライアントとの信頼を取り戻す橋渡しをする重要な書類です。

そのためには事実を過小に報告したり隠蔽（いんぺい）せずに、誠実に真実を書くことが最も大切なポイントです。このことを念頭に置いて顛末書を書くことをおすすめします。