要求仕様書の書き方とは？例文・英語仕様や要件定義書との違いなども紹介！

要求仕様書はビジネスにおいてはなにかを依頼したり、その内容をとりまとめるために作成します。一般的にはシステム開発の際に作成される書類となります。

その性質から、作成された内容によっては仕事の成果に大きな影響が出てくるリスクも秘めているので、書き方には注意していきましょう。

まずは要求仕様書の基本的な書き方として、必ず書く必要のある項目などを確認していきながら理解を深めていきましょう。

要求仕様書というのは、誰かに見せることを目的とした書類です。読まれることを意識したときに、「表紙」「目次」「本文」は必ず書き記すようにしておきましょう。

表紙は「何の」要求仕様書を説明するために必要です。誰が見てもわかるように「何の」要求仕様書かわかるようにするためです。この部分がないと、いったい「何」を説明しているものなのかわからくなってしまいます。

目次は「要求仕様書の内容はどういったものがあるか」を読み手に一目で理解してもらうために作成します。その内容によっては膨大なページ数になるケースもあるため、その時に読みたい部分を引用できるようにするといった目的のためにも目次は必要です。

本文は要求仕様書においてメインとなる部分です。書き方の注意点としては、相手に読まれるということを意識して、簡潔明瞭な内容を意識してまとめてみてください。

また、本文には必ず記載しなければいえないという項目があります。仕事の指針となる要素も秘めていますので、内容をまとめる際は必須項目が漏れることのないようにしましょう。

要求仕様書にとって大切なのは、ユーザー側の意見です。システム開発というのは主に、ユーザーの視点に立ってその意見を参考にしながら、その方針などを決めていきます。

つまり判断材料となってくる重要な要素となりますから、ユーザーが開発者に向けてどういった意見が挙がっているのかについて取りまとめて要求仕様書に記載していきましょう。

システム開発を別の企業に委託する場合は、その詳細を書き記す必要があります。項目的には開発体制を省略した形になります。もし別の企業に委託しない場合は、この項目を書き記す必要はなく、代わりに要求仕様書に開発体制を明記していきます。

要求仕様書というのは、ユーザーの声をもとに「これをやってみたい」「あれを取り入れてみたらどうだろう」といった要求を取りまとめたものです。要求仕様書でシステム化を進めるうえでは、ユーザーの要求というのはあくまでひとつの要素にすぎません。

また、ユーザーの意見は基本的にそのまま使用することは難しいので、必要な箇所を取捨選択しながら、目的や背景として書き記せるように要件としてとりまとめていく必要があります。

目的や背景は今後、仕事を進めていくうえで指針となる重大な要素でもあります。書き方としては誰が読んでもわかることを意識して、明確な内容にまとめましょう。

システム開発において要求仕様書は実際に仕事として始めていくうえで、必ず作成を求められる書類になります。そのため、作成スキルがあれば、スムーズに仕事を進めていくことができます。

誰が見てもわかりやすい要求仕様書を作成できるようになるためには、コツを掴んでいく必要があります。コツをマスターしていくことで、完璧な要求仕様書の作成を目指していきましょう。

要求仕様書の書き方としてまず守ってほしいのが、主語を入れることです。これは文章の基本的な書き方に通ずるものがありますが、要求仕様書は特に守ってほしいポイントになります。

要求仕様書においては、「誰」が、または「何」がどのようなことをするのかをはっきり書き記しましょう。この主語が抜けてしまうと、読み手はその部分を理解することができません。

読む人は必ずしも書類の内容を理解しているわけではないので、読み手の気持ちになって作成していくことも大切です。

要求仕様書を作成するうえで、読む人が内容を理解し、説明できるかということが重要なポイントになります。特にシステム開発においては専門用語を使うことが多くなりますが、そういった知識が浅い人には理解しづらい内容となってしまいます。

要求仕様書というのは仕事を進めていくときの説明書と似たような役割を持っています。もし困った時に書類を読んでもその内容がわからなければ、意味を成しません。

もちろん必要な情報であればそういった表現を使うことも間違いではありません。しかし基本的な書き方として、「誰が読んでもわかりやすい表現」を意識しながら内容を作成していきましょう。

要求仕様書ではシステム開発の説明に必要な専門用語を頻繁に使用することになります。しかしそういった知識がない人も目を通す可能性もあり、その場合は分かりづらい内容となってしまうので注意しましょう。

もしシステム関連の用語を文章に盛り込む場合は、わかりやすいように統一するように心掛けてください。

要求仕様書においても5W1Hを意識して内容を取りまとめるようにしましょう。この5W1Hというのは、「Who（だれが）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」をまとめたものになります。

これをシステム開発にあてはめるならば、「Why（なぜ）」が開発の目的を説明する部分になります。そして「Who（だれが）「Where（どこで）」「What（なにを）」が誰がどこでどんな仕事をするのかという説明になります。

そして「When（いつ）」は計画している仕事の納期になり、「How（どのように）」が予算の納期やスケジュールといった要素の説明になります。

要求仕様書だけでなく、ビジネスにおいて作成する書類の書き方は理路整然としたわかりやすい文章であることが基本となります。

文章の書き方がわからないという人も基本は5W1Hを意識しながら、要求仕様書を作成していくと良いでしょう。

要求仕様書の書き方というのはある程度の決まりやコツがありますが、その内容によっては臨機応変に内容を取りまとめていかなければならないこともあります。

はじめて要求仕様書を作成する人や、文章の書き方がわからない人、スピーディーに要求仕様書を完成させたい人などはテンプレートを使用したり、参考にしてみましょう。

テンプレートの利点は、ある程度まで内容がつくられているので、作業時間を短縮できます。また、書類の不備を減らすこともできますので、テンプレートの利用はおすすめです。

要求仕様書には幾つか記載必須となる項目があり、文章を作成するときは、そういった項目を書き漏らさないようにする必要があります。

また項目を記す時は、文章の書き方について注意しなければいけません。項目というのは、その内容によって書き方というのが変わってきます。例文などを参考にしながら、ミスのない要求仕様書を作成できるようにしていきましょう。

目次というのは書籍と同じように、読み手が最初に目を通す項目になります。ここには概要として要求仕様書に記載している内容だけでなく、作成者など要求仕様書や案件にか関わっている人など関係者を記載するようにしてください。

内容や構成にもよりますが、目次は1ページ目に配置するのが基本です。また、読みたい部分がどこにあるかというのがわかりやすいように、番号を割り振って箇条書きにし、「〇〇の目的」など細かく記載するようにしましょう。

要求仕様書における本文というのは、一般的に「目的」「契約期間」「要求事項」「プロジェクト体制」「スケジュール」「テスト方法」「納期」といった構成になります。それぞれ書き方が異なるので、例文を参考にしながら書き方への理解を深めていきましょう。

目的というのはつまり、今後プロジェクトとして発足していくうえでの指標となります。この指標というのは例えばトラブルが発生した際など、なにかしらのアクシデントに見舞われた時に判断する基準となるものです。

そのため、例文としては「今回のシステムの開発目的は、ユーザーに対し〇を〇することである」といったように簡潔にまとめるようにしましょう。もし目的が複数ある場合は、箇条書きにするなどして見やすい構成となるようにしてください。

契約期間の書き方として大切なのは、指定されている期間をはっきりと記載することです。例文としては「想定期間」など項目の後に「令和〇年〇月〇日～令和〇年〇月〇日」といったようにします。

契約期間は記載する時に注意すべきポイントとしては、「なに」の期間なのか書き忘れないようにしましょう。

要求事項というのは、一般的に「プロジェクト体制」や「スケジュール」、「テスト方法」といった項目をまとめた章になります。

要求事項は実際に仕事としてシステム開発を進めていくうえで、実行することになる項目です。そういったことから、特に書き方に注意していきましょう。

例文としては「要求事項は以下のようになります」といったように、このページがなんの項目であるかを説明するようにしましょう。

プロジェクト体制は、主にシステム開発など案件に携わることになる関係者を列記する項目になります。責任の所在は誰にあるのか、関係者は誰になるのかを読み手が理解できるようにしてください。

例文としては「役職」と一緒に氏名などを記載します。もしメンバーが未確定の場合は、その役割がどんな仕事を果たし、責任を持っているのかを記載してください。

例文としては「本案件に携わるリーダーは以下の条件に満たすものとします」と最初にどのような内容か説明してください。そのあとに必要な条件を記載し、複数になる場合は箇条書きでわかりやすいようにしていきましょう。

スケジュールというのは、期間とは別に「なにをするのか」を説明する項目になります。書き方の注意点としては、文章ではなく別途の資料でわかりやすく記載することです。

内容にもよりますが、完成までにすべきことを文章のみで列挙しようとするとどうしても文字ばかりの構成となり、読みづらいものになってしまいます。

そのため例文としてはまず実施する内容をおおまかにまとめます。項目が多い場合は、箇条書きにしてください。そして「本案件に関して、スケジュールの詳細は別途の計画書を参照のこと」と付け加えることで、別に資料が用意してあることを記載します。

システム開発をする場合、テストは必須項目となります。そのため、ひとつの項目としてわかりやすく記載するようにしてください。もし文章が多くなる場合は、箇条書きにするなどして書き方を工夫します。

例文としてはまず箇条書きのために番号を割り振り、「テスト実施の際は、事前に計画書を作成し、〇の了承を得た後に実施してください。またテスト結果は「実施結果報告書」として別途作成を行い、提出すること」といったようにします。

書き方の注意点としては、テストを行う前に注意点がある場合は、例文のように最初に記載するようにしてください。

納期とはつまり仕事が完了する日を指します。この項目がないと、読み手はいつ完成することを想定したものなのか理解できないため、日付に関するものは基本的に明確に内容を記載してください。

例文としては「令和〇年〇月〇日に納品物を納入してください」といったように、なにに対する期間なのかわかるようにします。例文のポイントは、もし複数の納期が存在する場合も見分けがつくように日付を先に記載することで、読み手を混乱させないようにしています。

要求仕様書は日本だけでなくグローバルなビジネスにおいても作成される機会の多い書類のひとつです。また、その内容によっては英語表現が必要となることがあります。

母国語とは異なる言語を使いながら文章などをまとめていうわけですから、普段よりも一層注意して作成していく必要があります。

英語表現を用いる場合の要求仕様書の書き方についても理解を深めることで、臨機応変に要求仕様書を作成できるようにしていきましょう。

英語を用いた要求仕様書と日本語のみの要求仕様書を比較したとき、形式に大きな違いはありません。英語表現を用いる時も同様に、「表紙」「目次」「本文」と同じ構成になります。

また日本語で作成する時の同じように、目的やプロジェクト体制、スケジュールといった内容は必須項目となっていますので、作成する際は注意してください。

要求仕様書はグローバルなビジネスにおいても必要とされる書類となります。その場合は基本的に書類の内容は英語で作成することが必須となります。日本語の要求仕様書と違い、注意しなければならないのが言葉の使い方です。

文章のなかにとりいれる言葉によっては、単語そのものがなく近いニュアンスの英語を使う必要があります。そのため、英語の文章を作成する時は、相手にどのような伝わるか意識しながら単語を選んでいかなければなりません。

日本語の要求仕様書においても専門用語などで英語を用いる場合もありますが、全文が英語の場合は特に注意して作成を進めていきましょう。

まず要求仕様書は英語で「specification」になります。そして要求仕様書でよく用いる例文としては「specification guide」といったものもあります。これは「使用ガイド」という意味を持つ言葉です。

また要求仕様書では誰が書類を作成したか明記する必要があります。その時に用いる英語の文章としては「I made the specification.」などがあります。

基本的に「specification」は「仕様書」以外にも「仕様」という意味を持つ英語なので、文章で要求仕様書について英語で文章を作成しなければならない場合は「specification」を用いると良いでしょう。

要求仕様書と似たような名称の書類として「要件定義書」というものがあります。綴りはかなり似通っていますが、それぞれ異なる目的で作成されるものですから、大きな違いがあります。間違って作成することのないように、その違いを理解しておきましょう。

要求仕様書というのは、主に利用者の要望書を取りまとめてつくられる書類となります。開発されたシステムなどを使う人の「こうだったらいいのに」「こんな風にしてくれないかな」といったものは、そのままでは仕事に反映させることはできません。

そこで、ユーザーの意見を取捨選択し、要件をとりまとめられたものというのが要求仕様書の定義となっています。

要件定義書は、具体的な解決策を取りまとめられたものになります。要求仕様書と同様にユーザーの意見を参考にしているという点は同じですが、要件定義書はそれを反映させるための方法や手段をより具体的にとりまとめたものになります。

つまりわかりやすく例えるなら要求仕様書は「こうしてほしい」という要望をまとめたもので、要件定義書は「こうするためにはこの方法が適切です」とより具体的に要望に対する解決策を提示しているというのが大きな違いです。

要求仕様書と要件定義書は似通ってはいますが、その内容や目的には大きな違いがあります。そのため、書類を作成するときは、場面に応じて使い分けていく必要があると言えるでしょう。

基本的に最初に作成されるのが、要求仕様書になります。案件を発足するためにその詳細を記載しているわけですから、この内容に沿って要件定義書は作成されていきます。

つまり要件定義書は要求仕様書がなければ作ることができないというのが明確な違いとなりますので、作成する時は注意していきましょう。

要求仕様書は要件定義書以外にも設計書・使用説明書といった似たような構成の書類が幾つかあります。どれも異なる目的でつくられる書類ですから、その内容に大きな違いがあります。

要件定義書だけでなく設計書・使用説明書との違いも知識を深めていくことで、正しく要求仕様書を作成できるようにしていきましょう。

設計書というのは、目的となる結果に至るまではどのような流れで進んでいくべきかについて記載されている書類になります。要求仕様書ではスケジュールの項目に似ており、解決に必要な手段などを提示する要件定義書ともニュアンスとしては似通っています。

しかし大きく違うのは、設計書は流れを事細かく記載している点です。要求仕様書はそのほかにも概要などを取りまとめているので、内容に関して大きな違いがあります。

使用説明書は、特に要求仕様書と混合されやすいと言われている書類です。その違いとしては、対象となる使い方の説明に特化した内容であるという点です。

要求仕様書も使い方が記載されていますが、そのほかにもその対象がどういった機能を持っているのかといった詳細な情報を記載します。そのため、より機能に関して説明がなされているのが大きな違いと言えるでしょう。

要求仕様書を簡潔に説明するならば「システムの結果や機能を伝える」ことを目的に作成される書類となります。要件定義書とは大きな違いがあるので、内容の作成には注意してください。

要求仕様書には必須項目が幾つかあります。作成する際はそれらの項目を忘れないようにしましょう。そして英語を用いる場合はニュアンスの違いにも気をつけながら、読み手にわかりやすい要求仕様書を作成していきましょう。