議事録の書き方やコツは？基本的な構成からテクニックまで詳しく解説！

議事録は、会議や商談において非常に重要なもので、仕事において必要不可欠なものです。しかし会議の内容をどのように記録すれば良いのか、議事録としてどのようにまとめれば良いのか、特に初心者の方で、書き方に不安な方は少なくありません。

そのためには議事録や会議の目的を理解することが基本です。会議の目的が分かれば議事録のポイントが見えて来ます。また議事録の目的が理解できれば、どんな内容を盛り込めば良いのか構成が見えて来ます。

議事録の目的には大きく分けて2つあります。会議そのものの意味に関わる「責任の所在の明確化」という目的と、会議の内容や情報を知らしめる意味の「会議不参加者への情報共有」の目的の2つです。ではそれぞれの目的の主旨を解説します。

会議では複数の参加者が、ランダムに次々と発言するので、初めて議事録担当を任された初心者の方はとまどうことが多いはずです。

また会議では意見を交わして議論が進むうち、意見に熱中するあまりに、もとの議題から逸れた議論に発展してしまうことが多く見られます。

会議の方向性や、誰が何を言ったのかを議事録に明確に残すことで、後々認識のブレを正すことができます。そのように議題に添って誰が何を発言したかを明確にすることが「責任の所在を明確化」することです。

会議では発言や議論がどんどん飛び出すので手書きでメモを取っていたら間に合いません。そこで通常担当者は会話や議論をパソコンを使ってメモを取ります。

パソコンでも間に合わない場合は、録音を併用するなどあの手この手を駆使します。これもすべて「責任の所在を明確化」する目的のためです。責任の所在を明確化して、認識のブレを修正することが議事録の大切な目的です。

議事録は、会議に参加出来なかった方に、内容や結果を知らせるための書類でもあります。会議の参加者、不参加者の両方が、情報を共有することで始めて会議が成立します。

議事録は会議不参加者への情報共有の資料としても重要な目的を持っています。そのためには不参加者が読んでも、会議の内容や結果が鮮明に簡潔に理解出来るよう記録する必要があります。

その目的のために、議事録は基本的に誰が読んでも理解しやすいシンプルな表現でなければなりません。出席者にはニュアンスが伝わっても、不参加者に伝わらない議事録では情報共有の目的を達することは出来ません。

議事録は会議に参加しなかった人が読んでも、分かりやすい内容であることが基本です。議事録には理解しやすいようにするための基本構成パターンがあります。

議事録の基本構成パターンや必要項目は、他の報告書などの書類にも応用出来るので、初心者の方でも覚えておくと役に立ちます。それでは基本構成に必要な項目と基本構成の文面を作るコツを紹介します。

議事録に必要項目で、構成の最初にくるのは会議の名称です。会議名称を見ることによって会議のおおよその内容が想像出来ます。会議が何のために開かれたのか、目的が何なのかがこの会議名によって認識出来ます。

次の項目は開催日時と開催された場所です。議事録は同じ会議名で何度も開催されることがあります。「定例会議」などがそのよい例です。

開催日時が記載されていなければ、後で目的の議事録を探すのに苦労します。また他の議事録と比較する際にも、開催日時の記載は非常に大切になります。開催日時と開催場所は、後で議事録を仕分けする際に、見分けの基準になる必要な項目です。

次は参加者と議題です。これは会議の内容の根幹となる記録です。どんな人達がどのような議題に基づいて議論をしたという項目で、議事録の重要な要点になります。この項目が無ければ議事録として成り立たないとも言えます。

そして最後に決定事項と次回の宿題です。会議で何が決まったかは、議事録で最も大切な記録項目です。決定事項が記載されていない議事録はあり得ません。また定例会議などの場合は前回からの進捗状況も挿入されます。各国の国際会議の議事録もこれとほぼ同じ基本構成で書かれています。

4W1Hは、もともと欧米でニュース記事を書く時の基本テクニックの「5W」When Where Who What Whyを、日本語の文章を書くときの基本に応用して、Whyの代わりにHowを入れて4W1Hとしたものです。

When（いつ）Where（どこで）Who（誰が）What（何を）How（いかに）の5つの要素を文章の構成に入れれば、相手に内容が伝わるという文章の作り方の基本です。議事録の必要項目もこの基本に添って出来ています。議事録だけでなく他の文章を作る時にも、基本構成の4W1Hを明記するのが優れた文章になるコツです。

議事録を書くためには、これから紹介する基本スキルが必要です。この基本スキルは議事録に限らず、文書を作成する上で必ず必要となるテクニックなので、覚えておくようにしましょう。

また、特に初心者の方が忘れがちになるので注意しなければならない基本が、議事録は会議内容や決定された内容が、会議に参加していない人にも理解出来る文書でなければならないことです。これから紹介する書き方の基本スキルは、情報共有を目的にする議事録の基本となる、内容を正確に誰にも分かりやすく伝えるためのテクニックです。

会議には議題がありますが、実際の会議では様々な人が、色々な意見をバラバラに発言して進行して行きます。意見の中には議題と関係性の薄い発言と、議題の根幹を突いた発言が入り混じっています。

議事録をまとめるには、それらの発言内容を整理整頓するスキルが必要です。バラバラな意見を把握して、順序立てて読み手に分かりやすく伝えるためには、会議内容を理解する能力がなければ、整理してまとめることが出来ません。

会議内容を理解するには、議題と議論との関係性、会議全体の流れ、結論までのプロセス、重要ポイントをピックアップ出来る判断力など総合力が必要になります。会議内容を理解することは、基本スキルであると同時に熟練した完成形のスキルでもあるのです。

この完成形のテクニックを身につけるには、繰り返し経験することが必要です。初心者の方は「会議内容を理解する」基本スキルを、何度も議事録にトライして完成形スキルに近づけるよう努力して見てください。

会議で議題の内容によっては、専門用語が飛び交うことがしばしばあります。その専門用語の意味を正しく理解していないと議論の内容を上手く掴めません。それでは読み手に分かりやすく伝える議事録は作成出来ません。

議題から想定される専門用語を、事前に調べて意味を理解しておく準備が大切です。会議中に想定外の専門用語が飛び出した場合には、その場で関係者に質問するか、議事録をまとめる前に調べることが必要です。

また専門用語の下調べを何度もするうちに、専門用語の知識も広がり理解も深まります。初心者でも下調べはいくらでも出来ます。専門用語の理解を深める下調べは、スキルアップに繋がるので面倒くさがらずに実行しましょう。

会議内容の理解や整理整頓が出来ても、長ったらしい文章では内容の要点がぼやけてしまいます。議題に関係性が薄い議論まで議事録に記載する必要はありません。

議論の中で、議題との関係で何が重要な意見で何が的を得ていない発言かポイントを見極める判断力と、それを簡潔にまとめ上げるスキルが求められます。まとめ上げるスキルは、会議内容を理解するスキルと同様に総合力が必要なテクニックです。初心者に必要な基本スキルであると同時に、熟練したベテランにも必要なスキルです。

会議の議論はメモを取っている人に関係なく、どんどん進んで行きます。それに追いつく為には速くて正確なタイピングスキルが必要です。

しかしタイピングにばかり気を取られていると、肝心な議論の要点を見失い、無駄なタイピングをして効率が悪くなってしまいます。

タイピングスキルには、議題から逸れた議論はスルーして、重要な議論はしっかりと確実にタイピングする、瞬時の判断力も含まれています。タイピングは議事録の初心者でも、テクニックを磨く練習はいくらでも出来ます。議事録の書き方が上手くなりたいと思うならば、出来るだけタイピングの練習を積んで実践に望むようにしましょう。

議事録は会議の現場で完成させるものではありません。通常はメモを取る→編集まとめ→完成→提出という流れになります。しかし編集にあまり時間をかける訳にはいきません。また簡潔で理解しやすい文章にしなければなりません。

書き方のコツとテクニックには色々ありますが、一朝一夕で出来るものではありません。何度もトライして次第に身につくもので、初心者で最初から上手く出来る人はいません。ポイントとコツをいつも意識しながら書くことが上達するポイントです。これから議事録の書き方7つのコツとテクニックを紹介します。

事前の準備を怠ると、会議当日に想定外の進行にあわててしまい正確な記録が取れません。事前に会議の議題や目的を確認して心の準備をするのがスムーズに会議に臨むコツです。

また議題に関する専門用語の意味や使い方を、調べて理解しておくのも事前の準備には欠かせません。これも会議中に飛び交う専門用語にとまどわないためのコツです。また分からないことが起きたら、質問をする勇気や冷静さを持つことも必要です。

また議論の流れや議題の着地点を事前にイメージするのも良いでしょう。イメージすることにより議事録の構成が作りやすくなります。ただしそのイメージが思い込みや偏見にならないよう気をつけることと、柔軟な思考が大切になります。

また当日必要なノートPCやICレコーダーなどの用具類を、事前に準備して確認しておきましょう。当日PCがフリーズしないようメモリー容量の確認や、急遽の時の代替案を考えておくのも、当日あわてないためのコツです。

メモは奇麗な文章である必要はまったくありません。メモで大切なのは、重要な内容やポイントをどれだけ記録できているかです。

議論の中での発言は話言葉で進みます。書き言葉とはまったくスピードが違い、どんどん進行していきます。進行に追いつくためにメモは、要点の殴り書き、箇条書きで良いのです。

誰が何の為に発言したのか、内容を簡潔に要約して、箇条書きの中にいかに濃密に詰め込むかがメモをとる上手なテクニックです。そのコツやテクニックは何度も経験を積むことにより身について行きます。積極的に議事録担当者になってスキルを自分のものにしましょう。

議事録を編集してまとめる時に、テンプレートやツールを使うのは作成時間を短縮するコツです。議事録を書き出すときに何も無い白紙から始めるよりも、テンプレートがあった方が構成や内容をまとめやすく効率的です。

また効率よく作業をするために、議事録作成用のツールやソフトが色々とあります。テンプレートやツールを利用すれば、ゼロから議事録を作るよりずっと効率的に早く仕上げられます。有料と無料とありますが、議事録の内容や自分の使い勝手を考えて選ぶと良いでしょう。

会議の中で、絶対に聞き逃せないような重要なときには、ICレコーダーを活用するのが有効です。メモではその場のニュアンスまでは記録できません。音声を利用するのは議論の理解を早めるコツです。後で聞き返して内容の確認が出来るので理解が深まります。

ただ、ICレコーダーの音だけでは話手が誰なのか特定するのが難しいのでメモと併用することをおすすめします。またICレコーダーで長時間録音すると、聞き返すのに時間がかかり過ぎます。

重要なポイントだけを録音し、その場面ごとに「テイク1」などのサブボイスを入れ、メモの方にもその場面に「IC.Recテイク1参照」などと同期させておけば編集で便利です。色々とアイデアやテクニックを使って、ICレコーダーを有効に活用しましょう。

会議でメモをとるには通常パソコンが使われます。しかし会議の途中で図形やグラフが出てくることがあり、パソコンの文章だけでは、このグラフ等の説明がうまく表現出来ません。

そのような時には手書きで紙に図形やグラフのイメージを残しておくと、後の編集で役に立ちます。このように会議の記録メモにはパソコン、ICレコーダー、紙媒体などを併用するのも、優れた議事録を作成するコツの一つです。

会議の参加者が、ホワイトボードを使って細かい説明や概念図などを書いた場合、そのホワイトボードの写真を撮っておいて後で分析するのも有効な手段です。しかし写真データはセキュリティ上、情報漏洩の危険性があるので、編集が終ったら必ず消去することを忘れないようにして下さい。

会議では疑問点や不明な点が出て来ることがあります。それは議事録担当者が初心者だからではなく、ベテランでも起こることがあります。事前の下調べでは想定していない専門用語や事例が飛び出してくることがあります。

また議論が伯仲して当の本人も論点を見失い、議論の流れが複雑になってしまうことがあります。どのような場合にせよ疑問を残したままでは良い議事録は書けません。疑問点や不明点は、出来るだけその場で質問をするなり確認して解決しておくのは、議事録の質を上げるためのコツです。

議事録に記載する要点とは、会議の主要議題からどのような決定がなされたか、またその決定に至ったプロセスを把握することです。

議事録で議題〜プロセス〜決定までが、いかに明確に要点が分かりやすく記載されているかが優れた議事録の目安です。

その判断方法は、文章の書き方の基本に立ち返って、いつ、誰が、どこで、なにを、どうしたか、4W1Hが議事録の中できちんと表現されているかどうかを見ることです。

発言内容や決定のプロセスに、4W1Hが活用されていれば要点を得た議事録になります。4W1Hは欧米のニュースの書き方の基本を、日本語に応用したものです。初心者にも議事録を作成するための基本テクニックとして有効です。

その他、議事録ではなるべく箇条書きにして、短い文章で簡潔に要点を理解できる文章にするテクニックが要求されます。会話や装飾、敬語も控えて、会議の本質が見えにくくならないようにする配慮も必要です。簡潔な箇条書きで構成されていることが、要点をとらえた議事録かどうかの判断基準になります。

要点の押さえ方のコツやポイントを知れば、初心者でも簡単に議事録が作成出来るようになります。それには普段から4W1Hを意識して文章を書く習慣をつけることです。

テクニックを補うツールも色々あるので、利用するのも良いでしょう。色々試しているうちに、要点の押さえ方のコツが次第に分かって来ます。怖がらずにどんどんトライすることが、初心者でも議事録を簡単に早く作れるようになるポイントです。

議事録の作成の補助に便利なツールは沢山あります。それぞれのツールで特徴や使う用途、使い方に違いがあります。初心者向きのものもあれば、ある程度議事録に慣れた人でないと使いこなせないツールもあります。

またツールには会議の内容や会議の現場、編集のときなど、使う場所により使い勝手が違うものがあります。ツールの特徴を参考にして、使う場面や自分のテクニックスキルに照らし合わせて選んで下さい。おすすめの6つのツールを紹介します。

MetaMoJi Noteは手書きでメモがとれるノートアプリです。手書きが得意な人やキーボードが苦手な人にはおすすめです。

書類を同期出来る機能や録音機能がついています。録音機能があるので議論が込み入ってきた時や、重要な場面なった時に、メモを取っている途中でも同時に録音が出来るので、後の編集の時に役立ちます。

文字や写真データを音声データと紐づけることも可能です。議事録で残しておきたい情報が沢山ある時には便利なツールです。有料版と無料版があるので、最初は無料版で試してみるのが良いでしょう。

OneNoteは、Microsoftが提供するクラウド型のノートアプリです。クラウドサービスとはパソコン上の仮想空間でアカウントさえ持っていれば誰でもアクセスができ、データを共有出来るサービスです。

OneNoteは、そのクラウドサービスなので他のパソコンとデータの共有が出来ます。他の人と共同で作業する場合に便利なツールです。会議で議事録をメモしている時に、同時に録音できる機能もあります。またスタイラスや指を使って、イラストを描いたり文字でコメントを挿入したり出来て、使い勝手は多彩で豊富なツールです。

FreeMindは、議論やアイデアをまとめる手法のマインドマップを作成するためのフリー（無料）ソフトです。マインドマップとは、ある対象に関連するキーワードや想起されるイメージを、放射状にどんどん繋げていって、対象を分析したり表現する手法です。

このテクニックは議事録の議論やアイデアをまとめる方法に応用出来ます。FreeMindはパソコン上で、このマインドマップを作成するツールです。上手く使えば議事録の作成に多いに役立つソフトです。

Minutes.ioは、オフラインでも作業が出来る議事録作成ツールで、シンプルな構成の議事録作成に適しています。メモを取っている最中でも、発言者の名前などはホットキーを使って簡単に入力出来ます。また議事録作成後にファイルを簡単にメールで送ることが出来ます。議事録を会議の参加者と不参加者の両方に、メールで送れば情報の共有が出来ます。

GIJIは、議事録担当者が入力したその場で、登録したメンバーと内容を共有出来るツールです。事前に会議の参加者を登録しておけば、会議中に議事録の内容をリアルタイムで共有しながら議論を進められます。

確認しながら会議を進行出来るので、議論にブレが少なく会議時間の短縮にもなります。また議事録をまとめた後には、登録メンバーの既読機能で誰が確認したか一目で分かります。会議終了時には全員が合意できる議事録が出来上がるので、確認や承認の手間を省くことができます。非常に使い勝手の広いツールです。

会議おこそは、WAVやMP3などの録音した音声データを文字起こしするときに便利な再生ソフトです。日本語では、同じ発音でも違う意味になる同音異義語が沢山あります。音声だけではどちらの意味か分からない場合など文字起こしには苦労があります。

そんな文字起こしを手伝ってくれるのが「会議おこそ」です。基本操作はホットキー（ショートカットキー）で行うので、キーボードから手を離さずに文字起こしに集中出来ます。また自分の好みに合わせて、ホットキーの割当を変更出来ます。操作のコツも簡単なのですぐに馴れることができます。

議事録担当者には、入社して間もない初心者に担当させるケースが多いようです。それには会社側の意図や理由があります。

新入社員の初心者に会議の議事録を作成して貰うことにより、会社の方針や会社の業務内容を早く知って貰いたいという意図が会社側にあります。また新入社員の資質やスキルを計るには、初心者のうちに議事録を書かせてみるのが一番早いのです。

議事録作りを通して、仕事への精通度や積極性、頭の柔軟性や回転度を知らない間にチェックされているのです。逆をいえば議事録制作で高評価を得れば、その後の給料アップや出世に影響するチャンスでもあるのです。

ですからこの記事で紹介した議事録の使い方のコツやテクニック、様々なツールを最大限に利用して下さい。初心者に怖いものはありません。失敗しても許されるのは初心者のうちだけです。

また失敗から学ぶ姿勢も会社側は見ています。尻込みせずに議事録作成にどしどしチャレンジして下さい。そして社会人としての成功を掴み取って下さい。

議事録担当者は、編集しまとめ上げた後に議事録を関係者に届けるまでが仕事です。議事録のデータをメールで送ることが多いのですが、気を抜くと情報漏洩などの深刻なミスに繋がりかねません。送付する時の注意点をいくつか紹介しますので、良く参考にして重大な情報漏洩などを起こさないよう気をつけて下さい。

情報漏洩などセキュリティのために、メールで送付する際には必ずパスワードを設定しましょう。議事録に限らず、重要な情報を含んだデータにはパスワードの設定は必須です。また添付ファイルのメールとパスワードを記載したメールは、必ず別々で送信して下さい。同時に送ってしまってはパスワードを設定した意味が無くなってしまいます。

送付先のメールアドレスは、送るべき人のアドレスかどうか宛先の確認は＠〜のドメイン名まで必ずしましょう。もし間違えて他の人に送ってしまえば情報漏洩になってしまいます。

アドレス入力欄には予測変換機能がほとんどついていますが、間違えて入力したアドレスが実際に存在していれば予測変換は機能しません。違う人にメールが届いてしまいますので、宛先の確認と入力には細心の注意が必要です。

メールの送信でよくあるミスが、添付忘れと違うファイルを送ってしまうことです。添付忘れの場合は、送った本人も気づかないことが多く、相手から指摘されて初めて気づくことが多々あります。

ファイル間違いで多いのは、日付け違いの議事録を送ってしまうことです。特に定例会議の議事録のファイル名には似たような名前が多いので間違えることが多いのです。送信前に選択したファイルを一度開いて、内容を確認するようにしましょう。

議事録のファイルサイズが大きすぎると、パソコンによっては拒否されてしまいます。一般的には2MBくらいのファイルサイズが目安です。データの中に写真や図が多い場合や、データが複数ある時は注意してファイルサイズ確認してから送るようにしましょう。データが2MBより大きい場合は、縮小圧縮ソフトや分割するなどの工夫が必要です。

議事録の書き方で一番大切なのは、誰が読んでも会議の内容が容易く理解出来ることです。そのためには議事録を出来るだけシンプルに作成することです。

これまで紹介してきた書き方のコツやテクニックを参考にして優れた議事録を作成して下さい。またテンプレートやツールを活用して効率を上げるのも一手法です。自分のスタイルにあった議事録に、尻込みせずに議事録作成にどしどしチャレンジして下さい。そして社会人としての成功を掴み取って下さい。