初めての相手に送るはじめましてのメールの書き方！挨拶や書き出しは？

かつては営業職の第一歩は、アポイントの電話がきちんとできるかということでした。いまでも電話での営業は重要な仕事のひとつではありますが、更に営業メールを利用する方法も一般的になりつつあります。ビジネスメールは仕事のツールの一つとして定着したのです。

ビジネスの世界では、電話での受け答え方やメールのやり取りなどには、会社の品位が映し出されてしまいます。慇懃無礼なものは別として、明らかに拙い電話やメールの応対があれば、それ以上の取引は遠慮したくなるのが本音です。特に手紙やメールなどには、その傾向が強く見られます。

ビジネスメールはショートメッセージとは違います。ビジネスで「初めて送るメール」「はじめましてのメール」は、会社を代表してのものであり、その後の関係を築くのに重要なものであることは間違いありません。メールの書き方は専門書が発刊されているほど、ビジネスには重要なものなのです。

「はじめまして」という挨拶を友達の間で交わすならば、気軽に笑顔だけで十分でしょう。しかし、ビジネスの世界であれば、笑顔のはじめましてだけで通用するのは新人だけです。ある程度のキャリアを積み重ねたのであれば、ビジネスマナーや常識を備えていて当然だとみられています。

ましてや顔の見えない「ビジネスメール」であれば「はじめましてメール」や「初めてメール」に対しては、心して取り掛からなければなりません。それは、そのメール1本の書き方で、その後の取引が存続するかしないかが決まる可能性をも含んでいるからです。

直筆の手紙にしても、直接電話するにしても、丁寧なものであれば気持ちは伝わります。しかし、ビジネスであれば気持ちだけでは不十分なこともあるのです。初めてメールを送る場合や「はじめましてメール」「初めてメール」を送るときの基本的な書き方のポイントをご紹介します。

名刺交換などは、日本が誇るビジネス挨拶の一つです。世界中が日本の名刺交換を真似て、ビジネスカードエクスチェンジが顔合わせの第一歩のツールとして利用されるようになりました。名刺交換をする相手が初めての相手であれば、口から出る言葉は「はじめまして」です。

初対面であれば、きちんと「はじめまして」と挨拶することが重要です。新人研修では、一番最初に叩きこまれるのが挨拶の仕方ともいわれています。新人の場合は初々しさや溌剌さが最大の武器となるので、「はじめまして」と元気に挨拶することは相手への信頼関係を築く第一歩です。

「はじめましてメール」や「初めてメール」は、新人の「はじめまして」の御挨拶と同じニュアンスを持っています。初めてメールを送るときの書き方の最大のポイントは、しっかりと「はじめまして」と表現することです。ただし、送る相手によって「はじめまして」の言葉は様々です。

きちんとした挨拶ができれば、その後の関係を作り上げるうえでのハードルは少し下がります。LINEなどのショートメッセージなどを使い慣れている世代の間では、用件は簡潔な一言で書かれていた方が良いとされています。挨拶など無駄な伝統だという事です。

ところが、ビジネスの世界では慣習が必要なこともまだ多く存在します。メール相手がIT関連業などの最先端業界であればショートメッセージでも受け入れてくれることもあるかもしれません。しかしそれ以外の業界では、まだまだ根回しや手順を踏んだ関係作りが重要視されているのです。

相手にはじめてメールを送り、ここから連絡を取り始めようということであれば、第一印象は重要だということです。敬語もまともに使えないのかと嘲笑されることのないような、立場をわきまえた言葉遣いとビジネスメールの正しい書き方を心がけましょう。

メールを送る相手が社内であったり、明らかに自分よりも立場や年齢が下であるならば、書き出しが「はじめまして」でも構いません。ただし、「はじめまして」という言葉自体はカジュアルにも使える言葉のため、相手側も聞きなれています。このため社外や上司に対しては使わない方が無難です。

書き出しを「はじめまして」から書き始め、自己紹介を書き、用件に入るようなメールの書き方が許されるのは、これまでの関係がある程度構築されているからこそです。例えば前任者とメールを送る相手が良好な関係であれば、それも可能であるということです。

同僚や部下や後輩に対してのメールであれば「はじめまして」の書き出しでも問題ないと言われるのは、社内なので信頼関係があることが前提条件になっているからです。取引先などに対しての初めてのメールであれば、「はじめまして」の意味を持つきちんとした尊敬語を使いましょう。

ビジネスメールの書き方の基本形としては、「挨拶文」「名乗り」「本題」「結び」が一般的です。メールは即時性が重要なので用件のみという意見もありますが、まだまだ日本文化は形式美にこだわっています。このため、基本形を守ることが評価されているのが現実です。

「挨拶文」において、例えば「お世話になっております」という言葉は、あくまでも面識があり、日ごろから何かと関係がある場合にのみ意味がある言葉です。メールする相手が初めての相手であれば、使うべき言葉ではありません。

長々と時候の挨拶などを書き続けるのも、ビジネス文章とは言えません。かといって、何もないのも印象が悪いです。社内メールでは用件のみ簡潔に書けという具体的な指示が出ている会社もありますが、社外へのメールに関してはこれに限らずとしている会社もあります。

まず同僚や部下や後輩へのメールで、初めて連絡を取り合うということであれば「はじめまして」から書き出すメールでも良いでしょう。ただし「はじめまして」という言葉は、やや砕けた表現であることは意識しておいた方が良いでしょう。

明らかに目下であったりするのであれば、「はじめまして」に続けて「営業第三課の田中です」と続け、本題に入っても問題ありません。また、例えば社内で前任者からの引き継ぎであれば「はじめまして」に続けて「前任者の山田から新しく担当になりました、田中です」でも良いです。

社外取引先でもメールに対してはマナーよりも即時性を優先させる企業の場合は、「はじめまして」でも通用する場合があります。長いメールを「時間の無駄」として読まない担当の場合です。この場合は、簡潔に目下あてのメールのような書き方でも良い場合があります。

過剰敬語は馬鹿にされている感じを与えてしまうことがあります。とはいえ、初めての取引先であれば担当者がどのような方なのか想像ができません。そのような状況では敬語を使うのが一般的です。難しいことですが、ビジネスでの敬語は「使い慣れていくしかない」ともいわれます。

尊敬語だとか謙譲語だとか考える前に、初めての取引先への挨拶ならば、こう書くのだという形式を作っておくべきです。それには上手なメールを書く先輩の書き方を真似するのが安全策です。「初めてメールを送らせていただきました」などは、上司や取引先に使える書き出しです。

「はじめまして」だけの書き出しに対して、この表現であればフォーマル度も高く、敬語としても合格点である書き出しです。「初めてメールさせていただきました」「初めてご連絡させていただきました」などでも、丁寧なビジネスメールであるように見えます。

上司や取引先や明らかに目上の方に対して、初めてメールする場合は十分に気をつけます。まず、そういった方たちにとっては「まだメールや電話は補助的なものとしてしか見ていない」ということです。つまり、大事なことはきちんと対面で、という要求をされる世代だということです。

このため電話であっても「簡単に電話で言ってきやがった」という表現を使う方も多く、メールだけであればなおのこと「これだけかよ」とお怒りになるケースも見られます。あくまでも、今後の関係作りへの「きっかけメール」程度の本文内容にしましょう。

それでも「突然のメールを差し上げる不躾をお許しください」程度の書き出し表現は必要です。「初めてご連絡させていただきます」「突然のメールで失礼いたします」くらいのへりくだり方は、当然でしょう。丁寧な書き出しであれば、相手に不信感を与えにくいのです。

英語は敬語表現が無いと思っているのであれば、それは間違いです。英語でも相手によって、使うべき単語や使ってはいけない単語があります。つまり英語でも敬語は存在するのです。友達であれば、はじめましては「Nice to meet you」だけで済みますが、ビジネスでは無理です。

ビジネスでカジュアルすぎる態度は、フレンドリーと受け止めてもらえません。むしろ馴れ馴れしいと警戒されます。特に初めましての相手が目上であるのなら「The pleasure is mine」などと表現します。大袈裟な表現ですが、逢うことができて光栄であるとするのです。

メールでも、同じような表現を使います。結局、日本語であろうと英語であろうと、はじめましてのメールであれば相手に対して丁寧に対応すべきであるということです。少しくらい大げさな表現であっても、メールであるからこそ、それで良いのだということです。

今の時代、メールはビジネスツールに欠かせないものとなりました。仕事で使っていれば分かりますが、一日に受け取るメールの量は相当数に上ります。大事なメールもありますが、迷惑メールなども多々含まれます。メールチェックだけで午前中の時間を使う営業マンもいます。

そうした事実を考えると、自分が送ったメールがきちんと読んでもらえるのかも考えなければいけません。件名は意味が分からない言葉の羅列で、本文も良く分からないメールならば最悪の場合、既読スルーということもあり得るのです。その場合は、書き方が悪かったのです。

「はじめまして」のメールを送るとき、書き出し以外に気をつけなければならない点がいくつかあります。最大の注意点は、常に自分の立場で考えるということです。自分がされたときにどう思うか、という視点を常に持っておきましょう。

最近の迷惑メールは手が込んでいて、件名にはまるで友達からきたメールのように書かれていることがあります。つい、開けてしまうとスパムメールだったりします。この迷惑メールのやり口の一つが、件名に「はじめまして」しか書かれていないメールです。

差出人に心当たりがあればメールは開けますが、初めての相手からであれば即ゴミ箱行きになるかもしれません。こうしたことを防ぐためには、件名には「用件」「素性」を簡単に明記するべきです。例えば「担当者交代の御挨拶・株式会社ABCの田中です」などです。

先方のメーラーに送り主のアドレスなどが読み込まれた後であれば、件名に素性を書かなくても大丈夫です。しかし、初めての相手であれば、件名に簡単な素性を書けば誰からのメールなのかがはっきりわかり、メールを開ける側としては安心できるのです。

はじめましてのメールであれば、書き出しの後に簡単に自己紹介を書き、素性を明かしましょう。基本としては、会社名や所属などを正式名称できちんと書くことです。「株式会社ABCの営業第3課の主任を務めております、田中と申します」程度の自己紹介はしておきましょう。

また、本文・本題に入る前に、なぜこの初めてメールを送信したのかの理由を、簡単に書くと印象が良くなります。例えば「御社の鈴木様からご紹介いただきました」「以前、情報交換懇親会でご挨拶させていただきました」などを書くことで、この先の本文を読むに値するかを判断していただけます。

素性は、メールの最下部に署名とともに書くという人もいます。しかし最下部には自動であらかじめ入力されたデータが書かれているだけというイメージがあり、やはり素性をきちんと書かれているメールの方が特に目上の方には好感を持たれるようです。

対面であろうと、電話であろうと、ビジネスの基本は「好印象」です。はじめましてのメールで読み手に好印象を与えるためには、第一に伝えたい内容を明確にすることが重要です。第二に相手を尊重して失礼のないようにすることです。第三に会社の看板を背負っている自覚を持つことです。

フレンドリーと馴れ馴れしいのとは雲泥の差があります。ましてやビジネスの世界で、お友達ごっこのような関係は、後で必ず痛い目にあいます。初めてメールを送り、その後の関係を築きたいと思うのであれば、最初が肝心です。はじめましてメールはきっかけにすぎません。

初めてメールを送った相手に「会ってみたい」と思わせる文章が書けているのかが重要です。印象の悪いメールに返事はしたくありませんし、そのようなメールを書く人間に会いたいとは思いません。印象の良い文面を心がけることは、何よりも重要なことなのです。

英文の場合でも、ほぼ同じです。書き出しについても、敬語表現についても、基本姿勢は印象の良い文面を心がけることです。初めてメールを読んでいただいて、「とりあえずは会ってみようかな」と思っていただけるような表現を意識することが重要です。

ただし、当然文化の違いは存在します。欧米文化では、日本文化より感謝の表現が一般生活に溶け込んでいます。日本でも「お礼状」はありますが、どちらかというとかしこまったものです。これに対して欧米文化ではサンキューカードは幼稚園生から使って慣れています。

このため、初めてメールでも文末には「読んでいただいて、本当にありがとう」「It is a pleasure to make your acquaintance」などと、感謝する表現を加えることが多いです。それ以外の「はじめましてメール」の書き方は日本語と同じです。

まず、会社でメールのフォーマットがあるか、調べましょう。新人研修で徹底的に仕込まれる場合もあります。また、メールの書き方がマニュアル化している会社もありますし、最低限守らなければならない項目などが存在する場合もあります。ビジネスに知りませんでしたは通用しません。

書き終わったら、必ず読み直しましょう。ミスタイプや誤変換などは絶対にないようにしましょう。表現方法が読みにくいところや、意味が分かりにくいところがないか、しっかり確認しましょう。場合によっては、送信する前に上司や先輩にチェックしてもらうと良いかもしれません。

「はじめましてメール」や「初めてメール」を受け取る立場になって、推敲しましょう。かといって、一つのメールに何時間もかけることはできないはずです。このため、「はじめましてメール」「初めてメール」のフォーマットを作っておけば、時短になります。

社内の人間相手に「はじめましてメール」や「初めてメール」を送る場合でも、相手を尊重しておくべきです。明らかにポジションが下の人間に対してであれば気軽に「はじめまして」から書き始めて「営業第三課の田中です」と続け、用件だけでも良いかもしれません。

一般的には例えば「初めてメールします。昨日付けで営業第三課に配属された田中です。まだ分からないことだらけで、ご迷惑をおかけすることが多いかもしれません。一度、ご挨拶に伺おうと思っています。今後ともよろしくお願いいたします。取り急ぎ、ご挨拶まで。」などです。

社内であっても、「はじめまして」のメールは好印象を与えるために丁寧な言葉を使いましょう。明らかに目下であっても、初めてのメールだけは、きちんとしましょう。何度かやり取りの後、フランクな書き方になるのは状況によりけりです。

取引先への「はじめましてメール」は、決して手を抜かないようにしましょう。例えば「突然の不躾をお許しくださいませ。私、株式会社ABC営業第三課の田中と申します。御社の鈴木様を通じてご紹介いただいたことがあり、今回ぜひともご挨拶をさせていただきたく、ご連絡させていただきました。」などです。

初めてのメールなので、担当窓口の方がどのような方か分かりません。だからこそ「はじめまして」と気軽にはせず、初めてのメールだからこそ、丁寧さを強くアピールすべきなのです。件名にも用件を軽く加え、書き出しも敬語表現で「はじめまして」の御挨拶を入れます。

できれば時候の御挨拶も入ればなお良いでしょう。「初めてご連絡させていただきます。株式会社ABCの田中と申します。毎日炎暑が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。今回メールをさせていただいたのは、弊社新商品についてのお知らせです。」などと加えると良いでしょう。

就職活動において、エントリーシートも採用通知もメールという企業が増えてきました。エントリーする以前に企業に対して「はじめましてメール」や「初めてメール」を書くことがあります。「はじめましてメール」や「初めてメール」が届くのは、広報部や人事部のはずです。

そういった部署では、毎日何通もの「はじめましてメール」や「初めてメール」を見ているはずです。見慣れている人間からすれば、メールを書きなれていないことは、即座に分かってしまいますが、同時に一生懸命書いたことも分かってしまいます。書き出しは敬語表現で書きましょう。

「突然メールしてしまったことを、お詫び申し上げます。私は、令和大学経済学部に在籍しております田中と申します。貴社の募集要項についてお伺いしたく、メールさせていただいた次第です。」などと丁寧な「はじめましてメール」「初めてメール」となるように心がけます。

対面であれば顔が見え、電話ならば声が聞こえます。ところがメールでの「はじめまして」は、文字しかありません。このため、言葉には十分に気をつけなければなりません。対面や電話のとき以上に、印象の良い表現や言葉を選ぶべきなのです。メールの「はじめまして」は難しいのです。

「はじめまして」と「初めまして」のような、漢字とひらがなの使い分けにしても、相手によって変える必要があります。一般に、ひらがなは柔らかい印象を与えるので、初めてのメールを送る相手が女性の場合など良いかもしれません。漢字ならば真面目な印象になるでしょう。

このように、特に「はじめまして」のメールは表現や漢字ひらがなの違いだけでも印象が変わり、この「初めてメール」をきっかけにして会社と会社の関係が変わることもあるのです。「はじめましてメール」「初めてメール」は好印象になるように、気を付けて書きましょう。