体調不良のメールはどう送る？会社を休む時の例文や送り方をチェック！

「自分は大丈夫」と一般的には皆そう思っているのが普通です。しかしながら体調不良は突然やってきます。しかもある日何の予告もなしにその日はやってきますので、会社に休む連絡方法としては基本は電話連絡と分かってはいても、体調不良がひどく電話が出来ない場合があります。

今回はそうした不意にやってくる体調不良の際には、電話で体調不良ゆえにあらぬことを口走るよりも、メールで送る方がより会社側に失礼が無い場合もあります。以上のことから体調不良の時に会社を休む時の例文や送り方を詳しく解説していきます。

風邪で声が出ない時や高熱の為に頭がもうろうとしてうまく話せない時、つまりは体調不良がひどい時には電話よりもメールの方が相手に対してより謝罪の意図が伝わる場合があります。

とはいえそのメールは体調不良のために会社を休む連絡、つまりは欠勤の申請となりますのでビジネスメールとなります。友達に送るメールと違いビジネスメールであれば送り方が違ってきます。

そのため会社に体調不良で休むメールを送る時は、相手に対する尊重の意図を持つことによって欠勤の旨をメールで送っても相手に対して失礼にはあたりません。

体調不良とは言っても声がちゃんと出る場合や思考回路が正常な場合は、基本は欠勤の連絡方法は電話連絡の方が一般的です。

とはいえ電話連絡の際に相手が聞き取りやすいように話せることや、正しい敬語と言葉遣いが出来る場合でないと、電話連絡を受けた相手も困惑してしまうので、電話連絡の際は丁寧な言葉遣いを心かけましょう。

加えて電話連絡で欠勤の連絡を取る場合は少なくとも始業時間の30分ほど前には直属の上司に連絡を入れましょう。

体調不良で休む際の欠勤届は基本は電話連絡ですが、メールでも良い場合があります。あらかじめ風邪などで段々と声が出なくなっているのその様子が、会社の上司や同僚が知っている場合などです。

すでに声が出なくなりつつある状態であることにより、上司に対して丁寧な謝罪文を加えた欠勤のメールを少なくとも始業開始時間の1時間前に送ること、加えて仕事の引き継ぎの連絡方法を添えて送ることにより、メールで欠勤の連絡をすることはルール違反にはなりません。

また急になにかの理由によって声が突然出なくなる場合もあります。かなりなストレスを感じた場合など失声症になります。実際に上皇后様も心ない中傷により過去に失声症になりました。そうした時にはメールで欠勤の連絡を丁寧な送り方で送りましょう。

体調不良がひどい場合は動けませんし、喋ることも出来ません。前日まで普通に過ごしていたのに急にそうなる時があります。それは「自分は大丈夫」と思っていても体はついていきません。

そうした状態の時に電話で欠勤の連絡を取ろうとした時、万が一にも失礼な事を言えない厳しい上司に対して致命的な一言を言ってしまう場可能性があるので、そうした時には無理をせず欠勤メールの書き方や例文を後述しているので、参考にして下さい。

冠婚葬祭や有給休暇により休むことが決まっていた場合は欠勤の旨をメールで送っても失礼には当たりません。親戚縁者が重篤ですでに葬儀の話が持ち上がっている場合などがそれに該当します。

その際にはメールで忌引きの申請となりますので社内規定にのっとってルールやマナーを守って正しく申請しましょう。

では次に体調不良で休む時の欠勤メールの書き方&例文について解説します。まず最初に件名の付け方・メールに入れる内容・上司に送るメールの例文・同僚に送るメールの例文と順を追って具体的かつ現実的に解説しますので、参考にして下さい。

メールを送った際にまず最初に相手が目にするのが「件名」です。その件名にはメールの本文の内容が一目で分かるように【簡潔明瞭】である必要があります。その点をふまえて初めてビジネスメールの件名として相手も認めます。

良い例【自分の名前・体調不良の為による欠勤の申請】を件名に入れましょう。この件名であればメール本文を開かなくてもメールの内容を相手が把握できますので最適な送り方です。具体例として【〇〇です。体調不良により欠勤の申請をお願い申し上げます】となります。

悪い例【〇〇です】という【自分の名前】だけや、【本日休みます】だけの件名の送り方だと相手には何を言いたいのか伝わりません。「誰が・何を・どうしたい」という要点を簡潔明瞭に相手に示す事により真意が伝わります。

メールに入れる内容としての要点は、謝罪の文面【自己管理の至らなさによりご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません】

どのように体調不良になったのかその経緯【詳しくは病院で受診してみないと分かりませんが、昨夜より急に変化が起きました】

仕事の引き継ぎについて【今の案件につきましては火急ではありませんし、フォローしてくれる人がいます】以上のように具体的現実的に内容を記述します。

では次に上司に送る例文について解説します。【おはようございます。〇〇です。実は昨夜より体に不調を感じておりまして、今朝がた体温を計ると38.6度ほどありました。常日頃より体調管理には万全を期たしておりましたが、思わぬ出来事に自分でもとまどっております】

【つきましては今の状態では周囲の方々へご迷惑をおかけすることをふまえ、本日お休みを頂き病院を受診して参りたく存じます。】【尚、本日火急の案件はございませんので何かありましたら〇〇さんに連絡をお願い申し上げます。これから〇〇さんの方へフォローの依頼を致します。】

【メールは定期的に確認しておりますので、何かありましたらその旨ご連絡お願い申し上げます。病院を受診後はまたご報告させて頂きますので、何卒ご容赦お願い申し上げます。】以上となります。

同僚に送るメールの例文を解説します。【おはようございます。〇〇です。実は昨夜より体調不良となりまして今朝がたは38.6度の熱がありました。先ほど〇〇部長に欠勤の申請メールを送らせて頂きました。これから病院を受診して参ります。】

【つきましてはご多忙のところ誠に申し訳ないのですが、〇〇の件でフォローをお願いしたく思います。倉庫の1-Aの棚の〇〇商品を今日中に先方へ納品をお願いします。お願いするのはこの件のみであとは火急の案件はありませんので何かありましたらメールか電話をお願いします。】となります。

では次に体調不良で休むメールを受け取った時の返信の仕方を解説します。ビジネスメールですので、送られてきたメールの内容をきちんと把握している旨を相手に伝えると共に気づかいを忘れずに対応しましょう。

加えてメールにどんな内容をいれるか・返信メールの例文について次に後述していますので参考にして下さい。

メールに入れる内容について解説します。まずは【挨拶】【自分の名前】【メールを受けとった旨の連絡】【フォロー依頼についての承諾】【あいての健康を気づかう言葉】以上が押さえておきたいポイントと心構えになります。

次に返信メールの例文をご紹介します。【〇〇様】【おはようございます。〇〇課の〇〇です。】【この度は大変な中でのご連絡ありがとうございます。】【ご依頼の〇〇商社様宛の納品物につきましては本日中に納品させて頂きますのでご安心下さい。】

【その他また何か火急の案件が発生しましたらメールか電話連絡をさせて頂きます。】【それではお体ご自愛下さい。】と、突発事項が発生した時こそ相手を敬う気持ちと気づかいを忘れずに対応しましょう。

自己管理も仕事の内というのが一般的となっている昨今ですが、ストレス社会の現代には思わぬ落とし穴があります。人間は機械の身体ではありません。人はみな生身の身体を持っていますので、突発的に体調不良となることも珍しくありません。

いざそうした突発的な体調不良の時にこそ相手への気づかいが必要となります。その気づかいの証拠として、体調不良のメールを送る際は始業時間の1時間前に送りましょう。

メールには送った時刻が打刻されますので、それが何よりの論より証拠となります。相手を気づかう気持ちが時間となって表記されますので体調不良の時には万全を期しましょう。