【ビジネス】印象の良い依頼メールの書き方！マナー・ポイントや役立つ例文も紹介

ビジネスをしていく上でよく「依頼」のメールを送ることがあります。職種によってその依頼の内容は様々ですが、相手に依頼のメールを送るときに気を付けたいマナーや、依頼メールの基本的な書き方などを今一度覚えておくと良いでしょう。

今までなんとなくテンプレートで送っていたという方も多いかと思いますが、自分でも依頼メールを相手に失礼のないように送れるようにしておくと、役立つときがくるでしょう。

ビジネスの依頼のメールには色々ありますが、それは社内であっても社外にあっても書き方やマナーがあります。見積もり請求や、相談、資料請求など依頼のメールは、その職種によって様々な内容があります。

基本的なビジネスの依頼のメールの書き方をご紹介しますので、一度確認しておくと良いでしょう。また、新入社員の方もこれを機に一度見直しておくと後に役立つので、依頼のメールの書き方を覚えておきましょう。

ビジネスにおいて誰かに何らかのお願いをするメールを送るシチュエーションはよくあります。そのお願いは、目上の方、後輩、社外や社内など送る相手も様々です。

お願いをする立場ですから、お願いのメールをするときには相手に分かりやすく丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

依頼のメールは社外だけではなく、社内の中でも送ることがよくあります。社内の中でも相手に伝わりやすい文章で書くことを意識しましょう。ダラダラとお願いするのではなく、簡潔に伝えることも大切です。

面識がある相手でも、曖昧な表現で依頼メールを送ってしまうと悪い印象を与えかねません。お願いする側で気が引けることもありますが、ここは丁寧に伝えないと一度で相手に伝わらず、結果相手に迷惑をかけてしまうこともあるのです。

親しい中でも仕事上お願いすることがあれば、依頼メールは丁寧にしっかり相手に伝わるように書きましょう。

ビジネスで依頼メールを送る際に気を付けたいポイントをご紹介します。このポイントをおさえておけば相手に分かりやすい依頼メールを作ることができます。

一度の依頼メールで相手が分かってくれると、そのあとのやり取りにも時間がかからず仕事がスムーズに進みます。自分は分かっていても、相手に文章で伝えるというのは結構難しいものです。

一度で相手に伝わるように、相手のことを考えて分かりやすい依頼メールを作れるようにしておきましょう。ポイントをご紹介するので一度確認しておくと良いでしょう。

依頼メールを送るうえて一番最初に気を付けたいポイントは、件名です。件名はメールを開くときに一番最初に目にする部分です。ここでしっかりと件名にメールの内容が分かるようにしておくことが大切です。

重要な内容や、急ぎでの依頼メールの場合には、件名の最初に【重要】【至急】などと【】を付けると相手に一目で分かりやすいメールになります。

そしてそのメールがどんな依頼のメールなのかを件名に書くようにしましょう。例えば、「～のお見積りの件について」や「～の資料送付について」などというように、一目で分かる内容にしておくことが大切なポイントです。

依頼メールを送るとき以外でも、ビジネスでメールを使う場合には宛名を書くことは基本中の基本です。宛名はかならず書くように癖をつけておくと良いでしょう。

基本的には社外への依頼メールの場合は、会社名と部署名、役職名、名前、敬称を本文の最初に書いておけば良いでしょう。

社内の場合には部署名からでも問題ありません。送る相手をしっかりと書いて、依頼メールを送らないと、誰にお願いしているのか分からず、対応するまでに時間がかかってしまうこともありますので、かならず書くようにしましょう。

依頼メールを送るときに最低限守らなければいけないマナーはきちんと覚えておきましょう。まずは依頼メールの冒頭にあいさつと、結びのあいさつを必ず入れるようにしましょう。

たとえば、冒頭に社内宛ての依頼メールであれば「お疲れ様です」、社外宛ての依頼メールの場合は「お世話になっております」などといったあいさつを入れましょう。そして結びには「ご検討のほどよろしくお願いいたします。」といった文章が必要です。

そして忘れがちになりますがとても大切なのが署名です。署名は実はとても大切なメールマナーであり、自分の基本情報を示す重要な記述となります。署名には社名や所属部署名、役職名、名前、メールアドレス、電話番号を書くのが一般的となっています。

そして依頼メールを送るときに気を付けたいのが、依頼の趣旨や理由を明確に分かりやすく書くことです。長々と余計な説明を書くよりも、簡潔に分かりやすく書くことを意識しましょう。

「〇〇の詳細が知りたい」「先日の資料を拝見して〇〇に興味をもった」などというように、メールの愛艇になぜ依頼メールを持ちかけたのかということが分かりやすく書いてあると、相手も事情が把握できて前向きな検討をしてくれるでしょう。

たとえば、相手に講演をお願いする場合は、日程や場所は明確に記載し、主催者や対象者についても分かるようにしておきましょう。

依頼のメールを送る段階から漠然とした内容ではなく、いつどこでどんな相手に講演をするのかということが分かるようにしておくと、受け取った側は一度のメールでだいだいの内容が把握でき、検討しやすくなります。

ほかにも資料を請求する場合には、どの製品についてか、どんなサービスが知りたいのか書くようにしましょう。見積依頼についても仕様や数量なども書いておくとやり取りがスムーズになり仕事の効率もお互いにアップします。

ビジネスでの依頼メールの気を付けたいマナーやポイントなどをご紹介してきましたが、実際に依頼メールを送るときにはどのような文章にしたら良いか例文でご紹介します。

それぞれの職種によっても内容は変わってきますが、例文を応用して使えるようになると、仕事で依頼メールを送る場合にとてもスムーズに依頼メールを送ることができるでしょう。

件名や宛名や署名は必ず忘れずに書きましょう。相手に打ち合わせのお願いをしたい場合を例に依頼メールを送る場合の本文の例文を紹介します。

「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。先日は打ち合わせに際して貴重なお時間をいただきありがとうございました。その後、当社の開発に進展があり、ご報告も兼ねて再度打ち合わせをお願いしたく存じます。

よろしければ今月のどこかで1時間ほどお時間をいただけないでしょうか。〇〇様のご都合の良い日時をいくつかご教示いただければと存じます。なお、打ち合わせの目的、詳細につきましては下記をご案内を申し上げます。」

そして打ち合わせの目的と場所、参加者などを記載し、締めの挨拶に「お忙しいところ誠に恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。」といったように締めの挨拶を必ず書くようにしましょう。

相手に恐縮なお願いをする場合の依頼メールも覚えておくと良いでしょう。相手から返信がなかった場合催促の依頼メールを送らないといけなくなった場合を例に例文をご紹介します。

「いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。度々のご連絡、大変恐れ入ります。さて先日、メールにてお送りしました打合せお願いの件、〇〇様のご都合はその後いかがでしょうか。大変失礼とは存じますが確認のため連絡いたしました。

念のため先日のメールを転送いたしますので、ご確認いただければと存じます。何卒よろしくお願いいたします。」最後に署名も忘れないようにしましょう。

社内宛ての依頼メールの例文も一度確かめておきましょう。会社の先輩に相談をする想定での例文です。社内であっても、件名や署名などは忘れずに書きましょう。

「お疲れ様でございます。〇月〇日にある研修報告の件で、ご相談がございます。報告会の中で、〇〇を行いたいという案がでているのですが、こちらを恐れ入りますが、ご担当いただけないでしょうか。

よろしければ詳細を電話または、お会いし説明したいのですが、お時間をいただけると幸いでございます。お手数ですがご連絡のほど、よろしくお願いいたします。」

依頼メールはビジネスにおいて何度も送ることになるメールです。そのメールが相手にとって失礼のないよう、依頼メールをするときは相手の気持ちを考え分かりやすく、簡潔に丁寧な言葉で送るように心がけることが大切です。

依頼メールの書き方やマナーを覚えておけば、仕事もスムーズにできるようになりますので、今一度確認しておくと良いでしょう。