稟議の意味とは？「決裁」との違いや稟議書の書き方もまとめて解説！

会社勤めの人なら「稟議書」という言葉を聞いたことがあることでしょう。この記事では稟議書の書き方や「稟議」という言葉の意味や類語ついてご紹介します。会社で働くなら稟議書の書き方やその意味は必ず覚えておかなければなりません。

いざ稟議書を書くという時に書く意味や書き方が分かっていなければ会社で恥をかくことにもなりかねません。稟議書には決まった書き方というものがあります。会社の上層部にスムーズに承認してもらえるようしっかりとした書き方をするのが大切です。

そもそも稟議書とは、会社や官公庁で経費を使って新しい物を買ったり、会食を開いたりする費用を賄ったりする際に提出しなければならない書類のことを意味します。会社の買い物をするためには稟議書を書くことが必ず必要になります。

そもそも「稟議」という言葉にはどんな意味があるのでしょうか。「稟議」の意味は「会社、官庁等の組織において、会議を開く程ではない規模の費用を使う際に、担当者が内容を説明する書類を作成して関係者に回覧し承認を求めること」という意味があります。

簡単に説明すると、自分の権限だけでは決定出来ない会社の買い物をする時に、上層部からの許可を得るために提出する書類のことを意味します。わざわざ大掛かりな会議を開くまでもない案件だけれど無許可で決定は出来ない時に使われます。

「稟議」の「稟」という文字には「申し出る」という意味があり、「議」には「相談する」という意味があります。これらが合わさり「相談を申し出る」という意味の「稟議」という言葉が生まれました。

「稟議」は「りんぎ」と呼びますが、「ひんぎ」という読み方も出来ます。意味合いはどちらでも同じで「会社、官庁等の組織において会議を開く程ではない規模の費用を使う際に、担当者が内容を説明した書類を作成して関係者に回覧し承認を得ること」という意味です。

「稟議書」は主に会社の備品の購入や会食を開く費用、顧客との契約を結ぶ時に使われる書類を意味します。このような費用や案件の度にいちいち会議を開いていては時間が足りなくなるため、簡略化した形で承認をもらう稟議書という物が存在します。

「稟議」という言葉には様々な言い回し方があります。「契約稟議」「購買稟議」「採用稟議」等です。会社において「稟議」を行うことを「稟議制度」と言います。言い回しとしては「稟議が下りる」「稟議を通す」等の言い回し方があります。

「稟議」と似た意味を持つ類語に「決裁」というものがあります。「決裁」の意味は、「権限を持っている上位が部下の提出した案の可否を決めるもの」という意味があります。「稟議」と「決裁」の意味の違いは、承認を受ける側と承認する側であるという点です。

「稟議」は、部下が上司に承認を求めることを意味し、「決裁」は上司が部下の提案に許可を下ろすことです。簡単に言うと、許可をもらうこと、許可を出すこと、という違いがあります。似たような意味を持つ類語ではありますが、両者は全然使い方が違います。

類語である「決裁」という言葉を使う時は、「決裁が下りる」「決裁を仰ぐ」「書類を決裁する」といった使い方をします。決裁を下ろす権限を持ち、最終的に意思決定する役職を「決裁者」、その権限のことを「決裁権」と言います。

「決裁」という類語の他にも「稟議」と似た意味を持つ類語があります。「稟議」と似た意味を持つ類語には、「立案書」「起案書」「確認依頼書」があります。これらの言葉は、稟議を行うための書類のことを意味する類語です。

会社によっては、稟議書のことを「立案書」や「起案書」と呼ぶ場合もあります。これらは稟議の類語であり、書き方も基本的には稟議書と同じです。

よくビジネスシーンでは「稟議が下りる」と言っている場面があります。「稟議」の意味は「承認をもらうために書類を提出して承認をもらうこと」なので、意味合い的に一見間違っているように見えますが、実はこの使い方は正しいです。

「稟議が下りる」とは「承認される」ことを意味します。似た意味を持つ類語である「決裁」でも「決裁が下りる」と表現します。「下りる」という言い回し以外にも「稟議を通す」「稟議にかける」等の言い回し方もあります。

先ほど説明したように「稟議」と「決裁」では承認をもらう側と承認する側という意味の違いがありますが、これらの言葉は両方行為自体を表す言葉なのでどちらで「下りる」と使っても意味的には問題ありません。

稟議書を作成する意味についてご紹介します。稟議書を書くのは、会社の買い物をする時に、上司からの承認をもらうために提出する書類という意味がありますが、何故わざわざ「稟議書」を提出しなければならないのでしょうか。

会社の買い物をする時に稟議書を提出するのにはいくつかの理由があります。実は稟議書を書いて承認をもらうことには合理的な意味があるのです。その意味をこの章ではご紹介します。

稟議書を提出するのは会社のお金を使う以外にも、クライアントや顧客との契約を結ぶ時や、社員の採用等の人事を決める時にも用いられます。これらの案件を決定する際に、部下にその決定権がない場合はもちろん上司からの許可が必要となります。

しかしその許可をもらうためにいちいち会議を開いて許可をもらっていては効率が悪く、時間も手間もかかってしまいます。内容によっては複数の上司から承認をもらわなければならないため、更に時間も手間もかかります。

しかし必要な事項やその理由を書いた稟議書を上司に提出し、回覧すれば会議を開くことなく意思決定がなされます。よって部下も上司も時間と手間を省くことが出来るのです。稟議書の作成には、仕事の効率化を進めるという意味があります。

稟議書の作成には、決定事項を決めやすくする、という意味もあります。稟議内容をしっかりと書いた稟議書を提出し承認が下りるならば、その承認を得ている範囲であれば後は部下の自己判断に委ねることが出来るので、よりスピーディーに仕事が出来ます。

また、上司からの質問や指摘があった場合でも、稟議書という形でしっかりと内容や承認範囲が記されているので、上下間の齟齬が起きにくくなるという意味もあります。稟議書の作成は何かトラブルが起きた時に問題を解決する材料にもなるという意味があります。

もちろん稟議書の作成にはメリットだけでなくデメリットも存在します。稟議書を作成、または稟議を承認する際には、そのデメリットについてもしっかりと知ってく必要があります。

先ほど稟議書には、わざわざ会議を開かずに上司からの承認を得られるので時間と手間を省くことになるという意味があると言いましたが、その分稟議書を作成する際に時間を手間がかかるというデメリットがあります。

会議を開けば口頭での相談が出来るので細かい質問や内容の調整をその場で行うことが出来ますが、稟議書を提出するという形になれば、後は承認するかどうか、というだけになるので、稟議書を作成する時は内容や理由、予算や目的を事細かく記入しなければなりません。

そういう意味では稟議書の作成には一長一短の意味合いがあると言えます。しかし上手く利用出来れば会社の業務を効率よく回す便利なシステムに出来ます。

もう1つのデメリットとして、もし提出した稟議書の範囲で問題が起きた時、誰がその責任をとるのかが曖昧になってしまうという点があります。

基本的に稟議書を承認する場合、複数を承認者が回覧して承認を行うので、責任が分散してその責任の所在がどこにあるのかが曖昧になってしまうのです。

これは会議を開いた場合でも同じことが言えますが、稟議書は遠回しで間接的な方法な分、個々の責任感が薄れやすくなってしまうデメリットがあります。

では稟議書には一体どんなことを記入すればよいのでしょうか。ここでは実際に稟議書を作成する際に記入すべき内容をご紹介します。稟議書を作成する際に大切なのは、「何を申請しているのか」「何故それが必要なのか」「内容は簡潔に分かりやすく」です。

稟議書は通らなければ仕事を進めることが出来なくなるような場合もあるので、しっかりとした書き方をする必要があります。会社によっては専用のテンプレートが用意されている場合があるので、その場合はそれい沿って記入するようにしましょう。

また、会社によっては「起案書」や「立案書」と呼ぶ場合もあります。どちらにしても書き方に違いはありません。記入すべきポイントを押さえた書き方をするようにしましょう。

件名の書き方は、「何についての稟議かが簡潔に分かるように書く」ことが大切です。なので出来るだけ簡潔に、一目見て分かるような書き方をするようにしましょう。仮に備品のパソコンを購入したい場合は「新規パソコン購入について」で十分です。

稟議書には、承認を効率よくする意味合いもあるので、長々しく複雑なタイトルはかえって読みづらくなり、結果として印象が悪くなりやすいです。仕事としての書類なのでシンプルで簡潔な書き方にしましょう。

稟議の内容は、稟議書の中でも一番大切なポイントです。承認してもらえるかがかかっている重要なポイントなのでしっかりとした書き方をするようにしましょう。

内容の書き方で大切なのは「結論を先にして箇条書きにすること」です。まずは結論から先に書く、というポイントですが、「表記案件についてご検討いただきたくお願い申し上げます」等と説得する内容を記入するのが大切です。敬語の使い方も間違えないようにしましょう。

その後に記入する事項は内容の種類毎で箇条書きにしましょう。「承認してもらう内容」「申請した理由、目的」「稟議の内容の意味や得られるメリットについて」「承認されなかった場合に起こりうるリスクやデメリット」を書くのが基本的です。

稟議内容を記入する際のポイントは、具体的なデータや必要性、メリットを内容に盛り込んで、それが必要な物だとアピールすることが大切です。「何故それが必要なのか」の意味が明確になるので、承認が下りるきっかけにもなります。

パソコン等の備品の購入の場合は、メーカーや型番等、リサーチがしやすいように記入するのも大切です。基本的に、意味がよくわからない物品に予算は出せないので、どんな物を購入するのか、それがどれくらい単価なのかは必ず記入しましょう。

もちろん予算も必ず記入しなければなりません。いくら使うのかがはっきりしなければ予算なんて下りるはずがありません。稟議書のテンプレートに予算を書き込む時は、ただいくら使うのかを書き込むのでは意味がありません。

予算を書く時は、物品なら購入数と単価、そしてその合計金額を記入しなければなりません。使える金額の予算が予め決まっている場合は、当期の費用として計上済みであること、予算残高、支払い方法やその条件まで事細かく記入しましょう。

会社によっては稟議書がテンプレート化されている場合もあります。その時は予算の記入欄にある部分だけ記入するようにしましょう。

稟議の内容によっては、見積書、写真、構図、カタログ等の添付資料を付ける必要があります。添付資料を付ける意味は、稟議の内容を分かりやすくするという意味があります。また、説得力を上げるという意味でも添付資料を付けるのは効果的です。

企業や会社によっては稟議書がテンプレート化されている所もあります。稟議書のテンプレートが無い場合は、ネットで検索すればたくさんのテンプレートの中から好きなタイプを選んで作成することも出来ます。

ネットには稟議書のテンプレート以外にも予算申請書のテンプレートや報告書のテンプレートもあります。これらのテンプレートは上手く活用すれば書類作成の手間と時間を大幅に短縮することが出来るのでとてもおすすめです。

稟議書の形式は、企業や会社によってはテンプレート化されている場合も多いです。その場合はきちんと会社のテンプレートに沿って記入するようにしましょう。稟議書に記入する内容は基本的には変わらないので、書き方で心配する必要はありません。

会社のテンプレートが無い場合は、ネットで探すか自作する必要があります。しかし自作するのは手間がかかって面倒な上、漏れが出ることもあるので、ネットにあるテンプレートをダウンロードして使うのがおすすめです。

稟議には「予算が下りるために上司に書類を提出して承認をもらうこと」という意味があります。似た意味を持つ類語には「決裁」という類語がありますが、稟議とは違った意味があり、使い方が違う点には注意しましょう。

稟議書を作成する時は、稟議の内容をしっかりと事細かく記入することにこそ意味があります。稟議の意味や稟議書の正しい書き方を覚えて、ビジネスシーンに素早く対応出来るようになりましょう。