請求書に同封する送付状の書き方！ビジネスで使える例文やマナーを解説！

ビジネスシーンにおいて、取引先に請求書を送付することが多々あります。取引先とのコミュニケーションを円滑に行うためにも、請求書の内容はもちろん同封する送付状にも注意したいものです。

しかし、いざ請求書の送付状を書こうとすると、意外に正しい書き方がわからないといった人も少なくありません。そこで請求書に同封する送付状の正しい書き方を紹介します。

ビジネスシーンにおいて請求書を送付する際、送付状を添えるのが一般的です。しかし、なぜ送付状を添えなければならないのか、的確に回答できる人は多くありません。意外と漫然と送付しているのが実態です。

請求書に同封する送付状を正しく書くには、その役割や書き方のルールを正確に理解することが重要だといえるでしょう。そこで、請求書に同封する送付状の役割について解説します。

取引先に請求書を送付する際、別に送付状など「必要ない」と考える人も多いのが実情です。しかし、送付状は単なるあいさつ状ではありません。請求書に同封する送付状には、請求書の内容にミスがないか確認する役割があります。

送付状にはあいさつなどのほかに、送付物や内容を簡記するのが一般的です。つまり、万が一ミスがあっても請求書と送付状を突き合わせれば、簡単に内容を確認することができます。

前項で紹介したとおり、請求書に同封する送付状にはあいさつや補足説明などを書き入れます。何気ない一文ですが、取引先とのコミュニケーションを図る上では非常に大きな役割です。

とりわけ、初めて取引する相手だと時候のあいさつを一文書き入れるだけで、相手に好印象を与えることができます。つまり請求書に同封する送付状はビジネスマナーのひとつでもあるといえるでしょう。

請求書に同封する送付状の役割は「ミスを防ぐ」「補足説明」の2点です。言い換えれば、これらの役割が必要なければ、請求書に送付状は必要ないといえるでしょう。

例えばメールに請求書を添付して送付する場合、メール本文が送付状の役割を果たしますから、改めて作成する必要はありません。また、直接取引先に請求書を手渡しする場合も送付状は必要ありません。

請求書に同封する送付状は正式文書ではありませんが大切な役割をもっており、決しておざなりに書くことはできません。ただし、記入すべき項目や書き入れる位置などに一定のルールがあります。

つまり、ビジネスマナーを踏まえて送付状の例文をテンプレート化して覚えておくと、書くたびに悩むことはなくなり非常に便利です。そこで、請求書に同封する送付状の書き方とルール・マナーについてわかりやすく説明します。

宛先は相手の「顔」ともいうべき部分ですから、丁寧かつ正確に書かなければなりません。ビジネス文書は横書きがルールですから宛先は左上に書きます。取引先に担当者がいる場合は「社名＋部署名＋担当者名」としましょう。

担当者がいない場合は「社名＋部署名」となり「御中」を忘れずに付けましょう。なお、例え略称があっても社名は正式に書くのがマナーです。また「株式会社」も「（株）」と略すのも失礼にあたりますので注意しましょう。

請求書の同封する送付状を書く際、意外に難しいのが「送付日」です。多くの人が請求書に記載された日付とするのが正しいのか、請求書を送付する日付を記入するかで悩みます。

結論からすれば、請求書を送付する日付となります。請求書を作成してから送付までに日数がかからないのが一般的でありビジネスマナーです。

したがって「送付日」を記入しても請求書の作成日とは大きくズレないと考えられています。「送付日」を書く場所は右上です。なお最近の例では「年」については、西暦とするのが一般的です。

「差出人の情報」とは社名や部署名、担当者名、電話番号、メールアドレスなどを指します。先方が請求書の内容などを確認する際、連絡してくる部署になりますから正確かつ具体的に書きましょう。

とりわけ、担当者名は不在の場合も想定して、代行者を含めて2名の名前を書き入れておくと親切だといえます。なお「差出人の情報」を書き入れるのは右上の送付日の下、もしくは送付状の最下段の右下が適当でありテンプレート化しておくと便利です。

請求書に同封する送付状の本文は、3部構成とするのが基本です。ビジネス文書であることから、ルールを厳守しつつ、わかりやすく簡潔な文章とすることを心がけましょう。

なお、送付状の本文に多くの例文は必要ありません。あくまでも、請求書の内容を補足するものですからテンプレート化も可能です。そこで、請求書に同封する送付状について「前文」「主文」「末文」の別に例文を交えて解説します。

請求書に同封する送付状の「前文」はあいさつの部分となります。書きだしとしては例文「貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます。」が一般的です。

その後に例文「平素は格別のご厚情を賜り、厚くお礼申しあげます。」と続けますが、シンプルに「平素は～」から始めても構いません。非常に形式的な例文ですが、日頃からの感謝の意を伝えるには必須といえるでしょう。

請求書に同封する送付状の「主文」は、請求書の内容を確認・補足する核心の部分となります。例文としては「このたびの納品に関しまして、下記のとおり請求書を同封いたしましたので、ご査収の上ご手配を賜りますようお願い申し上げます。」が一般的です。

なお補足がある場合は適宜続けて記載します。本文最後には入金の期日を例文「恐れ入りますが、本請求の入金手続きを◯年◯月◯日までにお済ませくださいますようお願い申し上げます。」のように書き入れておきましょう。

請求書に同封する送付状の「末文」は、文章の締めくくりとなります。例文としては「今後ともよろしくお願い申し上げます。」「ご不明な点があれば、ご連絡いただけると幸いです」が一般的です。

「末文」については軽視されがちですが、意外と相手からはよく見られている部分になります。ほんの些細な1フレーズですが、円滑なコミュニケーションを図るには非常に大切な部分だといえるでしょう。

ビジネス文書でよく用いられるのが「記書き」と呼ばれるパートです。これは、伝えたい内容を箇条書きで相手に伝えるものであり、請求書の場合だと例文は「請求書〇通」となります。

「記書き」は「本文」と「末分」の間に設けるのがビジネスマナーです。行の中央に「記」と書いて1行空け、同封する請求書の内容などを箇条書きで記入して「以上」で締めくくります。

請求書に同封する送付状の例文は、一般のビジネスレターとは異なりとてもシンプルです。非常に大切な役割はもっているものの、構成そのものはパターン化されているといえるでしょう。

そのため、ネットには請求書に同封する送付状のテンプレートが数多くアップされています。もちろん、大半のテンプレートは無料でダウンロードできますから非常に便利です。また、ビジネスマナーもしっかり踏まえられていますから、送付状のテンプレートを使用するのもおすすめです。

ビジネスシーンにおいて請求書や送付状を先方に送付する際、無造作に封筒に入れて送付してないでしょうか。実は請求書の送付方法についても様々なマナーがあります。

とりわけ封筒のサイズや封筒への請求書の入れ方は、確固たるビジネスマナーがあるので注意しましょう。そこで、請求書と送付状を封筒に入れるときのマナーについて具体的に解説します。

ビジネスシーンにおいて、請求書の送付に用いられる封筒のサイズは、長形3号もしくは角形2号の2種類です。基本的に請求書はA4で作成されますが、長形3号の封筒には三つ折りサイズにするとピッタリ入ります。

角形2号の封筒は、A4サイズの請求書を折らずに納入可能です。使用頻度からすれば郵便料金も考慮して長形3号の封筒が適当だといえるでしょう。高額な金額を請求する場合は、格式を重んじて角形2号を用いましょう。

請求書や送付状を封筒に入れる際にもビジネスマナーを意識しましょう。長形3号の封筒に請求書を納入する際は三つ折りにします。その際、請求書の上に送付状を重ねて三つ折りにするのが適切なビジネスマナーです。

また、封筒表面に「請求書」「送付状」といったタイトルが来るよう納入します。角形2号の封筒に入れる場合、請求書を折り込む必要はありません。したがって請求書の上に送付状を重ねて封筒表面に送付状の表面が来るよう納入します。

ビジネスシーンで請求書を送付する場合、送付状を同封するのがルールです。送付状は単なるあいさつ文ではなく、送付内容を確認したり円滑なコミュニケーションを図るといった役割があります。

請求書に同封する送付状は「前文」「主文」「末文」の3つの構成で書くのがルールです。基本的にシンプルな文章で構成されていますから、テンプレート化しておくと便利です。

また、請求書に送付状を同封して送付する際には、長形3号もしくは角型2号を使用しましょう。また、納入の際には請求書及び送付状のタイトルが封筒表面に来るよう納入します。先方とのコミュニケーションを図り、行き違いをなくすためにも請求書の送付状は正しく書きましょう。