お断りメールの書き方＆マナーまとめ！ビジネスで使える例文や注意点も紹介！

ビジネスシーンにおいて、全ての要求に首を縦に振り続けることは不可能ですが、どのようにして断るかご存じでしょうか?こういった断り方によっては、今後の関係性にも影響が出てくるので、穏便に断りメールを入れていく必要があります。

そこでこの記事では、お断りメールの書き方や、マナーをご紹介します。もちろんマナーを知っていることによって、ビジネスパーソンとしての能力を問われると言ってもいいので、上手い書き方を知っておくことをおすすめします。

合わせて、こういったお断りメールを書くときに便利な、お断りメールの例文を取り上げていきます。コツをつかんでいくと、どんどん上手い書き方ができるようになるので、ぜひこういった例文を参考にしてみてください。

そもそもお断りメールを書くにあたって、マナーは大切になってくるわけですが、どういった書き方をするかご存じでしょうか?シンプルなメールだけでは、表情や声色が伝わらないので、丁寧に言葉を選んでいきましょう。

とりわけ断り方が上手いと仕事もしやすく、言い回しを知ることによって、他のビジネスメールに応用することができます。次の項目からは、ビジネスシーンにおけるお断りメールの書き方の重要性を取り上げていきます。

シンプルにネガティブな内容について、率直な言葉を並べてしまうと、今後の仕事に影響が出てきます。とりわけ書き方によっては、傲慢な態度を取っていると感じられてしまうので、不愉快な気分にさせてしまうかもしれません。

そこで、上手いお断りメールを書けるようになると、どんどん仕事もしやすくなるのです。決して相手を不愉快にさせずに、次の仕事につながるような心持ちで書くことで、適切にお断りメールする旨を伝えることができます。

お断りメールを書くにあたって、はっきりと断る旨を伝えることは大切ですが、直球で「お断りします」と書くのはおすすめできません。思った以上に、厳しい伝わり方をしてしまうので、柔らかな表現を使っていきましょう。

こういったお断りメールに使われるような、言い回しは、様々なビジネスメールに応用することができます。とりわけ「恐れ入りますが」や、「大変恐縮ながら」は、よく使われる表現なので、しっかりと覚えておくことをおすすめします。

ここまでお断りメールの重要性を取り上げてきましたが、そこまで難しく考える必要はありません。次の項目からは、お断りメールの書き方のポイントや、注意点を取り上げていくので、ぜひ参考にしてみてください。

はっきりと断る旨を伝えていくビジネスメールですが、直接否定形を使ってしまうと、相手に悪い印象を与えてしまいます。そこで、お断りメールの書き方のポイントや、注意点を気にすることによって、上手いお断りメールを書けるようになります。

とりわけ否定形を使わないことや、断る理由を添えること、クッション表現を使うことが大切となっています。次の項目からは、お断りメールの書き方のポイントや、注意点を詳しく取り上げていくので、お断りメールを書くときに参照してみてください。

お断りメールを書くときに、何かとネガティブなメールになってしまうので、否定形の表現を使うのはおすすめできません。一般的なお断りメールであれば、「お断りします」ではなく、肯定的な「ご要望に添いかねます」を使うことがポイントになっています。

「できません」に関しては、「いたしかねます」、「辞退します」は、「見送らせていただきます」といった表現がぴったりです。少し表現を変えるだけで、一気に柔らかなメールに仕上がるので、こういった表現を覚えておきましょう。

もちろんビジネス取引に関しては、曖昧な表現を使ってはいけないので、しっかりと「辞退」の意思を伝えることが注意点となっています。とりわけ「辞退させていただく」といった謙譲の表現を使うことによって、しっかりと断る旨を伝えることができます。

シンプルにお断りメールで、お断りする旨だけを伝えてしまうと、相手が納得しない可能性があります。お断りメールを送る際は、しっかりと断る理由を添えるのがマナーと言ってもいいかもしれません。

もちろんコンプライアンスに引っ掛かる場合は、無理に理由を伝える必要はなく、差支えのない表現を使ってみてください。簡潔に断る理由を入れておくだけで、分かりやすいお断りメールになるので、重要なポイントとなっています。

こういったお断りの理由を盛り込まないと、トラブルの原因にも発展することがあり、本当に断りメールには注意点がたくさんあるのです。次の項目からは、お断りメールを書くにあたって、大切になってくるクッション表現をご紹介します。

断る旨を伝える、お断りメールですが、しっかりとクッション表現を使うことがポイントとなっています。こういったクッション表現を使うことによって、柔らかな文面に仕上がるので、そこまで厳しい印象を与えることはありません。

とりわけ「あいにくですが」や、「せっかくですが」といった表現をお断りメールに使ってみてください。もちろん冷たい印象を与えないためにも、メールを送る側が残念に思っていることを伝えることのできる「大変心苦しいのですが」といった表現もおすすめです。

今後ともビジネスでの付き合いがあるのであれば、できるだけ完結するようなお断りメールではなく、次につなげる結びの言葉を入れてみてください。このような、柔らかなクッション表現を使うだけで、一気に上手いお断りメールに仕上がります。

ここまでお断りメールの書き方のポイントや、注意点を取り上げてきましたが、実際にどのようなお断りメールを書けばいいのか悩んではいませんか?もちろんテンプレートなども用意されているので、簡単にお断りメールを書けるようになります。

次の項目からは、ビジネスシーン全般や、人事不採用の時のお断りメールの例文をご紹介します。何かとお断りする旨を伝えればいいだけ、と考えられてるお断りメールですが、しっかりとシーン別に書き分けていくことが大切です。

まずは、ビジネスシーン全般で使えるような、お断りメールの例文をご紹介しっます。とりわけビジネスシーンにおいては、取引や提案、申し出などを断るときがあるかもしれませんが、そういった時にビジネスシーン全般の例文を使うことをおすすめします。

最初に「貴社ますますご清栄の段、お喜び申し上げます。」といった表現を使うことによって、相手が身構えてしまうことを防ぐことができます。次に「誠に残念ではございますが、この度はご提案はお受けいたしかねます。」と書きましょう。

もちろんお断りメールを書くときに、大切になってくる辞退の理由を添えることによって、相手をしっかりと納得させられます。そしてメールでお断りを伝えた旨を伝えるにあたって、「まずはとり急ぎメールにてご連絡いたします。」といった表現を最後に入れておくことをおすすめします。

ここまでビジネスシーン全般に使える例文を取り上げてきましたが、ピンポイントで人事不採用に使える例文をご紹介します。もちろん不採用するということは、ご縁はないわけですが、相手の健勝を祈ることが大切になってきます。

まずは、弊社に応募していただいたことに対して、「ご応募いただき、誠にありがとうございました。」といった表現を使いましょう。次にお断りの旨を伝えるわけですが、クッション表現を使って、「今回は採用を見送らせていただくこととなりました。」と書いてみてください。

コンプライアンスに引っ掛かる場合は、理由は書かなくても大丈夫ですが、できるだけ詫びの言葉を足しておくことをおすすめします。結びに「より一層のご活躍をお祈り申し上げております。」といった今後を応援するような言葉を書けば、上手いお断りメールに仕上げることができます。

この記事では、お断りメールの書き方や、マナーを紹介してきました。上手い断り方を知ることによって、今後の仕事もやりやすくなります。

合わせて、お断りメールの例文を取り上げてきました。クッション表現を使うことや、否定形を使わないことが大切なお断りメールですが、コツをつかむことによって、上手いお断りメールを書くことができます。