英語メールの書き方を学ぼう！ビジネスで使えるフレーズ・例文・注意など！

業界や職種によっても多少異なりますが、現代は社内や取引先へ英語のビジネスメールでやりとりする機会は増えてきています。今や英語学習が必須となっている時代とはいっても、いざビジネスシーンで英語を使うとなると構えてしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。

言語は異なるとはいえど、英語のビジネスメールはある程度ルールがあるため、それに沿って文章を書き進められれば決して難しいものではありません。また、英語のビジネスメールではよく使用するフレーズがあるため、それらをおさえていれば一から自分で文章を作成する必要がありません。

本記事では、英語メールの書き方について解説します。特にビジネスで使える英語のフレーズの書き方や、例文、注意点などについて取り上げていますので、ビジネスマナーとして、または英語の勉強として英語メールの書き方を習得したい方はぜひ参考にしてください。

この項目では、英語のビジネスメールの簡単な書き方について解説していきます。英語のビジネスメールを送る上で、重要なポイントが3点あります。

それは、「短くわかりやすく書く」「不必要に長くしない」「定番のフレーズを使いこなす」の3点です。これらのポイントについて下記の項目で一つ一つ詳しく説明します。

英語のビジネスメールの簡単な書き方のポイント1つ目は「短くわかりやすく書く」です。これは英語・日本語どちらのメールにおいて基本的なポイントです。特に海外では、「効率」や「時間」を重視する傾向が強く、相手に伝わりやすい直接的な表現が原則です。

基本的に前置きや季節の時候のあいさつなどはごく簡単にすませ、すぐに本題に入るのが一般的です。具体的に英語のメールの流れや詳細な書き方については以降の項目で触れていきます。

英語のビジネスメールの簡単な書き方のポイント2つ目は「不必要に長くしない」です。前の項目でも述べましたが、海外では「効率」や「時間」を重視する傾向が強いため、遠回しな表現や日本語にある独特なクッション言葉などは極力避けるようにしましょう。

ビジネスメールの内容にもよりますが、英語でのメールの本題の部分は5文（5センテンス）程度が目安となります。

英語のビジネスメールの簡単な書き方のポイント3つ目は「定番のフレーズを使いこなす」です。日本語でのビジネスメールに定型文があるように、英語でのビジネスメールにも定番のフレーズがあります。

このフレーズを上手く使いこなせば、一から文面を作成する必要がなく効率的です。また、メールの受け手の立場からも、決まったフレーズであればメールの内容が理解しやすく、誤認識も未然に防ぐことができます。

前項目では、英語ビジネスメールの書き方のポイントについて解説しました。この項目では英語ビジネスメールの文面の流れについて説明していきます。この流れを把握していれば、メールの作成に時間を要することなく効率よく相手とやり取りができます。

まず英語でのビジネスメールの大まかな流れは次の通りです。件名（タイトル）・あいさつ ・本題 ・本題（詳細）・ 相手へのお願い ・締めのあいさつ。これら一つ一つの具体的な内容について次以降の項目より説明します。

当然のことながらビジネスメールの件名は、わかりやすくすることが重要です。つまり、メールの内容が伝わるようなタイトルにするということです。例えば、ある日の会議についてメールの件名を付ける場合、 “Meeting” だけではいつの何の会議についてのメールか伝わりません。

そのため、日にちや時間帯など具体的な情報を件名に入れることが重要です。 “Project Meeting on May 9th” （5月9日のプロジェクトミーティングについて）このように、件名を見ただけで受け手がメールの内容を把握できるような分かりやすい書き方をします。

わかりやすい件名の次に記入するのは、「あいさつ」です。職場で面識のある同僚などへメールを送る際はチャットのようにやり取りすることが多く、基本的に定型文にあるようなあいさつは交わされません。

一方で初めてメールを送る相手や取引先などへは、短いあいさつ文が必要となります。例文を挙げるとすれば、相手からのメールに対して返信をする際  “Thank you for your e-mail.”（メールを送ってくださりありがとうございます。）といった一文を入れます。

あいさつの次に記入するのは、「本題」です。ここで記入する本題とは、メールを送信した目的を伝えるということです。たとえば、 “I’m writing to confirm the project meeting on June 1st.” （6月1日のプロジェクトミーティングに関する確認をいたします。）

 “This is just to let you know that our proposal for new business.”（新しいビジネスの提案についてお知らせいたします。）目的に至った背景など伝えたい情報は、たくさんありますが、ここで記入するべき内容はあくまで目的の部分のみをシンプルに伝えます。

本題の次に記入するのは、「本題の詳細」です。ここでは、本題の内容について具体的に記入していきます。具体的にかつシンプルに内容をまとめるには、箇条書きが効果的です。箇条書きであれば、詳細な情報を把握しやすく目を通すのにも時間がかかりません。

たとえば、相手に会議の準備について依頼する内容を書く場合、 “Hi, Jane. Thank you for your message. Could you please: Print out 10 copies of the handouts. Set up the projector. ”

（ジェーン、こんにちは。メールありがとうございます。資料を10部コピーしてください。プロジェクターの準備をしてください。）

本題の詳細の次に記入するのは「相手へのお願い」です。相手にメールの内容について返信を求めたり、その他何か相手へ依頼することがある場合は、詳細な本題の後に明記します。

たとえば、 “Could you please send me the agenda by 15:00 on Aril 15th? ”（4月15日15:00までにアジェンダ送っていただけますか ? ） “I would appreciate it if you could reply me by 11:00 on next Monday.” （来週月曜日の11:00までに返事をくれると幸いです。）

「お忙しいところ恐れ入りますが」など日本語独特なクッション言葉は必要ありません。ここでは、相手への依頼内容とその期日を明確に伝えることが重要です。

ただし、相手へお願いすることなので、 “Could you please…” や “I would (I’d) appreciate it if …” などの丁寧な言い回しを使用した方が良いでしょう。

相手へのお願いの次に記入するのは、「締めのあいさつ」です。日本語ではメールの最後に「よろしくお願い致します。」といった言葉が使われますが、英語では日本語の「敬具」に当たる言い回しが使われるのが一般的です。

使用頻度が高い英語は “Best Regards.”、その他に “Sincerely yours”（敬具）、 “Yours sincerely” （再拝）、 “Cordially” （真心こめて）、 “Yours faithfully”（敬具）などがあります。

前項目では、英語のビジネスメールの書き方について流れに沿って項目ごとに解説しました。この項目では英語のビジネスメールでよく使われるフレーズについて5項目に分けて紹介していきます。

「英語のビジネスメールの簡単な書き方」の項目で説明した通り、英語の定番のフレーズを使用することで英語のメールの作成に時間を要することなく、なおかつ相手の読みやすいメールを送ることができます。

英語のビジネスメールでよく使うフレーズ1つ目に紹介するのは「メールの書きだしに使用するフレーズ」です。英語のメールの書きだしには、簡単な自己紹介であったり、メールの目的・理由などについて記載します。

たとえば、 “Hi, I’m Hanako Suzuki working at ~ Company.” （～社の鈴木花子です。） “I’m writing this e-mail to inform you ~.”（～に関してお知らせしたく、メールを書いています。）“The purpose of this message is to ～.” （このメッセージの目的は～のためです。）などのようなフレーズがあります。

英語のビジネスメールでよく使うフレーズ2つ目に紹介するのは「お願いするときのフレーズ」です。英語のビジネスメールでは極力シンプルにまとめることが基本であっても、相手に何かお願いする際は、相手が快く受け取れるような丁寧な言い回しを使うことが重要です。

相手に何かお願いするときによく使われる英語のフレーズには、 “Would you～?” （～していただけませんか?）、 “I wonder if you could ～” （していただくことはできませんでしょうか?）、 “I have a favor to ask you ~ ”（あなたにお願いしたいことがあるのですが、～）などがあります。

その他にも “I would (I’d) like to ask some question about ～.” （に関して何点かお伺いしたいのですが～） “Could I ask you to ~?” （~をお願いできませんか?）といったフレーズがあります。

英語のビジネスメールでよく使うフレーズ3つ目に紹介するのは「お詫びのフレーズ」です。相手に不便や迷惑をかけてしまい、メールを通じてお詫びをする機会は多々あります。

お詫びをすることのないよう、業務を遂行させることが大前提ですが、やむを得ず相手にお詫びすることが起こった際にどのような言葉が相応しいか知っておきましょう。直接お詫びするときと比べて文面だけだとこちらの気持ちが伝わりづらいため、言葉選びには十分注意が必要です。

相手にお詫びするときによく使われる英語のフレーズには “Unfortunately, ~” （恐れ入りますが～）“I am sorry to inform you that ~” （大変申し訳ございませんが～）“I really apologize that ~” （～誠に申し訳ございません。）“I truely apologize for ~” （～本当に申し訳ございません。）があります。

英語のビジネスメールでよく使うフレーズ4つ目に紹介するのは「お礼のフレーズ」です。一般的に知られている英語のフレーズは、 “Thank you.” ですが、英語のビジネスメールでは、その他にも様々な言い回しで感謝の気持ちを表現します。

お礼を伝える際によく使われる英語のフレーズには、 “Thank you very much for ~.” （～いただきまして誠にありがとうございます。）、 “Thank you again for ~.” （～に関して重ねて御礼申し上げます。）、 “We really appreciate that ~. ” （～に心から感謝致します。）のようなフレーズがあります。

英語のビジネスメールでよく使うフレーズ5つ目に紹介するのは「締めの言葉のフレーズ」です。英語のビジネスメールでは、結びの言葉として様々な言い回しが使われます。同じ相手と何度もやり取りする際は、シチュエーションに合わせて使い分けられると丁寧さが伝わります。

締めの言葉によく使われる英語のフレーズには、 “If you have any questions, please ~” （何かご質問がおありでしたら、～ください。）、 “I’m look forward to hearing from you.” （ご連絡お待ちしています。）、 “We really appreciate it if ~.”（～してくださると幸いです。）のようなフレーズがあります。

前項目では、英語のビジネスメールでよく使われるフレーズについて紹介しました。この項目では、英語のビジネスメールに置いてNGな事柄や注意事項についてアドレス、件名、全体、書きだし、署名の項目に分けて解説していきます。

英語のビジネスメールにおけるアドレスのNG及び注意事項について説明します。アドレスを誤って別の人にメールを送ったり、BCCで送らなければならない人をCCで送ったりしてしまうと、会社の機密情報や個人情報の漏洩に繋がる恐れがあるため、アドレスの取り扱いには十分注意が必要です。

ちなみにCCとは、 “Carbon Copy”の略で複写という意味があります。基本的にTOに指定された相手がやり取りのメインとなりますが、CCは「念のために確認してほしい」相手を指定します。なお、このCCに指定したアドレスはメールの受信者全員が把握できます。

BCCは “Blind Carbon Cppy”の略で、CCと同じく複写の扱いとなります。一方で、BCCに指定されたアドレスはTOやCCの人からは見えないため、社外の複数の方々とやり取りをする場合などに活用されます。

英語のビジネスメールにおける件名のNG及び注意事項について説明します。件名は、受け手がメールの内容を把握する重要な部分です。相手に内容を明確に伝えるため、基本的に前置詞以外の英語の頭文字は大文字にします。

たとえば、 “Apology for The Payment Delay”（支払遅延のお詫び） “Request for New Product Samples（新製品サンプル提供のお願い）といったような書き方をします。

英語のビジネスメールにおける本文全体のNG及び注意事項について説明します。英語で相手に何か依頼する場合、よく使われるフレーズは “Please ~.” ですが、このフレーズを使用する際は注意が必要です。

“Please” から始まる文は、相手に選択の余地を与えず一方的にお願いをしている印象があり、メールの送り先によっては失礼に当たる場合があります。特に目上の立場の方に対しては、日本語で「～して頂けませんか?」と質問形にするのと同様に英語のメールでも質問形がよく使われます。

たとえば、 “Would you～?” や “I wonder if you could～” のようなあくまで相手に判断委ねるような言い回しの方が無難です。

英語のビジネスメールにおける書き出しのNG及び注意事項について説明します。日本語でのビジネスメールの書きだしは、ほとんどの場合「お世話になっております。」という文言が使われます。

しかし、英語のビジネスメールの場合は初めてメールをする場合と複数回やり取りしている場合でフレーズを使い分けるケースが多いため注意が必要です。

初めてメールをする場合は、 “I sincerely apologize for this sudden e-mail.”（突然のメールで誠に申し訳ございません）といった突然のメールに対するお詫びや自己紹介などを記入すると良いでしょう。

英語のビジネスメールにおける署名のNG及び注意事項について説明します。これまでさまざまなNGや注意事項をお伝えしましたが、その中でも特に注意すべき点が署名です。用件を明確に伝えて、締めの言葉で上手くクロージングしても送り主の情報がなければ、今後のやり取りが続けられません。

署名には、フルネーム、役職、会社名、E-mailアドレス、電話番号を記載します。海外の相手に送る場合は、電話番号の前に国番号（日本は+81）を入れておいた方が良いでしょう。

前項目では、英語のビジネスメールにおけるNG・注意事項について解説しました。この項目では、これまでの内容を総合して英語のビジネスメールで実際に使える例文を紹介していきます。他にもどのような言い回しができるか、必要に応じて前の項目を確認しながら読み進めてみてください。

相手にお願いをする時の英語の例文は次の通りです。 “I would like to have a meeting with you at an early date. So, please let us know if you are available. ”（近々お会いして打ち合わせをしたいと考えています。もしもお会いできるのであれば予定を教えてください。）

相手にお礼を伝える時の英語の例文は次の通りです。 “Thank you so much for attending the conference held on April 15th”.（4月15日の会議にご参加頂き誠にありがとうございました。） “I’d appreciate that you visited our office last week.” （先週はご来社頂きありがとうございました。）

相手におしらせをする時の英語の例文は次の通りです。 “We regret to inform you that we decided not to take your offer.”（残念なお知らせですが、貴社の提案を受け入れることはできません。）

“It is our pleasure to inform you the problem is now solved.”（おかげさまで、問題が無事解説致しました。） 

相手にお詫びをする時の英語の例文は次の通りです。 “I deeply apologize for not answering your message promptly.” （迅速に返信ができず誠に申し訳ございませんでした。） “I’m sorry for the inconvenience.”（ご迷惑をおかけし申し訳ございません。）

本記事では、英語メールの書き方について解説しました。特にビジネスで使える英語のフレーズの書き方や、例文、注意点などについて取り上げました。

ビジネスマナーとして、または英語の勉強として英語メールの書き方を習得したい方は、よく使うフレーズや例文をもとに実際に英語でメールを作成してみましょう。