歓迎会の案内状・メールの書き方まとめ！すぐ使える例文やマナーも紹介！

春になると人事異動や新入社員、中途入社などの歓迎会などの催し物がありますが、招かれる側と違って幹事側にとっては案内状や案内メールなど、色々と準備が大変です。

今までに歓迎会などの案内状や案内メールを作成したことがないという人にとっては、歓迎会の案内状や案内メールの構成はとても悩ましいでしょう。

ですが、歓迎会の案内状や案内メールはポイントさえきちんと押さえれば、そう難しいものではありません。

歓迎会の案内状や案内メールの書き方のポイントとはどのようなものなのか、歓迎会の案内状の構成についてご紹介しましょう。

歓迎会の案内状の構成の一つ目は、件名の書き方です。歓迎会の案内状は昨今では紙ではなくメールの場合が多いですので、まず件名がポイントの一つ目になりますが、件名に悩む人もいるでしょう。

ですが歓迎会の案内状の件名は、ストレートに「歓迎会」という言葉が入っていれば基本的にはOKです。

シンプルに「歓迎会のお知らせ」でも良いですし「新入社員歓迎会開催のお知らせ」というようにちょっと堅い感じにしても良いです。

ポイントは「歓迎会」という言葉を入れるということですので、あとは「要返信」を頭につけるなどして、伝えたい内容を分かりやすく入れましょう。

歓迎会の案内状の構成の二つ目は、伝えるべき内容です。伝えるべき内容をしっかりと盛り込むことが歓迎会の案内状のポイントですので、伝えるべき内容をわかりやすくシンプルに盛り込みましょう。

挨拶の言葉と、何の歓迎会なのかを冒頭に入れて日時や場所や会費などについても書きます。これらは重要なポイントですので、メールの最初の方に入れましょう。

また、出欠確認の方法や期限も大切なポイントですので、忘れず入れます。あとは返事をする担当者の連絡先と名前を入れればOKです。

このように歓迎会の案内状は、必要なポイントをいくつか押さえれば意外に簡単に作成することができます。

歓迎会の案内状の構成についてご紹介しましたので、次は社内の歓迎会の案内状の書き方と例文についてご紹介します。歓迎会の案内状はポイントさえ押さえれば簡単に作成できますが、例文を見たいという人もいるでしょう。

例文を見れば後は応用するだけで実践することができますし、書き方のポイントなども自然にわかってきます。

実際に社内の歓迎会の案内状を書く場合の書き方はどのような書き方なのか、社内の歓迎会の案内状の書き方と例文についてご紹介しましょう。

社内の歓迎会の案内状の書き方と例文の一つ目は、書面による案内状の書き方です。歓迎会の案内状は昨今ではメールで済ませられることも多いですが、わざわざ書類を作って社内で回覧する場合もあります。

そのような場合にはメールとは違って件名などは要りませんので、メールでの案内状とは少し異なった書き方になってきます。

書類などで実際に案内状を書く場合にはどのように書けばよいのか、案内状の書き方についてご紹介しましょう。

案内状の書き方の一つ目は、人事異動の場合の例文です。人事異動の場合、日付と部署名を入れますが、部署名は「営業部各位」などと書きます。そして書面の真ん中に「回覧」と入れましょう。

その後「幹事：営業課A、B」というように幹事の部署名と名前を入れたら、真ん中に大きく「歓迎会のご案内」と入れます。

挨拶をしたら「このたび何月何日付けでC支店よりD課長が着任なさいます」というように、人事異動の内容を書きます。

そして歓迎会を執り行う旨を書き、出席を促す言葉を書きます。日時や場所や会費を記入して、出欠を誰にどのように伝えれば良いのかを書けばOKです。

案内状の書き方の二つ目は、中途入社の場合の例文です。中途入社の場合も書き方の基本は同じですが、中途入社する人についての紹介文を入れる必要があります。

人事異動と同じように日時などを書いた後、「このたび何月何日付けでEさんが私たちの仲間として入社されました」というように、中途入社の人について書きます。

そして「つきましては、ささやかながら歓迎の意を表するために歓迎会を執り行います」と続け、その後は人事異動と同じように日時や場所や会費などを記入すればOKです。

案内状の書き方の三つ目は、新入社員歓迎会の場合の例文です。新入社員歓迎の場合も、基本的な書き方は人事異動の場合と同じで、一部を変えれば良いだけです。

「桜の花が咲き始め、今年もまた新入社員を迎える季節になりました」などというように、新入社員を迎える歓迎会であることを告げます。

歓迎会を開くことを述べて歓迎会への出席を促したら、その後に新入社員の名前を列記します。後は人事異動と同じです。

歓迎会の案内状の書き方と例文の二つ目は、案内状メールの書き方です。昨今では書面ではなくメールで歓迎会の案内状を送ることが多いですが、こちらもやはり歓迎会の内容によって書き方は異なります。

異なるといっても多少のポイントが違うだけですので、基本的には同じです。入れるべき内容をきちんと押さえればOKだということです。

案内状メールを書く場合にはどのように書けばよいのか、案内状メールの書き方についてもご紹介しましょう。

案内状メールの書き方の一つ目は、人事異動の場合のメールの例文です。案内状の書き方の所で基本はご説明しましたので、構成などはそちらと同じでOKですが、メールには件名が必要です。

メールの場合まず件名で「Aさんの歓迎会について」というように、歓迎会の案内状メールであることを知らせます。

そうすれば後は案内状の書き方と同じでOKですが、メールの場合場所の案内にURLを使うことができますので、店の場所の案内にはURLを使って参照するようにすると良いでしょう。

書面での案内状の場合地図を入れたりしますが、メールにはURLを使えるという利点がありますので積極的に利用しましょう。

案内状メールの書き方の二つ目は、中途入社の場合のメールの例文です。こちらもやはり基本は案内状の書き方と同じで、ポイントは件名になります。

「Bさん、Cさんの歓迎会のご案内」というように、誰の歓迎会であるかわかるような件名をつけましょう。

歓迎会であることを件名できちんと述べれば、あとは案内状の書き方と同じですので、とても簡単です。

店の場所などをURLを使ってわかりやすく説明できるというメールならではの利点もありますので、店の情報の伝達にはURLを使いましょう。

案内状メールの書き方の三つ目は、新入社員歓迎会の場合のメールの例文です。こちらも先にご紹介した案内状の書き方と同じように書けばOKで、件名で歓迎会の案内であることを伝えましょう。

「令和2年度新入社員歓迎会」というような件名にすれば、新入社員の歓迎会であることが一目でわかります。

その後の書き方は案内状の書き方でご紹介したのと同じですが、メールの場合は場所の案内にURLを使えますので便利です。

ちょっとわかりにくい場所にある店やあまり有名ではない隠れた名店などの場合、場所の案内にURLを使いましょう。

社内での歓迎会の案内状の書き方と例文についてご紹介しましたので、次は社外への歓迎会の案内メールの書き方と例文についてご紹介します。歓迎会の案内メールは社内だけではなく、社外に送ることもあります。

会社同士の勉強会や接待など、色々なケースで歓迎会や送迎会などを行う場合がありますので、社外への歓迎会の案内メールも重要です。

社外への歓迎会の案内メールはどのように書けば良いのか、社外への歓迎会の案内メールの書き方と例文についてもご紹介しましょう。

社外への歓迎会の案内メールの書き方と例文の一つ目は、勉強会の案内の例文です。案内メールの書き方の基本は社内と全く同じですので、件名と内容を変えればそれでOKです。

まず「何月何日歓迎会のご案内」という件名をつけ、「このたび仲間としてお迎えすることになったA様の歓迎会を執り行うこととなりました」というように内容を書きます。

他の書き方はここまでにご紹介した書き方と同じですが、「ゲスト」として迎える人の名前を別に記すのがポイントです。

社内のメールであっても誰がその歓迎会のゲストなのかを別記しますが、社外の場合は特にその点に注意をする必要があります。

社外への歓迎会の案内メールの書き方と例文の二つ目は、接待の案内の例文です。こちらも勉強会と同じように、件名は「何月何日歓迎会のご案内」というように、日付と歓迎会の案内であることを入れます。

「このたび就任なさいますB部長の歓迎会を執り行うことといたしました」というように、誰の歓迎会であるかを書きます。

後の書き方は同じですが、社外の場合は相手の会社に迎えに行くことなどもメールの最後の方に入れておくと良いでしょう。

「お迎えに行った後タクシーで店まで移動」などというように入れた後、店の情報をURLで入れるとさらに相手に対して親切になります。

社外への歓迎会の案内メールの書き方と例文の三つ目は、セミナーなどのカジュアルな例文です。こちらも基本は同じで、件名も「何月何日歓迎会のご案内」でOKです。

「このたびセミナーに新たにお迎えするC様の歓迎会を執り行うことになりました」というように、誰の歓迎会であるかを書くのも同じです。

その後には日時や場所や会費など、伝えるべきことを盛り込むのも基本通りですので、伝えるべきことをしっかりと記入しましょう。

本文で伝えるべきことをきちんと説明したら、その後にゲストの名前を書き出しておくのも大切ですので忘れずゲスト名を書きましょう。

社外への歓迎会の案内メールの書き方と例文の四つ目は、担当者レベルの場合の例文です。取引先の人が人事異動でどこかへ行ってしまうといった場合にも、歓送迎会を開くことがあります。

そういった場合にもやはり件名は「何月何日歓迎会のご案内」ですが、栄転などで先の担当者がどこかへ行く場合には「歓送迎会」とした方が良いです。

転勤していく人と新たに就任する人をゲストにした歓送迎会の案内メールも基本は同じですが、件名に注意しましょう。

また、歓送迎会のメールの場合には誰の送別で誰の歓迎なのかがわかるよう、本文の後にゲストの名前を列記しましょう。

社外への歓迎会の案内メールの書き方と例文の五つ目は、退職者に向けた例文です。大切な取引先の人が定年退職して、次に就任する人が決まった場合などにも、歓送迎会をすることがあります。

こちらも基本は同じですが、件名は「何月何日歓送迎会のご案内」というように「歓送迎会」とすると良いでしょう。

退職する人と新たに就任する人の名前を挙げて、基本的な歓迎会の案内メールと同じような内容でメールを作成しましょう。

この場合もやはり、本文の後にゲストの名前を列記する必要がありますので、それを忘れないようにしましょう。

社外への歓迎会の案内メールの書き方と例文についてご紹介しましたので、次は歓迎会の案内状を出すときの注意点についてご紹介します。歓迎会の案内状を出す場合には、いくつか注意すべき点があります。

歓迎会には大勢の人が参加するのが基本ですので、幹事は大勢の人の予定を取りまとめなければなりません。

歓迎会の案内状を出すときにはどのような点に注意すれば良いのか、歓迎会の案内状を出すときの注意点についてご紹介しましょう。

歓迎会の案内状を出すときの注意点は、返信の期日やメールを出すタイミングです。歓迎会の案内状には出欠の返事をもらわなければなりませんが、メールを出した日から返信の締切までが短いと返事が間に合わないこともあります。

歓迎会の案内状メールを送る場合には、返信の期日までの余裕を持ったタイミングで送らなければなりません。

でなければ全員の出欠確認が締切までに取れないといった事態に陥りかねませんので、そうなると歓迎会の開催自体があやしくなることもあります。

歓迎会の案内状メールを出す場合には、日数の余裕を持って出欠確認ができるようにするというのが、歓迎会の案内状を出すときの大切な注意点になります。

歓迎会の案内状の書き方について、色々な例文などを挙げてご紹介してきましたが、如何だったでしょうか。歓迎会の案内状はポイントを押さえれば簡単に作れますので、ポイントを押さえてさくっと歓迎会の案内状を作りましょう。