説明会のキャンセルメールの書き方まとめ！上手な断り方のポイントや例文も紹介！

就職活動を始めると、最初は希望の企業をピンポイントで絞って説明会に赴き、順次面接に進むという方法をとることが多いのではないでしょうか。

その後、例えば合同説明会に参加している企業に興味を持ったり、友人が内定もしくは受験した企業の業界に興味を持ったりして、徐々に説明会に参加する企業の数も増えていくことになるという方が多いのではないでしょうか。

これから就職活動を始める、もしくは就職活動を始めたという方の中にも上記に当てはまる方が多くいらっしゃるのではないでしょうか。

そのようにして興味を持った企業が増えてくると、必然的に企業が開催する企業説明会への参加頻度も増えてくることになります。一般的に、企業が開催する説明会に参加するためには事前予約が必要な場合が多々あります。

参加したい説明会が増えてくると、他の企業の説明会スケジュールとのバッティング、他の企業の面接スケジュールのバッティング等が発生するようになり、当初予約していた企業の説明をキャンセルせざるを得ないという状況が発生するようになります。

この様な状況が発生した場合、予約した説明会をキャンセルすることになりますが、説明会をキャンセルするためには、キャンセルメールを送らなければなりません。

就職活動ではスケジュール管理を徹底することが大切だとどの本にも書いてありますが、どんなにしっかり管理していようと、興味を持った企業の説明会が重なることや、面接スケジュールが重なってしまうことはどうしても怒ってしまうことです。

この様な場合にはキャンセルの連絡をしておくことが大切です。無断欠席は、社会人の行動として相応しくありませんので必ずキャンセルメールを送りましょう。

しかし、このキャンセルメールにも断り方として相応しい書き方がありますので、今回は説明会のキャンセルメールの書き方のポイントを、例文を交えて解説していきましょう。マナーを守った正しいキャンセルメールの書き方をしっかりマスターしましょう。

就職活動中の学生の中に稀にいるのが、就職活動を行っている際に説明会等に申し込んだ企業と、学生時代にアルバイトの面接を予約したことなどとを同列に扱っているかのような行動です。

つまり、何らかのこと（例えば説明会や面接）をキャンセルするにあたり、それらを無断で欠席する=バックレることを当たり前にしてしまうことです。

大前提として覚えておいていただきたいのは、就職活動中の説明会やセミナーに関して、自分の名前を明かしてエントリーしたからには、キャンセルする場合は電話もしくはメールでキャンセル意向を伝えなければいけないという点です。

欠席の連絡をせずにキャンセルするということは、社会人になろうという就活生として守るべき最低限のマナーすら守れていないということになります。身分としては学生ではあるものの、卒業した瞬間に社会人になるのですから、最低限のルールは守りましょう。

しかしながら、就活生を対象にしたアンケート集計によると「説明会等をキャンセルするときのキャンセルメールの書き方がわからない」という方が、全体の約73%もいることがわかりました。

全体の4分の3弱の就活生が、キャンセルメールの書き方について悩んでいるのが実情なのです。その様な状況だからこそ、書き方に悩んでいるうちにキャンセルメールを送らずに欠席してしまうという事態が発生してしまっているのかもしれません。

では、キャンセルメールが必要な場合と、そうでない場合の違いはどこにあるのでしょうか。大前提としては全ての説明会やセミナーを欠席する場合に、キャンセルメールもしくは電話をした方が良いという前提があります。

しかしながら、例えば入場無料の出入り自由という、大規模なイベントスペース等で行われる合同説明会などの場合は、誰が来ても来なくても、主催者も参加している企業も困ることはありません。

この様な場合は特に参加連絡すらもしていない状況が多いので、キャンセルの電話やメールで連絡する必要は無いと考えられます。

一方、自身が相手企業に対して説明会等への参加の意思を明確に示している場合で、その説明会等を欠席せざるを得なくなった場合は、キャンセルメール等で欠席の連絡を行うことは必須になります。

これは、就活生として相手企業の迷惑にならないようにすることへの当然の配慮です。セミナーや説明会をキャンセルすること自体が、既に企業にとっては迷惑になっていますので、更なる迷惑をかけないという最低限の配慮を心掛けるべきです。

説明会等をキャンセルすることで、相手企業に迷惑をかけてしまうと紹介しましたが、実際にはどの様な迷惑がかかるのかを考えてみましょう。

まず、説明会等を行っている企業は少なくとも1名以上の新卒採用を検討しています。就活生も必死ですが、企業も自社に適した学生を採用することに必死です。

説明会やセミナーの1回あたりの参加可能人数にも限りがある場合が多く、貴重な1席が本当は空いているのに、キャンセルメールが無い事で当日まで満席状態になってしまうこと、これが企業側に与える損失です。

早めにキャンセルメールを送っていれば、企業側は別の学生に説明会に参加してもらえることができるのです。その学生が、本当はその企業が求めていた人材だったかもしれず、その説明会に参加できなかったことで他の企業に採用されてしまうかもしれないというリスクもあるのです。

このように、説明会等の欠席については企業にも大きなリスクを与えてしまいますし、小さなことで言えば、説明会資料の準備等においても用意する資料の数量等が変わることで手間をかけてしまいます。

いずれにせよ、申し込んでいた説明会を欠席してしまう場合、キャンセルの連絡は必ず行うようにしましょう。当日以前であれば形に残るメールで送っておくと後のトラブルを避けられます。企業側も読むだけでリストから削除できるので手間が省けます。

マナーを守って、企業と学生がフェアに採用活動を行えるように心がけましょう。就活中の心持ちは、知らず知らずのうちに他でも現れてきます。「この会社はいいや」と思っての行動は、何故か他で現れてしまうものなので注意しましょう。

さて、事前にわかっていればメールで連絡しましょうと解説しつつも、実態はキャンセルメールの書き方がわからない学生が75%弱もいるという現実から、どんなメールを送れば良いのかを解説しなければいけません。

キャンセルメールを送る際、最初に悩むポイントが「説明会をキャンセルする理由」をどう書くかという点なのではないでしょうか。真実を書ける状態なのか、もしくは急に行きたくなくなったからキャンセル理由をでっち上げなければならないからなのか。

いずれにせよ、キャンセル理由は「何でも良い」というのが結論。大事なのは事前連絡をすることにあります。実際問題、セミナーを欠席することを電話かメールで連絡する際、欠席理由を正直に伝える必要はないのです。必要なのは不参加になることを簡潔に伝えることです。

説明会キャンセルで企業側が被るリスクなどを説明してきましたが、実際にドタキャンした場合は就活生側にもデメリットがあります。当然ながら、企業側も説明会参加予定者リストと、実際の出席者のチェックは行っています。

つまり、ドタキャンした学生の名前は企業側に把握されているということになります。これはつまり、その企業の次回以降の説明会に参加できなくなる可能性があるということ。場合によってはその企業のグループ企業の説明会や面接にも影響が出る可能性もあります。

もちろんこれは可能性論でしかありませんが、最近ではwebでのエントリーを行っている企業がほとんどですので、システムでドタキャンした学生のエントリーを受け付けなくなる可能性も十分考えられるのです。

このように、説明会を欠席する際には必ず企業にキャンセルメールをするべきことを紹介してきました。ではその手段はどうするのがベストなのでしょうか。

先ほどは、証跡を残せるメールでキャンセルの連絡をした方が良いと紹介しましたが、急な連絡を行う場合はメールで連絡すべきなのか、それとも電話で連絡すべきなのか。

メール文面を具体的に紹介する前に、どの様な場面ではメールでキャンセル連絡をして、どの様なときには電話で連絡すべきなのかを整理しておきましょう。

まずは、電話で説明会等のキャンセル連絡をした方が良いケースを紹介しましょう。電話でキャンセル連絡をするメリットは、相手に確実にキャンセルすることが伝わることです。一方、相手企業の担当者は、必ずその電話に出なければならないので時間を取られることになります。

これらのメリット／デメリットを考慮すると、企業の担当者の時間を取ったとしても、確実に連絡をつけておくべきタイミング。つまりは『当日キャンセルの連絡をするような場合は電話』で連絡するようにした方が良いでしょう。

当日キャンセルをメールで行った場合、タイミングによっては担当者がメールを確認できない可能性があり、結果的にドタキャン同様の事態を引き起こしてしまう可能性があるからです。

当日キャンセルはしないに越したことは無いのですが、どうしてもキャンセルしなければならなくなった時には、就活生としての心象を悪くしないよう、早めに電話でキャンセル連絡を入れるようにしましょう。

次に、メールで説明会をキャンセルする場合のタイミングについて紹介しましょう。先ほど電話でキャンセル連絡をするのが当日キャンセルの場合であることを紹介しました。裏を返すと、当日連絡以外の場合はメールでキャンセル連絡をすれば良いということになります。

これも先ほどの裏返しになりますが、前日までであれば担当者がメールを確認する時間があること、その担当者の時間を電話で無理に割かせてしまうことを避けられること。この2点から、前日までのキャンセルはメール連絡が適していると言えます。

メールで不参加理由を伝える場合には、マナーを守ったメール文面を作るようにしなければいけません。言葉遣いはもちろん、件名や署名の書き方、断り方もポイントを押さえて書く必要があります。後ほど例文を用いて解説するので最後まで読み進めてください。

企業説明会などをキャンセルする場合、少なくとも前日の夕方までに連絡ができるようにしましょう。説明会当日は、企業の担当者も説明会の準備を朝から行っている可能性も高く、メールチェック等に時間を割けない状況かもしれません。

そのような場合は電話でキャンセル連絡をする必要がありますが、当日の忙しい状態を電話で遮ってしまうことになるので、これを避けるためにも前日夕方までにメールで連絡を入れるよう、注意しましょう。

さて、最近の企業説明会はwebサイトで予約ができることが増えています。この様な仕組みを採用している企業の場合、説明会のキャンセルについても、そのwebサイトで完結できるケースがあります。

webで完結する場合は個別のキャンセルメールは不要です。そのサイトで全てを管理していることがほとんどですので、無駄にメールを送ることで担当者の手間を増やしてしまいます。企業によって仕組みは違いますので、サイト上の注意事項を確認し、その指示に従いましょう。

さて、では実際に企業説明か等をキャンセルする際のキャンセルメールの書き方のポイントを解説していきましょう。ここまで紹介してきたように、企業側の担当者も忙しい中で就活生のキャンセルメールを確認し、伴いキャンセルに伴う説明会準備の変更等が発生します。

ただでさえ説明会をキャンセルすることで担当者に余計な仕事をさせてしまうことになるので、キャンセルメールについては簡潔にまとめることで、せめて担当者がメールを読む時間は少なく済むようにし、かつ謝意がきちんと伝わるようにしておかなければなりません。

ところで、就活生に対するアンケートで「メールで会社説明会をキャンセルしたことがあるか」という質問を行ったところ、半分以上の学生は「ない」と回答しています。

中には「一度ある」という人もいました。一般的には会社説明会や面接をキャンセルする場合、特に面接をキャンセルする場合には電話で連絡することが多いかもしれません。

しかし、企業から「メールで連絡」と指示があった場合、やむを得ない事情が発生した場合など、メールで連絡するときに失礼な内容で送ることの無いようポイントを押さえておきましょう。

『説明会キャンセルメールの断り方／書き方のポイント』1つめのポイントは、「一目でわかる、わかりやすい件名をつける」ことです。

まず、最も大切と言っても過言ではないのがこの「件名」です。企業の担当者には、就職活動生からの連絡だけではなく、通常業務のメールも大量に送られてきています。その中で、キャンセルメールを認識してもらい、確実にメールを開いてもらわなければなりません。

メール件名は、メールを開く前に必ず表示される部分でもあり、この件名によって中身をすぐに確認するか後回しにするかを決めているのは、社会人も学生も同じです。最初に目に触れる件名で内容が伝わるように工夫する必要があるのが『件名』なのです。

『説明会キャンセルメールの断り方／書き方のポイント』件名に続いては、当然ながら本文の内容になります。本文の構成や文章の書き方のポイントについては、後でじっくりと解説をしていきますが、押さえておきたいポイントとしては、文章で謝罪の気持ちが伝わることです。

つまり、本文を書くにあたっては丁寧に、誠意ある文章を書くよう心がけることが大事です。丁寧に誠意あるという言葉の中には、相手が読みやすいような構成を心掛けること、伝えたい内容が簡潔に記されていることなども含まれています。

謝罪の気持ちを伝えるとともに気をつけておきたいのは、文章の書き方が相手に不快感を与えないような配慮をするということです。

キャンセルメールを送る場合、非は100％就活生側にあるので、とにかく丁寧に誠意を感じてもらえるメールを送るようにし、相手に失礼にならない断り方をすべきなのです。

この後、キャンセルメールの書き方のポイントを説明していきますので、しっかり読んで正しい断り方を押さえておくようにしましょう。

できる限り避けるべきではありますが、どうしても企業にキャンセルメールを送らなければならないことも発生してしまいます。就活生は学生ではあるものの、キャンセルメールはビジネスマナーをきちんと守った断り方をしなければなりません。

その説明会をキャンセルするからといって、その企業との関係が完全に切れるとも限りません。改めて説明会等に参加したいと考えることもあるかもしれませんし、就職後に取引先としてその企業との関りを持つ可能性もあります。

関りが薄くなるという意味では、説明会ではなく選考過程での面接等をキャンセルする場合もあるかもしれません。しかし、いずれにしてもキャンセルによって企業に迷惑をかけてしまいますので、断り方のポイントを押さえた正しいメールを送ることが大切です。

ビジネスマナーは就活中のみならず、むしろ就職後に重要になってくるため、しっかり身に付けておくのがポイントです。その意味では、何かをメールで断るときの断り方についても、これを機にどうすれば良いのかを学んでおきましょう。

それではここで、キャンセルメールの書き方のポイントを紹介しておきましょう。基本を押さえつつ、キャンセルしてしまうことへの謝罪の意を伝えること。まずはビジネスメールの書き方の基本を紹介し、その後、例文を交えて断り方のポイントを解説していきます。

『キャンセルメールの断り方のポイント・その1』は、最初に目に触れる『件名を工夫する』ことです。件名は何も考えずに書いてはいけません。ポイントは、「分かりやすくシンプルに」書くことです。長すぎても一目で内容が分からないものも避けましょう。

担当者にもたくさんのメールが届いています。件名で内容が理解されないと、開封が後回しにされたり、読んでもらえない可能性すらあります。件名は就活関係の内容だとすぐに分かるように「説明会キャンセルのお詫び」など、​​​​​短く簡潔にわかりやすくしましょう。

件名でキャンセルすることが伝わるようにしたら、次は本文に移ります。ここで気をつけるべき『キャンセルメールの断り方のポイント・その2』は、『書き出しで相手の企業名、部署名、担当者名を記入する』ことです。

『A株式会社 B部 C様』と、書き出しで送り先の相手から書き始めます。企業名だけ作成するのは間違いですから、必ず部署名までは記入しましょう。ちなみに、部署名で終わるときには「御中」、採用担当者の個人名の場合は「様」をつけます。

なお、企業名は(株)と略さず、正式名称で書きましょう。その後は「お世話になっております。」に続けて、『大学、学部、学科、名前』の記載までを行うのがビジネスメールで一般的に用いられている文面です。

ここからがキャンセルメールの本文になります。そしてここからが『キャンセルメールの断り方のポイント・その3』である『キャンセルする旨を伝える』ことに移っていきます。

キャンセルする旨については、説明会をキャンセルする事実を伝えつつ。同時に、キャンセル理由、お詫びを記入していきます。キャンセルの意思を伝えるのは勇気が必要ですが、曖昧な言葉を使わずに、キャンセルすることがハッキリ伝わるようにしましょう。

メールは送りっぱなしになることが多く、電話と違って口頭フォローをすることができません。だからこそ、誰が読んでも誤解がないような断り方をしなければなりません。メールでも勇気が必要ですが、明確にキャンセル意向を伝えることが『断り方』のポイントです。

『キャンセルメールの断り方のポイント・その4』は、メールの最後に書く『署名』です。ビジネスメールではメールの最後に署名を入れることが一般的です。これはキャンセルメールでも同じです。

署名が無いことでキャンセルが出来ていないという事はありません。あくまでビジネスマナーとして入れておきましょうという事です。

なお、署名については「名前、大学名、学部名、電話番号、メールアドレス」などを記載しておくと良いでしょう。署名は各自が設定しており、明確な構成要素の決まりはありません。必要に応じて足し引きして構いません。

さて、ここまでは説明会等をキャンセルする際のキャンセルメールの書き方や注意点について紹介してきました。先ほども紹介したように、就活生の多くはキャンセルメールの正しい書き方を知らないという実態があります。

先ほど紹介した『メールでの断り方のポイント』はしっかりと覚えてもらう必要がありますが、これからすぐにキャンセルメールを送らなければならない方のために、キャンセルメールの例文を少しだけ紹介しておきましょう。

これから紹介する例文を参考にしていただき、例文を状況に合わせてカスタマイズしていただくことで、すぐに企業の担当者にキャンセルメールを打つことができます。それでは『説明会等のキャンセルメールの例文』を紹介していきます。

ではまずは説明会をキャンセルするときの例文を紹介しましょう。先ほど「断り方のポイント」で紹介した、件名や本文、署名についても、この例文で改めて書き方を確認してください。それでは「説明会参加のキャンセルをするときの例文」を紹介しましょう。

『件名:会社説明会キャンセルのお詫び（○○大学○○学部○○）』このように、タイトルでメールの内容がわかり、かつ簡潔に件名を書きます。担当者に表示されるメールアドレスでは誰からのメールか分からないので、懸命に自分の名前を書き添えておくと丁寧です。

次に本文の書き出し部分です。『株式会社○○ 人事部 採用担当○○様』と誰宛のメールなのかを会社名、部署名、担当者名を書くことから始めます。

続いて本題の中身に入っていきます。この例文を参考に、キャンセル理由等を書き換える等をしながらオリジナルのキャンセルメールを作成するのも良いでしょう。では例文を紹介します。

『いつもお世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。〇月〇日（〇時）の説明会を予約しておりましたが、家庭の事情により参加することが出来なくなってしまいましたのでご連絡いたしました。ご多忙の中大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

最後は署名です。『○○大学 ○○学部 氏名 電話番号、メールアドレス』で締めると良いでしょう。以上で説明会キャンセルの例文は終了ですが、企業の説明会が同日に複数回開催されているのであれば、本文でどの時間の説明会を予約しているのかを明示しましょう。

さて、メールで説明会をキャンセルする際の例文を紹介しましたが、これは説明会でもセミナーでも同様の例文を使ってメールを作成することが可能です。次に紹介しておきたいのが、当日にセミナーをキャンセルするときの電話連絡の例文です。こちらも参考にしてください。

大変お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇と申します。〇月〇日（〇時）の御社説明会を予約しておりますが、家庭都合の急用が入ってしまい、急で申し訳ございませんが、参加をキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。

お忙しいところ大変申し訳ございません。何卒、よろしくお願い申し上げます。と、こちらもメール文面と内容は大きく変わりありませんが、電話の場合は「どうされたのですか?」など、キャンセル理由を深堀される可能性もあるので、しっかり考えておきましょう。

嘘をつく理由が無くキャンセルする方は、本当の事情を話せば良いですし、そうでない方は何らかの事情を考えましょう。よく使われるのは『遠方に住む祖父（祖母）の体調が思わしくなく、祖父の家を訪ねることになった』などというのが使われがちな例文です。

なお、その企業の説明会に本当に参加したいのであれば、次回日程をキャンセル連絡とともにセッティングしておくのが良いでしょう。その場で次の日程も確定できるのでおすすめです。

では次に、説明かを終えた後に始まる『選考』をキャンセルする際のキャンセルメールの例文を紹介しましょう。選考過程に移ってからのキャンセルについては、その後、選考に参加できなくなるケースもあるので十分に考えてから送るようにしましょう。

これから紹介する例文は、完全に選考をキャンセルする前提の例文です。キャンセルなのか日程変更の依頼なのかを加味して例文を活用するようにしてください。では例文を紹介します。

『件名:選考辞退のお詫び（○○大学○○学部○○）』件名はわかりやすく端的に書きましょう。この例文の書き出しは部署までしか書かないパターンで『株式会社○○ 人事部御中』とすることを紹介しておきます。

本文は、『いつもお世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。この度ご案内いただきました、御社1次選考への参加につきまして、一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。

なお、ご案内いただいておりました日程につきましては〇月〇日〇時からとなっておりました。私都合で大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。最後は署名を入れてメールは完成です。

いかがでしたか。悩みが多い就職活動において、これまでほとんど経験したことの無いビジネスマナーを考慮してのキャンセルメール作成は、多くの就活生にとって悩みの種です。

紹介した例文をそのまま使用してメールを送っても大丈夫ですが、自分の言葉で企業への謝意を記した方が、より良いキャンセルメールになるでしょう。基本を押さえて納得できる就職活動に励んでください。