返信用封筒の宛名の書き方まとめ！折り方・入れ方や送る時のマナーもチェック！

返信用封筒とは、差出人へ書類を返送するための封筒で、差出人が書類と一緒に同封して相手へ送ります。同封することで、返送する際の手間を省いたり、誤送を防いだりできるメリットがあります。普段の生活ではあまり使う機会がないかもしれませんが、ビジネスシーンでは利用されることが多いので、社会人としては必ずマナーを知っておきたいです。

この記事では、返信用封筒の宛名の書き方のマナーをはじめ、「行」の直し方、折り方、入れ方などについて解説します。まずは、返信用封筒を送り返すときの「行」の直し方のマナーについてです。

企業から送られてくる返信用封筒には、あらかじめ住所や会社名、担当者名などの宛名が印刷されている場合が多いです。そして、会社名や担当者名などの宛名の下には、通常であれば「行（ゆき）」または「宛（あて）」と書かれています。そのまま返送しても大丈夫なのでしょうか。

「行」や「宛」を直さずに、そのまま返信用封筒を返送してももちろん届くことは届きます。けれども、「行」や「宛」を直さずに、そのまま返信用封筒を返送することは、相手を呼び捨てにしているのと同じでマナー違反になります。

そのまま返送すると常識がないと思われる可能性がありますので、正しい直し方で直してから返送しましょう。ただ直せばいいというわけではなく、直し方にもマナーがあります。

「行」や「宛」の直し方はとても簡単です。「行」や「宛」の直し方は、まず最初に「行」や「宛」という文字を消します。消すといっても、ぐちゃぐちゃに塗りつぶすのではなく、二重線を引いて消すのが直し方のマナーです。短い線でよいので定規を使うほどではありませんが、丁寧な直し方を心掛け、綺麗な線が引けるか心配な場合には定規を使いましょう。

重要な書類を修正するときには、訂正印を押す必要がありますが、「行」や「宛」の直し方では訂正印を押す必要はありません。相手への敬意を表すために書き換えるだけで、間違いを訂正すわけではないからです。

では、返信用封筒の「行」や「宛」の文字を取り消し線で消した後は、どうすればいいのでしょうか。もちろん何も書かなくても届けてはもらえます。けれども、「御中」か「様」に書き直すのが直し方のマナーです。敬称をつけずに返信用封筒を返送するのは相手に対してとても失礼なことです。

「行」や「宛」の代わりの文字を書く位置は、縦書きなら取り消し線の左か下、横書きなら取り消し線の下か右です。書くスペースがない場合には、他のところに書いても問題ありません。バランスを考えながら書きましょう。

「御中」と「様」のどちらを使うのが正しいのかは、返送用封筒に書かれた宛名によります。宛名が会社名や部署名の場合には「御中」、個人名の場合には「様」を使います。個人名が書かれた押印が押されている場合にも「様」で返送するのがマナーです。

「御中」は「中の人」というような意味合いの言葉で、特定の相手のことではありません。会社の皆さんや部署の皆さんといった意味になります。会社や団体に所属する人なら、誰が封を開けてもいい郵便物であるということです。

宛名が会社名や部署名の場合には「御中」、宛名が個人名の場合には「様」を使うのが正しい直し方であることを説明しましたが、「御中」と「様」以外に「先生」や「殿」といった敬称が使われることもあります。

「先生」は、お世話になった恩師などに使う敬称です。「殿」は目上の人から目下の人に向けて使う言葉といわれていますが、実はこれは誤解です。とはいえ、「殿」を使うと相手に不快感を与えることになるかもしれませんので、ビジネスの場などでは使わない方が無難でしょう。

返信用封筒は相手から送られてくるだけでなく、返送してもらうために自分が相手に送らなくてはいけないこともあります。返信用封筒という専用の封筒が販売されているわけではありませんので、自分が相手に送るときには自分で作成しましょう。

ここからは、相手から返送してもらうために自分が返信用封筒を送るときのマナーについてご紹介していきます。まずは、返信用封筒の折り方についてです。

返信用封筒を同じ大きさの封筒に入れる場合や返信用封筒を入れる封筒の方が小さいときには、返信用封筒を折ってから入れる必要があります。返信用封筒を折るときには、適当な折り方をするのではなく、封筒の角をきちんとそろえて綺麗な折り方をしましょう。

二つ折りか三つ折りにするのが返信用封筒の一般的な折り方ですが、同じ大きさの封筒に入れる場合には二つ折りだと入りませんので三つ折りが妥当です。小さくなる折り方をした方が封筒には入れやすいですが、あまり小さすぎる折り方をすると、返信用封筒が折り目だらけになる上に外の封筒が膨らんでしまい厚みが出てしまいます。

宛名が表になるように折るのも折り方のマナーの一つです。宛名が表になるような折り方をすると、封筒から出したときに返信用封筒であることが一目でわかりやすいです。

定形郵便で送りたい場合には、120×235ミリの「長形3号」というサイズの封筒が規定内で最大のサイズです。A4サイズの書類が三つ折りで入ります。同じ「長形3号」の封筒を入れたい場合にも三つ折りにすると入りますが、綺麗な折り方をする自信がない場合には大きい封筒に入れて送るという手もあります。

240×332ミリの「角形2号」は、A4サイズの書類が折らずにそのまま入るサイズの封筒です。「長形3号」の封筒も折らなくても収まります。ただし、「定形外郵便（規格内）」で送る必要がありますので、料金は高くなります。

続いて、自分が返信用封筒を送るときの封筒への入れ方のマナーについてご紹介しましょう。返信用封筒を送るときには、返信用封筒を封筒へ入れるときの入れ方にもいろいろと注意すべき点があります。

封筒に収まりさえすれば入れ方なんてどうでもいいように思えますが、適当な入れ方をしてしまうと返信用封筒を受け取った相手にも迷惑が掛かってしまう場合があります。きちんと正しい入れ方で封筒に入れて送りましょう。

自分が返信用封筒を送るときの封筒への入れ方としてまず注意したいのが、ギリギリの大きさにはしないということです。返信用封筒を送るときは、とにかく封筒に入ればいいというものではなく、相手が取り出しやすくわかりやすいような入れ方をするのがマナーです。

ピッタリの大きさの封筒に入れた方が収まりがいいような気がしますが、返信用封筒をギリギリの大きさの封筒に入れてしまうと封筒から取り出しにくいので、なるべく余裕のある大きさの封筒に入れて返信用封筒を送りましょう。

のりには液体のりやスティックのりなどがありますが、封筒の封をとじるときには液体のりの方が適しています。スティックのりの方が手につきにくくて使いやすいですが、液体のりと比べると粘着力が弱いからです。とはいうものの、粘着力が強くてしっかりと封をとじることができるのであれば、どちらを使っても構いません。

そして、のりを使って封筒の封をとじるときに、のりの選び方の他に注意しないといけないのがのりががくっつかないようにすることです。封をするときに返信用封筒にまでのりがくっついてしまうと、封筒から出すときに剥がれなくて困ってしまいます。

自分が返信用封筒を送るときの封筒への入れ方としてもう一つ忘れてはいけないのが、切手を貼ってから入れるということです。相手の手間を省くために返信用封筒を同封するはずなのに、切手を貼るのを忘れてしまうと、相手が自分で切手を購入して貼らなくてはいけなくなります。

「切手を同封」という指示がある場合には貼らずに同封すればいいですが、何も指示がない場合には必ず返信用封筒に切手を貼ってから封筒に入れましょう。切手の料金は、定形郵便の場合には25g以内で84円、50g以内で94円です。

切手の料金は郵便物の重さで決まり、ゆうパックのように距離で金額が変わることはありません。定形郵便は封筒の大きさが縦23.5cm・横12cm・厚さ1cm以内という規定があり、大きさ・厚さ・重さのどれかが規定から外れると定形外郵便になってしまい、切手の料金も高くなります。定形外郵便の規格内なら料金は50g以内で120円です。

続いて、返信用封筒を相手に返送してもらうときの送り方についてご紹介しましょう。返信用封筒を相手に返送してもらうときには、普通郵便以外の送り方で返送してもらうこともできます。

今回ご紹介するのは、速達・簡易書留・後納郵便の3種類の送り方です。できるだけ速く届けてほしいときやきちんと届くか不安なときなどに利用しましょう。

速達とは、追加料金を支払って他の郵便物よりも優先して早く届けてもらうサービスのことです。返信用封筒をできるだけ早く返送してもらいたいときには、返信用封筒の返送に速達を利用しましょう。返信用封筒を速達で返送するときの追加料金は250gまでが＋290円です。つまり、84円の定形郵便なら374円ということになります。

返信用封筒には、374円分の切手を貼りましょう。切手を貼っただけでは普通郵便と間違われてしまう可能性がありますので、縦長の封筒なら表面の右上部分に赤いマジックなどで「赤い線」を入れておく必要があります。ポストからの投函も可能です。

返信用封筒は簡易書留でも返送できます。返信用封筒がきちんと届くか不安な場合には、簡易書留を利用するとよいでしょう。郵便物を引き受けた郵便局と時間、配達された時間が記録されますので、大事な書類を送ってもらうときにおすすめです。

あくまで簡易なので、一般書留やゆうパックのように輸送の過程が細かく記録されるわけではありませんが、一般書留より割安な料金で利用できます。定形郵便なら追加料金は+320円で、84円の定形郵便なら404円になります。ポストからは送ることができないので、郵便窓口で依頼してもらう必要があります。

後納郵便は、1ヶ月分の郵便料金を翌月にまとめて一括で支払うことができる郵便です。郵便物を毎月50通以上差し出すことや1ヶ月に利用する郵便料金の概算額の2倍以上の額の担保を提供することなどが利用条件となっています。経理業務を省力化したり切手を貼る手間を省いたりできるので、たくさんの人に返信用封筒を送る必要がある場合におすすめです。

後納郵便を利用したいときには、まず会社の近くの取扱郵便局に利用したいことを伝えて、後納郵便の担当者や印刷業者とどんな封筒を作成するか打合せをする必要があります。すぐに利用できるわけではなく、実際に利用が開始できるまでには結構な時間がかかります。

最後に、自分が返信用封筒を送るときの返信用封筒の宛名の書き方についてご紹介しましょう。自分が返信用封筒を送るときには、返信用封筒の表に送付先住所や会社名、部署名、自分の名前などを書きます。

返信用封筒を返送するときには「行」や「宛」という文字を消して「様」や「御中」に書き直すのがマナーであることを説明しましたが、自分が返信用封筒を送るときには「行」と「宛」のどちらを書くのが正しいのでしょうか。

自分が返信用封筒を送るときには、返信用封筒の宛名に「行」を付けて送るのがマナーです。受け取った相手が書き直す手間が省けるからといって、自分で「様」や「御中」と書くのはNGとなっています。

「行」の他に「宛」が使われることもありますが、「宛」は「○○宛に返送してください」などのように文章中や口頭で使う方が適した言葉です。絶対に使ってはいけないというわけではありませんが、郵便物の宛名には「行」を使うのが適切です。

返信用封筒の宛名に「行」を書くときには、宛名よりも少し小さめに書いたり宛名から少し離して書いたりするのがポイントです。宛名よりも少し小さめに書いたり宛名から少し離して書いたりした方が書き直しやすいからです。

返信用封筒の裏には何も書かないように注意しましょう。手間を省くためには相手の住所や名前をあらかじめ書いておいた方がいいと考えてしまいがちですが、勝手に相手の住所や名前を書くのはマナー違反です。

返信用封筒の宛名の書き方のマナーをはじめ、「行」の直し方、折り方、入れ方などについてご紹介しました。

返信用封筒はビジネスシーンで使われることも多く、宛名の書き方を間違えてしまうと、受け取った相手から常識がない人と思われてしまう可能性もあります。社会人としてのマナーが問われますので、ぜひ覚えておきましょう。