覚書の書き方と例文まとめ！意味・役割・作成時の注意点や契約書との違いも紹介！

社会人、特に営業のような契約をとってくる立場の仕事では度々出番のあるのが覚書です。覚書はとても重要な書類なので、覚書を書くことのある人はきちんと内容を理解していなければいけません。

しかし覚書は契約書が必要な場面でよく使用される関係上、契約書との違いがよくわからないという人も多いのではないでしょうか。両者の違いや役割を熟知しておくことで、契約の履行や更新もスムーズに進みます。

そこで今回は、覚書がもつ意味や書き方の注意点、契約書との役割の違いについて紹介していきます。仕事で契約書や覚書を書くことのあるという人は、これらを知っておくことで正しく使い分けができるようになるのでぜひ目を通してください。

覚書とは、契約書の補助的な役割を担うための書類です。正式な契約を結ぶ前に双方の合意内容を書面にしたり、既に存在している契約の一部に変更を加える際などに使用されます。

補助的なものとはいっても、覚書は契約書と同等の効力を有します。そのため書面した内容に背けば法律で罰せられるとても重要な書類なのです。

内容や書き方は勿論、一度作ってしまえば書き直しも気軽にはできません。そのため正しい書き方や内容の決め方を知っておく必要があります。会社にとって得がない覚書を書いてしまわないよう、覚書の書き方を学んでいきましょう。

まずは、覚書に含まれる基本的な内容から見ていきましょう。覚書は正式な書類であるため、必要事項はすべて盛り込んでおかなければなりません。

注意点として、ここで記入漏れがあると契約に不利益があるばかりか、せっかく決めた事もなかった事として扱われるので必ず何度も見直しをしてください。では覚書に記載する内容を確認していきましょう。

まず必要なのが表題です。一般的には、~に関する覚書といった内容で記されますが、単に覚書だけでも通用する場合があります。

続いて、当事者双方の名前も必ず記載して下さい。後々詳細の確認や責任の所在を確かめる際に重要になるので、前文にある甲乙の箇所で明記しておきましょう。

覚書の構成は前文(甲と乙は以下の事項に合意した)、合意内容、後文(本書面の枚数、所持者の明記)、当事者双方の捺印、日付、双方の会社名及び名前、の順に記載していきます。覚書に書く事は順番が決められているので、必ずこの順で内容を書いていきましょう。

覚書は、合意内容以外は類似した内容になることが多いため、例文を用いて書き方を覚えておくとスムーズに書くことができます。アドリブをあまり必要としないので、例文の書き方さえ覚えておけば誰でも書くことのできる書類と言えるでしょう。

今回は、各ポイント毎に例文と合わせながらポイントを紹介していくので、今後覚書を書くための参考にしてください。

まず前文の例文は、「A会社(以下甲とする)とB会社(以下乙とする)は以下の事項を合意する。」といったものになります。甲の方が位が高いため、相手を甲、自社を乙にすると波風が立ちません。

続いて契約内容の記載ですが、分かりやすく箇条書きで明記していきましょう。注意点として、この時なるべく記事や時間、金額等も詳しく明記することで後述する解釈の違いを防ぐことができます。

その後の後文の例文としては「以上を合意した証として、本書面を2通作成し、甲乙署名捺印をした上でお互いに一通ずつ所有するものとする。」となります。後々の確認に必要になるので必ず明記してください。最後に書いた日付と双方の名前、会社名などを書いて完成です。

この中で特に重要になるのが前文の「合意した」という一文で、これがないと契約内容を履行する役割が果たしにくくなります。なぜなら覚書も契約書同様正式な書類である事に違いはありませんので、書かれてない事を強制させることはできないからです。

どんなに詳しく契約内容や日付を明記していても、合意した証拠がなければ意味がありません。必ず契約内容に双方が合意した、という一文を前文の中に組み込んでください。逆に覚書にサインする側であれば、合意の一文が明記されているか必ず確認してからサインをしましょう。

良い書き方の例を紹介したところで、次は良くない書き方の例を紹介していきます。良くない例文通りに書いたとしても契約書としては成立しますが、契約の履行に大きな障害となってしまうので非常に重要な点と言えます。

勿論契約成立後は書き直しが効かないので、これから例文で紹介するような書き方をしないよう十分に気を付けてください。

覚書の良くない書き方とはずばり、契約内容に期限の記載がないものです。例えば相手に100万円を支払わせる覚書を書く際に、「甲は乙に金100万円を返済いたします。」と書いたとします。

これでは支払いの確約はできても、いつまでに返済するのか書いていないので支払いの強制ができません。この場合は、「甲は乙に金100万円を返済いたします。

支払いは2020年12月31日までの期間で延滞なく行う。」期限を明記することで、スムーズな契約の履行が可能になるのです。

ここまでで覚書の書き方について紹介してきましたが、続いては覚書と契約書の違いについて紹介していきます。

どちらも出番が似ているため混合しがちですが、役割はきちんと分けられています。意味や書く順番を間違えないよう気を付けてください。まずは、そもそも契約書とはどういったものなのか改めて確認していきましょう。

契約書とはお互いが行った契約内容を証明するための書類であり、この書類を書くことで正式に契約が完了するものです。契約内容を確認したり、口約束での約束の不透明さを防止するために必要不可欠なものです。

注意点として、一度決定した契約はおいそれと変更できません。そのため契約の前段階では、お互いになるべく損をしないよう何度も話し合いの場が持たれます。特に大事な商談程すぐには決断できないため、契約書の作成も遅くなってしまいます。

大事なものだからこそすぐには決断できませんし、一度決まったものを変えるためには改めて全体の見直しが必要になるのです。法的拘束力が強い分小回りが利かない書類ともいえるでしょう。

このように小回りの利かない契約書にとに代わって、契約前の前段階である程度双方の合意内容を保証する際に使われるのが覚書です。法的拘束力は契約書と一緒ですが、契約の最終書類である契約書と違って、外堀を少しずつ埋めるために契約書の補助として使っていくのが覚書という訳です。

また、一度締結した契約を変更する際には全体の見直しが必要になりますが、一部分だけを変更する際にもこの覚書が使われます。変更部分以外の余計な個所を確認しなくてよくなるため、お互いの負担を軽くすることができます。

最終的な契約の締結には契約書、それの前段階の約束事や契約締結後の細かい変更などは覚書を使う、と覚えておきましょう。

最後に、覚書を書くうえでの注意点を解説していきます。こちらが覚書を書くときは勿論、相手が書いた覚書を確認する際にも重要な点でもあります。

覚書は契約書同様法的拘束力もあり、後からこんなはずじゃなかったと言っても取り返しがつきません。自分が思っている通りの契約が締結できるよう、次に紹介する点は徹底的に確認してください。

契約の際は、こちらが不利になる内容がないか確認しましょう。契約前に発見できれば、より自分たちにとって有利な覚書を作成できます。

勿論契約は双方の利益のために行うので、ある程度相手の条件をのまなければいけない場合もあります。しかし契約内容によっては余計な不利を背負う可能性もあるので、必ず合意する内容は見直してください。

大前提の注意点として、合意内容が法律に違反していると、覚書の法的拘束力もなくなってしまいます。そのため覚書の合意内容を確実に履行させるためには、法律違反をしていないかどうかの確認が欠かせません。

勿論書類の法的拘束力以前に会社としての信用にも関わってくるため、万が一にも法律に触れる事の無いよう合意内容はよく確認しましょう。

覚書に人によって解釈が分かれてしまう文章を使うと、こちらが思った通りの内容を履行してもらえない可能性があるので気を付けましょう。例えば「非効率な生産をしない」という言葉は、「生産は非効率だからしない」と、「効率的な生産のみ行う」という二つの意味に解釈できます。

双方での解釈に相違が生じないためにも、複数の意味でとられやすい言い回しや文言がないかよく確認しましょう。

今回紹介したように、覚書は書き方さえ覚えてしまえば誰でも書くことができます。しかし契約書と同様法的拘束力があるため、下手な内容では大きな損失を生んでしまいます。

覚書を書いたら、双方でサインをする前にもう一度よく内容を確認しましょう。期限が無かったり曖昧な表現をしている覚書では、思った通りの効果を発揮してくれません。

後々のやり直しができない覚書は、事前に完璧に仕上げておく必要があります。今回紹介したポイントや注意点を抑えて、有用な内容の覚書を作っていきましょう。