「辞令」の意味と種類まとめ！正しい書き方やテンプレートもチェック！

辞令という言葉の意味をしっかりと把握していますか？まず辞令とは会社や企業が従業員に対して通知する公式文書の事を指します。さらにはこれから入社してくる新人に渡す文書に対しても使われる言葉となります。

人事異動や退職、昇給、転勤、昇進、新人を採用するときの通知をしたい場合に通知する文書を総じて辞令と呼ぶのです。

辞令を従業員に渡す際には、「交付」という言葉を用いることが特徴となります。従業員に対して重要な事項をしっかりとした書面で言い渡すといった役目を持った言葉が辞令というわけです。

そもそも辞令はどういった由来を持っているのでしょうか。辞令は「辞める」に「命令」と書くので退職や解雇する際の文書や通知と思われていることがありますが、実は退職や解雇といった意味は持っていません。

「辞」という漢字にはもともと挨拶や言葉といった意味があるので、辞令は簡単に言えば丁寧な挨拶と言い直すことができます。さらには習慣的で伝統的な言い回しの事を指すこともあります。

日常生活の中で「社交辞令」という言葉を使う人もいるかもしれませんが、この「辞令」がまさしく習慣的で伝統的な言い回しの事を指しているのです。

もしも知らなかった人がいれば辞令と聞いたら退職や解雇といったイメージを抱くのではなく、会社からの公式文書を意味していることを覚えておきましょう。

ここからは辞令にはどのような特徴があるのか説明していきます。まず辞令は勤めている企業や雇用主からの命令文を指すという特徴を持っています。本当に退職や解雇といった意味合いの文書ではないのです。

さらに企業や雇用主が従業員に辞令を渡す際に「交付」するという言葉を使うのですが、具体的にどのような交付方法の種類があるのでしょうか？

かしこまった渡し方の場合は辞令交付式が催される場合があるので、もしも出席する必要のある人に向けておすすめの服装がいくつかあります。

そして具体的に辞令の中身を説明していきながら、テンプレートは使うべきなのかといった事や辞令がどのような時期に交付されるのかも合わせて紹介していくのでぜひ参考にしてみてください。

辞令の交付方法には「辞令交付式」と「内示」といった2種類の渡し方があります。この項目ではまずオーソドックスで辞令を交付する際にはほとんどの企業が行っている「内示」から説明していきます。

内示は簡単に言えば、本人や直属の上司に辞令の内容を伝えるという意味を指しています。内容は限られた人物にしか伝えられないので、伝えられた人物は守秘義務を守って誰にも伝えてはいけません。

辞令を内示される場合は準備期間を設けられていることを意味しているので、こういった期間の間に手続きや引継ぎ作業をする必要があります。具体的には辞令の交付される1週間前に内示は行われます。

辞令交付式は比較的大企業が行っていることが多い交付方法です。辞令交付を一種のセレモニーの意味として企業が捉えている場合は、式典として式典として催されている場合があります。

たとえば入社式と同時に配属先を辞令交付式によって言い渡すという企業も存在します。辞令交付式は一種のセレモニーとも言うことができるので、ラフな格好をしていってはいけません。

したがって男性の方であればスーツ、女性の方であればスーツに準じたフォーマルな恰好をする必要があります。できるだけ華美にならないようなネクタイやメイクをすることによって清潔でシンプルな印象を与えられます。

実は辞令には法的拘束力の意味合いはありません。そして退職や昇給といった種類の辞令は交付しなければいけないという法律も存在しないので、事実上法的拘束力は存在しません。

もしも文書として交付しなくても、口頭で伝えるだけでも事例としての意味合いを持ちます。辞令を交付する側がしっかりとした権限を持っている場合には口頭で済まされる場合も少なくありません。

しかし、なかでも採用辞令は労働基準法の「採用の日付や基本給をはじめとした労働条件や試用期間などを明示すること」に関わってくるので、比較的交付されている辞令の種類という事もできます。

辞令の内容は種類によって意味合いが異なってきますが、基本的に転勤や昇給といった人事の内容や日にち、実施日といった基本的な内容が書かれています。

一般的には内容を簡潔に記しただけの書類となっているので、そこまで複雑な種類の内容が書かれていることはありません。さらには簡潔な内容故に文面ではなく、口頭で伝えられることもあります。

形式ばった書類の一つではあるので、簡単に書くことのできるテンプレートを使うことをおすすめします。

辞令はいつでも交付されるようなイメージを持っているかもしれませんが、一年の中でもいくつか辞令が出やすい時期があります。具体的に言えば7月と10月に当たるのですが、どのような理由があるかご存知でしょうか？

実は10月は上半期に向けた準備の始まるちょうど転換期となっているので、意外と辞令を渡すのがちょうどいい時期となっています。

7月に関しては国家公務員の人事異動などがその時期に絶対行われるため、こういった時期に辞令交付数が増えるわけです。

ここまで辞令の意味や交付の種類について紹介してきましたが、ここからはどのよう辞令の書き方があるのかわからない人に向けて内容と項目を紹介するのでぜひ参考にしてみてください。

実は辞令の書き方がまとまっているテンプレートも無料で配布されているので、自分で書き方を一から学ぶのが難しいと感じる人はそういったテンプレートを使うのもいいかもしれません。

辞令は従業員に転勤や昇給といった繊細な意味を含む内容を通知することになり、いくらか配慮が必要となるので、そういった観点も気をつけながら辞令を作りましょう。

もしも辞令を書くような人事部門に勤めている場合はテンプレートなどを参考にして、最低限辞令にどのような内容と項目を乗せるのか知っておく必要があります。

辞令には具体的に、辞令の交付日、内容、相手の氏名や役職、辞令が実行される日付といったことが書かれています。

辞令を交付される側がわかりやすく自分がどのような辞令を下されたのか理解できるように、しっかりとテンプレートを見てみてこういった項目を整理して分かりやすい辞令を作りましょう。

どのような書類にもテンプレートが存在するように、辞令のテンプレートも実はあります。もしもうまいように辞令が書けない場合はこういった簡単に書類が作れるテンプレートに頼ることも大切です。

辞令には転勤や昇給といった内容の種類があるわけですが、そういった内容に合わせたテンプレートがあります。テンプレートを使うことによって間違えた内容を送る心配もなくなります。

自分がどういったタイプの辞令書を書くのかしっかり把握して、渡される側が理解しやすいような辞令をテンプレートを使って書きましょう。

辞令書を作成する際はどのような文面であれ、一定の配慮を持って作る必要があります。もしかしたら自分の思ってもいなかったことが書かれているとモチベーションが下がってしまう人がいます。

もしも昇格することを辞令によって通達する場合は昇格理由を記入して、相手のモチベーションを上げるように配慮しましょう。

さらに昇格だった場合は相手がモチベーションが下がってしまう可能性もあるので、しっかりと納得のいくような降格理由を載せるような配慮が必要になってきます。

辞令には様々な種類があるわけですが、人事関連とその他人事といった種類があります。この項目からは実際の辞令の種類を取り上げながら、どのような特徴や意味があるのか説明していきます。

まず人事関連の辞令は従業員の新規雇用や転勤、転属、昇給、昇格出向、配置転換辞令といった種類があります。辞令のテンプレートは種類ごとに用意されているので参照してみて下さい。

次にその他人事の辞令の種類としては停職や休職、退職、解雇、免職といった種類が含まれます。それぞれ違った特徴や意味を持っているので、しっかりと区別をつけていくことが大切です。

まず配置置換辞令は特有の辞令の一種となっています。一定期間ごとに従業員の職務を変えることによって、企業がどのような実態を持っているのか把握するための事例となります。

注意点としては現部署の任務を解く日と新しい部署に配属される日を同じ日付にする書き方が必要になってきます。

こういった配属決定辞令は就業規則や労働協約によって定められていない場合はトラブルの原因になる可能性があるため、しっかりと従業員の同意を得る必要もあるのが特徴です。

次に配属決定辞令は配属先を命じるための辞令の事です。採用辞令と似ている事例となりますが、採用するという採用辞令と配属先を命じるといった書き方をしているので別の書き方が必要になってきます。

こういった配属決定辞令は主に新規採用者などに交付するものとなっているので、さらに採用辞令との違いが浮かび上がってきます。

上記で配属決定辞令の書き方を紹介しましたが、その中に採用辞令が含まれていることは説明しました。採用辞令は交付者に採用するといった旨のみを伝える辞令となります。

労働基準法では雇用主に対して採用を通達する際に労働条件を告知する義務を課しています。書き方としては採用の日付、基本給、使用期間といった内容が含まれていないといけません。

他の辞令は口頭で伝えるだけでも効力を発しますが、採用辞令に関しては労働基準法が関わってくるのでしっかりと書面で交付する必要があります。

次に紹介したいのは退職辞令になりますが、まさしく退職を通達するときの辞令となります。辞令を解雇や退職に関する書類と誤解している人はいますが、実際に退職に関連した事例も存在します。

しかし、退職に関する書類は退職証明書や離職証明書といった種類の退職に関係する意味合いの書類もあるので退職辞令が渡されることは多くはありません。

しかし、再雇用が前提の退職の場合はそういった退職の証明書が発行されない場合があるので、そういった時に交付されるのが退職辞令になるわけです。

退職辞令によるトラブルを防ぐためにも受け取り手とどのような書類が必要なのか意思疎通を取る必要があります。

上記で退職辞令について説明しましたが、この項目では出張辞令の具体的な特徴について紹介していきます。

ビジネスマンの多くは出張に行くことが多いわけですが、この出張辞令はそういった国内や短期間で済むような種類の出張に向けたものではありません。

具体的に言えば海外出張や長期間出張の時に交付されるのが出張辞令となります。辞令を交付することによって住居の確保や渡航する際の準備の期間を設けることができます。

次に紹介したい転勤辞令という種類の辞令は同じグループ内の就業場所や企業内での転勤の際に交付されるものとなります。別会社に転勤するという事ではないので注意が必要です。

そして基本的に転勤辞令を断る際には正当な理由が必要になってきます。企業としても転勤を強制する力はないので、あいまいな理由でも転勤を防ぐことはできますが出世のチャンスが遠ざかってしまう事でしょう。

出向辞令はその名の通り出向を通達する種類の事例となります。出向辞令は口頭で伝えられるような辞令とは違っていくつか注意点があります。

具体的に言えば規定が記載してある必要があるのですが、就業規則、労使協約、出向規程といった種類の規定を載せないと法に触れてしまう可能性が出てきます。

さらに規定が存在しない場合は辞令が下る対象の同意が必要になってきます。こういった細かい注意点があるにもかかわらず一番トラブルが起きやすいのも出向辞令の特徴です。

休職辞令とはそのまま休職を命じる際の辞令の事です。基本的にあまり交付されない種類の辞令なのですが、少しだけ注意点があります。

対象者が休職期間満了までに復職できない場合は退職させる必要が出てきてしまうのでしっかりと交付する相手とコミュニケーションしておきましょう。

昇進辞令は対象者に昇進を伝える種類の事例となります。こういった昇進辞令は昇進した理由を書かないのですが、中には理由を記載する書き方が必要な場合も出てきます。

就業規則に即して昇進する場合や配置置換と同時に昇進を通達する場合にはそういった旨をしっかりと昇進辞令に書きましょう。

昇給辞令も基本的に昇給した理由を書かない種類の事例となります。もしも記載する書き方が必要な時は昇進辞令と同じように就業規則が関わってくる場合になります。

さらに昇給辞令特有の書き方としては社内給与規定に記されている基本給の等級を書き記す書き方もあるので時と場合によって書くか書かないかは判断しましょう。

ここまで様々な辞令の種類を説明しましたが、それぞれ具体的に気をつけるべき書き方や注意点が存在します。交付する際はテンプレートなどを使って混同しないように区別することを心がけましょう。

辞令が出るという事は退職ではないにしろ今までいた職場の環境から離れるということになります。辞令が出て別の場所に異動になる時に今までお世話になった人や、それまで一緒に働いてきたメンバーへの挨拶はとても大切です。

辞令が交付されてからどういったタイミングで挨拶をするべきなのか、さらにはどういった注意点があるのか紹介していきます。

挨拶は直接の場合かメールの場合もあるので、相手によって挨拶の仕方を変える必要があります。テンプレートではないしっかりとしたメールの書き方も存在するのでぜひ参考にしてみてください。

辞令が交付されることによって、その職場から自分は抜けるという事を指すので自分が抜けてもいいように引継ぎ作業をまずやらなければなりません。時間との戦いになるかもしれませんがしっかりとこの作業を行いましょう。

もしも取引先と契約していた場合は後続の人に取引内容をしっかりと引継ぎ、職場に残る人が困らないように配慮する必要があります。

退職ではないにしろ限られた時間の中でできるだけ職場のメンバーが困らないような引継ぎができるように早め早めに行動するようにしましょう。

挨拶メールは基本的にお世話になった人には送るべきです。具体的には職場の同僚やかつての上司、取引先などの仕事に関わった人々、職場で仲良くしていた人などにテンプレートなどを使ってメールを送ってみましょう。

このように挨拶メールを送る相手は基本的に自分に関わりのあった人に送るべきと言い換えるといいかもしれません。会社の中と外に関係なく仕事でかかわった人にはしっかりと礼儀を通しましょう。

もしも業務をしているうちにすれ違いを起こしてしまった人に対しても、とりあえずの報告としてテンプレートを使ったメールだとしても挨拶することをおすすめします。

メールの重要性は伝えましたが、どのようなメールの書き方がいいのでしょうか？もちろん簡潔に済ませるだけのテンプレートを使った書き方もいいのですが、本当にお世話になった人には一人づつ送ることをおすすめします。

このような一人づつ送るようなメールには辞令が下された部署や異動する日、テンプレートには載っていないような感謝の言葉、今後の抱負といった内容を書くととても丁寧な書き方となります。

取引先の人にもメールを書かなければならないわけですが、テンプレートの内容に加えてきちんと引き継ぎがされている旨を記さなければなりません。

何かと忙しいと型通りのテンプレートのような挨拶メールになってしまいがちですが、こういったひと工夫を加えるだけで好感度アップにつながるので、しっかりと挨拶をしましょう。

退職ではないものの会社によっては異動の挨拶や辞令交付式といった人前で挨拶をさせることがあります。中には朝礼などを使って挨拶の場を設けてくれる時もあるので、しっかりと挨拶をしましょう。

異動先の部署や今までお世話になった気持ちをこういった場で伝えることは大切です。職場に残る人が不安にならないようにはっきりとした声で安心感を与えるようなスピーチを心掛けてください。

もしもこういったスピーチが苦手な場合はメールで済ませることも大切なので自分のスタイルに合うような挨拶をしてください。

お取引先への挨拶は基本的にメールで済ませることをおすすめします。上記で書き方を紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。

やはりお取引先は自分だけでなく会社に関わってくるような関係性なので、会社の名に傷がつかないようにしっかりと引継ぎ作業をしましょう。

自分の昇進や昇給につながるくらいお世話になった人には直接挨拶することによって感謝を伝えることは大切かもしれません。

ここまで辞令が交付された際の挨拶の大切さや書き方を紹介してきましたが、やはりお世話になった人への挨拶が一番重要です。

どうしても時間が取れない場合はメールで伝えるのも一つの手ですが、しっかりと直接会って辞令に関する話をするのもよいでしょう。

もしもメールで伝える場合はその人との個別のエピソードなどを添えると喜ばれること間違いなしなので、ぜひテンプレートでない心からの感謝の挨拶をしてみてください。

辞令は会社から交付される公式文書なので、それなりの注意点がいくつか存在します。自分の望まない転勤先や出向先を命じられることだってあります。

もしも自分の望まないような辞令を下された場合には断ることができるかご存知でしょうか？場合と事情によって拒否できる関わってくるので自分の状況を把握しておきましょう。

辞令と似たような言葉に「発令」がありますが、辞令とは全く違った意味を持っています。しかし、辞令と関係がないわけではなく、辞令を出すことを意味する言葉となっています。

例文としては「出向を発令する」といったように使われ、辞令と合わせて使われるような言葉なのです。

そして発令は辞令を正式に出す日に発せられるので、そのような正式な日を「発令日」と呼ぶこともあります。

辞令と似ている言葉に「通達」という言葉もありますが、こちらも辞令とは違った意味を持っています。行政機関内部で用いられる言葉となっているので、一般企業ではあまり使われていません。

意味としては行政機関内部上級機関から下級機関から発せられる文書の事を指しているので、辞令とは違った意味を持っていることは一目瞭然です。

辞令の渡され方には様々なものがありますが、給与明細と一緒の場合や辞令交付式で渡されるといった種類が存在します。

さらには掲示板に掲載されたり、社内ネットワークを利用して共有画面に載せたりといった方法もあります。

もしも直接渡される場合にはどのような書類を受け取ると同じように深く一礼して、両手で辞令書を受け取ることを心がけましょう。

辞令はその企業が検討した末に出した公式文書となっているので、断るという事は会社の方針に抗うという事になってしまいます。

辞令を断ったことを跳ね返されるだけならまだしも、最悪解雇される可能性があることは覚悟しましょう。

どうしても辞令を断らなければならない状況にいる場合は、企業に対してしっかりと自分の状況を話し、妥協できるような折衷案も用意しておくことが大切です。

上記で辞令を断ると解雇される可能性があると説明しましたが、誰しも辞令を断らなければならないような深刻な状況にいる可能性もあります。

具体的に言えば家庭の事情といった理由があるのであれば時と場合によっては断ることができるかもしれません。

会社は会社なりに検討して対象者を選んでいるので、できるだけ断らないで受け止めるといった姿勢も大事になってきます。

辞令による企業と個人のトラブルは数えきれないほどあります。一人の人生を変えるような命令という事もできるので、正当な辞令を下さないとトラブルにつながります。

この項目では実際に起こったトラブルなどを取り上げながら、どういった状況や理由でトラブルが発生してしまうのか説明していきます。

実際にどのような辞令が交付されるときにトラブルが発生してしまうかご存知でしょうか？簡潔に言えば出向や配置転換といった辞令に関するトラブルが一番多い辞令となっています。

出向辞令は対象者を一定の間子会社や関連会社に異動にさせる命令のことを指します。さらに配置置換は職務を変えるといった意味を持ちますが、どちらも一定の期間の異動なのです。

しかし、出向や配置置換したのにもかかわらず更なる延期を命じたりするとトラブルにつながる可能性があります。

辞令に関するトラブルは裁判沙汰につながってしまう可能性は否めません。実際に「日本ステンレス事件」という事件があるのですが、出向の延期や配置置換を命じられた社員が拒否したための懲戒免職にしています。

中には親の介護という理由があるのにも関わらず辞令が下されたことに対して権利の濫用として無効と判断されました。

このように不当な辞令や辞令を断ることによるトラブルが発生してしまう可能性はいくらでもあります。

次に紹介したい判例は新日本製鐵事件となります。こちらは2名の従業員を出向させたものの、経営が改善しなかったために3回もの延期を強いた事によって起こった事件です。

しかし、結局は従業員が多大な不利益を被っているわけでもない上に、出向は対象者の同意が必要はありません。さらに就業規則や労使協約に具体的な規約が載っているために権利の乱用にならないという判決が下りました。

このように本人の意思とは反した出向のような事件が起こるので、出向や配置転換に関係してくる辞令は特別注意が必要になってきます。

上記で出向や配置置換の事例に関係してくる実際の判例を用いながら、辞令にはトラブルが起こりうる可能性があることを説明してきましたが、どのような効果のあるトラブルの防止策があるのかご存知でしょうか？

辞令トラブルを避けるにはいくつかポイントがあるのですが、大きく分けて二つのことに注意する必要があります。就業規則や労働協約と対象者の家庭の事情の確認です。

こういった細かい項目を把握しておかないと、もしも出向や配置転換の辞令を交付した際にとんでもないトラブルにつながってしまう可能性もあります。

まず一番大切なことは従業員との信頼関係を築くという事です。もしも反発を持たれるような勤務態度をとっていると、いざ辞令を交付したとしても納得してもらえない可能性が出てきてしまいます。

もしも対象者の意思にそぐわない辞令が下すことになってしまったとしても、好感度が低い状態よりは信頼関係が築けている方が説明を聞いてくれる可能性があります。

人間関係は複雑で互いの望むことを求めていくと衝突は免れませんが、しっかりと話し合うことのできる仲というだけで簡単にトラブルを防ぐことはできます。

上記で辞令トラブルを避ける二つのポイントを紹介しましたが、まずは規則や規約を規定しておくといった方法を説明していきます。

出向や配置置換はトラブルがつきものの辞令なのですが、就業規則や労働協約に出向や配置置換の規定を設けておくだけで回避することができます。

この会社は出向や配置置換される可能性があると文面に残しておくだけで、対象者の納得を促すことも可能です。

さらに出向や配置置換を命じる前に対象者の同意を得ることによってトラブルを避けることも可能できるので、できるだけ従業員に話すように心がけましょう。

辞令トラブルを避ける二つ目のポイントは従業員の家庭の事情を鑑みるということです。人によっては介護や子育てといった大変な状況にいる場合があるのでそういった状況を確認しておく必要があります。

もしも辞令を交付する対象を選別する場合はそういった家庭の事情があるような人物は避けた方がいいかもしれません。

どうしてもその人物でなければならない場合は、その旨を伝えることと早めの交付が大切になってきます。

やはり理由を説明しなければ反感をかってしまうし、準備期間を設けないとさらなるトラブルの原因になってしまいます。このようなポイントに気をつけながら辞令を交付しましょう。

ここまで辞令の意味や書き方、トラブルに関する項目について説明してきましたが、基本的に会社からの命令なので断ることはできません。場合によっては拒否すrことも可能なのでしっかりと自分の状況を把握しましょう。

辞令によって環境が変わってしまうことは確かなので、それまでにお世話になった人にはしっかりと感謝の挨拶を忘れないようにしてください。メールでも直接でも使えることが大切です。

辞令は否応なしに人を異動させるといった意味合いを持っていると言ってもいいので、トラブルはつきものになってしまいます。

これまで紹介してきた注意点などを参考にしながら、トラブルを防げるようなしっかりとした辞令の書き方を心がけましょう。